FOLIO在公共圖書館閉架服務中的應用

張亦超 趙亞平 吳悅

［摘 要］作為新一代圖書館服務平臺的代表之一，FOLIO為公共圖書館提供了一個全新的系統環境，促進公共圖書館數字化建設，提高公共圖書館綜合實力。本文采用BPMN建模對公共圖書館開、閉架服務流程進行梳理并討論兩者之間的差異，同時探討公共圖書館業務流程與流通規則之間的內在關系，論述FOLIO流通規則以及流通模塊在閉架服務中的基礎應用。通過FOLIO在上海圖書館的應用實例，說明FOLIO給公共圖書館業務流程以及服務效能帶來的優化與提升。

［關鍵詞］FOLIO；閉架服務流程；BPMN建模；流通規則

［中圖分類號］G250.7［文獻標志碼］B［文章編號］1005-6041（2024）03-0071-06

1 引 言

研究型圖書館是為了服務于研究工作而收藏、整理和保存文獻資料的圖書館，在社會發展和科技進步中發揮著重要作用。除了提供普通借閱服務，研究型圖書館還會基于館藏資源提供各種服務以支持研究，如閉架館藏服務、參考咨詢服務、館際互借和文獻傳遞等。豐富的館藏資源為研究型服務提供信息和知識來源，是研究型圖書館提供服務的最重要支撐，而資源閉架有利于圖書館對館藏資源的科學管理和保護，以實現研究服務的持久性。

在豐富的閉架館藏與具有研究需求的讀者及機構之間，架設一座橋梁以填補資源和用戶之間的鴻溝、讓資源流動起來是一項必不可少的工作，而一個開放、精準、可迭代更新的圖書館服務平臺恰恰可以實現這個需求。上海圖書館副館長劉煒通過梳理圖書館的發展進程，為新一代圖書館服務平臺提出前瞻性、啟示性的描述。

1）第一代圖書館（1995年以前）以紙質館藏資源為中心，館藏資源排布嚴格有序并且藏用分離，力求為社會大眾提供免費平等的借閱服務。這一時期的圖書館自身的職業化和專業化已初步形成，服務系統以館藏資源管理為核心，被稱為圖書館集成管理系統時期。2）第二代圖書館（1995—2020年）以業務標準化為中心，機讀目錄的廣泛應用促使圖書館的服務流程更加規范，館藏資源和館舍空間逐步對大眾開放，實現藏用一體。第二代圖書館服務系統以業務管理為核心，針對大量涌現的數字資源、電子圖書等，開發與之匹配的獨立系統，圖書館集成管理系統越來越普及。3）第三代圖書館（2020年以后）以服務為中心，再次向藏用分離轉變，主題圖書館、主題空間等個性化服務大量涌現，這一代圖書館服務系統向圖書館服務平臺過渡，同樣以服務為核心，探索運用云服務及共享知識庫鏈接所有圖書館，助力圖書館為全民提供智慧化服務［1-2］。

FOLIO（The Future of Libraries is Open）創立于2016年，是由OLE、EBSCO和Index Data共同推出的一個合作項目［3］，以開源代碼、模塊化結構為基礎，將圖書館、服務商、開發人員納入社區進行合作，使圖書館服務輕便擴展，旨在創建一個創新、開源、自由的智慧圖書館服務平臺，成為下一代圖書館服務平臺的代表［4］。FOLIO服務平臺立足讀者、館員等用戶需求，實現靈活互動，快速迭代，助力圖書館業務流程和服務模式在數字化變革中持續優化，促進圖書館服務水平不斷提升與進步。

本研究以上海圖書館為例，借助BPMN建模工具梳理了上海圖書館淮海路館的開閉架服務流程。通過分析閉架服務與開架服務業務流程以及閉架閱覽和閉架外借業務流程的差異，論證開發應用新一代圖書館服務平臺在優化閉架文獻借閱流程中的必要性，并基于上海圖書館在FOLIO平臺的應用經驗，介紹FOLIO平臺在實現圖書館讀者服務功能拓展、業務流程精簡等方面的探索與運用。

