新環境下人力資源和社會保障局檔案管理的效率提升分析

摘 要：在新環境下，人力資源和社會保障局檔案管理的效率提高，不僅關系流動人口與高校畢業生的切身利益，還能夠滿足用人單位選賢任能的現實需求。不過，受到多種因素的綜合影響，一些人力資源和社會保障局檔案管理傳統模式滯后性問題依然突出，而人口流動加快又不同程度地造成了人力資源檔案管理混亂或錯漏等嚴重問題，需要人力資源和社會保障局有效提高檔案管理效率。在新環境下，提高人力資源和社會保障局檔案管理效率，不僅需要完善頂層設計，強化制度供給，還需要建立健全數字化、信息化管理體系，理論聯系實際，并與各部門密切溝通交流。只有多措并舉才能推動檔案管理工作加快轉型升級，提質增效。

關鍵詞：新環境；人力資源和社會保障局；檔案管理；效率；提升

在創新2.0的時代背景下，社會人口流動日益頻繁，新就業群體數量持續增加，高校畢業生考研或創業的比例日漸提升，對人事檔案管理提出了越來越多新要求。相比之下，人力資源和社會保障局檔案管理傳統模式愈發難以應對環境變化帶來的各種挑戰。尤其在管理效率方面，傳統人事檔案管理從機制到模式都出現每況愈下的弊端。在新環境下，人力資源和社會保障局檔案管理迫切需要加快轉型與優化。只有不斷提高管理效率，人事檔案管理才能順應時代發展潮流，為社會各行業實現高質量發展貢獻一臂之力。

一、新環境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的重要性

1.維護相關人群的切身利益

隨著新就業形式的蓬勃發展，越來越多民營企業、靈活就業崗位等不再有人事檔案的現實需求，使部分流動人員、高校畢業生一定程度上降低了對人事檔案的關注度。然而，當前及未來一段時間，包括考研、考公、入黨、民轉公、職稱評定和工齡認定等仍然需要人事檔案的調取與提交。人事檔案仍然可能在某個時間節點對某些人群產生決定性的作用，及時提取和轉交人事檔案將在很大程度上左右他們的職業生涯發展。

在新環境下，人力資源和社會保障局檔案管理提高效率的重要意義之一就是切實維護包括流動人員與高校畢業生在內相關人群的切身利益。以高校畢業生為例，隨著越來越多大學生畢業后選擇考研或考公，人事檔案將在未來學校的學籍管理或用人單位的人力資源管理中發揮關鍵作用。即便一些高校畢業生離校后選擇自主創業或進入民營企業工作，但在申請入黨、辦理退休手續時，人事檔案仍然是有關方面必需的關鍵材料之一。人力資源和社會保障局檔案管理始終會不同程度地影響特定人群的切身利益，而提高管理效率則是提升服務品質、維護人民群眾根本權益的重中之重。

2.滿足用人單位選賢任能的現實要求

人事檔案是記錄人的生平歷史的重要載體。以人為鑒可以知得失。檔案就是反映人的發展歷程的“鏡子”。閱讀人事檔案不僅有助于了解一個人在一段較長時期內的發展軌跡，還可以在不同程度上了解此人的品格德行。因此，機關事業單位、國有企業在招錄員工時仍然有提檔調檔的要求。

換言之，人事檔案對于用人單位選賢任能始終具有一定的現實意義。當下及未來很長時間里，人事檔案也將是企事業單位篩選目標人才的重要材料與憑據。從這一角度講，提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的又一重要意義就是滿足用人單位選賢任能的現實要求。尤其對于某些強調“政審”的用人單位來說，人事檔案不僅是其針對目標人才開展背景調查的重要素材，還將在很大程度上左右單位內部崗位設置、職務安排等具體事務。提高人事檔案管理效率，對于這些單位具有更加顯而易見的現實意義。

二、新環境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的迫切性

1.傳統管理模式滯后性問題較突出

新環境帶來新變化，傳統的人力資源和社會保障局檔案管理模式愈發暴露出短板弱項。在傳統模式下，人社部門檔案管理延宕、遲滯的問題越來越不適應快速發展的社會現實。一些社會流動人員工作調整較為頻繁，然而其檔案提取與傳送卻無法與人員及崗位的變化保持同步，不僅極易造成人事檔案傳遞時限過長、效率低下，還會在一定程度上影響人員流動與工作調整的及時性和有效性。對用人單位或者檔案所有者來說，如此遲緩、滯后的管理效率顯然是快節奏工作狀態下的一大掣肘，也是不少用人單位或檔案所有者對人社部門檔案管理頗有微詞之處。

