電子發(fā)票信息化管理的實例研究

［摘 要］本文通過對國有企業(yè)ZHT公司電子發(fā)票信息化管理的實例研究，探討了電子發(fā)票信息化管理在國有企業(yè)中的實踐應(yīng)用和效果。文章首先分析了我國在信息技術(shù)、電子商務(wù)、電子政務(wù)方面的發(fā)展現(xiàn)狀，以及電子化會計憑證管理的必然趨勢。接著，以國有企業(yè)ZHT公司為研究對象，詳細闡述了電子發(fā)票信息化管理的實施過程及其為企業(yè)管理帶來的益處。最后，針對電子發(fā)票信息化管理中存在的問題，結(jié)合國家政策和企業(yè)特點，提出了相應(yīng)的解決方案，旨在為其他國有企業(yè)電子發(fā)票信息化管理提供參考和借鑒。

［關(guān)鍵詞］電子發(fā)票；信息化管理；國有企業(yè)

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.07.028

［中圖分類號］F275 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）07-0096-05

0" " "引 言

目前我國在信息技術(shù)、電子商務(wù)、電子政務(wù)方面已經(jīng)取得巨大的進步，在今后的發(fā)展中增值稅發(fā)票、銀行回單、材料出入庫單據(jù)及材料結(jié)算單據(jù)等會計憑證的電子化是必然趨勢。國內(nèi)許多大型國有企業(yè)啟動了財務(wù)共享系統(tǒng)的建設(shè)工作，正好契合了電子化會計憑證管理的基本需求，電子發(fā)票作為信息時代的產(chǎn)物，為今后大面積實施電子發(fā)票信息化管理工作奠定了基礎(chǔ)。本文以國有企業(yè)ZHT公司為研究對象，通過參與ZHT公司電子發(fā)票信息化管理實行的全過程，分析電子發(fā)票信息化管理的實行為國有企業(yè)管理工作帶來的益處，并深入研究電子發(fā)票信息化管理存在的問題，再結(jié)合國家政策及企業(yè)特點對識別出的問題提出解決方案，為其他國有企業(yè)實行電子發(fā)票信息化管理提供幫助。

1" " "電子發(fā)票信息化管理的意義

1.1" "優(yōu)化管理，提高效率

隨著我國財務(wù)制度不斷變革以及信息化發(fā)展水平不斷提高，企業(yè)之間的跨地域交流更加頻繁，使用傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的方式已經(jīng)無法滿足當下的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展需求，電子發(fā)票的應(yīng)用范圍將變得越來越廣泛。在實際工作中，電子發(fā)票作為會計憑證的原始附件大多被打印成紙質(zhì)資料留底，再將電子發(fā)票保存于計算機文檔或者U盤中，不僅增加了財務(wù)人員的工作量，而且不利于電子發(fā)票的管理。

1.2" "實現(xiàn)發(fā)票、憑證、檔案互查功能，控制風險

通過建立健全財務(wù)信息系統(tǒng)，實施信息化管理，促使原本冗雜的財務(wù)工作變得簡明清晰。依托系統(tǒng)，建立發(fā)票、憑證、檔案互查功能。通過會計憑證關(guān)聯(lián)查詢到電子發(fā)票等相關(guān)附件的影像資料；通過發(fā)票代碼和號碼能快速檢索到電子發(fā)票信息，通過電子發(fā)票信息關(guān)聯(lián)查詢到對應(yīng)的會計憑證；通過會計檔案查詢會計憑證及其附件發(fā)票等影像資料；采用電子簽章技術(shù)保障檔案安全。避免在流轉(zhuǎn)過程中容易發(fā)生重復(fù)報銷的問題，做到原始信息全流程可追溯，防范內(nèi)控風險；數(shù)據(jù)信息不易被篡改，提高會計數(shù)據(jù)信息利用效率。

