信息化背景下工程檔案信息化管理現狀、問題及優化策略研究

摘 要：本文從工程檔案信息化管理現狀出發，查擺存在檔案資源建設不足、規范化程度不高、利用體系不健全、安全體系漏洞較多等問題。對標數字中國建設要求，工程檔案信息化建設需要從加強檔案信息資源建設、發揮新技術支撐作用、加強數據分析與利用、防范化解安全風險等方面努力。

關鍵詞：工程檔案；信息化；優化策略

信息化轉型升級是新發展階段工程部門全面融入數字中國戰略、加快建設現代化企業建設的具體行動，是撬動企業經營領域改革戰略的重要抓手，也是現代企業競爭力的重大標志性成果[1]。因此，必須深入分析工程檔案信息化建設管理的現狀，分析其存在的原因，深挖問題根源，對癥施策，以信息化轉型推動企業發展。

1 信息化背景下工程檔案信息化管理現狀

在新技術環境下，工程檔案信息化呈現新的特點，為轉型升級指明了方向。

1.1 從雙套制向單套制轉變

電子檔案單套制改革正在推行，有的工程施工單位基于工作效率的考量正逐步施行電子檔案單套制，即以電子檔案為唯一歸檔方式，將確有必要的紙質原件以電子檔案附件形式歸檔的管理模式[2]。部分地方政府依托《電子檔案單套管理一般要求》，制定相關的標準已逐步推行。如福建省制定《工程建設項目電子文件歸檔一體化管理技術要求》提出項目電子文件處理、歸檔、管理的技術要求以及歸檔格式、數據包結構和元數據規范，為工程建設項目電子文件單套歸檔與管理提供可復制推廣的技術方案。

1.2 從靜態向動態轉變

檔案信息資源逐步從“幕后”走向“前臺”。以檔案信息為核心，利用云計算和大數據的力量實現創新應用，推動工程部門更好地運用數據，構建以數據為導向的全新檔案數據生態范疇，更好地釋放檔案潛在價值。工程檔案作為新型生產要素，成為推動建設項目高質量發展的新引擎。依托大數據技術，能夠實現對數據實時獲取與分析，工程建設可以憑借數據分析靈活調整措施。大數據技術應用使工程建設的準確性增加，基于對實時數據的獲取與處理，在問題產生時快速響應，減少損失的發生。傳統工程建設由于檔案信息獲取存在滯后性等方面的問題，導致缺乏前瞻性的預測，新技術的應用則實現了從傳統經驗治理向著數據精準治理的轉變[3]。

1.3 從單一向共享轉變

數據管理正從單一數據中心管理轉為跨域的共享與協同管理，檔案功能進一步拓展。檔案利用的“玻璃墻”被打破，共享制度的建立重塑信息管理流程，存在于各部門、各系統之間的“信息孤島”、數據煙囪、重復建設等問題得以解決。有的工程企業采用通過物理集中和邏輯集中的方式，搭建共享交換平臺，將檔案數據與企業管理數據融合，在不改變檔案數據歸屬權的前提下，提供和使用過程要可追溯，解決糾紛，明確責任，解決數據提供部門的后顧之憂。

1.4 從分散向協同轉變

長期以來，工程檔案主要服務于企業內部，檔案社會屬性未能充分發揮。隨著計算機、互聯網、大數據等技術手段的快速發展，全社會檔案使用意識的提高，工程部門必須向社會全方面提供檔案信息，滿足公眾的實時檔案使用需求。工程檔案信息化建設打破限制，擴大檔案共享的范圍，基于互聯網構建安全、可靠、高效的檔案共享環境，滿足全社會對工程檔案信息的使用需求[4]。工程部門與綜合檔案部門合作開展城市記憶工程，將工程建設的進度等向公眾展示，既提升工程建設的認知度，也起到良好宣傳效果。

2 信息化背景下工程檔案信息化管理存在的問題

2.1 檔案資源建設不足

工程檔案的多樣性、復雜性特點造成信息資源收集的困難，主要表現在：一是收集范圍狹窄。對文書、會計、勘測、施工、監理等重視程度高，對影像、自媒體等新介質檔案重視力度不夠，未能及時調整數據歸檔范圍，“三合一”制度體系未能有效建立起來。二是歸檔不系統。工程檔案具有成套性特點，參建單位往往比較重視工程建設的進度、質量、資金等問題，不重視日常檔案數據的收集歸檔，待到工程要竣工驗收時，突擊進行歸檔整理，造成大量數據的不齊全、不系統，使工程檔案的成套性、準確性、真實性得不到保障，影響了日后查考和利用。

