規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)探究

摘 要：我國(guó)每年都要完成金額高達(dá)數(shù)萬(wàn)億的政府采購(gòu)項(xiàng)目，政府采購(gòu)工作極大地提高了財(cái)政資金的利用效率，獲取優(yōu)質(zhì)商品。隨著政府采購(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大、采購(gòu)領(lǐng)域的拓展，也產(chǎn)生了大量有價(jià)值的采購(gòu)項(xiàng)目檔案，相關(guān)檔案管理領(lǐng)域還存在一些不規(guī)范、不科學(xué)的問(wèn)題。《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》自2024年3月1日起施行，對(duì)檔案工作，特別是檔案工作的信息化建設(shè)提出了新的要求，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)已是大勢(shì)所趨，如何結(jié)合工作實(shí)際，切實(shí)采取有效措施，不斷規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理是我們面臨的一個(gè)重要課題。本文從真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、保密性和現(xiàn)實(shí)性等五個(gè)方面分析了政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的具體特征，進(jìn)一步探討了政府采購(gòu)檔案規(guī)范化管理在研究政府采購(gòu)規(guī)律、服務(wù)社會(huì)發(fā)展、廉政警示教育等方面發(fā)揮著重要作用；從檔案收集、分類(lèi)、整理和機(jī)制建設(shè)四個(gè)方面提出規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理具體操作建議，對(duì)提升檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：政府采購(gòu)；檔案管理；規(guī)范化

概述

政府采購(gòu)是指各級(jí)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及團(tuán)體組織，使用財(cái)政性資金采購(gòu)依法制定的集中采購(gòu)目錄以?xún)?nèi)或采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程、服務(wù)等。據(jù)財(cái)政部統(tǒng)計(jì)，2022年全國(guó)政府采購(gòu)規(guī)模為34993.1億元，占全國(guó)財(cái)政支出和GDP比重分別為9.4%和2.9%。政府采購(gòu)項(xiàng)目多、金額大，為進(jìn)一步規(guī)范政府采購(gòu)行為、提高資金使用效益，維護(hù)公共利益和采購(gòu)當(dāng)事人的合法權(quán)益，國(guó)家專(zhuān)門(mén)制定《政府采購(gòu)法》，詳細(xì)規(guī)定政府采購(gòu)當(dāng)事人、方式、程序、合同及監(jiān)督檢查等內(nèi)容。在政府采購(gòu)過(guò)程中，產(chǎn)生大量具有查考、利用、保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式檔案資料。這些檔案資料詳細(xì)記錄政府采購(gòu)的全過(guò)程。通過(guò)政府采購(gòu)檔案信息分析，能夠全面了解政府采購(gòu)規(guī)模、行業(yè)種類(lèi)、價(jià)格特點(diǎn)等，在維護(hù)政府采購(gòu)各方當(dāng)事人合法權(quán)益，促進(jìn)廉政建設(shè)等方面發(fā)揮著積極作用。

1 規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理主要特點(diǎn)

1.1 真實(shí)性

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案記錄的是政府采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)情況，反映采購(gòu)過(guò)程的每個(gè)環(huán)節(jié)。按照“誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案主要由采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)，并接受同級(jí)財(cái)政部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)，包括政府采購(gòu)預(yù)算文件、政府采購(gòu)計(jì)劃、政府采購(gòu)意向資料，采購(gòu)公告、采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)考察資料等，是政府采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中形成的具有利用、保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等形式的檔案資料。可見(jiàn)，無(wú)論從檔案形成過(guò)程還是檔案內(nèi)容本身，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案都具有其真實(shí)性特征。即一方面，政府采購(gòu)檔案包括政府采購(gòu)資料收集、整理、編目、利用、銷(xiāo)毀等每個(gè)環(huán)節(jié)；另一方面，政府采購(gòu)檔案內(nèi)容能夠反映并記錄政府采購(gòu)歷史全貌。

1.2 完整性

政府采購(gòu)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，從編制政府采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)文件、擬制中標(biāo)合同、出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、異議處置等，涵蓋了政府采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)，一套完整的政府采購(gòu)檔案，應(yīng)當(dāng)包括在各個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的所有具有保存價(jià)值的文件資料。如采購(gòu)依據(jù)文件資料、采購(gòu)文件資料、開(kāi)標(biāo)文件資料、評(píng)審文件資料、中標(biāo)（成交）文件資料、合同文件資料、履約驗(yàn)收文件資料、質(zhì)疑投訴文件資料及其他資料，等等。以質(zhì)疑投訴文件資料為例，又包括質(zhì)疑資料、處理過(guò)程記錄及答復(fù)資料等。

