科學管理視域下的中學生學籍檔案管理論述

摘 要：中學生學籍檔案全面記錄了學生各個方面的基礎信息，是學情分析、教育教學和學校管理的重要依據。本文以科學管理為視角，首先分析了中學生學籍檔案管理的現實特點以及科學檔案管理的現實要求，基于這一要求，有針對性地提出了中學生學籍檔案科學管理的具體路徑策略，對提升中學生學籍檔案管理能力、服務教育改革發展具有積極的現實意義。

關鍵詞：學籍檔案；檔案管理；精細化；規范化

概述

學籍即作為某校學生的資格，是學生屬于學校法律上的身份或資格。2013年9月1日，我國初步建立了覆蓋全國的學生學籍信息管理系統。自此，每名中小學生均擁有其終身使用的學籍編碼（即學籍號），建立了學生電子學籍檔案。記錄學籍號、姓名、性別、班級、身份證、入學年月等，全面記錄并反映學生重要的基礎信息。山東省聊城第三中學始建于1953年，是山東省首批省級重點中學，現有聊城三中本部和開發區校區，在校生規模達6000余人。近年來，聊城第三中學始終堅守“為黨育人、為國育才”的初心，秉承對全體學生負責的理念，始終不斷探索，改革創新，培養了一大批“五育并舉”的好學生。近年來，山東省聊城第三中學始終堅持科學管理目標，積極做好學生學籍注冊、信息補充、安全管理和高效利用，為學校教育教學和日常管理提供優質服務。

1 中學生學籍檔案科學管理特點

根據教育部印發的《中小學生學籍管理辦法》規定，學生學籍實行全國學籍號一人一號，終身不變，自學生入學之日起一個月內建立，并采取信息化管理方式，由學校實施。可見，從內容、形成及管理、利用等方面，從科學管理視角來看，中學生學籍檔案管理具有四個特征。

1.1 內容上的法定性

根據《檔案法》《中小學生學籍管理辦法》《山東省普通中小學學籍管理規定》的相關規定，學籍檔案是指能夠證明或反映學生屬于學校法律上的身份或資格、具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。具體來說，主要包括：姓名、身份證號、學號、學籍、入學時間、民族等學籍基礎信息及變動情況；戶籍證明、休學或轉學申請等學籍信息證明材料；學業考試信息、社會實踐情況、體育技能或藝術特長等綜合素質發展報告；體檢、體質測試及預防接種信息；獲獎信息資料；生活補助、國家助學金、免學雜費等受資助信息以及學籍主管部門要求的其他信息。這七種學籍檔案內容是由具體的部門規章或地方性部門規章規定的，具有法定性。

1.2 形成上的累積性

中學生學籍檔案自其入學報到建立學籍之始，直至其完成中學階段學業，在此期間產生、屬于學籍特性、具有保存價值的均屬于學籍檔案。具體來說，從形成上來看，學籍檔案經歷起始、積累階段。從起始階段來看，學籍檔案主要是指學籍建立時產生的基礎信息資料，其中初一、高一年級學生學籍接續上一學段學籍信息，并根據新的學制做好學籍檔案基礎資料的收集、完善與審核，并在規定時間內報主管教育行政部門確認。積累階段，主要是指基礎信息資料建成后，其三年學制完成階段所產生的學籍信息證明材料、綜合素質報告資料、獲獎資料、受資助資料以及轉學、復學、退學等特殊情形產生的，均屬于學籍檔案收集管理范疇，具有時間上的積累特點。

1.3 管理上的復雜性

根據《山東省普通中小學學籍管理規定》，中學學籍檔案包括電子檔案和紙質檔案。電子檔案管理使用省統一學籍管理系統，紙質檔案則由學校管理。從管理內容上，學籍檔案具有形成上的累積性、來源上的分散性，跨度時間長，通常以三年一個學制為管理周期，學籍資料來源于學校的黨委辦、各年級部、學生發展中心、教學發展中心、財務結算中心（如助學金等資助類資料）、團委等多個部門。而且，在一個學制中，學生可能會發生轉學、休學、復學、退學、升級、留級、跳級、畢業、結業或肄業等不同情況，需要及時做好學籍檔案的收集、管理。因此，無論是從學籍檔案形成周期、管理方式及內容變化來看，管理難度大，需要投入更多精力。此外，學籍檔案中身份證號、成績、評語等屬于個人隱私，私密性強[1]。

