公共文化單位數字資產管理的必要性

王曉彤

摘 要：將現有以及未來所產生的數字資源進行合理規范化管理、科學化再加工利用是公共文化服務單位特色數字資產的應用發展趨勢，也是文化輸出不可或缺的數據支持。文章深入研究了數字資產的利用價值和保護意義，探討了數字資產合理規范管理技術手段的必要性，主要圍繞“檢全檢準”展開研究。

關鍵詞：公共文化單位；博物院；數字資產；管理

中圖分類號：G258.2 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2024）05-0111-03

據統計，“十三五”期間，我國成年國民包括書報刊和數字出版物在內的綜合閱讀率升至81.1%，其中數字化閱讀接觸率升至79.3%，數字化閱讀方式接觸率從“十三五”初期的64.0%至末期的79.3%，上升了15.3個百分點。越來越多的讀者通過圖書館獲取數字文獻，數字閱讀、手機閱讀及移動有聲聽書成為深受讀者喜愛的新型閱讀方式。全國各地圖書館紛紛加大了數字資源的建購比例，數字資源的館藏量日益龐大，如何有效管理和利用數字資源已成為圖書館管理工作必須面對的重要課題。

數字資產是指企業、單位或個人擁有或控制的電子數據形式的非貨幣性資產。從20世紀90年代起，信息技術發展迅速，數字資產形式多樣、技術種類復雜、數據量爆增的現象日益凸顯。公共文化服務單位記錄和保存了大量的文化數字資產，對社會和人類發展起到了重要的記載和指導作用，建立數字資產管理系統的需求十分迫切。從20世紀90年代起，國外媒體企業開始建設數字資產管理系統，用電子信息化技術手段有效管理數字化信息，使其得到有效管理和利用。歐美報紙行業已基本普及數字資產管理系統，其中英國報紙行業中建設并使用數字資產管理系統的約占68%。數字資產管理系統的建設和使用在信息化社會發展中的重要性已不容置疑。

1 公共文化服務單位數字資產現狀

將現有以及未來所產生的數字資源進行合理規范化管理、科學化再加工利用是公共文化服務單位特色數字資產的應用發展趨勢，也是文化輸出不可或缺的數據支持。本研究以河南省曲劇團、河南博物院為主要調研對象，梳理河南省級公共文化服務單位數字資產保護利用情況及現狀，以期助力河南省級公共文化服務單位建設數字資產管理系統，以實現多媒體數字化館藏有序、資源查詢準確，并為其他工作服務系統提供數據支持，有效促進公共文化服務單位數字化保存、管理、再利用等工作的開展。

2 河南省級公共文化服務單位數字資產抽樣調研現狀

2.1 分散保存，備份不清晰，無專人負責采集、整理、保管

河南省曲劇團屬于文藝院團，工作性質較為特殊，數字資產內容種類雖然較少但數量非常龐大，同時存在管理方式傳統、不全面等問題。河南省曲劇團的數字資產內容以照片、海報、錄像、文檔資料為主。據2021年不完全統計數據顯示，僅辦公室一臺電腦保存的照片就有20，000余張，保存方式為電腦分散保存，主要用于宣傳工作。檔案室儲存音視頻約130萬條，硬盤保存約256G，有專人負責管理，但大量圖片和音視頻等數字資產存儲在個人電腦或手機上，保存分散，一些因沒有得到及時保存而丟失，見下頁表1。

2.2 數字資產管理意識薄弱

數字資產的整理工作是一個大工程，各方都是建設者、參與者、受益者。據悉，河南博物院于2012年進行論證，2013年投入使用了數字資產管理系統，所有在職人員均可通過系統上傳數據，由專人負責審核后加以保存，同時所有有使用需求的工作人員隨時可通過系統下載使用。由此看，河南博物院的數字資產管理情況似乎略好一些，但資源上傳不及時和自覺上傳意識薄弱等問題仍然存在，同時還伴有錄入信息不詳細、信息混亂等問題，使大數據無法實現“檢全檢準”。數據鏈聚合不能得到充分發揮的后果，導致數據使用不夠智能和便捷，數字資產管理系統逐漸成為數據存儲器，喪失其檢索功能。2020年11月，河南博物院投入使用辦公系統，可與數字資產管理系統對接使用，數字資產上傳的及時性和自覺性由此得到極大提升，見表2。

3 自建數字資產管理系統的必要性

公共文化服務單位的數字資源普遍存儲于獨立、分散的數據庫中，形成了“數據孤島”，數據庫之間缺少有效的數據整合和關聯，不利于數字資源的保護、查找和再利用。數字資源的文件格式種類繁多，格式轉換不夠快速便捷，大量數字資源沒有被完整納入信息化系統進行保存和管理，散落在不同部門和工作人員手中，如果不及時收集就會丟失。

自建數字資產管理系統應根據每個單位的實際情況開展，實現多媒體數字化保存有序、資源“檢全檢準”，并為其他工作服務系統提供數據支持，有效促進公共文化服務單位資產數字化的保存、管理、再利用等工作的開展。公共文化服務單位應明晰數字資產的界定標準，梳理數字資產屬性，及時規范數字資產記錄流程，將現有的數字資源進行數據化歸類保存，并記錄到成熟穩定的媒介上，實現多媒體數據的長期保存和重復加工利用，滿足公共文化服務單位多媒體檔案的查找與交換利用需求，以及為開展文化輸出工作提供有效的歷史記錄和資源開發、加工、利用服務。

4 自建數字資產管理系統的前期籌備工作

4.1 明確自建數字資產管理系統目的

公共文化單位應結合自身情況，根據數字資產屬性進行數字資產管理系統建設，明確自建數字資產管理系統要以館藏規范和資源科學管理為基礎，提供共享服務，以數字資源利用效能最大化為目的，實現公共文化單位數字資源和電子信息的完整和統一管理。

4.2 提高數字資產保護意識

以河南博物院為例，該院每年舉辦大量文物展覽活動，每個部門應有專人負責將宣傳照片、文檔資料、音視頻文件定期上傳至數字資產管理系統，盡量避免“數據孤島”情況的發生，嚴格系統管理制度，落實機構設置、流程操作、獎懲規定等制度。公共文化單位要對資源的利用情況進行嚴格把控，保證數字資源的安全性，主要包括病毒防御、網絡攻擊和版權保護。

4.3 建立完整的數據錄入模式

公共文化單位要注重錄入信息的準確性和完整性，需要制定完整的審核流程，并由專人負責審核，保證數字資源共享服務的“檢全檢準”。圖1是河南博物院文物藏品的元數據框架。根據此框架來看，基本涵蓋了文物藏品的所有信息。公共文化單位在設計本單位的元數據框架時，可以按照自己單位的性質進行專業設計，建立適合本單位完整的數據錄入模式。

5 結語

河南省公共文化單位現有的數字資產數量龐大，亟須建立數字資產管理系統對其進行科學管理，使文化資源能真正發揮效能，保障數字資源的安全和有效利用，從而使公共文化單位資產管理的目標得到真正實現。

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