數字化技術在檔案管理中的運用

[摘 要]隨著信息技術的飛速發展，檔案管理正逐步由傳統的紙質模式向數字化、信息化方式轉變。數字化技術的引入不僅改變了檔案管理的傳統方式，更在有效保護檔案資源、提高檔案利用率、方便管理和維護以及推動檔案事業發展等方面發揮了重要作用。為了進一步提升檔案管理工作的質量與效果，降低檔案管理工作的成本，充分發揮檔案管理工作的作用，文章在闡述應用數字化技術開展檔案管理的意義的基礎上，分析數學化技術支持下檔案管理中的問題，深入探究檔案管理數字化的對策，希望能夠為推動檔案事業的可持續發展和信息化社會建設作出貢獻。

[關鍵詞]數字化技術；檔案管理；運用；數據安全

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）11-0007-03

隨著信息技術的迅猛發展，數字化技術已經深入滲透到各個行業領域，為傳統工作方式帶來了革命性的變化。檔案管理作為組織及個人對信息資料進行保存和利用的重要手段，也受到了數字化技術的深刻影響。數字化技術的運用，不僅改變了檔案管理的傳統模式，更推動了檔案管理的現代化、高效化和智能化。紙質檔案的數字化轉換，實現了檔案的數字化存儲、檢索和利用，極大地提高了檔案管理的效率和便捷性[ 1 ]。

同時，數字化技術還能夠對檔案進行高效的索引和分類，使檔案信息的管理和查詢更加精確和快速。但數字化技術在檔案管理中的運用也面臨一定的挑戰和問題，需要相關工作者能夠在日常工作中不斷探索與完善檔案管理機制，推動檔案事業的持續、健康發展。

一、應用數字化技術的意義

（一）降低管理成本

在現代化社會迅速發展的當下，信息的更新速度不斷加快，所以傳統的檔案管理模式已經不再適用于當下，無法滿足檔案管理的實際需求，而信息化管理模式以及數字化技術的出現，為檔案管理提供了新的發展方向。通過對紙質檔案的數字化轉換，可以將其存儲在計算機硬盤、云存儲等介質中，極大地節省物理存儲空間。數字化檔案還可以通過壓縮技術減小對存儲空間的占用，明顯降低存儲成本[ 2 ]。數字化檔案可以通過技術手段進行長期保存，不易受到時間的影響，不僅可以使檔案壽命得到延長，還能夠降低檔案修復和替換方面的成本。

此外，通過對數字化技術的有效應用，數字化檔案不再受外部環境因素的影響，不需要給予特殊維護和管理，明顯降低了管理維護方面的費用。數字化技術可以通過自動化和智能化的手段，實現對檔案的快速分類、整理和檢索，還可以實現檔案的遠程訪問和共享，管理人員無須親自到檔案室就能查詢和管理檔案，進而將人力、物力、財力投入到更有需要的地方，避免資源的浪費。

（二）提升管理效率

通過對數字化技術的有效應用，可以在較短的時間內對相關數字資源進行歸檔與利用。并且在大數據時代背景下，檔案規模逐漸擴大，為了能夠實現對相關關鍵資源的動態、精準了解，就需要重視對傳統檔案管理方法的創新與轉變[ 3 ]。通過數據加密、權限控制、訪問日志等技術手段，可確保檔案信息的安全性和完整性，防止未經授權的訪問和篡改。

數字化檔案還具備備份和恢復功能，能夠在意外情況下確保檔案信息的完整性和可用性。與傳統檔案管理模式相比，數字化檔案管理更加注重對檔案信息的利用和共享。數字化技術使得檔案管理從單一的存儲功能朝著多元化、智能化的方向發展，為檔案事業的發展注入了新的活力。但在日常的檔案管理過程中，值得管理人員注意的是，需要保證數字化檔案與原始檔案內容的一致性，以保證檔案管理的質量與效果。

（三）保證信息價值

將數字化技術應用于檔案管理中，不僅可以保證對大量檔案信息的準確、有效保存，而且能夠在多平臺內部實現重復利用，使檔案資源的信息價值得到明顯提升，為獲取更高的社會效益做出貢獻。通過對檔案信息的深度開發和利用，可以為組織和個人提供更多有價值的信息資源，推動知識創新和社會進步[ 4 ]。

在日常的檔案管理工作中，在完成對檔案資料的掃描后，管理人員可以針對不同類別的檔案建立專門的數據庫，這樣不僅能夠強化各部門之間的聯動與溝通，而且能夠保證檔案管理工作的順利、高效開展。