2 圖書館開、閉架服務業務流程及BPMN建模

2.1 BPMN業務流程建模簡介

業務流程（Business Process，BP）是對組織內外各種管理邏輯的抽象和視圖的刻畫［5］，而業務流程管理（Business Process Management，BPM）是用于管理、分析、控制和改進業務流程的系統化和結構化方法，其目標在于改進業務流程的服務質量［6］。業務流程建模標注（Business Process Model and Notation［7］，BPMN）是由OMG組織推出并維護的一套業務流程建模通用標準，以業務流程圖為核心，以標準統一的圖形元素為基礎，通過這些圖形元素的組合，得到一個標準的BPMN流程［8］。BPMN建模搭建的目的是為幫助包括業務人員、開發人員、管理人員在內的所有業務干系人了解業務流程并確定需要改進的領域，在所有業務干系人之間建立起一座溝通的橋梁，使業務人員可以清晰地表達業務需求，開發人員可以精準地找到開發方向，管理人員可以全面地監管業務流程，從而彌補業務流程設計、開發與實施之間存在的差異。因此，如果將BPMN建模運用于圖書館的業務流程梳理，嘗試更加全面完整地整理圖書館服務平臺的開發需求，對新圖書館服務平臺的設計開發、測試應用都有著突破性的意義。

2.2 圖書館開架借閱及業務流程建模

圖書館開架借閱是讓讀者可以自由進入借閱室，在符合圖書館服務政策和流通規則的前提下，按照自己的閱讀需求，從書架上自由選取館藏資料并辦理借閱手續。上海中心圖書館開架圖書館借閱流程即是如此（見圖1）。

以開架借閱方式為讀者提供服務的上海市中心圖書館“一卡通”服務體系早在2010年底就已經實現市、區縣、街鎮三級公共圖書館全覆蓋，成為國內外公共圖書館中服務點最多、館藏量最大、流通最頻繁的實時服務系統之一［9］。讀者可以通過RFID自助借還機實現全網點圖書自助借還，大大提升了借還效率及圖書的綜合利用率。開架借閱流程涉及流通系統和一卡通系統，不論是從讀者立場分析借閱流程簡便程度，還是出于圖書館立場討論數據流通控制，均比較成熟簡便。因此，就開架借閱服務而言，當前的服務平臺足以提供有力支撐。

2.3 圖書館閉架借閱及業務流程建模

在閉架服務中，書庫與閱覽區域分離，讀者不能進入閉架書庫，而需要通過書目檢索系統檢索獲取館藏信息，文獻提取和借閱手續均由工作人員操作完成。在上海圖書館，閉架借閱分為參考外借和參考閱覽兩種方式。讀者通過書目檢索系統查詢館藏信息，借助索書系統提交借閱需求，然后在自走小車的運輸和流通系統的配合下，可在20分鐘內完成閉架書庫館藏文獻的借閱操作。上海圖書館的參考外借借閱流程（見圖2）和參考閱覽借閱流程（見圖3）具體如下。

在整個借閱過程中，書目檢索系統、索書系統、流通系統這3個系統互為支撐，是上海圖書館閉架圖書實現年借閱量45萬冊的核心支持。

閉架借閱服務與計算機技術相結合，由圖書館服務系統輔助完成書目檢索、文獻傳送等流程，解決了讀者檢索難、借書慢、館藏信息實時更新不及時等閉架借閱中長期存在的問題。同時，隨著閉架借閱服務體量的逐步擴大和讀者對閉架借閱服務質量要求的不斷提升，閉架借閱相關服務系統也在不斷地迭代更新。

2.4 開、閉架借閱模式的差異與短板分析

2.4.1 開架借閱與閉架借閱的差異分析。通過對比看出，開架借閱流程中讀者可以直接瀏覽并選取館藏圖書，符合大眾的閱讀習慣；閉架借閱需要在圖書服務系統內目標明確地索取具體館藏書目，更適合有特定需求的讀者。開架借閱已實現讀者自助借書、還書、續借等基礎功能，讀者可以在自助借還設備上一站式完成圖書借還；而閉架借閱過程中取書、借書進卡、還書等環節需要館員完成，雖然借還自由度不如開架借閱，但在降低圖書錯架率、亂架率以及拒借率方面有獨特優勢。就系統而言，開架借閱只涉及一卡通系統和流通系統，而閉架借閱流程更長，涉及系統更多，如書目檢索系統、索書系統、流通系統等，因此對系統兼容性、配合度等要求更高。

