企業檔案管理現代化與工作標準化、規范化目標探析

何芳

摘 要：企業檔案包括企業所有行為的記錄，是展現企業發展歷程的原始資料，對于維護企業的利益以及支持企業未來發展等方面具有重要作用。企業的檔案管理作為企業運營的核心組成部分，高效的檔案管理能夠促進企業發展，企業必須優化和完善檔案管理流程，以推動企業的持續進步。在實踐中，企業應緊密結合實際情況，積極開展檔案管理現代化建設，明確檔案工作標準化目標，開展規范化檔案管理工作。

關鍵詞：企業；檔案管理；現代化；標準化；規范化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在企業管理工作中，提高檔案管理工作效率，推動其標準化、規范化開展有利于提高企業整體的工作效率。在當今數字化浪潮和知識經濟的時代背景下，我國正積極邁向全新的發展階段。由于企業檔案管理工作受多種因素影響，其管理質量與效果仍有待提升，檔案管理的價值尚未得到全面體現，不利于企業的發展和成長。因此，在新時代背景下，企業應深刻認識檔案管理所面臨的挑戰，積極探索切實可行的解決方案，并努力推動檔案管理的規范化與標準化，以確保企業檔案管理工作能夠高效、順暢地開展。

一、企業檔案管理現代化與工作標準化、規范化目標建設意義

1.檔案管理是開展企業工作的依據

科學、完備的數據庫構建對于開展企業的工作具有重要意義。通過數據庫的有效管理和運用，可以為企業提供全面、準確的信息和參考，以支持其決策和工作的順利開展。因此，加強檔案管理的科學性和完備性對于提升政府和企業的工作效率和質量具有重要意義。

第一，檔案信息涉及企業人力資源變動與發展的多個層面，不僅是企業歷史演進的見證，還為企業工作的改革與創新提供了重要的參考依據。

第二，員工的個人簽名、原始記錄以及檔案指示等，均可視為員工管理的重要依據，并在員工職責評估中起到關鍵性的參考作用。

第三，通過高效、流暢的檔案管理，可以讓企業工作有序開展，并取得顯著的成效。在當前的歷史背景下，企業必須重視并提高檔案管理工作能力，構建和完善科學、嚴謹的工作管理體系，以確保企業檔案管理任務的規范、有序執行，不僅是提升企業運行效能的關鍵，還是推動企業持續、穩定發展的重要保障。

2.檔案管理是企業深化內控管理改革的重要內容

隨著新時代不斷發展，企業對于內部控制管理的改革給予了越來越高的重視，這種重視程度呈現出日益上升的趨勢。

第一，隨著信息技術的發展日新月異，檔案管理的數字化轉型正逐漸引領其他相關領域走向數字化革新，為企業的內部監督與管理變革奠定了堅實的外部基礎。

第二，在新時代背景下，優化檔案管理工作已成為推動企業改革和發展的重要基石。檔案管理的高效性和規范性為企業各項工作的順利開展提供了有力保障。同時，企業內部控制管理的改革同樣離不開檔案管理的支持。檔案管理不僅為內部控制提供了翔實的歷史數據和參考依據，還通過其規范的管理流程，確保了企業內部各項控制措施的有效實施。因此，檔案管理在企業內部控制管理改革中發揮著重要作用。

第三，檔案在企業文化傳播與推廣中具有重要作用，能夠促進企業的穩定運作與持續發展，并構成企業文化的重要宣傳陣地。企業應順應現代化發展潮流，積極推動檔案管理變革，以加強對檔案管理的數字化構建與運營，從而充分發揮檔案的價值，為企業的長遠發展貢獻力量。

二、企業檔案管理問題

1.管理模式過于落后

目前，企業在執行檔案管理職責時仍沿用傳統方式，如使用紙質檔案并將其存放于特定地點。在需要查閱特定檔案時，此種方式不僅耗費大量時間，還會造成精力的浪費，此種工作模式已無法適應當前的發展需求。隨著社會的不斷進步，檔案管理的領域日益擴大，對于細節要求也越來越高，導致傳統的處理方式已經難以適應新的需求，在一定程度上影響了企業的工作效率，制約企業的發展。因此，企業需要加快改革步伐，提高檔案管理水平。