1.3 規(guī)范性

按照國(guó)家法律法規(guī)和政策要求進(jìn)行歸檔和管理。政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案屬于我國(guó)檔案重要組成部分，收集、整理、編號(hào)、數(shù)字化等，都應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《電子檔案移交與接收辦法》等法律法規(guī)、規(guī)范性文件以及《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。因此，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案具有較強(qiáng)的規(guī)范性，無(wú)論是收集、整理還是查詢(xún)、檢索、利用都有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求做為指引，有效保障了檔案工作的規(guī)范性。

1.4 保密性

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案包含著涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件資料。因此，具有較強(qiáng)的保密性。從內(nèi)容看，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案涉及企業(yè)商品的規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)工藝，尤其是中標(biāo)價(jià)格等屬于商業(yè)秘密。另外，有的政府采購(gòu)項(xiàng)目屬于政府邀約行為，保密要求高，一旦泄露就可能造成不同程度的損失。因此，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案具有保密性。

2 規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)實(shí)意義

2.1 采購(gòu)工作的依據(jù)

做好政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作，能夠進(jìn)一步規(guī)范政府采購(gòu)工作及管理。以評(píng)審檔案管理為例，收集評(píng)審小組名單、評(píng)審專(zhuān)家簽到表、評(píng)審工作紀(jì)律規(guī)定、評(píng)審報(bào)告及相關(guān)資料等，為新一年或類(lèi)似政府采購(gòu)項(xiàng)目評(píng)審專(zhuān)家的聘請(qǐng)、管理提供指導(dǎo)。政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。首先，通過(guò)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案信息數(shù)據(jù)分析，了解同類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目的中標(biāo)價(jià)格，為新的采購(gòu)工作設(shè)定預(yù)算價(jià)格提供參考；進(jìn)一步了解企業(yè)歷史中標(biāo)情況，方便政府采購(gòu)主體做出選擇，提升政府采購(gòu)效率。

政府采購(gòu)使用的是政府財(cái)政預(yù)算資金，每一個(gè)政府采購(gòu)項(xiàng)目最終都要接受政府相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督和審計(jì)，根據(jù)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，評(píng)價(jià)每一次政府采購(gòu)項(xiàng)目活動(dòng)的質(zhì)量，為改進(jìn)政府采購(gòu)行為提供重要參考。因此，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性，是做好政府采購(gòu)行為“后半篇文章”的重要依據(jù)和參考。

政府采購(gòu)工作產(chǎn)生的資料來(lái)源是多方面的，包括采購(gòu)主體產(chǎn)生的財(cái)政預(yù)算，采購(gòu)計(jì)劃等資料，委托代理機(jī)構(gòu)開(kāi)展的采購(gòu)工作還包括進(jìn)場(chǎng)項(xiàng)目檔案資料以及提供法律法規(guī)和政策咨詢(xún)。近年來(lái)，隨著網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)，政府采購(gòu)項(xiàng)目信息發(fā)布、保證金繳納、合同簽訂、電子歸檔等均實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”，產(chǎn)生了大量的電子檔案。通過(guò)對(duì)這些檔案定期匯總研判，有利于我們進(jìn)一步分析采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)在規(guī)律，為政府采購(gòu)各方提供配套服務(wù)。

2.2 為企業(yè)服務(wù)的工具

政府采購(gòu)類(lèi)型多樣，標(biāo)的供應(yīng)商包括了各種類(lèi)型、不同行業(yè)的企業(yè)。根據(jù)《政府采購(gòu)法》的規(guī)定，采購(gòu)的標(biāo)的有貨物、工程、服務(wù)三個(gè)大的方面。涉及醫(yī)藥、建筑、交通、衛(wèi)生等眾多行業(yè)領(lǐng)域，關(guān)聯(lián)著數(shù)以萬(wàn)計(jì)企業(yè)的切身利益，做好政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理研究，可以為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)提供依據(jù)。例如，政府采購(gòu)項(xiàng)目年度預(yù)算資料，包括采購(gòu)項(xiàng)目、資金來(lái)源、數(shù)量、型號(hào)、單價(jià)、實(shí)施時(shí)間等，在一定程度上反映了國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、團(tuán)體組織（即采購(gòu)人）的資金收支規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍和方向。通過(guò)年度預(yù)算資料分析，幫助企業(yè)掌握了解采購(gòu)人歷年采購(gòu)行業(yè)領(lǐng)域、數(shù)量規(guī)模，為其有針對(duì)性的參與政府采購(gòu)項(xiàng)目提供重要參考。

