從機關單位檔案移交進館到貫徹《檔案法實施條例》引發的思考

吳其彥 王浩宇 張衛國

《中華人民共和國檔案法實施條例》（下簡稱《檔案法實施條例》）實施以來，各地各級檔案部門已開始組織廣大檔案工作者深入學習和貫徹。通化市檔案局結合本地區檔案工作實際，全面推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系建設。對于怎樣進一步完善檔案工作機制，壓實檔案工作責任，加強檔案移交進館工作，安全保護和豐富館藏資源，提高檔案工作質量，全面貫徹落實《檔案法實施條例》，通化市檔案局對近年來機關單位檔案進館情況進行調研。調研發現存在個別機關單位檔案因等待移交進館期間而引發檔案保管不善；部分單位因檔案員更換頻繁，交接時不嚴謹，造成檔案責任劃分不清；大部分機關單位檔案員身兼多職，應付完急事、重點事、關注事之后，再落在文件歸檔工作上已力不從心；部分單位領導對檔案重視力度不夠，產生個別單位檔案歸檔不及時、不規范等問題。為進一步把好機關單位檔案進館工作的質量關，需要依據《檔案法實施條例》，在今后工作中把握好以下幾個環節：

1.做好交接，劃分責任。各立檔單位檔案員調整時必須有交接書。交接書后面附交接檔案的具體目錄，應有單位領導簽字監交。交接后報當地檔案主管部門備案。交接后一個月內實行以老帶新，老檔案員應在傳授歸檔的基本知識后，方可離崗，同時將新檔案員拉入接收通知的檔案工作群。

2.建檔規范、及時完善。檔案中必備要件如會議記錄、組織沿革、大事記、工作總結和工作要點。各立檔單位應對庫存檔案進行清點，對缺少上述要件的年度檔案進行迅速補救，同時應形成當年文件資料下一年必歸的工作制度，切實防止因沒立卷而造成檔案遺失問題。

3.支持工作、營造環境。目前各單位檔案員設置基本上是兼職，主要精力在其他工作上，等忙完文秘、文電等工作后，很難有時間和精力進行檔案整理。對此，各單位負責檔案工作的科室領導要統籌安排，給予檔案員專有時間段整理檔案，沒有特殊情況不得打擾。待檔案員整理完年度檔案后，再服從科室領導調配其他工作。

4.按期進館、加強督促。各級檔案館應按照進館時限及時開展進館工作，沒有特殊原因不能延期，避免因各機關單位保管不善而遺失檔案。檔案主管部門應加強對立卷歸檔工作的相關培訓，并實地到機關單位進行督促檢查指導。對檔案工作中發生的案件，應采取督辦、通報、違法違紀處理等有力措施及時追繳或處罰。同時加強檔案法律法規學習宣傳，時刻提醒機關工作人員不能觸碰法律底線。

5.高度重視，激勵保障。各單位應將檔案工作開展情況納入領導班子和相關領導干部的述職述責報告中，形成單位主要領導和分管領導關心檔案、重視檔案的良好氛圍。在機關的所有工作中，檔案工作屬于最單調、最枯燥的工作，而且整理裝訂往往在幕后進行，對默默無聞且檔案工作完成較好的工作人員，各部門、單位應在成長進步上優先考慮，切實把檔案工作從“沒人干、干不好”變成“有人干、能干好”的良好局面。

（作者單位：吳其彥，通化市結核醫院；王浩宇、張衛國，通化市檔案局）