數(shù)字化背景下高職院校檔案管理研究

[摘 要]高職院校的檔案管理工作是衡量高職院校教育質(zhì)量的重要指標(biāo)之一，對(duì)于促進(jìn)高職院校高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，高職院校的檔案管理工作無論是在信息收集還是存儲(chǔ)、利用方面相比于傳統(tǒng)方式都有了很大的提升，但數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展也對(duì)檔案管理工作方式以及管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作中，由于相關(guān)人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不足，缺乏有效的管理方法，以及檔案管理制度不完善，檔案管理人員的專業(yè)能力不高，導(dǎo)致檔案管理工作成效不足，無法將檔案管理的價(jià)值真正發(fā)揮出來。在數(shù)字化時(shí)代背景下，高職院校要轉(zhuǎn)變檔案管理理念、提高檔案管理人員的專業(yè)能力、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的資源共享，并完善檔案管理制度，提高檔案管理工作水平，發(fā)揮檔案管理在高職院校中的重要作用。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；高職院校；檔案管理；策略；研究

高職院校檔案是記載教師和學(xué)生成長(zhǎng)軌跡、承載學(xué)校發(fā)展歷史的有價(jià)值的資料。高職院校檔案中資源信息豐富，完整、真實(shí)的檔案不僅可以很好地展示院校的發(fā)展歷程，還能衡量高職院校的教育質(zhì)量，對(duì)于推動(dòng)高職院校的可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。近年來，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息也呈幾何倍數(shù)地增長(zhǎng)，對(duì)于數(shù)字檔案資源的收集和開發(fā)成為了當(dāng)前高職院校檔案相關(guān)人員需要考慮的重要課題。在這種背景下，高職院校的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，需要相關(guān)從業(yè)人員不斷尋求新的管理技術(shù)和手段，以科學(xué)的思維來審視檔案管理問題，確保高職院校檔案管理工作能夠適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的要求。

一、數(shù)字化背景下高職院校檔案管理面臨的機(jī)遇及挑戰(zhàn)

（一）檔案管理工作面臨的機(jī)遇

數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，給高職院校檔案管理工作帶來新的發(fā)展機(jī)遇，不僅檔案存儲(chǔ)空間增大，而且檔案的調(diào)用更加便捷。在檔案存儲(chǔ)方面，隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)據(jù)越來越多，對(duì)這些數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)成為了檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式中，由于數(shù)據(jù)庫(kù)的容量不足，一些老舊的檔案信息因空間原因會(huì)被處理，這其實(shí)是檔案資源的一種損失[1]。在當(dāng)前的數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可以在云端進(jìn)行，存儲(chǔ)空間不再受數(shù)據(jù)信息多少的限制，可以將檔案信息全部保留。在檔案信息的調(diào)用方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)取比較慢，而電子檔案經(jīng)常處于待利用的狀態(tài)。利用數(shù)字化技術(shù)，可以結(jié)合云存儲(chǔ)和計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速檢索，能在最短的時(shí)間內(nèi)滿足用戶對(duì)數(shù)據(jù)信息的需求。

（二）檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

數(shù)字化技術(shù)給高職院校檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了一定的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案注重的是存儲(chǔ)和管理，完成前期的收集存儲(chǔ)工作后，檔案就處于保管狀態(tài)。而在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)是要很好地為用戶服務(wù)，檔案管理的主要任務(wù)體現(xiàn)在檔案利用方面，這就需要檔案管理人員能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，根據(jù)用戶的需求重新優(yōu)化工作流程。檔案管理方式發(fā)生的變化，對(duì)檔案管理人員的管理能力也提出了更高的要求[2]。在數(shù)字化背景下，檔案信息的存儲(chǔ)及利用與云計(jì)算、云存儲(chǔ)等技術(shù)密切相關(guān)，對(duì)檔案信息的編碼、分析、分類、篩選等方面的處理都需要檔案管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)能力。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