二、數字化檔案管理中的問題

（一）缺乏足夠重視

在信息化社會的當下，數字化技術已經深入到各個領域，為各行各業帶來了前所未有的變革。然而，盡管數字化檔案管理在提高工作效率、保護檔案完整性和實現資源共享等方面具有顯著優勢，但在實際工作中，其受重視程度依然不足。

由于部分單位在檔案管理工作方面缺乏足夠重視，在檔案管理信息化建設方面缺少足夠支持，依舊運用傳統模式落實檔案管理工作，無法保證對單位相關資源的優化與配置[ 5 ]。很多組織或單位在檔案數字化方面投入的資金相對較少，無法購買先進的數字化設備、軟件或系統，也無法為檔案管理人員提供足夠的培訓和支持。這直接影響了數字化檔案管理的質量和效率，使數字化檔案管理的優勢無法得到充分發揮。有的組織或單位所用管理系統陳舊，在對不同格式的檔案進行存儲、轉換和共享時可能遇到兼容性問題，導致信息丟失或無法正常讀取。

在對檔案信息進行共享的過程中，因為相關制度、機制、技術手段等多方面的制約，無法實現對檔案信息的深度開發，無法保證和其他單位進行有效的信息共享。

（二）缺乏安全性與規范性

檔案管理是組織和個人信息管理的基礎，是決策支持的關鍵，也是文化傳承和歷史記錄的重要手段。所以在檔案管理過程中，管理人員應不斷強化檔案管理的安全性與規范性，為檔案信息的安全提供可靠保障。但是目前很多組織或單位在檔案管理安全方面缺乏充分認知，尤其在信息化時代背景下，紙質檔案信息的數字化轉換，重要的檔案信息也被儲存在網絡空間中，安全隱患的系數明顯提升。如果在檔案管理中缺少完善、有效的安全網絡系統及相關的防護措施，就容易受到黑客的攻擊，對檔案信息的安全造成嚴重威脅[ 6 ]。

同時，盡管已經引進了數字化技術，開展了檔案管理信息化建設，但是在實際的檔案管理中并沒有做到緊隨時代發展步伐，管理工作與時代要求不符，面對新的問題與情況，管理人員無法運用已有機制進行規范與約束，嚴重影響檔案管理工作的順利、高效開展。

（三）缺少資源支持

在部分組織或單位的實際發展過程中，數字化技術在檔案管理中的影響微乎其微，這主要是因為這些組織或單位在數字化檔案管理方面缺少足夠的人力、物力、技術支持。資金短缺是數字化檔案管理面臨的主要挑戰之一，因為數字化過程需要大量的資金支持，包括購買數字化設備、軟件、存儲設備以及進行日常維護和更新等。資金不足可能導致數字化進程緩慢，甚至停滯不前，無法充分發揮數字化技術所具備的優勢[ 7 ]。

同時，數字化檔案管理需要專業的技術人員進行操作和管理，他們不僅需要具備檔案管理的基礎知識，而且需要掌握數字化技術和相關軟件的使用。但是目前許多組織和機構缺乏這樣的人才，導致數字化檔案管理的效果不理想。對于現有檔案管理人員的培訓和教育也需要投入大量的人力和物力資源，這往往被忽視或無法得到有效實施。此外，由于檔案管理崗位的待遇較低，工作內容單調，對優秀人才的吸引力很小，所以數字化檔案管理的良好開展得不到可靠保障。

三、數字化技術在檔案管理中運用的對策

（一）健全管理制度

在數字化檔案管理過程中，健全管理制度是確保檔案管理規范化、高效化和安全化的重要保障。

首先，需要明確檔案管理部門和相關人員的職責與權限，以確保各項管理工作能夠有序進行。其中包括檔案收集、整理、數字化存儲等多個環節的職責劃分，以及各級管理人員在檔案管理中的權限設置。同時針對數字化檔案管理的各個環節，制定詳細的操作流程與規范，包括檔案數字化的標準、數據存儲的格式、數據遷移與備份的方法等。明確每步操作的具體要求，為檔案管理人員提供明確的操作指導。

其次，為了確保數字化檔案的質量和價值，檔案管理部門應建立檔案鑒定與評估制度，定期對數字化檔案進行質量檢查和評估。對于不符合要求的檔案，應及時進行整改或重新數字化。同時，評估檔案的價值，確定檔案的保存期限和利用方式。