2.缺乏檔案管理的全面認識

目前，許多企業在運營管理中過于聚焦具體業務，而對檔案管理工作的重要性認識不足，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的正常開展。部分企業管理層對檔案管理缺乏重視，認為其并非企業管理的核心任務。因此，在人員配置與培養時缺乏現代化檔案管理培訓方法，在一定程度上影響企業整體工作的高效性和規范性。因相關員工個人技能存在不足，難以全身心投入檔案的處理工作。同時，人力資源部門對檔案管理人員的重視程度不夠，未將其納入評估體系，導致員工在檔案管理工作中的積極性受到一定影響。在檔案管理過程中，相關工作人員未遵循標準化規范，容易出現檔案內容模糊不清、字跡不整等問題，無法有效體現檔案價值，進而對企業的持續發展造成阻礙。

3.檔案管理人員素質水平有待提高

為確保企業檔案管理工作規范化與標準化，必須提高檔案管理人員的綜合能力。然而，在實際情況中，檔案管理人員在綜合能力方面存在不足，主要源于企業對檔案管理重要性的認識不足，導致檔案管理人員缺乏職業熱情和責任感。因此，企業需要加強對檔案管理的重視，提升檔案管理人員的綜合素質，以確保企業檔案管理工作的順利開展。另外，企業在招聘檔案管理人員的過程中亦面臨多重挑戰，部分應聘者展現出較低的專業素養，缺乏足夠的檔案處理經驗。由于企業未能建立定期培訓機制，導致檔案管理人員的技能水平難以適應當前的檔案管理要求。

4.缺乏完善的工作監督與保障機制

盡管企業在內部控制管理體系的改進方面已有所進展，但員工創新精神不足導致相關工作監督和保護機制尚未完善。在開展檔案管理工作時，管理漏洞的情況時有發生。面對新的歷史環境，企業檔案管理體系不夠完善，缺乏可供參考的基礎，使得檔案管理的實施面臨挑戰。

三、企業檔案管理現代化與工作標準化、規范化建設策略

1.加快建章立制，推進檔案管理規范化開展

（1）規范立卷標準

在檔案管理的流程中，立卷歸檔對檔案整理的規范化造成一定的潛在影響。為確保立卷歸檔工作高效順暢，企業必須切實構建完善的立卷規則體系，并制定精確的操作步驟，從而為檔案的利用提供堅實保障。首先，制定各種不同類型的檔案接收和分類標準。由于在檔案日常管理工作中需要處理龐大數量的檔案信息，必須遵循既定準則實行檔案篩選工作。剔除未能達到接收標準的信息，不僅有效減輕存儲空間的壓力，還能夠促進檔案信息使用效率的提高。對于符合特定規定的檔案，必須根據其來源地和主題開展細致的分類工作，并妥善存放于檔案庫中。通過這種方式，可以有效避免檔案丟失，確保信息的完整性和可追溯性；其次，為確保檔案的完整性和準確性，企業必須指派具備專業知識的員工對每一份已歸檔的檔案實行全面、細致的審核。如果發現檔案存在缺失或損壞的情況，必須立即與相關人員取得聯系并采取相應措施，在確認檔案無誤且無任何質量問題后，方可開展整理與存儲工作，從而為未來檔案的利用提供便利。

（2）細化管理章程

首先，為了促進檔案管理向更高標準邁進，企業必須對現行的體系展開全面的審視與評估。在此基礎上，結合企業的現實運營狀況及其實際需求，必要的改革與升級檔案管理體系。為了確保檔案管理工作的有效實施和順暢運作，企業應明確檔案管理崗位上每位員工的職責和任務，不僅能實現所有工作環節的有效監控和管理，還能使檔案管理人員對自身的工作內容有更為全面和深入的了解。

其次，為了更有效地激發檔案管理員的工作積極性，企業可以將檔案管理工作與個人的評價緊密結合起來。

最后，關于檔案借閱過程中出現的違規問題，企業在檔案管理體系內必須作出明確說明。對于任何由于違規操作帶來的不良后果均應按照相關條例和規定嚴肅處理，以促進檔案管理工作人員和借閱者形成正確的檔案使用意識，最大限度地延長檔案保存時間，以實現檔案資源的最大化利用，共同推動檔案管理工作的規范化、高效化和科學化發展。

2.完善保障機制，以長效投入推進檔案管理信息化建設

（1）資金保障

為確保檔案管理的信息化發展，企業需在檔案管理內部構建相應的信息技術和設備設施，制定完善的經費保障計劃，并從每年的成本預算中劃撥專項資金，以支持檔案管理部門在信息技術建設方面的持續投入，不僅適用于維護信息基礎設施，還適用于購置新的信息設備設施，從根本上推動檔案管理數字化水平的持續提高。