2.4.2 閉架借閱業務流程的短板分析。目前，上海圖書館的閉架借閱流程仍有許多需要改進與優化的方面。在閉架外借服務中，逾期費處理手續繁復、操作步驟冗長、設計缺乏科學性；賠書費用仍需要人工核算，極易出現差錯，產生不必要的爭議；閉架閱覽還保留押證閱覽的傳統模式，極大影響讀者的借閱體驗。我們要在認識到這些業務流程差異與不足的基礎上，利用新一代圖書館服務平臺開發的契機，優化完善服務系統，與時俱進地為讀者提供服務。

3 FOLIO新一代圖書館服務平臺流通模塊在閉架服務中的基礎應用

3.1 流通規則與業務流程的關系

圖書館的圖書流通主要包括借閱、歸還、續借和預約4個部分，這4個部分既是圖書館服務業務流程中的重點，也是圖書館服務平臺中核心模塊的關鍵組成。流通規則是這些核心業務正常開展的重要保證，貫穿于流通業務的各個環節之中。流通規則規定館藏文獻的借閱類型、借閱冊數、借閱期限、寬限條件等等。例如，一本逾期圖書在歸還時需要根據流通規則中的逾期政策計算逾期費用，因此，逾期政策需要包括每本每天逾期費、逾期費是否設置上限、逾期費上限數額、相關減免政策等詳細規定。而圖書館的業務流程在設計過程中需要符合流通規則，考慮自身需求，迎合時代發展，利用科技手段，去除冗余步驟，優化業務流程，實現數據與館員、館員與讀者、讀者與數據之間的同步共享，提高圖書館服務的整體效能。

3.2 FOLIO平臺的流通規則

新一代圖書館服務平臺FOLIO是一個開源項目，旨在通過圖書館、開發人員和服務商的專業協作來重新構想圖書館服務系統。FOLIO開源性強，提供默認用戶界面和應用程序，圖書館可以根據自身需要，自由地把圖書館業務分成不同領域，從而自定義業務功能板塊［10］。FOLIO同樣提供默認的流通規則設置［3］，圖書館可以靈活選擇和自由定制獨屬的流通規則體系。FOLIO默認流通規則如下（見圖4）。

FOLIO默認的流通規則庫涵蓋了目前圖書館所有業務場景，能夠滿足當前閉架借閱流通規則下的功能需求；FOLIO平臺模塊化、低耦合等特性還能助力圖書館未來個性化需求的開發與拓展。

4 FOLIO平臺在閉架服務中的跨系統運用

4.1 閉架服務的多系統優化需求

閉架借閱服務即參考借閱，以書目信息為核心，圍繞服務政策和流通規則，通過標準化的數據流在書目檢索系統、索書系統和流通系統之間完成交互管理。書目檢索系統在滿足讀者館藏信息檢索需求的同時，對于顯示“借出”的圖書，應提供圖書預約服務，在滿足讀者個性化借閱需求、提高讀者滿意度的同時，也可以有效避免熱門圖書被長期占用，從而提高圖書的利用率。索書系統將檢索的書目信息提交至索書系統，實現索書信息向書庫及柜臺的傳輸，大大加快索書需求以及圖書提取信息的傳遞速度。流通系統在保證圖書常規借還的基礎上，還應實現借還過程中常見的逾期處理、賠書罰款等功能，將所有閉架借還流程清晰地反映在流通系統的可視化操作界面上，保證圖書館工作人員操作的便捷性，使流通過程一目了然。

閉架借閱離不開書目檢索系統、索書系統、流通系統等多系統的相互配合、協同合作，只有結合工作實際不斷優化更新，才能保障閉架借閱服務全流程各環節的暢通無阻。

4.2 FOLIO平臺在閉架服務中的應用實例

4.2.1 流通系統功能再設計，優化賠書流程。賠書業務流程主要涉及的圖書館服務系統是流通系統。在基于FOLIO平臺開發的流通系統中，對原本復雜的圖書賠償流程進行了優化。每一本流通狀態下的館藏圖書都在流通系統中添加了“丟失”與“污損”兩種處理模式。在相應的模式下，流通系統提供了齊全的處理場景來應對圖書污損賠償、圖書附件丟失賠償、圖書丟失現金賠償、圖書丟失同版次賠償等各種情況，并由流通系統按流通規則自動完成賠償金額計算。這樣既可以避免人工操作可能出現的差錯，也讓整個賠償過程更具有公信力。賠償流程完成后，圖書的“遺失”狀態會同步更新至書目檢索系統等其他系統。