此外，數字化檔案會涉及大量的涉密信息，需要檔案管理部門和管理人員在日常工作中增強涉密檔案數據管理的安全意識，強化涉密檔案安全管理措施。建立嚴格的數據訪問權限控制機制，確保只有經過授權的人員才能訪問相關檔案。同時，加強數據加密、備份和恢復等措施，防止數據泄露或丟失。

（二）完善管理系統

在檔案管理工作中，數字化檔案管理系統的建設與完善是提升檔案管理效率、確保檔案信息安全和推動檔案資源高效利用的關鍵舉措。這就需要相關單位能夠采用先進的數據庫技術、存儲技術和網絡技術，搭建高效的數據處理和分析平臺，以及實現系統的模塊化、組件化設計，方便后續的維護和升級。而針對檔案管理的各個環節，需要對系統中的功能模塊進行完善。例如，在檔案收集模塊中，實現自動化的數據采集和錄入功能；在檔案整理模塊中，提供智能化的分類和排序工具；在檔案利用模塊中，開發便捷的檢索和查詢功能，支持多種形式的檔案展示和利用。在管理系統的實際運用中，管理人員需要開展有效監督與管理。

在對檔案進行歸檔時，管理人員需要對上傳檔案資料進行提前審核，在保證沒有問題的基礎上，再歸放到相對應的儲存位置上。在檔案查詢利用過程中，規范進行查詢利用信息登記。為了優化用戶體驗，檔案管理部門需要重視對系統用戶界面的有效優化，使其變得更加直觀、易用。例如，采用簡潔明了的操作界面，提供清晰的導航和提示信息，以及支持多種終端設備的訪問和使用。此外，數字化檔案管理系統的完善是一個持續發展的過程，需要定期進行更新和維護，其中包括修復系統漏洞、更新軟件版本、優化系統性能等。

（三）加強人才培養

在數字化檔案管理工作中，加強管理人才隊伍建設對促進檔案管理事業發展有著重要意義，但這卻是一個長期且復雜的過程。

首先，要明確數字化檔案管理所需的人才類型、數量和技能水平。相關單位應對當前的檔案管理工作進行深入剖析，了解數字化檔案管理的發展趨勢和未來需求，然后通過市場調研和人才需求分析，確定人才隊伍建設的目標和方向。

其次，將自身實際需求與市場發展進行有機結合，制訂更加科學有效的人才引進和培養計劃。在人才引進方面，單位可以通過校園招聘、社會招聘等多種渠道，積極引進具有檔案管理、信息技術等專業背景的高素質人才。同時，也可以與高校、研究機構等建立合作關系，共同培養數字化檔案管理人才。內部人才培養方面，對于現有的檔案管理人員，檔案管理部門應定期組織員工參加數字化技能、信息技術等方面的培訓，提高他們的專業素養和技能水平[ 8 ]。

最后，結合實際情況，制定更加完善的人才激勵機制。以管理人員自身的技能水平、工作業績和貢獻程度為依據，制定公正、透明的薪酬標準，確保管理人員的付出能夠得到合理的回報。定期對檔案管理人員進行績效考核，以考核結果為依據對管理人員進行獎勵或懲罰，這樣可以給予管理人員有效激勵，使其能夠更加積極地投入到工作中。同時，營造積極向上的團隊氛圍，通過舉辦團隊活動、開展團隊建設等方式，增強團隊成員的凝聚力和向心力，為檔案管理工作的順利、高效開展奠定堅實基礎。

四、結語

數字化技術在檔案管理中的應用已經日益深入，不僅提升了檔案管理的效率和質量，更推動了檔案工作的現代化進程。不論是檔案收集與整理，還是檔案存儲與利用，每一個環節都受益于數字化技術的助力。隨著云計算、大數據、人工智能等技術的不斷發展，數字化檔案管理將更加智能化、自動化，可以為檔案的收集、整理、存儲和利用提供更加高效、便捷的服務。

參考文獻：

[1]崔娜，薛娜，張慧峰，等.數字化技術在檔案管理工作中的運用探析[J].蘭臺內外，2021（25）：7-9.

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[4]張蕊.大數據時代檔案管理方式的轉變[J].蘭臺世界，2024（01）：99-101.

[5]孫建.數字化背景下，事業單位人事檔案管理工作的優化研究[J].蘭臺內外，2023（17）：10-12.

[6]郭紅艷.事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略分析[J].辦公室業務，2023（20）：143-145.

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[8]邵永革.“互聯網+”背景下電子檔案管理體系的創建研究[J].黑龍江檔案，2022（05）：255-257.