近年來，我國(guó)高等職業(yè)教育發(fā)展迅速，高職院校在軟硬件建設(shè)方面投入較多，但是檔案管理工作中的設(shè)施建設(shè)仍舊存在不足。不少高職院校認(rèn)識(shí)不到檔案管理在高職院校可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮的作用，有人認(rèn)為高職院校的主要任務(wù)就是教書育人，為我國(guó)培養(yǎng)實(shí)用型人才，做好教學(xué)及學(xué)生管理工作就可以了，不需要在檔案管理方面投入過多，而且檔案管理工作煩瑣，管理過程枯燥乏味，也很難做出較大的成果。由于檔案管理工作具有一定的保密性，不少人對(duì)檔案管理工作的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，對(duì)高職院校檔案管理工作在經(jīng)費(fèi)以及政策上支持不夠，使得檔案管理人員缺乏積極性，也就難以在具體的工作開展過程中進(jìn)行創(chuàng)新，不能及時(shí)解決檔案管理中的問題[3]。

（二）管理人員專業(yè)能力有待提高

在數(shù)字化時(shí)代背景下，高職院校檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，尤其是計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)的應(yīng)用，要求檔案管理人員能夠掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，并熟練運(yùn)用新技術(shù)來開展檔案管理工作。目前，高職院校的檔案管理人員學(xué)歷偏低、年齡偏大，有的還是兼職人員，檔案管理隊(duì)伍的整體專業(yè)水平不高。檔案管理人員的專業(yè)技能不高，對(duì)于新技術(shù)以及新設(shè)備的使用不足，也缺乏專業(yè)的訓(xùn)練，不能很好地開展檔案管理工作。另外，由于我國(guó)近年來高職院校發(fā)展較快，高職在校生數(shù)量逐年增加，為了更好地開展教學(xué)工作，高職院校的教職工數(shù)量也在不斷增加，師生數(shù)量的增加使得每年產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案數(shù)量也在不斷增多，而且校內(nèi)辦公系統(tǒng)上每天產(chǎn)生的大量的數(shù)字文件，這些快速增長(zhǎng)的檔案數(shù)量增加了檔案管理工作量[4]。

（三）缺乏有效的檔案管理方法

在高職院校檔案管理過程中，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，容易出現(xiàn)檔案收集或整理不規(guī)范的情況。高職院校檔案管理人員在整理檔案過程中，缺乏規(guī)范化的指導(dǎo)，再加上受傳統(tǒng)思想影響，只收集紙質(zhì)檔案，對(duì)于數(shù)字化檔案認(rèn)識(shí)不夠，有的只收集批文、報(bào)告等文件；對(duì)教學(xué)過程中產(chǎn)生的教學(xué)材料重視不足，導(dǎo)致很多教學(xué)材料不能很好地被收集整理，浪費(fèi)教學(xué)資源，也就不能發(fā)揮檔案對(duì)教學(xué)的促進(jìn)作用。檔案長(zhǎng)期收集和管理不規(guī)范，會(huì)讓一些小問題逐漸累積成大問題，解決起來不僅耗費(fèi)時(shí)間，還給相關(guān)人員帶來很大的工作量，給檔案的管理帶來較大的困難。

（四）檔案管理制度不完善

我國(guó)高職院校按照國(guó)家出臺(tái)的檔案管理辦法制定了相關(guān)的規(guī)章制度，但是有的高職院校的規(guī)章制度存在形式化的問題，一些規(guī)章制度細(xì)則很多，但是可操作性不強(qiáng)，導(dǎo)致有的檔案管理人員無法按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，檔案管理人員往往還是依照傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理。缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，也容易出現(xiàn)職責(zé)不清的現(xiàn)象，難以有效地開展檔案管理工作。此外，有的高職院校在檔案管理過程中，依賴傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)當(dāng)前的數(shù)字化工具應(yīng)用不足，檔案信息的調(diào)動(dòng)和使用不便，使用率不高[5]。