2.人口流動加速造成管理混亂與錯漏問題頻現

在滯后性問題突出的同時，一些基層人社部門檔案管理傳統模式還存在混亂與錯漏的巨大風險。尤其在人口流動加速的背景下，有的人社部門人事檔案管理缺乏系統性規范與約束，一旦檔案所有者工作調整頻率較大、時限較短，則其人事檔案很容易存在丟失、遺漏、缺失等風險隱患。倘若檔案所有者需要考研、考公、民轉公或入黨，那么其人事檔案出現的任何管理混亂或錯漏問題都將成為制約其職業生涯優化的巨大障礙，不僅是對檔案所有者個人合法權益的侵害，還將對用人單位選賢任能造成不容忽視的影響，這也是新環境下人力資源和社會保障局迫切需要提高檔案管理效率的又一時代背景與重要原因。

三、新環境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的主要途徑

1.完善頂層設計，加強制度供給

檔案管理是與人的切身利益息息相關的系統性工作，具有較為突出的專業性、技術性要求與特點。尤其在社會流動性增加的狀態下，人事檔案管理需要基于更加完善的體制機制促進效率提高。新環境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率需要進一步完善頂層設計，加強制度供給。各地區應結合中央政策規定出臺更具區域特色的規則要求，基于更加個性化的制度規范，促進人事檔案管理效率提高。例如，中組部、人社部等五部門頒布《關于做好取消普通高等學校畢業生就業報到證有關銜接工作的通知》；山東省人力資源和社會保障廳出臺《關于實施“五個檔案”提升行動創新創優流動人員人事檔案“一點通”服務品牌的通知》等。

中央政策規定為人事檔案管理指出了未來方向，使各地在優化辦事方法、提高管理效率方面具有戰略規范指導；而地方層面的規則與制度則在此基礎上進一步細化，使國家戰略在地區層面有了足以落實和操作的流程步驟、措施手段等。

首先，要通過源頭治理從根本上夯實人事檔案管理效率的制度基礎。加強制度體系的源頭治理關鍵在于統一性、一致性，也就是在制度規范層面達到高度統一。比如統一管理部門、統一服務窗口、統一事項名稱、統一代碼區劃、統一辦理流程、統一申請材料和統一數據庫等。在此基礎上，將“首問負責”“告知承諾”“限時辦結”等作為系統規范固定到制度層面，為提高人事檔案管理效率進一步明確內容、翔實操作。

其次，對于具備一定條件的地區應嘗試普及并深入推進“幫辦代辦”制度。所謂“幫辦代辦”就是“數字檔案先行、紙質檔案后補”。具體來說，就是基于數字檔案的技術便利性“讓數據多跑路、讓群眾少跑腿”，也就是在提檔、交檔等環節秉承數字先行原則，利用數字檔案及互聯網絡先行提檔調檔，滿足人員流動或用人單位等各方緊急需要，再開展相對常規的紙質檔案傳遞。

“幫辦代辦”的制度創新既是最大限度地滿足當事各方現實需求的應對之策，也是新環境下人事檔案管理最大限度地提高管理效率的現實體現。更為重要的是，“幫辦代辦”既有助于人力資源和社會保障局檔案管理貫徹人本原則、切實提升人民群眾的體驗感與滿意度，同時，還能夠基于數字檔案便利化普及與提高人事檔案管理信息化水平，這也是新環境下人事檔案管理更具戰略意義與長遠規劃的發展方向與工作方式。

2.建立健全數字化、信息化管理體系

在信息時代大背景下，技術已經成為解決傳統痛點與堵點問題的最強抓手。人事檔案信息化管理已是提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的著眼點與立足點。在新環境下，建立健全數字化、信息化管理體系已是當務之急。

首先，人力資源和社會保障局應針對檔案管理信息化加強標準統一設置。特別是對部分基層地區來說，人事檔案管理標準設置依然是困擾信息化建設的障礙之一。一些基層單位缺少系統觀念與規范化意識，對于人事檔案管理統一標準缺乏足夠關注，造成其在原始檔案填制環節就存在程度不同的缺陷或錯漏，導致一系列連鎖反應，給人社部門加強檔案管理產生難以預估的負面影響。因此，基層人社部門需要對此強化整改，應通過下發文件、闡釋政策和組織培訓等多種手段盡快提高本地區各類組織機構的理論知識與實踐能力。有需要的情況下，人社部門還可采取派駐指導的方式加強教育指導。即針對個別確實欠缺能力與意識的單位，人社部門可在一段時期內指派專業人員駐扎并指導該單位強化整改。其工作重點既在于實踐層面細化人事檔案管理各項舉措，也要在頂層設計環節強化制度剛性約束，從而在理論與實踐的雙重維度，確保這些機構或組織盡快修正錯誤、完善規范。在此基礎上，派駐人員繼續指導該單位完善人事檔案管理信息化制度設計與管理實踐，爭取在最短時間內達到人事檔案管理標準化要求的同時，還能夠較為順暢地使用檔案管理信息化平臺。

