新時代數碼照片檔案規范化管理內容及路徑芻議

盧媛

摘 要：近年來，隨著電子信息技術的發展和應用，傳統的膠片型照片逐漸被數碼照片所取代，數碼照片數量和規模呈現出快速增長態勢。數碼照片檔案具有去實體化、不可逆性和真實性等特點，需要從歸檔、整理和著錄、存儲和保管、利用和鑒定銷毀等方面全面做好數碼照片檔案規范化管理，不斷提升數碼照片檔案規范化管理水平，守牢數碼照片檔案安全底線，發揮數碼照片檔案價值最大化。

關鍵詞：數碼照片檔案；檔案管理；規范化

概述

與文本類檔案不同，照片檔案更加直觀、具體和生動，其形成、歸檔、保存及利用具有區別于文本類檔案的獨特方法[1]。近年來，隨著計算機信息技術的普及和應用以及數碼技術的更新迭代，傳統的膠片型照片數量和越來越少，數碼照片檔案則呈現出快速增長態勢，成為現場客觀記錄最為珍貴的一手資料之一，是十分寶貴的不可再生資源[2]。數碼照片檔案有其自身特點，其歸檔、分類、存儲的技術標準和要求也有著顯著特點。規范化是實現檔案管理標準化的重要手段。但規范化往往既會受到主觀因素的影響，又會受到一些客觀因素的制約，國家檔案局專門制定了《數碼照片歸檔與管理規范》，從數碼照片及數碼照片檔案的各個方面提出規范化的標準要求和內容，還附帶有“規范性附錄”，進一步明確了數碼照片檔案全宗號、保管期限、年度、照片組號、張號、攝影者、參見號等相關著錄項目，為新時代做好數碼照片檔案規范化管理提供有力指導。

1 數碼照片檔案及特點

根據《數碼照片歸檔與管理規范》中有關“數碼照片”“數碼照片檔案”術語定義的內涵來看，數碼照片檔案具有與其他檔案較大的差別。一方面，數碼照片形成、存儲及檔案管理高度依賴于技術設備和載體；另一方面，數碼照片檔案分類、編目、著錄有著專門的規定和要求，這也反映出數碼照片檔案與其他領域檔案的不同之處。

1.1 形式去實體化

從數碼照片及數碼照片檔案的定義來看，其形成離不開數字成像設備，其閱讀和處理依賴于計算機等數字設備。與傳統照片檔案存在實體物相比，數碼照片檔案無實體底片，沒有“銀鹽膠片”那樣紙質形態的“實體”，也沒有傳統照片檔案意義上的“底片”。從技術角度來看，數碼照片檔案實際上是數字成像設備采集并保存在數碼照片內的Exif信息，是一組參數。數碼照片檔案存儲的載體主要是磁盤、磁帶或光盤。一般采用層級文件夾形式存儲，在計算機硬盤非系統分區建立“數碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按保管期限、年度及照片組建立層級子文件夾，且歸檔數碼照片檔案的格式主要有JPEG、TIFF或RAW等。

1.2 形成不可逆性

從數碼照片檔案的著錄項目組成來看，除了傳統的全宗號、年度、部門、保管期限等一般性規定外，還包括攝影者、組題名、文字說明、參見號、照片組號。而且，數碼照片拍攝時，其形成的場景是即時性的，是在特定時間點聚焦特定對象的瞬時狀態，一旦錯過將造成無法挽回的遺憾。因此，從數碼照片檔案的形成特性和著錄項目組成來看，數碼照片檔案具有形成不可逆性[3]。基于此特點，數碼照片檔案形成前，需要提前做好拍攝前的各項預案工作，特別是重大活動、重要會議舉行前，要熟悉總體場景、關鍵環節、人物出席等，從不同時段、不同角度拍攝多張數碼照片，確保數碼照片檔案完整。

1.3 Exif信息真實性

可交換圖像文件格式（Exchangeable image file format，簡稱Exif）是專門為數碼相機照片設定，可記錄數碼照片的屬性信息和拍攝數據。數碼照片檔案作為一種電子文件，既包括人物、事件、會議等重要信息，又包括焦距、ISO、拍攝光圈、快門、型號、制造廠商、感光度等數碼相機數字成像設備。而且這些信息內容均被鑲嵌于JEPG、TIFF、RAW等格式中，從而形成對數碼照片檔案的“身份證明”，確保數碼照片檔案信息的真實性。尤其是RAW格式數碼照片檔案，由于無需在格式的頭部插入Exif信息以保證真實性，在數碼照片檔案真實性保障方面，RAW格式更具優勢[4]。

