醫院檔案的借閱與利用創新策略探析

毛曉夏

摘 要：隨著時代的發展，醫院檔案工作的硬件基礎設備設施得到了極大的改善。文章探討了當前醫院檔案借閱與利用的現狀，分析了現有檔案管理制度的不足，結合現代信息技術的發展，提出切實可行的改進及創新策略，以期提高醫院檔案的利用效率和服務質量，促進醫院檔案資源的合理配置和高效使用。

關鍵詞：醫院檔案管理；借閱優化；資源利用；創新策略；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、概述

1.研究背景

醫院檔案管理是醫療服務和醫學研究的核心支撐，確保記錄信息的完整性與準確性，助力醫務人員獲取必要信息，也是決策、質量控制及風險管理的基石，對維護醫院聲譽至關重要。隨著信息技術的快速發展，面對醫院檔案信息系統不完備、數據安全隱患、借閱效率低下和人員專業水平不足等挑戰，如何高效整合醫院電子檔案成為新的難題，創新管理策略和技術應用成為提高醫院檔案管理效率和水平的關鍵途徑。

2.研究的目的和意義

（1）提高醫院檔案的利用效率。提高醫院檔案的利用效率是本研究的首要目的。通過創新策略，如數字化管理技術應用和跨部門信息共享平臺構建，可以提高檔案借閱的便捷性和速度，為醫院各部門在診療過程中更好地獲取和利用檔案信息提供支持。（2）優化醫療服務和提高管理水平。優化醫療服務和提高管理水平是本研究的重要意義所在。通過改進檔案管理制度，能夠有效促進醫院內部信息共享與協作，提升醫療服務的準確性和質量，并為決策者提供更全面、準確的數據支持，從而優化整體醫療服務，提高管理水平。

3.文獻綜述

（1）國內醫院檔案管理的研究現狀。在國內，醫院檔案管理是確保醫療服務質量和提高工作效率的關鍵環節。盡管存在一定的挑戰，如依賴傳統存儲方式、信息化建設不足以及檔案共享難度等，但研究顯示，數字化技術對于提高管理效率和準確性具有重要作用。李慶華等研究了某醫院檔案管理中數字化技術的應用情況，指出雖然加快了檢索與共享速度，但還需強化檔案管理工作人員對系統的培訓；鄭園針對醫院檔案借閱流程的調研，提出了優化借閱流程的建議。他們都指出，當前醫院檔案借閱流程中存在審批環節多、時間成本高等問題，建議簡化審批流程和采用電子化審批系統，以提高借閱流程的操作性和可行性。（2）借閱與利用的創新策略研究進展。在借閱與利用的創新策略研究方面，學者們致力于探索如何通過引入信息技術、優化流程管理、建立數字化檔案庫等方式來提高醫院檔案的利用效率和服務質量。這些研究進展為醫院檔案管理實踐提供了有益的啟示，為檔案借閱與利用的創新策略提供了可行的解決途徑，有助于提高醫院檔案管理水平和服務效能。

二、醫院檔案管理制度

1.醫院檔案的定義和分類

醫院檔案是指醫療機構在開展醫療活動、教學、科研和管理等工作過程中生成的記錄，對醫院的運營和發展有著重要的保存價值。根據內容和用途的不同，醫院檔案可分為病歷檔案、文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、專業檔案、照片檔案和實物檔案等門類。

2.現有醫院檔案管理制度框架

目前，醫院檔案管理制度框架一般包括設立檔案管理部門、制定檔案管理相關規章制度、檔案管理流程規范等方面。在設立檔案管理部門方面，醫院通常設立專門的檔案管理部門或者委托相關部門管理檔案，明確責任分工；在制定規章制度方面，醫院應建立健全檔案相關管理規章制度，包括檔案管理規范、借閱流程、保密工作等；檔案管理規范是保證檔案管理有效開展的重要保障，應明確檔案的存儲、借閱、利用、歸檔和銷毀等流程，確保檔案不丟失、遺漏或被泄露?，F代化醫院檔案管理已經開始推廣檔案管理信息化系統，在數字化、網絡化的檔案管理平臺上實現更高效的檔案管理和利用。這些框架的建立和完善有助于提高醫院檔案管理水平，保障醫院正常運轉和服務質量。

