電子發票信息化管理的實例研究

［摘 要］本文通過對國有企業ZHT公司電子發票信息化管理的實例研究，探討了電子發票信息化管理在國有企業中的實踐應用和效果。文章首先分析了我國在信息技術、電子商務、電子政務方面的發展現狀，以及電子化會計憑證管理的必然趨勢。接著，以國有企業ZHT公司為研究對象，詳細闡述了電子發票信息化管理的實施過程及其為企業管理帶來的益處。最后，針對電子發票信息化管理中存在的問題，結合國家政策和企業特點，提出了相應的解決方案，旨在為其他國有企業電子發票信息化管理提供參考和借鑒。

［關鍵詞］電子發票；信息化管理；國有企業

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.07.028

［中圖分類號］F275 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）07-0096-05

0" " "引 言

目前我國在信息技術、電子商務、電子政務方面已經取得巨大的進步，在今后的發展中增值稅發票、銀行回單、材料出入庫單據及材料結算單據等會計憑證的電子化是必然趨勢。國內許多大型國有企業啟動了財務共享系統的建設工作，正好契合了電子化會計憑證管理的基本需求，電子發票作為信息時代的產物，為今后大面積實施電子發票信息化管理工作奠定了基礎。本文以國有企業ZHT公司為研究對象，通過參與ZHT公司電子發票信息化管理實行的全過程，分析電子發票信息化管理的實行為國有企業管理工作帶來的益處，并深入研究電子發票信息化管理存在的問題，再結合國家政策及企業特點對識別出的問題提出解決方案，為其他國有企業實行電子發票信息化管理提供幫助。

1" " "電子發票信息化管理的意義

1.1" "優化管理，提高效率

隨著我國財務制度不斷變革以及信息化發展水平不斷提高，企業之間的跨地域交流更加頻繁，使用傳統紙質發票的方式已經無法滿足當下的經濟業務發展需求，電子發票的應用范圍將變得越來越廣泛。在實際工作中，電子發票作為會計憑證的原始附件大多被打印成紙質資料留底，再將電子發票保存于計算機文檔或者U盤中，不僅增加了財務人員的工作量，而且不利于電子發票的管理。

1.2" "實現發票、憑證、檔案互查功能，控制風險

通過建立健全財務信息系統，實施信息化管理，促使原本冗雜的財務工作變得簡明清晰。依托系統，建立發票、憑證、檔案互查功能。通過會計憑證關聯查詢到電子發票等相關附件的影像資料；通過發票代碼和號碼能快速檢索到電子發票信息，通過電子發票信息關聯查詢到對應的會計憑證；通過會計檔案查詢會計憑證及其附件發票等影像資料；采用電子簽章技術保障檔案安全。避免在流轉過程中容易發生重復報銷的問題，做到原始信息全流程可追溯，防范內控風險；數據信息不易被篡改，提高會計數據信息利用效率。

1.3" "規范流程，降低成本

強化國有企業財務管理信息化建設有助于突破傳統財務會計制度的束縛，使財務工作的時空觀念更加明確，這有助于提高我國國有企業在信息化環境下的財務管理能力。隨著財務信息化管理能力在時間和空間上的不斷拓展，財務工作逐漸朝著標準化方向發展。此外，加強財務管理信息化建設還可以減輕財務工作人員的工作負擔，為傳統財務會計向管理會計轉型提供支持。針對電子發票入賬歸檔，支持僅以電子原文件入賬歸檔，電子會計檔案系統是一種能夠有效降低企業打印耗材成本、減少紙質資源浪費、節能環保的會計檔案管理解決方案。