4.2.2 索書系統鏈接流通系統，實現閱覽入流通。通過FOLIO流通系統和索書系統的信息對接，實現參考閱覽業務流程優化。在原索書系統中，“參考閱覽”每次提交會生成一個索書單號，每單“參考閱覽”的館藏閱覽額度為4冊，讀者需要抵押實體讀者證并換取一個銅制號碼牌，歸還時只有整單還清才可以重新提交新的閱覽需求。對讀者來說，閱覽流程復雜，借還限制頗多，閱讀體驗較差，無法滿足閱讀需求；對館員來說，每本圖書在借出與歸還時都需要與索書單一一核驗，工作量大，容易出錯，也無法保證借閱過程中文獻服務的安全可靠。

借助FOLIO平臺流通系統和索書系統信息流向的重新搭建，上海圖書館將“參考閱覽”納入FOLIO流通系統，真正實現了閱覽入流通。在新版索書系統中提交的每一本“參考閱覽”圖書都可以通過掃描館藏條碼在流通系統中進行借還。上海圖書館閉架借閱FOLIO平臺借閱系統流程如下（見圖5）。

在優化后的參考閱覽服務流程中，讀者不再需要抵押實體讀者證換取號碼牌，在有閱覽額度的情況下也可以靈活循環借還不再受索書單的限制，大大提升了讀者的閱讀效率和圖書館的服務能力。

4.2.3 FOLIO平臺多系統聯動，實現外借圖書可預約。圖書預約服務的優化對圖書館服務系統的影響比賠書、閱覽入流通更大更廣，除了流通系統，還涉及資源發現系統、預約系統、讀者提醒系統等。

在FOLIO平臺中，上海圖書館已經采用新一代資源發現系統代替傳統書目檢索系統，幫助讀者發現與使用圖書館資源，并進一步幫助讀者識別更多有價值的知識，發現未知的事實或潛在關系［11］。圖書館可以將資源發現系統作為主入口之一，使讀者通過官網發現和使用圖書館紙質館藏、電子資源等，也可以將資源發現系統通過API接入其他系統，實現功能創新。

上海圖書館將資源發現系統嵌入新版索書系統，在基于微服務架構的FOLIO平臺上完成與預約系統、讀者提醒系統以及流通系統的交互，實現預約功能的完善。讀者在資源發現系統中發現需要的閉架館藏文獻，如果所需文獻的紙本館藏被借出，即可通過館藏信息中的“預約”無感進入預約系統，根據提示信息完成預約操作。流通系統會在預約圖書歸還到館時提示“該書已被預約”并由讀者提醒系統向讀者發出預約取書提示信息；資源發現系統中館藏狀態由“已借出”更新為“已預約”。在等待讀者取書的有效期內，流通系統與資源發現系統協同作用，確保預約書不被借給其他讀者。

5 結 語

FOLIO平臺作為新一代圖書館服務平臺的代表之一，不僅可以促進公共圖書館的信息化建設，還能夠提高圖書館的綜合實力。選擇FOLIO平臺是上海圖書館提升服務效能、優化業務管理、增強競爭實力的重大舉措。從2021年4月上海圖書館正式上線“FOLIO流通系統”，到基于FOLIO圖書館服務平臺開發的資源發現系統、新索書系統、典藏系統等接連投入運行，采編、典藏、流通等多個業務部門已經可以在FOLIO平臺中進行跨本門協同合作，館藏文獻也能夠在FOLIO平臺中完成出入庫、移庫、驗收、剔舊等全流程操作管理。

上海圖書館對新一代圖書館服務平臺的開發、運用與創新從未停下腳步，對圖書館業務流程的研究、優化與實踐也從未停下腳步。未來，在這個數字化、智能化、萬物互聯的時代，現代化公共圖書館更需要與時俱進，向著智慧化、網絡化、信息化發展，更好地適應社會進步的節奏，更好地服務廣大讀者。

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［收稿日期］2024-01-30

［作者簡介］張亦超（1989—），女，碩士，助理館員，上海圖書館；趙亞平（1991—），女，碩士，助理館員，上海圖書館；吳 悅（1981—），女，本科，館員，上海圖書館。