3.醫院檔案借閱與利用的現狀分析

（1）借閱流程煩瑣。醫院檔案借閱流程煩瑣，包括提交申請、審批、查找、借閱和歸還等環節。在傳統的手工操作和人工管理系統中，借閱效率不高，需要申請者填寫紙質表格并等待審批，不僅耗時耗力，還減緩了醫務人員獲取信息的迅速性和便捷性。（2）檔案利用的局限性。目前，醫院檔案利用存在一定的局限性，主要體現在檔案存儲方式不夠便捷、信息檢索不夠高效。部分醫院仍采用傳統紙質檔案存儲，檔案之間難以互通互聯，查找特定信息需要耗費大量時間。有些檔案利用流程復雜，導致醫務人員在緊急情況下難以快速獲取必要信息，制約了醫療服務的效率和質量提升。（3）信息化水平不高。醫院檔案管理信息化水平相對滯后是一個普遍問題。部分醫院尚未建立完善的電子檔案管理系統，仍依賴傳統的紙質檔案管理方式。缺乏信息技術支持使得檔案存儲、檢索、更新和歸檔等過程受限，影響了檔案管理人員的工作效率和信息交流的便捷性。（4）安全隱患與保密問題。醫院檔案借閱與利用中存在著安全隱患和保密問題。傳統紙質檔案管理方式容易引發檔案丟失或被泄露的風險，檔案信息的泄密可能對患者隱私和醫院聲譽造成不良影響。同時，在信息化水平不高的情況下，電子檔案的安全性保障不足，存在被網絡黑客攻擊或病毒侵入的風險。因此，增強安全保密意識教育和技術防范措施對醫院檔案安全至關重要。

三、數字檔案管理技術在醫院檔案管理中的應用

1.數字檔案管理系統的推廣與應用

數字檔案管理系統的推廣與應用是提高醫院檔案管理效率及服務水平的關鍵。該系統支持電子化存檔、檢索和共享，具備快捷、易查找和更新的特性，有助于縮減傳統紙質檔案的存儲空間與成本。數字化檔案管理還優化了工作流程，提高了管理的效率和準確性。

2.系統檢索方式對檔案利用的作用

數字檔案管理系統提供了多種檢索方式，如關鍵詞搜索和時間篩選等，讓工作人員可以迅速、準確地找到所需檔案。與傳統的紙質檔案檢索相比，電子檢索功能大幅提升了查詢速度和準確性，簡化了操作流程，從而有效提高了工作效率并降低了查找錯誤的可能性。

3.權限管理與安全保障措施的強化

數字化檔案管理系統的推廣需要加強權限管理和信息安全保障措施。醫院需制定細致的訪問控制政策，根據員工職責分配合適的權限級別，確保只有授權人員能夠訪問和操作敏感檔案。此外，醫院應實施包括數據備份、加密技術以及網絡安全監控在內的綜合安全策略，以維護檔案信息的安全性和完整性。

四、優化檔案借閱與利用的創新策略

1.制定靈活的檔案借閱政策

靈活的檔案借閱政策旨在提高醫院工作效率，滿足醫務人員的實際需求。根據檔案類型和使用目的，可設定不同的借閱期限，如一般資料長期借閱，緊急情況下則需要快速歸還。實施預約系統有助于減少排隊等待，提高借閱流程的效率，特別是在緊急醫療情況下提供快捷通道，確保能夠及時獲取關鍵信息。數字化管理系統進一步簡化流程，允許在線查閱和下載，節省時間與勞力。同時，應規定清晰的歸還時限，保證資源的循環利用。為保持政策的靈活性和適應性，醫院需定期回顧和更新借閱政策，收集使用者意見，以便做出必要的調整。

2.加強檔案數字化建設與管理

優化醫院檔案的借閱和利用措施是提高工作效率的關鍵，其中數字化建設和管理顯得尤為重要。采用現代的數字化檔案管理系統，醫院能夠將傳統的紙質檔案轉換為電子版，實現在線存儲、索引和快速檢索功能，不僅提高了檢索效率和準確性，還減少了物理存儲空間和相關成本。對于現有的紙質檔案，應通過掃描和光學字符識別（OCR）技術轉換成數字文檔，以便更容易地存儲、搜索和編輯。為保障數據的安全性和恢復能力，醫院需要建立強大的數據中心，并考慮采用云存儲和備份解決方案，以增強數據存儲的靈活性和實現自動備份及災難恢復，確保信息的完整性與安全性。同時，設置嚴格的權限控制機制至關重要，確保不同職務和部門的員工擁有適當的訪問級別，防止未授權操作。維護數據的高質量也是必要的，包括定期清理數據，消除重復和錯誤的信息，從而保證數據的準確性和可靠性。為了有效運用數字化檔案系統，醫院應該對員工開展專業培訓，提高他們對系統的使用熟練度，掌握檢索和處理數字檔案的技能，從而在日常工作中能夠更高效地利用檔案資源。

3.構建跨部門檔案信息共享平臺

構建醫院跨部門檔案信息共享平臺是優化檔案借閱與利用的關鍵措施。該平臺能夠實現不同科室間的信息共享，促進內部協作，從而提高工作效率和服務質量。為了確保平臺運行的安全性和可靠性，必須采取加密技術和嚴格的訪問控制機制來保護敏感數據。同時，需要制定統一的數據格式和存儲標準，以便各個部門能夠無縫對接和訪問共享信息。為了保證員工能夠有效使用該平臺，必須對他們開展詳細的操作培訓，確保其熟悉平臺的工作流程。此外，平臺應定期接受性能評估和功能更新，以滿足不斷變化的業務需求和用戶反饋。通過這樣的信息共享平臺，不僅可以加速醫療信息的傳遞，還有助于醫務人員更快地獲取所需檔案，提高診療效率與準確性，將推動醫院數字化進程，提高整體信息化水平，從而提高醫院的競爭力和服務品質。