1.3" "規(guī)范流程，降低成本

強化國有企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)有助于突破傳統(tǒng)財務(wù)會計制度的束縛，使財務(wù)工作的時空觀念更加明確，這有助于提高我國國有企業(yè)在信息化環(huán)境下的財務(wù)管理能力。隨著財務(wù)信息化管理能力在時間和空間上的不斷拓展，財務(wù)工作逐漸朝著標準化方向發(fā)展。此外，加強財務(wù)管理信息化建設(shè)還可以減輕財務(wù)工作人員的工作負擔，為傳統(tǒng)財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型提供支持。針對電子發(fā)票入賬歸檔，支持僅以電子原文件入賬歸檔，電子會計檔案系統(tǒng)是一種能夠有效降低企業(yè)打印耗材成本、減少紙質(zhì)資源浪費、節(jié)能環(huán)保的會計檔案管理解決方案。

2" " "ZHT公司實施電子發(fā)票信息化管理的前期準備

2.1" "背景及現(xiàn)狀

ZHT公司為一家中型國有商貿(mào)企業(yè)，于2020年末組建財務(wù)共享中心，將零星、繁冗的財務(wù)工作中的基本業(yè)務(wù)，匯總到財務(wù)共享中心實施集中解決。財務(wù)共享中心依靠網(wǎng)絡(luò)共享平臺，為公司提供統(tǒng)一審核標準、合規(guī)審核流程的共享服務(wù)，提高了財務(wù)工作的效率，降低財務(wù)工作成本，財務(wù)共享平臺的上線運行，實現(xiàn)ZHT公司全業(yè)務(wù)全流程的線上管理。結(jié)合電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作，財務(wù)共享中心和軟件開發(fā)公司合作，對接稅收管理單位，開發(fā)建立會計檔案管理系統(tǒng)和稅務(wù)云系統(tǒng)，為電子發(fā)票電子化管理工作的順利實施提供了保障［1］。

2.2" "ZHT公司發(fā)票管理轉(zhuǎn)型前存在的痛點

2.2.1" "手工查驗真?zhèn)危实秃臅r長

ZHT公司發(fā)票的查驗工作一般由簽收發(fā)票的業(yè)務(wù)人員開展，首先進入發(fā)票查驗平臺，手動輸入每張發(fā)票的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、開具金額以及驗證碼，驗證碼時常會因出現(xiàn)系統(tǒng)延時而無法顯示，導(dǎo)致查驗工作耗時長、效率低。

2.2.2" "追溯流程煩瑣，不便查閱利用

轉(zhuǎn)型前報銷增值稅電子發(fā)票需要業(yè)務(wù)人員打印紙質(zhì)版進行報銷；當需要查詢和利用時，首先由財務(wù)人員根據(jù)報銷內(nèi)容查詢該電子發(fā)票的記賬憑證號，再通過記賬憑證號查找會計憑證，最后通過翻找原始單據(jù)進行查詢和利用。

2.2.3" "傳遞過程冗長，增加管理成本

在發(fā)票日常管理中，業(yè)務(wù)部門負責增值稅發(fā)票的接收、保管、復(fù)核、報賬等業(yè)務(wù)。大多發(fā)票需要郵寄，耗費人力物力，時間也有所拖延，同時發(fā)票傳遞和管理過程冗長，導(dǎo)致經(jīng)濟管理活動效率低，會計檔案質(zhì)量會受到一定程度的影響。

2.3" "ZHT公司電子發(fā)票信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的目標

ZHT公司對電子發(fā)票信息化管理建設(shè)總體方案進行設(shè)計，并按照計劃和步驟逐步實施，完成相關(guān)財務(wù)軟件和應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)，規(guī)范電子發(fā)票報銷、歸檔的業(yè)務(wù)流程和日常管理，建設(shè)電子會計檔案系統(tǒng)，解決紙質(zhì)發(fā)票及電子發(fā)票管理中的痛點問題，優(yōu)化電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔的全流程管理，提高財務(wù)工作的效率，優(yōu)化工作流程并降低管理成本。

2.4" "實施方案

2.4.1" "總體設(shè)計思想

電子發(fā)票信息化管理方案的設(shè)計必須遵循《會計檔案管理辦法》，以保證電子檔案的真實性、可用性、完整性和安全性。同時，該方案還必須符合我國財政部門及檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定。