（2）技術保障

檔案管理部門在開展檔案管理工作中，需全面評估當前任務執行狀態及未來檔案事務發展趨勢，從而科學決策。為順應電子檔案使用率不斷上升的趨勢，企業在保障電子檔案完整性與安全性的基礎上，更應積極采用先進的網絡安全技術，確保信息安全，以適應時代發展的需求，提高檔案管理工作現代化水平。在檔案信息管理系統中，能夠有效設置特定的訪問權限，防止任何未經授權的人員進入操作系統，從而嚴格避免檔案信息被泄露。同時，該系統還采用了先進的數字簽名認證機制，對關鍵檔案信息實行嚴格的保密處理，確保檔案使用者無法擅自修改檔案內容，有力保障了檔案的原始性和完整性。此外，系統還全面應用了加密和解密技術，無論是接收還是傳輸檔案信息，都必須通過密鑰對檔案實行加密處理，確保檔案信息的安全，為檔案信息的保密工作提供了堅實的技術保障。在企業經營中，如果競爭對手獲取了電子檔案，可以利用相應的公鑰對其解密，從而獲取檔案中的數據。然而，通過實施加密和解密技術，可以有效防止電子檔案在傳輸過程中被他人非法獲取，從而避免數據被泄露的風險，確保數據的機密性和安全性，為電子檔案的安全傳輸提供了堅實的保障。

隨著企業規模的擴大，由于檔案使用者不斷增加，檔案管理人員面臨著越來越大的工作壓力。為了滿足使用者的需求，必須提高檔案管理的效率和質量，企業可以設置專業的自動化服務終端，使用者可以通過該終端便捷地獲取所需信息，有效減輕檔案管理人員的工作負擔。同時，推動檔案管理的優化升級，不僅有助于提升檔案管理的專業性，還能為使用者提供更加高效、便捷的服務。

3.重視人才培養，以隊伍建設全面提高檔案管理水平

（1）提高準入門檻

對于當前檔案管理部門員工流動性增強及檔案借閱頻率持續上升的情況，為提高檔案管理的專業性和效率，企業應該適度提高入職標準，以確保新入職員工具備相應的專業技能。同時，依據檔案管理的實際需求，企業應堅持需求導向，嚴格篩選與考核所有員工，以確保檔案管理團隊的整體素質。為推動檔案管理的數字化與標準化進程，企業必須積極引入前沿的信息科技設備設施，以適應信息化時代的發展需求。在人才遴選環節，信息素質應成為重要的評判依據。檔案管理人員不僅需要熟練掌握計算機操作技能，還需對網絡安全基礎知識和相關法律法規有深入的了解和認識。

（2）定期開展培訓

檔案管理現代化與規范化的實現，需經歷一段持久、穩定且漸進的發展過程。在此過程中，隨著技術的不斷革新和進步，對檔案管理人員的技術能力提出了更高要求。因此，檔案管理人員必須不斷提升自身的專業技能和知識水平，轉變思維方式，以適應行業發展的新形勢。企業人力資源部門需對既有檔案工作人員開展定期的在職培訓。在培訓課程的規劃階段應深入研討，明確把握檔案工作人員技能和工作需求的差異，對于其不足之處與薄弱環節制定翔實的培訓計劃，實現檔案工作人員精準的技能提升。部分檔案管理人員可能對企業新推出的信息管理系統的基礎功能和操作技巧掌握不夠熟練，實施專門的培訓就尤為必要。為確保培訓效果，企業應設定合理的培訓頻次。例如，每月至少組織一次標準培訓，每季度至少開展一次專門培訓，提高員工的技能水平，進而提高檔案管理工作效率。

四、結論

邁向數字化的新時代，信息技術在各行業的廣泛應用正推動著社會的進步。基于信息技術的電子檔案作為主要的現代化檔案管理方式，正逐步取代傳統且已過時的紙質檔案管理模式。現代化檔案管理具有內容繁雜、數據龐大以及高度標準化和規范化的特點。由于當前企業在檔案管理方面面臨諸多挑戰，需要加強檔案管理的標準化和規范化。企業相關部門需要深刻領悟并強化檔案管理的重要性，積極推動檔案管理模式的創新，培養高素質的檔案管理隊伍，以持續提升企業檔案處理的規范化與標準化程度。

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作者單位：陜西延長石油（集團）有限責任公司氣田公司