4.實施精細化權限控制與安全保護措施

通過實施精細化的權限控制機制，醫院能夠有效防止未授權人員訪問和泄露檔案信息，確保數據隱私和機密性得到保護。醫院應針對不同職責和需求為員工設定相應級別的訪問權限，通過嚴格的用戶認證和訪問控制系統，避免非法操作和訪問行為發生。定期對員工的權限設置審查和更新，以保持權限配置的時效性和適當性。在信息安全保護方面，采用先進的加密技術對敏感檔案加密存儲是關鍵，以防數據被泄露或竊取。同時，建立和維護一個全面的備份及災難恢復系統來定期備份檔案數據，確保信息的安全、穩定。加強對檔案管理系統和相關設備設施的監控審計，有助于及時發現安全風險并迅速響應。通過執行這些綜合安全措施，醫院不僅能夠保障檔案信息的完整性和保密性，還能提高整體的信息安全水平，樹立良好信譽，提高競爭力和可持續發展能力。

5.增強醫院檔案管理工作人員意識，提高專業能力

首先，定期組織針對檔案管理的培訓課程，涵蓋檔案管理原則、流程以及數字化技術等相關領域，以提高工作人員的專業知識和技能水平。其次，通過內部宣傳活動強調檔案管理的重要性，加深員工對此項工作的認識，激發他們的責任意識和職業精神。再次，制定一系列清晰的規范和操作指南，為工作人員提供具體的檔案管理標準和操作指導，確保工作的規范性。從次，鼓勵建立互助學習與分享的文化氛圍，促進同事間的交流和協作，分享經驗和最佳做法。最后，引入績效考核和獎勵機制，定期評估員工在檔案管理工作中的表現，并通過獎勵激勵措施促進員工不斷提升工作效能。通過這些措施，可以有效增強醫院檔案管理人員的意識與能力，從而提高醫院檔案管理水平，確保檔案管理工作順暢開展。

五、案例分析

1.典型醫院檔案管理創新實踐案例

中山大學附屬第一醫院制定檔案利用（借閱）制度，通過設立明確的檔案查閱范圍、審批程序和操作規范，有效保護檔案信息安全。制度要求查閱者按要求登記，遵守保密規定，并對借閱的檔案負責，平衡了利用與安全的關系。

2.成功經驗總結與問題剖析

制度的建立和執行提升了管理的規范性和效率，并促進了信息共享。嚴格的流程和管理措施有效避免了信息被泄露和濫用，維護了合法性和秩序。然而，在實踐中存在用戶對制度理解不充分和執行不嚴格的問題，加之跨部門共享和數字化管理的挑戰亟須關注，需進一步強化政策和管理技術。

3.對未來醫院檔案管理的啟示

案例顯示，健全的管理制度和規范操作對信息安全至關重要。未來醫院檔案管理應更注重保密性與安全性，融合信息技術推動數字化管理進步。同時，增強醫務人員的檔案管理意識，提高其檔案管理技能，規范化和專業化地開展檔案管理。總體而言，未來應致力于規范化管理、強化安全防護、采納技術支撐和增強人員能力，不斷完善制度，順應醫療信息化和數字化的發展潮流。

六、面臨的挑戰與應對措施

1. 法規與政策的配套完善

建立或加強現有的專職檔案管理團隊，使其負責密切關注國家政策的變化，并定期評估和調整醫院的檔案管理制度，以確保其合規性。通過定期培訓和學習，確保檔案管理人員對最新的法規和政策有深入的了解，能夠有效將其融入日常工作中。

2.投資與資源的有效配置

制定科學的預算規劃和資源配置方案，優化成本效益比，尤其是在資金有限的環境中。利用信息技術提高檔案管理效率，減少人力需求，并通過跨部門合作共享資源，避免不必要的重復投資。

3.用戶培訓與接受度提升

實施針對醫院檔案管理工作人員和用戶的系統培訓，包括檔案管理知識和新系統的使用教程，以提高他們對新制度和技術的接受度和使用熟練度。

4.技術更新與維護的持續跟進

通過與專業技術服務機構建立長期合作關系，確保在遇到技術困難時能夠得到快速、有效的支持和解決方案。

七、結論與展望

綜上所述，在醫院檔案管理中，優化檔案借閱與利用的創新策略對提高醫院檔案資源的利用效率和服務質量具有積極意義。通過制定靈活的借閱政策、加強數字化建設、構建信息共享平臺、實施權限控制和增強員工檔案管理意識，醫院可以有效應對挑戰并提高管理水平。未來，研究方向可包括完善法規政策、合理配置資源、提升用戶接受度、持續技術更新和培訓，以推動醫院檔案管理制度不斷創新，實現更高效的醫療服務和管理水平。

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作者單位：?？谑腥嗣襻t院

（中南大學湘雅醫學院附屬?？卺t院）