2" " "ZHT公司實施電子發票信息化管理的前期準備

2.1" "背景及現狀

ZHT公司為一家中型國有商貿企業，于2020年末組建財務共享中心，將零星、繁冗的財務工作中的基本業務，匯總到財務共享中心實施集中解決。財務共享中心依靠網絡共享平臺，為公司提供統一審核標準、合規審核流程的共享服務，提高了財務工作的效率，降低財務工作成本，財務共享平臺的上線運行，實現ZHT公司全業務全流程的線上管理。結合電子發票電子化報銷、入賬、歸檔工作，財務共享中心和軟件開發公司合作，對接稅收管理單位，開發建立會計檔案管理系統和稅務云系統，為電子發票電子化管理工作的順利實施提供了保障［1］。

2.2" "ZHT公司發票管理轉型前存在的痛點

2.2.1" "手工查驗真偽，效率低耗時長

ZHT公司發票的查驗工作一般由簽收發票的業務人員開展，首先進入發票查驗平臺，手動輸入每張發票的發票代碼、發票號碼、開票日期、開具金額以及驗證碼，驗證碼時常會因出現系統延時而無法顯示，導致查驗工作耗時長、效率低。

2.2.2" "追溯流程煩瑣，不便查閱利用

轉型前報銷增值稅電子發票需要業務人員打印紙質版進行報銷；當需要查詢和利用時，首先由財務人員根據報銷內容查詢該電子發票的記賬憑證號，再通過記賬憑證號查找會計憑證，最后通過翻找原始單據進行查詢和利用。

2.2.3" "傳遞過程冗長，增加管理成本

在發票日常管理中，業務部門負責增值稅發票的接收、保管、復核、報賬等業務。大多發票需要郵寄，耗費人力物力，時間也有所拖延，同時發票傳遞和管理過程冗長，導致經濟管理活動效率低，會計檔案質量會受到一定程度的影響。

2.3" "ZHT公司電子發票信息化管理系統建設的目標

ZHT公司對電子發票信息化管理建設總體方案進行設計，并按照計劃和步驟逐步實施，完成相關財務軟件和應用系統的開發，規范電子發票報銷、歸檔的業務流程和日常管理，建設電子會計檔案系統，解決紙質發票及電子發票管理中的痛點問題，優化電子發票報銷、入賬、歸檔的全流程管理，提高財務工作的效率，優化工作流程并降低管理成本。

2.4" "實施方案

2.4.1" "總體設計思想

電子發票信息化管理方案的設計必須遵循《會計檔案管理辦法》，以保證電子檔案的真實性、可用性、完整性和安全性。同時，該方案還必須符合我國財政部門及檔案管理部門的相關規定。

2.4.2" "應用架構設計

電子發票信息化管理全流程設計分為四個部分：一是歸集部分，主要在稅務服務系統中完成；二是報銷部分，主要在網報系統中完成；三是入賬部分，主要在核算系統中完成；四是歸檔部分，主要在電子會計檔案系統中完成。電子發票信息化管理流程如圖1所示。

3" " "ZHT公司實施電子發票信息化管理

3.1" "工作組織

ZHT公司成立了由財務部、綜合管理部、軟件開發公司的信息技術人員等組成的電子發票信息化管理專項工作組。財務部負責按照公司費用報銷流程對當前流程進行優化，建立相關制度規范及崗位職責規范。軟件開發公司信息技術人員在此次電子發票信息化管理工作中負責電子會計檔案系統與ERP系統的數據接口對接、調試和維護及信息化管理中電子會計檔案的實施上線和應用指導。綜合管理部門主要配合財務部門及軟件開發公司信息技術人員對會計檔案系統應用的方式方法進行普及培訓。

3.2" "信息化管理系統構建

電子發票電子化報銷入賬歸檔的系統建設主要涉及Yonsuite費控服務系統、電子會計檔案系統、會計服務系統、稅務服務系統，采用信息化服務比較成熟的軟件開發公司的產品。