2.2 檔案規范化程度不高

《建筑項目檔案管理規范》對電子檔案和數字化做出了明確規定，但在實踐中仍然存在著標準化規范化缺失的問題，主要表現在：一是電子檔案管理系統功能不齊全。系統權限控制和安全備份功能缺失，有的權限開放度過高，無法實現檔案利用分類和安全分級管理。檢索功能較為單一，檔案查詢系統性不強，模糊查詢能力落后，檔案利用效率較低。工程電子文件歸檔保存的文件格式不符合電子檔案長期保存的格式要求，有些文件沒有元數據，導致數據無法使用。二是檔案數字化標準較低。檔案掃描、圖像處理與存儲、目錄建庫未能按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）進行加工，數據分辨率過低、目錄不齊全，整體數字化質量不高。

2.3 檔案利用體系不健全

工程檔案利用機制缺失、開發利用不足，資源價值未能充分釋放。一是數據分析能力不足。未能根據工程檔案的復雜性和多樣性開展數據分析，實現數據能力的提升。比如對監理檔案數據的分析，可系統總結質量管理的好經驗好做法等。二是個性化利用不足。多數工程建設單位是直接購買應用軟件，未能結合工程特點開展區塊鏈、服務技術應用，檔案管理數據化優勢未能完全體現。三是開發利用不到位。人工智能等技術使檔案展示方式更加多樣化、鮮活化，檔案應用場景更加多元，工程檔案開發程度較低，大多處于被動利用階段，查詢方式尚未拓展到線上，便捷利用最大效能無法顯現。

2.4 檔案安全體系漏洞較多

技術風險是工程檔案面臨的新問題，新技術環境下檔案應用技術日新月異，病毒入侵、非法侵害等風險日益突出。工程檔案本身具有敏感性、獨有性、價值性的特點，極易受到外界的不法侵害，對于一些國家重點項目一旦泄露關鍵數據，將對國家、工程建設企業和項目造成無法挽回的損失。當前，工程檔案管理防控安全風險的能力較弱，缺少必要的安全防護網絡和技術支撐。同時，有的企業過渡依賴信息技術，自主控制能力不足，為安全建設埋下隱患。

3 信息化背景下工程檔案信息化管理的對策

3.1 加強檔案信息資源建設

3.1.1構建多元收集格局。工程檔案管理機構作為牽頭部門，要轉變治理思維，建立多元協同的檔案管理格局。工程建設檔案部門要發揮引領優勢，通過技術融合搭建數據管理平臺，打破信息壁壘，建立跨區域、部門、階段的檔案治理模式。

3.1.2延長檔案收集鏈。要完善“三合一”制度建設，對檔案門類齊不齊、歸檔范圍全不全、保管期限劃分準不準開展回頭看，圍繞工程建設大局，緊跟施工建設進度，將重點類型檔案、文件材料及時納入檔案分類方案和文件材料歸檔范圍，做好工程項目文件歸檔與工程建設同步進行。要拓展檔案收集范圍，采集和歸檔網頁、新媒體等資源，實現文本、圖片、音頻、視頻原版原貌歸檔和長久保存利用。比如以時間軸方式重現不同歷史時間點上采集下來的網站網頁等信息，所有資源可存儲到網頁電子文件管理系統中，并依據電子文件管理系統通用功能建設要求，將電子文件自動分類到檔案數據庫，實現網頁數據的歸檔。

3.1.3加強歸檔時效性建設。要提前介入，在工程開工時事前加強培訓控制，提升歸檔意識；事中要靠前服務與指導，重點針對文書檔案、項目檔案、歸檔文件規范化整理、建設檔案分類方案制定、專門檔案行業標準、檔案數字化質量、檔案保管利用要求等方面進行指導服務；檔案管理機構在驗收環節要積極精簡材料、壓縮時間，深化流程再造，創新優簡管理模式，提升歸檔效能。

3.2 發揮新技術支撐作用

面對質量異構、數據龐大的檔案信息資源，需要引入以大數據、云計算、物聯網、人工智能、區塊鏈等為代表的新一代信息技術，實現工程檔案的全生命周期管理。

3.2.1更“新”技術應用。積極推動新技術與工程管理的融合應用，打造功能強大且豐富的基礎設施平臺，實現為檔案“收、管、存、用”提供技術支撐。

3.2.2釋放“快”的優勢。新技術在提升檔案傳輸效率、提升服務效能上具有獨特作用，特別是在數據實時采集、數實融合方面對數字化轉型具有重要作用。要持續拓展應用場景，釋放在圖像處理、知識圖譜、語義分析、文本挖掘上的潛能。

3.2.3持續加強資金支持。信息技術領域的投入高于一般傳統技術，但是新技術能夠有效支撐檔案治理需求，解決檔案治理過程中面臨的困境與挑戰，具有高投入、高產出的優勢。工程建設部門要算大賬、長遠賬，深刻認識新技術應用的發展趨勢，在基礎設施投入上予以傾斜。