三、數(shù)字化背景下高職院校檔案管理策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

理念是行動(dòng)的先導(dǎo)，有了正確和先進(jìn)的理念，才會(huì)有正確的行動(dòng)。在高職院校檔案管理過程中，由于管理理念的滯后，對(duì)檔案管理工作的不重視，使得高職院校檔案不能很好地發(fā)揮其在教學(xué)及科研方面的重要作用。因此，在數(shù)字化背景下，要轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的理念，把握好方向和主旨，結(jié)合管理理念和工作實(shí)際，更好地開展檔案管理工作。當(dāng)前的數(shù)字化時(shí)代，高職院校的檔案管理需要有先進(jìn)的管理理念，校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，結(jié)合本校發(fā)展實(shí)際，從軟硬件建設(shè)方面加大投入，尤其是要加強(qiáng)現(xiàn)代信息化設(shè)備投入，促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)。同時(shí)，可以通過舉辦講座的形式來強(qiáng)化檔案管理人員的檔案意識(shí)，讓檔案管理及利用的意識(shí)滲透到每位管理人員心中。檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，樹立管理與服務(wù)并重的工作理念，結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代用戶對(duì)數(shù)據(jù)信息的要求，重新優(yōu)化工作流程，發(fā)揮檔案的價(jià)值，用優(yōu)秀的業(yè)績(jī)來轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)檔案管理工作淡薄的意識(shí)，更好地為高職院校發(fā)展提供檔案信息數(shù)據(jù)[6]。

（二）提高管理人員的專業(yè)能力

檔案管理人員的專業(yè)能力是影響檔案管理工作質(zhì)量的重要因素之一。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作不被重視，檔案管理人員多是非檔案專業(yè)，沒有接受過檔案方面系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，大都是在具體工作中按照既定的流程開展工作。在當(dāng)前的數(shù)字化環(huán)境下，檔案管理人員除了要提升自己的業(yè)務(wù)操作技能外，還要不斷地提升自己的數(shù)據(jù)分析能力以及信息技術(shù)應(yīng)用能力，以便更好地為師生服務(wù)。高職院校要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一是要引進(jìn)檔案管理專業(yè)方面的人才，二是要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。在人才引進(jìn)方面，優(yōu)先引進(jìn)檔案、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。在專業(yè)培訓(xùn)方面，要以實(shí)用性和超前性為原則，定期開展關(guān)于檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，尤其是要多開展檔案數(shù)據(jù)信息分析、篩選、整理等方面的培訓(xùn)活動(dòng)。為了整體提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，培訓(xùn)要根據(jù)檔案人員的學(xué)歷和年齡分別進(jìn)行，根據(jù)不同學(xué)歷的人員開展不同的培訓(xùn)活動(dòng)，并利用不同的指標(biāo)來進(jìn)行考核，督促他們進(jìn)步，分層次逐步提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平[7]。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

高職院校檔案管理需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這是做好檔案管理工作的核心內(nèi)容。首先，要加強(qiáng)電子檔案資料庫(kù)的建設(shè)。將院校內(nèi)現(xiàn)有的檔案資源按照檔案的性質(zhì)和使用價(jià)值等進(jìn)行分類，并存入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)于信息不全的數(shù)據(jù)要及時(shí)補(bǔ)充完善，確保檔案的完整性，同時(shí)轉(zhuǎn)變檔案的封閉式管理模式，在確保其保密性的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)非隱秘檔案數(shù)據(jù)信息的分析挖掘，圍繞高職院校的發(fā)展，為教學(xué)科研提供有價(jià)值的信息。利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)將校內(nèi)不同部門的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合，將之前分散的文字、視頻、音頻等信息整合到一起，可以從中挖掘?qū)虒W(xué)科研有價(jià)值的信息。有重點(diǎn)、有選擇地編研和開發(fā)學(xué)生學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案以及教職工人事檔案、科研專題檔案等特色檔案，為高職院校的教學(xué)管理提供針對(duì)性的服務(wù)。比如，根據(jù)編研的教師人事檔案信息，可以分析教師的專業(yè)背景、學(xué)歷水平、年齡結(jié)構(gòu)等，可以和同等層次的高職院校進(jìn)行對(duì)比，為院校的人才引進(jìn)以及優(yōu)勢(shì)學(xué)科建設(shè)提供支持，同時(shí)還可以為院校的績(jī)效考核、人才招聘等人力資源管理等方面的工作提供數(shù)據(jù)參考。