其次，本著實事求是、因地制宜、循序漸進等基本原則，人力資源和社會保障局應積極深入推進區域檔案管理信息化全覆蓋，并基于信息技術大力提高人事檔案管理效率。一方面，人社部門應不斷提高人事檔案管理基礎數據庫建設水平。加快構建一體化的檔案管理數據庫體系，確保新環境下人事檔案管理基于信息技術支持實現全面覆蓋；另一方面，持續探索拓展和延伸檔案管理服務范圍的路徑與策略。比如，結合地區實際探索重點人群或特殊群體社會化人才數據庫。可在現有人事檔案的基礎上，構建適應用人單位與目標人才群體人崗匹配的分庫或子庫系統。在此基礎上，地方人社部門可探索構建常態化的人才雙向推送服務。利用人事檔案基礎信息庫和特色分庫與子庫的資源，常態化向用人單位、高校畢業生或社會流動人員等推送滿足人崗匹配要求的資料、信息，以幫助用人單位與人才群體實現雙向奔赴。

3.理論聯系實際，密切溝通交流

人社檔案管理提高效率需要系統性、規范化的制度引導與保障，但制度剛性約束力還需要在具體管理實踐中得到體現與彰顯。新環境下提高人社檔案管理效率還需要理論聯系實際，密切溝通交流。

一方面，人社部門需要基于服務對象的意見反饋，持續驗證創新體制機制的有效性。比如借鑒網絡購物的好評或差評模式，收集用人單位與檔案所有者的體驗與感受，以此為憑據修正、調整、優化服務機制與模式；另一方面，利用線下與線上多種渠道與手段，密切與有關方面接觸和聯系。比如開通咨詢與投訴熱線電話、聯絡平臺、溝通網站及公眾號等，借助傳統及信息化手段形成7*24小時溝通架構，確保所有服務對象隨時能夠向人社部門反映問題，提出意見建議等。

4.深化“放管服”改革，持續創新創優

發展是解決問題的根本出路。必須堅持科學發展原則。實現科學發展的著眼點與立足點則是常態化、長效化的創新優化。人社部門提高檔案管理效率的突破口之一在于深化“放管服”改革，持續創新創優。

首先，積極探索扁平式管理系統。傳統模式下，人社檔案管理存在層層審核、中間環節眾多的顯著特點。雖然從審慎管理的角度講具有更加突出的安全性、系統性與規范化優勢，但是，隨著社會生產生活節奏不斷加快，過多中間環節已在實質上造成了拖沓與延宕問題。因此，結合時代發展與社會需求，適時適當壓縮、刪減檔案管理中間環節勢在必行。尤其是在互聯網全面普及的時代背景下，基于檔案管理信息技術支持，以少量管理人員應對大量管理任務的新型業態已漸具雛形。各地人社部門應當結合歷史經驗與未來發展全面梳理管理體系，本著最大限度地方便群眾的原則，采取應簡盡簡、應提盡提的措施，將人事檔案實現點對點、端到端的扁平式管理。

其次，具體到管理實踐層面，地方人社部門可探索符合本地實際的網絡專員式管理辦法，也就是依托數字化、網絡化管理平臺支撐，針對人事檔案設置網絡辦事專員、線上檔案管理專職或專崗等創新模式。此外，還應充分利用網絡信息技術探索“掌上檔案管理”“全域通辦”“跨域通辦”等多種體制機制。

深化“放管服”改革，持續創新創優的現實意義不僅在于大幅提高人社檔案管理工作效率，還有助于從戰略性、全局性層面徹底超越陳舊落后的管理思想與工作方式局限。

四、結語

在講究效率的現代社會中，提高效率的重要性不僅在于某個機構或管理節點形成更加便捷有效的辦事狀態，還要基于提高效率促進整個鏈條有序、通暢地運行或運轉。尤其當管理活動涉及眾多領域、各類人群的切身利益時，提高效率更有牽一發動全身的關鍵作用。因此，提高人力資源和社會保障局檔案管理效率不僅需要著眼于更多前沿技術手段的廣泛應用，還要始終秉承以人為本的管理理念，提升管理的系統性、全面性、有效性。就人力資源檔案管理來說，提高效率既要借助信息化、數字化、網絡化的技術便利，也要不斷營造統一、通用、同步的管理業態及工作架構。特別是在人員流動性持續加快、高校畢業生就業選擇日益多樣的新環境下，人力資源和社會保障局檔案管理更要主動作為、積極打通管理環節上各種堵點、痛點，要在更大范圍、更深程度上實現一站式、一門式、一窗式、一次性辦好、辦結。同時，要效仿其他部門或機構的有益經驗與模式，通過持續回頭看、溯源查，填補潛在的缺失或漏洞，使效率提高逐漸成為可復制與推廣的成熟配套模式。這既是新環境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的根本路徑，也是新形勢下人力資源檔案管理加快轉型升級、增進內生動力的可行策略。

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作者單位：信陽市平橋區人力資源和社會保障局

作者簡介：朱文文（1983—），女，漢族，河南信陽人，本科，館員、中級經濟師，研究方向：檔案管理。