2.3 廉政教育的素材

政府采購(gòu)項(xiàng)目密集、資金巨大，容易滋生供應(yīng)商的不法行為或者采購(gòu)人利用公職權(quán)力進(jìn)行利益輸送、權(quán)力尋租的現(xiàn)象。根據(jù)中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)發(fā)布的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，2022年10月，就有79條政府采購(gòu)嚴(yán)重違法失信行為信息記錄，涉及提供虛假材料牟取中標(biāo)成交（共31條，占比約39.2%）、串通圍標(biāo)（共37條，占比約46.8%）、無(wú)正當(dāng)理由拒不與采購(gòu)人簽訂合同（共11條，占比約13.9%）。一旦出現(xiàn)涉及政府采購(gòu)嚴(yán)重違法行為，會(huì)讓采購(gòu)人和供應(yīng)商面臨嚴(yán)重法律后果。通過(guò)這些信息資料的收集、分析和警示教育提高采購(gòu)人和供應(yīng)商在參與采購(gòu)活動(dòng)中廉政風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，自覺(jué)遵守《政府采購(gòu)法》的各項(xiàng)規(guī)定和要求，消除廉潔風(fēng)險(xiǎn)隱患。

3 規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是對(duì)政府采購(gòu)招投標(biāo)活動(dòng)整個(gè)操作過(guò)程的真實(shí)記錄[1]。如醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)，包括預(yù)算報(bào)告、資金審批、采購(gòu)計(jì)劃、投標(biāo)評(píng)標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、確認(rèn)表等文件材料[2]。要認(rèn)真落實(shí)《政府采購(gòu)法》“采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或銷(xiāo)毀采購(gòu)文件”“采購(gòu)文件保存期為采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存15年”。全面做好政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理，落實(shí)科學(xué)歸檔、及時(shí)歸檔的規(guī)范化管理目標(biāo)[3]。

3.1 規(guī)范采購(gòu)項(xiàng)目檔案工作機(jī)制

3.1.1成立管理領(lǐng)導(dǎo)小組。按照“誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，由采購(gòu)單位負(fù)責(zé)具體的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管采購(gòu)、檔案等業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)，具體經(jīng)辦部門(mén)、檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)，其他參與人員為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案管理部門(mén)，具體負(fù)責(zé)落實(shí)。

3.1.2明確管理工作職責(zé)。要認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《政府采購(gòu)法》等法律法規(guī)，明確政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的具體要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)準(zhǔn)則，并將管理工作職責(zé)內(nèi)容細(xì)化到具體部門(mén)、崗位及人員，將政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作責(zé)任落實(shí)落細(xì)。

3.1.3細(xì)化考核獎(jiǎng)懲機(jī)制。把政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理納入采購(gòu)工作整體考核，細(xì)化考核內(nèi)容，重點(diǎn)是否“規(guī)范”作為考核的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，根據(jù)考核結(jié)果及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，激勵(lì)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)，不斷提升檔案管理工作整體水平。

3.2 規(guī)范采購(gòu)項(xiàng)目檔案收集工作

3.2.1增強(qiáng)規(guī)范意識(shí)。認(rèn)真組織檔案收集人員學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《山東省政府采購(gòu)管理辦法》《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)知識(shí)，熟練掌握采購(gòu)項(xiàng)目檔案收集范圍、內(nèi)容、程序等各項(xiàng)要求，提高規(guī)范收集意識(shí)和能力。

3.2.2組建檔案收集小組。政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案按照“誰(shuí)采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，成立由采購(gòu)方分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)共同組成項(xiàng)目采購(gòu)檔案收集工作小組，由專(zhuān)班負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案收集工作。

3.2.3規(guī)范收集方法[4-5]。要緊緊圍繞政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，掌握科學(xué)高效的檔案收集方法，堅(jiān)持“以我為主”原則，堅(jiān)持定期收集與隨時(shí)收集相結(jié)合，專(zhuān)班收集為主與兼職收集為輔，緊跟政府采購(gòu)項(xiàng)目定方式、定內(nèi)容、定進(jìn)度進(jìn)行收集，要抓住政府采購(gòu)項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重要階段做好收集。建立政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料登記制度，密切采購(gòu)各環(huán)節(jié)的聯(lián)系，及時(shí)收集。

3.2.4規(guī)范收集手續(xù)。一方面，要履行清點(diǎn)手續(xù)[6-8]。根據(jù)年度項(xiàng)目采購(gòu)檔案目錄清點(diǎn)定期卷、永久卷，實(shí)行一卷一檢查、一卷一清點(diǎn)、一卷一驗(yàn)收，確保收集資料的完整、規(guī)范。另一方面，要履行立據(jù)手續(xù)。項(xiàng)目采購(gòu)檔案移交與接收要及時(shí)開(kāi)好收據(jù)，并保留收據(jù)存根，確保檔案移交、手續(xù)規(guī)范。