3.2.1" "費控服務系統

該系統實現不落地、全線上、多終端的數據管理。該系統從報銷標準、申請控制等多個維度進行全面管控，使報銷流程的申請、審批、報賬、核算等環節更加便捷、高效。

3.2.2" "電子會計檔案系統

電子會計檔案系統對財務附件的收納、傳送、保存和使用實施電子化管理。利用該系統實現了記賬憑證、財務附件、財務報表、總賬明細賬等各類會計檔案的分類別歸檔。采用先進的多重安全保密技術，確保會計檔案數據的安全保密。

3.2.3" "會計服務系統

融合業務云實現業財一體化。采購部門及銷售部門的業務人員填寫采購及銷售的材料名稱、價格、供應商、采購商等信息，并上傳對應的對賬單、結算單、簽收單、發票等附件資料，提交后，系統會自動生成會計分錄。到月底通過財務報表模塊可自動生成當期財務報告。會計服務系統提高了會計處理效率，引領企業財務數字化轉型。

3.2.4" "稅務服務系統

通過NCC系統發票中心模塊——用友稅務云系統進行企業開票和企業收票。該模塊可對收到的發票查重驗偽；為企業提供電子發票管理、紙質發票管理、增值稅進銷項管理、涉稅項目管理、稅務風險管理、稅務檔案管理，以及稅務核算及申報等全方位稅務服務。

3.3" "具體做法

3.3.1" "電子發票歸集

電子發票歸集主要通過PC端，報賬人可以通過費控服務或報賬服務系統中的票據采集功能實現。對電子發票可以原文件本地上傳的方式進行采集；對紙質發票可通過掃描設備采集。在發票的采集過程中同步完成自動查重驗偽，只有通過驗證的發票才可以進入報銷環節，杜絕重復報銷和虛假發票進入報銷流程。

3.3.2" "電子發票報銷

通過PC端，用戶可以選取需要報銷的任意張驗證通過的電子發票或者紙質發票的OCR掃描件，通過報銷申請流程完成報銷單的提交進入審批流程。

3.3.3" "電子發票入賬

費控或者報賬系統審批完成的單據作為會計事項傳入會計平臺事項庫，實時自動生成正式憑證，系統自動審核、 自動記賬，高效完成電子發票報銷入賬，已入賬的記賬憑證可以在“憑證及單據生成”模塊和“憑證查詢”模塊查看。

3.3.4" "電子發票歸檔

電子會計檔案系統能夠通過接口自動連接記賬憑證、會計賬簿、財務會計報表以及其他會計檔案，方便企業對其進行統一管理。檢測通過后，便可一鍵歸檔。電子會計檔案系統不僅提供全面的檔案利用功能，還具備后續管理、清冊管理、紙質檔案和單子票據管理等功能，幫助企業實現電子會計檔案的全方位管理。

3.4" "電子發票信息化管理取得成效

3.4.1" "實現發票管理模式變革，防范稅務風險

電子發票信息化管理有助于防范稅務風險。電子發票具有數據可追溯、不可篡改的特點，使得企業報稅過程更加規范、透明。在已有會計核算系統的基礎上，延伸開發建立了報賬系統、費控系統、稅務云系統及電子檔案系統，建立電子發票存儲規范，準確、完整地接收和讀取電子發票及其元數據，對發票進行自動查重驗偽。

3.4.2" "“采、制、存、查”全在線應用

通過在線采集、制作、存儲和查詢財務憑證附件，可以充分利用信息化手段，實現會計資料管理的自動化、智能化，從而大大提高管理效率。在線會計資料檔案系統可以實現快速、準確查詢，為各部門提供便捷、高效的服務，從而提高會計檔案利用效率。電子會計檔案系統“采、制、存、查”流程如圖2所示。

3.4.3" "全過程線上化可追溯，防范內控風險

全程線上化的流程管理，使得企業能夠更加便捷地追蹤和記錄業務數據，提高了業務管理的透明度和可追溯性。將業務管理規范深入到執行層面，不僅能夠提高業務執行的效率，還能夠保證業務執行的合規性。電子類會計資料的自動化控制和全線上流轉，使得會計資料的管理更加便捷高效。電子簽名、水印等多種技術的運用，確保了電子檔案的安全性和有效性。通過全程線上化和電子化處理，企業能夠更好地防范內控風險，確保企業運營的安全穩定［2］。