2.4.2" "應(yīng)用架構(gòu)設(shè)計

電子發(fā)票信息化管理全流程設(shè)計分為四個部分：一是歸集部分，主要在稅務(wù)服務(wù)系統(tǒng)中完成；二是報銷部分，主要在網(wǎng)報系統(tǒng)中完成；三是入賬部分，主要在核算系統(tǒng)中完成；四是歸檔部分，主要在電子會計檔案系統(tǒng)中完成。電子發(fā)票信息化管理流程如圖1所示。

3" " "ZHT公司實施電子發(fā)票信息化管理

3.1" "工作組織

ZHT公司成立了由財務(wù)部、綜合管理部、軟件開發(fā)公司的信息技術(shù)人員等組成的電子發(fā)票信息化管理專項工作組。財務(wù)部負責按照公司費用報銷流程對當前流程進行優(yōu)化，建立相關(guān)制度規(guī)范及崗位職責規(guī)范。軟件開發(fā)公司信息技術(shù)人員在此次電子發(fā)票信息化管理工作中負責電子會計檔案系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口對接、調(diào)試和維護及信息化管理中電子會計檔案的實施上線和應(yīng)用指導(dǎo)。綜合管理部門主要配合財務(wù)部門及軟件開發(fā)公司信息技術(shù)人員對會計檔案系統(tǒng)應(yīng)用的方式方法進行普及培訓(xùn)。

3.2" "信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建

電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔的系統(tǒng)建設(shè)主要涉及Yonsuite費控服務(wù)系統(tǒng)、電子會計檔案系統(tǒng)、會計服務(wù)系統(tǒng)、稅務(wù)服務(wù)系統(tǒng)，采用信息化服務(wù)比較成熟的軟件開發(fā)公司的產(chǎn)品。

3.2.1" "費控服務(wù)系統(tǒng)

該系統(tǒng)實現(xiàn)不落地、全線上、多終端的數(shù)據(jù)管理。該系統(tǒng)從報銷標準、申請控制等多個維度進行全面管控，使報銷流程的申請、審批、報賬、核算等環(huán)節(jié)更加便捷、高效。

3.2.2" "電子會計檔案系統(tǒng)

電子會計檔案系統(tǒng)對財務(wù)附件的收納、傳送、保存和使用實施電子化管理。利用該系統(tǒng)實現(xiàn)了記賬憑證、財務(wù)附件、財務(wù)報表、總賬明細賬等各類會計檔案的分類別歸檔。采用先進的多重安全保密技術(shù)，確保會計檔案數(shù)據(jù)的安全保密。

3.2.3" "會計服務(wù)系統(tǒng)

融合業(yè)務(wù)云實現(xiàn)業(yè)財一體化。采購部門及銷售部門的業(yè)務(wù)人員填寫采購及銷售的材料名稱、價格、供應(yīng)商、采購商等信息，并上傳對應(yīng)的對賬單、結(jié)算單、簽收單、發(fā)票等附件資料，提交后，系統(tǒng)會自動生成會計分錄。到月底通過財務(wù)報表模塊可自動生成當期財務(wù)報告。會計服務(wù)系統(tǒng)提高了會計處理效率，引領(lǐng)企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

3.2.4" "稅務(wù)服務(wù)系統(tǒng)

通過NCC系統(tǒng)發(fā)票中心模塊——用友稅務(wù)云系統(tǒng)進行企業(yè)開票和企業(yè)收票。該模塊可對收到的發(fā)票查重驗偽；為企業(yè)提供電子發(fā)票管理、紙質(zhì)發(fā)票管理、增值稅進銷項管理、涉稅項目管理、稅務(wù)風險管理、稅務(wù)檔案管理，以及稅務(wù)核算及申報等全方位稅務(wù)服務(wù)。