3.3 規(guī)范采購(gòu)項(xiàng)目檔案具體分類(lèi)

3.3.1前期文件資料。政府采購(gòu)項(xiàng)目前期應(yīng)收集歸檔的文件資料包括：政府采購(gòu)預(yù)算資料、采購(gòu)意向資料、專(zhuān)家論證意見(jiàn)、委托代理采購(gòu)協(xié)議書(shū)和推薦供應(yīng)商書(shū)面材料等。

3.3.2采購(gòu)文件資料[9]。如采購(gòu)文件及采購(gòu)人確認(rèn)記錄、采購(gòu)公告資料、資格預(yù)審資料、項(xiàng)目采購(gòu)合法性審核資料、采購(gòu)項(xiàng)目答疑及現(xiàn)場(chǎng)考察資料，等等。

3.3.3開(kāi)標(biāo)文件資料。如供應(yīng)商應(yīng)標(biāo)信息表、供應(yīng)商開(kāi)標(biāo)簽到表、開(kāi)標(biāo)記錄表、開(kāi)標(biāo)過(guò)程記錄資料、供應(yīng)商資格審查資料、現(xiàn)場(chǎng)錄音錄像資料，等等。

3.3.4評(píng)審文件資料。評(píng)審小組名單、采購(gòu)人代表授權(quán)函、評(píng)審專(zhuān)家簽到表、評(píng)審工作記錄、評(píng)審報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)錄音錄像資料，等等。

3.3.5中標(biāo)（成交）文件資料。如中標(biāo)通知書(shū)、中標(biāo)結(jié)果確認(rèn)意見(jiàn)資料、中標(biāo)結(jié)果公告及更正公告，等等。

3.3.6合同文件資料。采購(gòu)人與中標(biāo)供應(yīng)商合同、采購(gòu)合同及補(bǔ)充、修正、中止等記錄，合同備案及公告資料，等等。

3.3.7履約驗(yàn)收資料。如履約驗(yàn)收委托書(shū)、履約驗(yàn)收方案、驗(yàn)收書(shū)、驗(yàn)收結(jié)果公告、資金支付資料，等等。

3.3.8質(zhì)疑投訴資料。質(zhì)疑資料、處理過(guò)程記錄及答復(fù)以及投訴處理結(jié)果資料，等等。在做好分類(lèi)的基礎(chǔ)上有針對(duì)性地收集。

3.4 規(guī)范采購(gòu)項(xiàng)目資料整理歸檔

3.4.1嚴(yán)格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》《印章檔案整理規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。堅(jiān)持保持文件間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分價(jià)值、文檔一體化和紙質(zhì)文件與電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則和方法，做好政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架等各項(xiàng)整理工作。例如，要按照檔號(hào)順序、逐件進(jìn)行編目，編目的內(nèi)容，如序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等要準(zhǔn)確、詳細(xì)。按照“全宗號(hào)-檔案類(lèi)別代碼-年度-保管期限-案卷號(hào)”等統(tǒng)一的格式進(jìn)行檔號(hào)編寫(xiě)。此外，還要規(guī)范做好歸檔案卷封面設(shè)置以及裝盒資料的規(guī)范裝訂。

3.4.2加強(qiáng)電子檔案的管理，并做好真實(shí)性、完整性、可用性和安全性“四性”檢測(cè)。 隨著網(wǎng)上采購(gòu)、電子招標(biāo)等信息化技術(shù)應(yīng)用，產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的電子采購(gòu)檔案。電子采購(gòu)檔案的管理要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、智能化原則，按照組件（確定管理單位）、分類(lèi)、排列（確定整理單位之間先后順序）、編號(hào)（提供檔案唯一標(biāo)識(shí)）、編目（編制檢索工具）順序整理。

結(jié)語(yǔ)

隨著政府采購(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大與采購(gòu)領(lǐng)域的拓展，每年會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的采購(gòu)項(xiàng)目檔案。做好采購(gòu)檔案規(guī)范化管理是檔案工作科學(xué)化、信息化建設(shè)水平的重要標(biāo)志。根據(jù)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案形成、內(nèi)容及特征規(guī)律，綜合施策，從檔案管理機(jī)制、收集、分類(lèi)、整理等多方位做好檔案規(guī)范化管理，努力實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的提檔升級(jí)，為社會(huì)發(fā)展做好服務(wù)保障。

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作者簡(jiǎn)介：劉學(xué)飛（1977—），大學(xué)學(xué)歷，濰坊市疾病預(yù)防控制中心館員，主要從事檔案管理與應(yīng)用研究。