3.2.4加強數字檔案室建設。數據中心是提升檔案信息化質量和效能的重要抓手。要制定詳細的電子文件歸檔和檔案數字化工作方案，明確工作目標、內容、步驟和要求，建立完善的培訓、監督檢查驗收一體的外包管理機制，嚴格落實技術要求和各項規章制度，規范電子文件歸檔和檔案數字化提檔、加工、驗收、還檔等全過程監督管理。工程管理人員與信息技術人員也要參與數字化成果的抽樣驗收，確保檔案數字化的準確性、完整性和可用性。

3.3 加強數據分析與利用

3.3.1強化數據挖掘。要實現對非結構化工程檔案的內在價值挖掘和利用，利用大數據及人工智能技術將“死材料”變成“活資源”，釋放工程檔案中蘊藏的巨大價值。數據資源中施工檔案的實時歸檔監管，可建立以數據中心為基石、以人工智能為引擎，將數據監管貫穿管理各個工作環節，確保歸檔工作的規范性、嚴謹性，提高管理質量與效率。

3.3.2加強個性化服務。工程檔案利用群體多樣，要積極收集分析不同人員的喜好，提供更為優質的數據服務。比如利用檔案查詢系統，識別查詢者的知識背景、資源偏好，對用戶進行精準畫像分析，將更多有價值的檔案信息提供給查詢者。

3.3.3強化信息研判?；谌斯ぶ悄?、大數據、射頻識別、智能感知等前沿技術，在數字檔案室基礎上分級設置查詢使用權限，通過精準檢索與綜合分析快捷了解工程檔案管理現狀，有效整合、分析勘察、監理、施工等零散信息資源，為全面、辯證地評價工程建設提供實證。

四是拓寬服務場景。探索“數字+檔案”模式，撬動傳統“窗口服務”向“線上檔案”管理全面轉變，提供移動端查檔服務，實現“網上申請、遠程辦理”的在線檔案利用，打通檔案信息服務“最后一公里”。

3.3.4強化編研開發。要認真分析本地區規劃、設計、建設、管理以及社會公眾對檔案信息的需求狀況，確定工程檔案信息資源的建設內容，利用信息化建設的成果，發揮專題數據庫、大數據的作用，通過知識手冊、新媒體視頻等形式，展示工程檔案的獨特魅力。

3.4 防范化解安全風險

傳統的安全防御手段已經無法滿足對抗日益復雜的數據安全威脅、無法處理海量的數據和應對智能化攻擊，智能化的防御體系構建成為應對新型挑戰，實現數據可管可控的必要舉措。

3.4.1深化密碼技術應用。密碼已成為維護數據安全最有效、最可靠的關鍵核心技術。要創造良好的應用環境，加強多方合作，推進密碼產品與檔案基礎軟硬件集成適配，防止身份冒充和未經授權訪問。優化訪問控制策略，規范用戶適用權限。

3.4.2深化加密技術應用。區塊鏈技術具有去中心化、共識機制、不可篡改、可以追溯、規則透明等特點，可以實現數據要素的個體可識別、用途可追溯和價值可衡量，在數據安全領域得到廣泛應用。工程檔案要找好二者結合點，自由選擇、靈活接入需求，推動檔案數據跨鏈共享、安全監管。

3.4.3強化制度建設。將“安全第一、預防為主”的理念貫穿信息化建設始終，強化信息化安全制度建設，落實安全責任，制定安全應急預案，常態化開展信息安全風險排查，及時消除安全漏洞。

3.4.4著力提升安全意識。要加強信息安全教育，運用線上線下相結合方式，從檔案數據安全管理、網絡安全防范、突發事件應對等方面進行檔案信息安全業務指導培訓，系統學習檔案數據管理、系統等級保護等問題的解決措施，增強工作人員網絡安全防范意識、信息技術水平和應急處置能力，提升檔案信息安全軟實力，構筑堅強的安全屏障。

結語

工程檔案信息化建設要堅持改革精神和創新意識，積極適應新一代信息技術廣泛應用的要求和數字中國戰略，更新數字化工作理念、思路和方法，使工程檔案管理更好體現時代性、規律性、創造性。提高檔案治理能力和治理現代化，建立較為完備的數字檔案資源體系、利用體系和安全體系，實現部門間數據共享、業務協同。充分釋放工程檔案服務人民群眾、服務社會發展的潛能，加快推進檔案信息化戰略轉型，為經濟社會發展提供全面的工程檔案信息支持。

參考文獻

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作者簡介：張海妮（1983—）大學學歷，陜西省引漢濟渭工程建設有限公司館員，主要從事工程項目檔案管理工作。