（四）完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度不僅可以提高檔案管理效率，還能保證檔案管理工作順利進(jìn)行。因此，高職院校不僅要按照國(guó)家對(duì)檔案管理的相關(guān)辦法制定檔案管理制度，還要結(jié)合本校發(fā)展實(shí)際，優(yōu)化和完善檔案管理制度，并嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展相關(guān)工作。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)工作內(nèi)容、工作人員的學(xué)歷背景及能力情況劃分不同人員的崗位及職責(zé)，做到權(quán)責(zé)分明，規(guī)范管理人員的工作流程，確保檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。營(yíng)造和諧的檔案管理環(huán)境，激勵(lì)檔案管理人員不斷提升自我能力和水平，確保檔案數(shù)據(jù)的收集和分析做到完整規(guī)范，檔案信息的使用便捷高效。同時(shí)，要建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，利用相應(yīng)的指標(biāo)來考核檔案管理人員，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，督促檔案管理人員更好地開展檔案管理

工作[8]。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的資源共享

優(yōu)化檔案管理模式，必須要加強(qiáng)檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，裝備必需的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，建立網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)支持系統(tǒng)。在數(shù)字化時(shí)代，做好檔案管理工作的實(shí)質(zhì)是挖掘檔案的價(jià)值，更好地為高職院校的教育管理以及科學(xué)研究等活動(dòng)提供數(shù)據(jù)信息。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展使得檔案數(shù)據(jù)信息化成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，檔案管理部門要結(jié)合工作實(shí)際，要在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與校內(nèi)各職能部門的聯(lián)系，建立功能齊全、內(nèi)容豐富的檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)，利用網(wǎng)上發(fā)布、在線目錄查詢以及視頻播放等多種服務(wù)形式，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。高職院校要結(jié)合發(fā)展實(shí)際，利用校園網(wǎng)建設(shè)契機(jī)，整合檔案管理系統(tǒng)與校園自動(dòng)化管理系統(tǒng)，將檔案管理版塊融入校內(nèi)管理工作中去，打破信息孤島現(xiàn)象。另外，檔案管理部門還要加強(qiáng)與兄弟院校檔案部門的聯(lián)系，交流檔案資源共享過程中的服務(wù)方式、制度管理以及技術(shù)手段等方面的經(jīng)驗(yàn)，相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高檔案資源的共享利用率。

結(jié)束語

檔案作為高職院校發(fā)展過程中重要的信息資源，不僅可以為教育教學(xué)活動(dòng)提供參考依據(jù)，還可以為高職院校開展考評(píng)工作提供主要的傳證材料，對(duì)于高職院校的發(fā)展起著重要的作用。在當(dāng)前的數(shù)字化時(shí)代，高職院校檔案管理工作既面臨機(jī)遇，同時(shí)也有一定的挑戰(zhàn)，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的只藏不用的理念，結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代形勢(shì)，充分利用新的技術(shù)和設(shè)備開展檔案管理工作，并不斷提升自我專業(yè)技能，為高職院校師生提供高水平、專業(yè)化的檔案管理服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：蘭家友（1973— ），女，漢族，四川隆昌人，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，副研究館員，本科。

研究方向：檔案管理。