1.4 利用上的價值性

中學生學籍檔案在素質教育過程中發揮著十分重要的作用[2]。高一年級學生來自市內各所中學，前期學情掌握不全面，通過調閱新生入學學籍資料，能夠全面了解各個學科，尤其是學生的專業特長，為高年級分科提供重要參考。此外，聊城三中還設有青海班，通過青海班學生學籍分析，為后期該班招生提供參考。為素質教育評估提供依據。聊城三中堅持“尖子生是培養出來的”，對尖子生因材施教，經過學籍檔案中成績、獲獎等相關資料分析，評估每個學年“尖子生”培養效果。此外，學籍檔案也為班主任管理提供重要支撐。學籍檔案反映學生入學成績、學科或其他專長，家庭情況等，這些信息能夠為班主任管理學生提供重要支撐。根據學籍檔案掌握學生之前是否有擔任過班干部經歷，從而為其入學后班主任決定參選與否提供重要參考。因此，做好中學生學籍檔案管理意義重大。

2 中學生學籍檔案科學管理要求

“科學管理之父”泰勒倡導的科學管理理論的核心是如何提高生產效率[3]。現代管理學理論認為，科學管理是一種思想、觀念和具體操作規程，其第一層次是規范化管理，第二層次是精細化管理，第三層次是個性化管理[4]。其中規范化是基本要求，精細化是根本要求，而個性化則是具體要求。

2.1 規范管理要求

作為科學管理的基礎，規范管理制度是保證中學生學籍檔案高效安全管理的保障。要從制度上實現規范管理，就要滿足規范管理的制度性、可操作性和適用性的具體要求。一是制度性要求。就是指通過明確的具體規定、標準或規范來管控或約束中學生學籍檔案管理具體的組織行為。制度性要求又涵蓋了制度的全面性、權威性和可執行性。其中制度的全面性，就是要求管理中學生學籍檔案管理制度既要有檔案收集、鑒定、整理、檢索、統計等業務性制度，也要有保密、借閱、安全等管理性制度。權威性就是要求管理中學生學籍檔案制度由權威機構制定，如各級人大、檔案或教育主管部門，具有立法權、部門規章制定權的機構，確保學生學籍檔案管理規范具有合法性與合理性。實用性要求，就是要求制度制定要與實際要求相契合，明確學生學籍檔案管理各環節流程和具體操作方法，便于實際執行。二是可操作性要求。規范管理制度的最終落腳點是要能夠執行和實施，這是確保中學生學籍檔案科學管理的關鍵。可操作性要求又涵蓋了制度的可執行性、可監控性和可調整性。其中可執行性是要能夠將實際操作和要求落實到中學生學籍檔案管理的具體工作中去。可監控性則是從制度的評估角度要求，即要能夠通過一定監控手段評估制度執行的效率效果效益。可調整性則是要求中學生學籍檔案管理制度要能夠根據檔案管理情況、教育教學環境以及信息技術的情況變化，及時做出調整和變更，始終要保障規范跟得上時代和檔案發展的腳步。

2.2 精細管理的要求

精細管理的本質意義在于對管理目標分解、細化并落實，是一種理念，也是一種文化。具體到中學生學籍檔案精細化管理則要求：一要目標明確。包括戰略明晰、指標明細，即中學生學籍檔案管理在教育教學中的使命定位、角色擔當，并將其作為指導中學生學籍檔案管理的價值指引。指標明細則是要求把中學生學籍檔案具體管理指標量化、細化至季度、年度及崗位。二要職責清晰。中學生學籍檔案管理是一項重要的基礎性工作，是學生求學、就業的重要保障，學籍檔案管理責任重大。要明確教育行政主管單位、學校、學籍部門等主管、領導和直接責任，厘清工作職責，做到權責相統一。三要流程規范。中學生學籍檔案與其他檔案管理流程相似，包括收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統計八個主要環節。再按照每個環節梳理其業務流程，并具體執行。整理包括確定保管期限—分類—編制頁碼—裝訂—組卷排序—蓋檔號章—電腦著錄—裝盒排架—打印目錄—編制檢索工具（見圖1）。