3.3" "具體做法

3.3.1" "電子發(fā)票歸集

電子發(fā)票歸集主要通過PC端，報賬人可以通過費控服務(wù)或報賬服務(wù)系統(tǒng)中的票據(jù)采集功能實現(xiàn)。對電子發(fā)票可以原文件本地上傳的方式進行采集；對紙質(zhì)發(fā)票可通過掃描設(shè)備采集。在發(fā)票的采集過程中同步完成自動查重驗偽，只有通過驗證的發(fā)票才可以進入報銷環(huán)節(jié)，杜絕重復(fù)報銷和虛假發(fā)票進入報銷流程。

3.3.2" "電子發(fā)票報銷

通過PC端，用戶可以選取需要報銷的任意張驗證通過的電子發(fā)票或者紙質(zhì)發(fā)票的OCR掃描件，通過報銷申請流程完成報銷單的提交進入審批流程。

3.3.3" "電子發(fā)票入賬

費控或者報賬系統(tǒng)審批完成的單據(jù)作為會計事項傳入會計平臺事項庫，實時自動生成正式憑證，系統(tǒng)自動審核、 自動記賬，高效完成電子發(fā)票報銷入賬，已入賬的記賬憑證可以在“憑證及單據(jù)生成”模塊和“憑證查詢”模塊查看。

3.3.4" "電子發(fā)票歸檔

電子會計檔案系統(tǒng)能夠通過接口自動連接記賬憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表以及其他會計檔案，方便企業(yè)對其進行統(tǒng)一管理。檢測通過后，便可一鍵歸檔。電子會計檔案系統(tǒng)不僅提供全面的檔案利用功能，還具備后續(xù)管理、清冊管理、紙質(zhì)檔案和單子票據(jù)管理等功能，幫助企業(yè)實現(xiàn)電子會計檔案的全方位管理。

3.4" "電子發(fā)票信息化管理取得成效

3.4.1" "實現(xiàn)發(fā)票管理模式變革，防范稅務(wù)風險

電子發(fā)票信息化管理有助于防范稅務(wù)風險。電子發(fā)票具有數(shù)據(jù)可追溯、不可篡改的特點，使得企業(yè)報稅過程更加規(guī)范、透明。在已有會計核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，延伸開發(fā)建立了報賬系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、稅務(wù)云系統(tǒng)及電子檔案系統(tǒng)，建立電子發(fā)票存儲規(guī)范，準確、完整地接收和讀取電子發(fā)票及其元數(shù)據(jù)，對發(fā)票進行自動查重驗偽。

3.4.2" "“采、制、存、查”全在線應(yīng)用

通過在線采集、制作、存儲和查詢財務(wù)憑證附件，可以充分利用信息化手段，實現(xiàn)會計資料管理的自動化、智能化，從而大大提高管理效率。在線會計資料檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)快速、準確查詢，為各部門提供便捷、高效的服務(wù)，從而提高會計檔案利用效率。電子會計檔案系統(tǒng)“采、制、存、查”流程如圖2所示。

3.4.3" "全過程線上化可追溯，防范內(nèi)控風險

全程線上化的流程管理，使得企業(yè)能夠更加便捷地追蹤和記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，提高了業(yè)務(wù)管理的透明度和可追溯性。將業(yè)務(wù)管理規(guī)范深入到執(zhí)行層面，不僅能夠提高業(yè)務(wù)執(zhí)行的效率，還能夠保證業(yè)務(wù)執(zhí)行的合規(guī)性。電子類會計資料的自動化控制和全線上流轉(zhuǎn)，使得會計資料的管理更加便捷高效。電子簽名、水印等多種技術(shù)的運用，確保了電子檔案的安全性和有效性。通過全程線上化和電子化處理，企業(yè)能夠更好地防范內(nèi)控風險，確保企業(yè)運營的安全穩(wěn)定［2］。

3.4.4" "大幅提升報銷入賬歸檔效率和員工報銷體驗

業(yè)務(wù)系統(tǒng)單據(jù)無紙化歸檔，整體效率顯著提升。新系統(tǒng)的上線應(yīng)用，大大提高了員工的工作效率，簡化了員工在報銷過程中的操作，提升了員工的滿意度。無紙化歸檔系統(tǒng)使得ZHT公司的報銷周期縮短，這不僅提高了公司資金的周轉(zhuǎn)速度，還減少了員工等待報銷款到賬的時間，進一步提升了員工的滿意度。同時，節(jié)省了公司的人力成本和時間成本，還提高了憑證管理的規(guī)范性和便捷性。