2 數碼照片檔案規范化管理內容

淄博市體育中心于2009年7月建成，由體育場、綜合體育館和游泳跳水館“一場兩館”三大主體工程構成。淄博市體育中心建成后先后成為第11屆全運會分賽場、第22屆山東省運動會主會場，也承辦了十一運男子足球賽等一系列重大賽事，在此過程中留下了大量數碼照片檔案，見證了諸多賽事的經典時刻。為做好數碼照片檔案規范化管理，淄博市體育中心嚴格按照《檔案法》《大型運動會檔案管理辦法》《山東省檔案條例》《數碼照片歸檔與管理規范》《淄博市體育局檔案管理實施辦法》相關規定，從數碼照片檔案歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和鑒定銷毀等，做到全過程規范化管理。要精心篩選歸檔數碼照片，嚴格執行數碼照片檔案歸檔格式、分辨率、時間等要求，并進行科學分組、規范文字說明，從分類和排列、編號和編目等方面切實規范數碼照片檔案整理和著錄，從存儲結構、存儲條件和數字安全等方面要規范數碼照片檔案的存儲和保管。此外，還需要做好數碼照片檔案的規范利用和鑒定銷毀等工作。

2.1 規范歸檔

（1）精心篩選。按照“去粗存精”“去粗保真”的原則，把“Exif信息明晰、拍攝人、拍攝主題突出、主要人物明確”“內容確定、文字說明完整”且“有典型性、代表性”的數碼照片作為歸檔篩選重點。（2）嚴格要求。數碼照片檔案格式推薦使用JPEG、TIFF或RAW；單張數碼照片分辨率為500萬像素，即2560×1920；數碼照片檔案應有Exif信息、文字說明；數碼照片檔案應為原始圖像文件；堅持數碼照片拍攝結束及時歸檔原則，至遲不得超過次年6月底前完成歸檔。（3）科學分組。數碼照片檔案分組應堅持“同一次”活動、會議、事件的照片歸為一組。（4）規范文字說明。數碼照片檔案應有相應的文字說明，文字說明要能夠反映數碼照片主要內容：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等。編寫的文字說明應注意可靠性與簡明性，文字與照片應互為參見、文圖配套齊全。

2.2 規范整理和著錄

（1）規范分類和排列。根據《數碼照片歸檔與管理規范》及相關規定，同一全宗數碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”進行科學分類，其中“照片組”即若干張密切關聯的數碼照片的集合，如一次運動會、一次賽事、一次會議。同一照片組內數碼照片檔案根據數碼照片檔案形成時間排列。（2）規范編號和編目。將文件夾中每張照片進行排序、編號，可按照“序號+時間+主題”文字說明。如“202303200體育中心服務宣傳周活動”文件夾內數碼照片檔案排序、編號方式：0002＼20230321＼開幕式全景，0003＼20230321＼xx局長講話。規范編目包括規范數碼照片檔案內目錄、總目錄、分類目錄和專題目錄等等。每一類目錄著錄項目都要規范，包括字段名稱、字段名（見表1）。

2.3 規范存儲和保管

數碼照片檔案存儲與其他載體檔案有著明顯不同：在存儲結構上，采用層級文件夾形式存儲。通常是按照總文件夾/保管期限/年度/照片組等層級式存儲。如E：＼數碼照片檔案＼YJ＼2022＼0005＼。存儲的載體主要有磁帶、硬磁盤、只讀光盤，只讀光盤應用更為廣泛。在存儲數量上，采用一式3套，可分別標為A、B、C，分別作為封存保管、查閱利用和異地保存。存儲條件上，避免直接擦、劃、觸摸記錄涂層以及擠壓、堆疊和彎折，遠離強磁場、有害氣體，注意防塵、防光、防磁、防摔，控制好溫度和相對濕度，并定期進行安全檢查，按照“2年”抽檢1次、“4年”轉存1次的頻率，抽樣檢查率不低于10%，做好存儲數碼照片檔案抽檢、轉存。近年來，隨著計算機信息技術、數據庫技術的應用，數碼照片檔案也面臨著病毒、黑客等非傳統安全因素威脅，要安裝正版查殺毒軟件，定期查殺毒，并及時做好軟件升級；采用技術措施，保護數碼照片檔案的原始性、真實性，禁止直接使用未經殺毒的外來磁盤、光盤[5]。

2.4 規范利用和鑒定銷毀

數碼照片檔案在經濟社會發展過程中也發揮著十分重要的作用，利用頻繁。同時，已到保管期限的數碼照片檔案還需要對其進行鑒定、銷毀，做到規范利用。嚴格按照數碼照片檔案單位利用借閱的具體制度執行，履行相應的查檔、借檔手續，滿足規范利用所需的條件，要確保數碼照片檔案信息安全，避免發生信息泄露或者在利用過程中導致檔案損毀、丟失。規范化開展數碼照片檔案鑒定銷毀，收集館藏數碼照片檔案到期情況，掌握需要鑒定的數碼照片檔案范圍，然后逐張逐份登記造冊，并進行分批、分期鑒定。經鑒定需要繼續保存的，應注明；經鑒定需要銷毀的，應編制數碼照片檔案銷毀清冊，一式兩份，按照規范的流程做好銷毀[6]。