2.3 個性管理要求

隨著信息技術的發展，檔案信息數量、形態及需求實現都發生了巨大變化。檔案信息呈現爆炸式增長，檔案信息需求多元，且檢索、查詢要求更加精準。因此，檔案信息個性化服務有其必然性[5]，檔案工作肩負著“為國守史、為黨管檔、為民服務”的神圣職責使命。中學生學籍檔案管理也要始終堅持以服務教學、服務學生為價值導向。個性管理要求中學生學籍檔案管理在時空、對象、內容上的個性化。時空的個性化是指能夠滿足學校、學生或其他機構跨時間、跨地域、跨部門管理利用，突破傳統時空限制。對象的個性化是指中學生學籍檔案管理能夠滿足不同機構、群體及用戶需求。內容的個性化則是要求檔案管理信息更加精細，符合不同群體的差異化需求。

3 中學生學籍檔案科學管理路徑

學籍檔案在學校管理與教育教學方面發揮著日益重要的作用[6]，加強學籍檔案管理與開發利用，要從科學管理的三個層次持續發力，不斷提升中學生學籍檔案科學管理的能力和水平。

3.1 夯實規范管理基礎

從制度性、可操作性兩個方面夯實中學生學籍檔案規范管理基礎。

3.1.1從制度的全面、權威和可執行方面完善中學生學籍檔案管理制度。根據《檔案法》《中小學生學籍管理辦法》《山東省普通中小學學籍管理規定》，由省人大或省檔案、教育主管部門出臺更為權威、細致的學籍檔案管理規定，增強制度的剛性約束。要結合檔案管理實際，從學籍檔案行政管理、業務管理等方面全面細化，確保制度的可執行性。

3.1.2信息技術的應用。隨著信息技術的發展，要以學籍檔案管理信息系統（見圖2）為基礎，建立健全學生學籍檔案管理信息系統。整合學生檔案、學籍、成績管理于一體，運用現代技術，提高學籍檔案管理效率。此外，還要加強學籍檔案管理工作綜合考核評估，根據考核評估優化規范管理基礎。

3.2 注重精細管理核心

3.2.1明確目標。中學生學籍檔案管理戰略目標就是要堅持“為國守史、為黨管檔、為民服務”，近期目標就是要努力實現中學生學籍檔案管理的規范化、精細化、個性化，不斷提升中學生學籍檔案科學化水平。階段性目標就是要確保學籍檔案完整收集、準確鑒定、規范整理、安全保管、精準檢索、豐富編研、高效利用和全面統計等具體業務目標。

3.2.2分級管理。中學生學籍檔案管理始終堅持黨的領導，實行屬地管理、分級負責管理體制，省市縣三級教育行政主管部門具體承擔統籌、指導、落實，學校負責本校學生學籍檔案建立、管理、報備等常規性工作。進一步規范中學生學籍檔案的收集、整理等業務流程，運用學籍管理信息系統，實現精細化管理。按照《檔案法》《檔案法實施條例》，最終實現電子學籍檔案單一管理，實現電子學籍檔案單一制。

3.3 把握個性管理要求

要圍繞教育教學升學就業等加強中學生學籍檔案個性化管理。

3.3.1建立學籍檔案信息化管理平臺，把學籍信息全部錄入平臺。同時，按照“存量數字化”要求，把歷史上的館藏學籍檔案數字化，再逐一錄入數據庫。根據檔案管理信息系統中賦予不同人員不同查閱權限，使學籍檔案查詢檢索利用實現自主化，突破物理空間和時間限制。

3.3.2加強中學生學籍檔案編研工作。提供更多高質量的檔案編研產品，為教育教學和管理提供服務。此外，還要注重信息技術應用下的學籍檔案安全管理，引入大數據、區塊鏈、數據備份等技術，在滿足個性服務的同時，確保中學生學籍檔案的安全管理。

參考文獻

[1]郭建玲.推進學籍檔案工作規范化、標準化[J]就業與保障，2007（4）：47-48.

[2]謝素純.學籍檔案：廣雅中學用活了[J]廣州檔案，2000（4）：15-16.

[3]傅建興.論泰勒的“科學管理”理論在學校的應用[J]福建教育學院學報，2004（6）：108-109.

[4]李成冰，陸成之.試論會計工作規范化與精細化管理[J]現代金融，2009（5）：41-42.

[5]唐韶榮.信息時代檔案管理個性化服務探索[J]光盤技術，2008（7）：20.

[6]梁頌華.學校學籍檔案管理及開發利用探討[J]辦公室業務，2015（6）：51-52.

作者簡介：李新（1971.6—），大學學歷，山東省聊城第三中學館員，主要從事普通高中檔案管理、利用及創新研究。