3.4.4" "大幅提升報銷入賬歸檔效率和員工報銷體驗

業務系統單據無紙化歸檔，整體效率顯著提升。新系統的上線應用，大大提高了員工的工作效率，簡化了員工在報銷過程中的操作，提升了員工的滿意度。無紙化歸檔系統使得ZHT公司的報銷周期縮短，這不僅提高了公司資金的周轉速度，還減少了員工等待報銷款到賬的時間，進一步提升了員工的滿意度。同時，節省了公司的人力成本和時間成本，還提高了憑證管理的規范性和便捷性。

3.4.5" "提升經濟效益，降低管理成本

傳統的紙質財務憑證附件需要大量的紙張作為載體，而電子會計憑證的應用使用紙量大幅減少。ZHT公司整體上線信息化管理系統后，每年可以節約24萬張紙張，這不僅減少了企業的紙張采購成本，還有助于降低對環境的不利影響，打造綠色環保辦公模式。信息化管理系統可以實現快速、準確的查詢和審批，大大提高了企業的工作效率。工作效率的提升意味著企業可以更好地把握市場機遇，提高競爭優勢，從而實現經濟效益的提升。

4" " "問題及建議

隨著國有企業各業務板塊發展速度的提升，電子發票大面積引用，電子發票信息化管理水平也急需提升。ZHT公司在已有會計核算系統的基礎上，延伸開發建立了報賬系統、費控系統、稅務云系統及電子檔案系統，建立電子發票管理規范，實現了會計資料收集、整理、移交、保管、借閱、鑒定銷毀等全流程電子化。通過實現電子化處理，企業能夠更加快速準確地獲取和處理業務數據，從而提升企業整體運營效率。電子類會計資料的自動化控制和全線上流轉，使得會計資料的管理更加便捷高效。全程線上化的流程管理，使得企業能夠更加便捷地追蹤和記錄業務數據，提高了業務管理的透明度和可追溯性。通過實現全過程線上化和電子化處理，企業能夠提高報銷入賬歸檔的效率，同時提升員工的滿意度。但是國有企業在實行電子發票信息化管理的過程中還需要持續優化系統，消除系統漏洞。

4.1" "加強系統操作知識培訓，提高工作效率

加強組織培訓和宣貫，做到全員掌握系統操作要領，提高認識，轉變管理模式，提高會計信息共享水平和檔案利用效率。定期組織培訓活動，邀請專業的講師或者系統管理員，對員工進行系統操作知識的培訓。

4.2" "持續優化系統，提升發票采集速度

持續對應用過程中發現的不足進行改進，提升采集速度，完善系統細節，持續優化用戶體驗。定期對系統進行評估，找出其中的不足和問題，然后進行針對性的優化，以確保系統的穩定運行，提高工作效率。

5" " "結論與展望

電子發票信息化管理作為信息技術在財務管理領域的應用，為企業帶來了諸多便利和益處。然而，在實施電子發票信息化管理的過程中，企業也應充分認識到所面臨的問題和挑戰，采取有效措施加以應對，以確保電子發票信息化管理能夠持續為企業帶來價值。企業應抓住電子發票信息化帶來的機遇，積極應對挑戰，充分發揮電子發票信息化在提高國有企業財務管理水平方面的優勢，助力企業轉型升級和創新發展。

主要參考文獻

［1］劉穩豐，鐘希余，張榮勇.增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔模式研究：以X大學為例［J］.會計之友，2023（8）：128-132.

［2］劉思思.論信息化時代下會計電子檔案的管理與使用［J］.中國市場，2020（35）：197-198.