3 數碼照片檔案規范化管理策略

3.1 不斷增強規范化意識

機關、企事業單位領導要高度重視數碼照片檔案的規范化工作。要把檔案工作，尤其是檔案規范化建設作為一項長期性工作，做到常提醒、常部署、常要求。要在思想上充分認識到規范化對于數碼照片檔案管理的重要現實意義，切實把“規范”放在心中、抓在手上。切實提高政治站位，積極開展形式豐富、靈活多樣的數碼照片檔案規范化知識的宣傳教育，增強檔案管理者、一線工作人員的規范化意識。要把規范化作為衡量檔案工作成效的重要標尺，始終以《檔案法》《數碼照片歸檔與管理規范》等法律法規、規范標準為遵循，注重把各項規范標準和要求落實到具體行動中。要圍繞“存史、資政、育人”的要求和標準，積極探索“傳幫帶”工作機制[7]，傳承數碼照片檔案規范化管理優良傳統。進一步明確數碼照片檔案規范化管理程序、管理責任及內容，以責任制倒逼規范行為的落實。

3.2 不斷健全規范化機制

要從建立制度、落實制度和完善制度三個方面持續健全數碼照片檔案規范化工作機制。首先是要健全各項規章制度、標準規范。以《數碼照片歸檔與管理規范》《照片類電子檔案元數據方案》為標準，建立數碼照片檔案收集、歸檔、整理、利用等各項規章制度，以嚴格的制度、標準體系來保障數碼照片檔案規范化。其次是要落實各項規章制度、標準規范。在數碼照片檔案的歸檔、分類、文字說明、編號、編目、分類、排列、存儲、保管、利用以及鑒定和銷毀等實際工作中，要把各項規章制度、標準規范作為數碼照片檔案管理的現實依據，定期開展監督檢查，把規范化落實情況及成效作為檔案工作考核的一項重要內容，實行獎優罰劣。再次是要完善各項規章制度、標準規范。隨著數碼技術的發展，檔案管理理念的變化，數碼照片檔案規范化管理的要求也會不斷地發生新的變化、提出新的要求，要根據這些新變化、新要求，及時的更新和完善各項規范化管理的規章制度、標準規范。如根據數字化的要求，數碼照片檔案錄入數據庫，要及時做好“四性”檢測，按照“四性”的標準和要求做好相關規章制度、標準規范的“立改廢”。

3.3 不斷提升規范化水平

數碼照片檔案規范化管理，一方面，廣大檔案工作者要熟悉數碼照片檔案管理的各項規章制度、標準規范，要切實加強《檔案法》《保密法》《數碼照片歸檔與管理規范》《檔案征集工作規范》等法規和標準的自主學習，不斷提升專業素能。還要注重思想教育，提升政治站位，提高政治“三力”，增強做好數碼照片檔案規范化管理的使命感、責任感。另一方面，單位要積極開展各項業務知識專題講座、業務培訓，重點是要組織檔案工作者加強數碼照片檔案有關標準、規范的學習，通過邀請專家授課、舉辦業務知識競賽、選派業務骨干赴先進地區開展參觀學習，熟練掌握數碼照片檔案規范化管理的最新技術、標準和要求，切實提升檔案規范化管理的意識、能力和水平。

結語

數碼照片檔案作為檔案管理的一項重要內容，是檔案的重要組成部分。其中，規范化是數碼照片檔案標準化的成果體現，既受到主觀因素影響，又受客觀因素制約，要從轉變思想觀念、健全規章制度、提升素質能力等全方位發力，持續不斷地規范數碼照片檔案工作，并以數碼照片檔案規范化為突破口，不斷提升單位檔案管理規范化水平的整體提升和進步。

參考文獻

[1]薛四新，薛建團，趙紫毫.人物照片檔案智能化管理方法研究[J]中國檔案，2023（4）：61-63.

[2]姜麗敬.新媒體數碼照片檔案管理工作探析[J].走向世界，2022（39）：94-95.

[3]艾濤.新時代數碼照片檔案科學管理探究[J]機電兵船檔案，2020（2）：71-73.

[4]楊利軍，巫宇清，田甜.數碼照片檔案格式選擇研究[J]檔案與建設，2017（10）：7-10.

[5]彭素玲.高校數碼照片檔案管理之我見[J]桂林師范高等專科學校學報，2011（3）：158-161.

[6]宋冬梅.法律視角下的企業規范檔案鑒定銷毀工作淺析[J]經濟視野，2018（4）：142.

[7]蘇紅燕.依法治檔 提升高校檔案服務利用規范化水平[J]辦公室業務，2023（9）：158-160，186.

作者簡介：蘆媛（1980.4—），大學學歷，淄博市體育中心館員，主要從事政務檔案及人力資源檔案研究。