3.4.5" "提升經(jīng)濟效益，降低管理成本

傳統(tǒng)的紙質(zhì)財務(wù)憑證附件需要大量的紙張作為載體，而電子會計憑證的應(yīng)用使用紙量大幅減少。ZHT公司整體上線信息化管理系統(tǒng)后，每年可以節(jié)約24萬張紙張，這不僅減少了企業(yè)的紙張采購成本，還有助于降低對環(huán)境的不利影響，打造綠色環(huán)保辦公模式。信息化管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)快速、準確的查詢和審批，大大提高了企業(yè)的工作效率。工作效率的提升意味著企業(yè)可以更好地把握市場機遇，提高競爭優(yōu)勢，從而實現(xiàn)經(jīng)濟效益的提升。

4" " "問題及建議

隨著國有企業(yè)各業(yè)務(wù)板塊發(fā)展速度的提升，電子發(fā)票大面積引用，電子發(fā)票信息化管理水平也急需提升。ZHT公司在已有會計核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，延伸開發(fā)建立了報賬系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、稅務(wù)云系統(tǒng)及電子檔案系統(tǒng)，建立電子發(fā)票管理規(guī)范，實現(xiàn)了會計資料收集、整理、移交、保管、借閱、鑒定銷毀等全流程電子化。通過實現(xiàn)電子化處理，企業(yè)能夠更加快速準確地獲取和處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而提升企業(yè)整體運營效率。電子類會計資料的自動化控制和全線上流轉(zhuǎn)，使得會計資料的管理更加便捷高效。全程線上化的流程管理，使得企業(yè)能夠更加便捷地追蹤和記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，提高了業(yè)務(wù)管理的透明度和可追溯性。通過實現(xiàn)全過程線上化和電子化處理，企業(yè)能夠提高報銷入賬歸檔的效率，同時提升員工的滿意度。但是國有企業(yè)在實行電子發(fā)票信息化管理的過程中還需要持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)，消除系統(tǒng)漏洞。

4.1" "加強系統(tǒng)操作知識培訓(xùn)，提高工作效率

加強組織培訓(xùn)和宣貫，做到全員掌握系統(tǒng)操作要領(lǐng)，提高認識，轉(zhuǎn)變管理模式，提高會計信息共享水平和檔案利用效率。定期組織培訓(xùn)活動，邀請專業(yè)的講師或者系統(tǒng)管理員，對員工進行系統(tǒng)操作知識的培訓(xùn)。

4.2" "持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)，提升發(fā)票采集速度

持續(xù)對應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)的不足進行改進，提升采集速度，完善系統(tǒng)細節(jié)，持續(xù)優(yōu)化用戶體驗。定期對系統(tǒng)進行評估，找出其中的不足和問題，然后進行針對性的優(yōu)化，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，提高工作效率。

5" " "結(jié)論與展望

電子發(fā)票信息化管理作為信息技術(shù)在財務(wù)管理領(lǐng)域的應(yīng)用，為企業(yè)帶來了諸多便利和益處。然而，在實施電子發(fā)票信息化管理的過程中，企業(yè)也應(yīng)充分認識到所面臨的問題和挑戰(zhàn)，采取有效措施加以應(yīng)對，以確保電子發(fā)票信息化管理能夠持續(xù)為企業(yè)帶來價值。企業(yè)應(yīng)抓住電子發(fā)票信息化帶來的機遇，積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，充分發(fā)揮電子發(fā)票信息化在提高國有企業(yè)財務(wù)管理水平方面的優(yōu)勢，助力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級和創(chuàng)新發(fā)展。

主要參考文獻

［1］劉穩(wěn)豐，鐘希余，張榮勇.增值稅電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔模式研究：以X大學(xué)為例［J］.會計之友，2023（8）：128-132.

［2］劉思思.論信息化時代下會計電子檔案的管理與使用［J］.中國市場，2020（35）：197-198.