企業集團財務共享中心費用報銷業務流程優化研究

［摘 要］近年來，財務共享廣泛應用于國內外的大型企業集團，且發展迅猛。財務共享服務模式作為企業集團財務管理轉型的創新之舉，受到越來越多大型企業集團的認可和青睞，財務共享模式在我國得到了迅速發展。鑒于此，文章以企業集團財務共享服務中心費用報銷業務流程的優化為核心，對企業集團實施財務共享的優勢進行分析，分析企業集團費用報銷業務共享前的痛點，總結現有業務流程存在的問題，并構建企業集團財務共享中心費用報銷業務共享后的業務流程，為企業集團費用報銷業務流程的優化提出參考性的建議。

［關鍵詞］財務共享；費用報銷；業務流程；智能商旅

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.07.023

［中圖分類號］F275 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）07-0077-05

0" " "引 言

近年來，隨著我國社會主義市場經濟制度的不斷完善，企業經濟快速發展。但同時企業也面臨著巨大的挑戰，組織結構混亂、資源分配不合理、財務工作效率低下等問題層出不窮。在經濟發展新常態背景下，強化財務管理，改善內部制度，提升經營績效已經成為企業的當務之急。然而傳統的財務信息系統并不能適應時代發展的需求，企業面對的極為重要的問題就是如何優化企業的結構，改善資源的配置，提升企業的效率，改進財務管理，進而實現經濟效益最大化。

國外對于財務共享以及業財融合的相關理論研究相對國內來說起步較早，20世紀末期已經有企業將互聯網技術應用于企業內部，使其在各組織機構中傳遞信息，整合數據，根據數據信息制訂計劃。進入21世紀，國外企業財務共享服務中心應用已經非常完善，依托高速發展的信息技術，財務共享服務中心可提高企業的業務流程自動化程度，進而節約人工處理成本，提升財務工作效率，更好地幫助企業推行業財融合。國內相關研究相對較晚，21世紀之初，中興通訊首先建立起我國第一個財務共享服務中心，我國開始了對財務共享以及業財融合的相關探索與實踐，并不斷完善。

1" " "企業集團實施財務共享的優勢分析

財務共享是許多大型企業在日常運作中使用的一種財務管理模式，指的是企業在財務方面依托相同的會計核算系統，相同的財務處理平臺以及相同的業務操作流程等，助力企業實現財務共享以及整合企業財務數據，最終目的是使業務流程標準化、財務效率提高、組織結構改進、運營成本下降，實現企業效益最大化，為內部和外部客戶提供專業生產服務的分布式管理行為。財務共享實質是信息網絡技術推動的經營管理模式的改革和創新，有利于提高企業內部財務工作效率和控制企業財務成本，從而提高企業財務效益，有利于國家政府對企業進行有效監督［1］。企業集團實施財務共享，既有助于企業現代管理體系的發展和結構優化，也有助于企業內部管理的規范化和標準化。建設財務共享中心，有利于促進企業的可持續發展。

1.1" "優化組織結構，提供決策依據

財務共享模式打破了傳統的財務管理組織結構，實現了業務型財務與核算型財務分離，崗位配置及財務管理人員發生重大變化。財務服務中心能夠實現基礎資金收付，財務核算工作統一處理。原來從事基礎財務工作的財務人員需要參與業務活動，清晰了解企業相關經營活動的模式和流程，加強業務與財務的融合，促進業財一體化，通過對統一處理的財務數據進行分析，為企業高層管理人員決策提供依據，實現企業組織結構優化。

1.2" "改善資源分配，提高工作效率

傳統的財務管理模式下，往往會出現信息溝通不流暢、權責劃分不明確等情況，進而導致企業的資源閑置。財務共享模式下的業財融合，使得財務部門深入到業務部門生產銷售的各個環節之中，很好地將財務部門的信息與業務部門的信息整合在一起，改善了財務資源與業務資源相分離的狀況，提高了財務部門與業務部門的工作效率，實現信息資源的共建共享。

1.3" "加強風險預警，增加經濟效益

企業的發展伴隨著各式各樣的風險，傳統的分散式財務管理模式下，分（子）公司、業務部門與財務部門只需要對本單位負責，相對獨立，而采用財務共享模式后，分（子）公司業務集中處理，業務與財務部門互相滲透，使得企業可以更好地監督和掌控每一個經營環節，使風險應對策略更有針對性。與此同時，財務部門得以了解業務部門的經濟情況，業務部門可以得到財務部門的數據指導，改善企業經營管理，為企業帶來大量的經濟收益。

2" " "企業集團財務共享前費用報銷業務的痛點

企業的費用報銷業務，是指費用采購類業務從申請、財務核算到費用支付結算的端到端業務。費用報銷可以由任意員工發起。根據費用采購的產品或服務是用于特定的個人（員工）還是用于單位組織，費用報銷可以分為員工費用的報銷和辦公費用的報銷［2］。員工費用主要包括差旅費、業務招待費、日常費用、福利費等。費用結算的收款人一般是員工個人。辦公費用主要包括會務費、會議培訓費、咨詢費等。費用結算的收款人一般是供應商企業。本文以差旅費為例對財務共享中心的費用報銷業務進行探討。

差旅費報銷業務，在集團企業實施財務共享服務前普遍存在以下痛點。

2.1" "報銷標準不統一

各業務單元的差旅費報銷標準五花八門，員工職級設置、機票車票等級標準、各地住宿標準甚至餐補標準（含天數計算及每天補貼標準）都是業務單元自行設置，業務單元的自主性較強，導致企業集團報銷業務混亂，雜亂無章。

2.2" "報銷流程不統一

各業務單元的差旅費報銷流程或多或少存在差異，沒有在集團范圍內實現統一。核算科目設置未進行統一，在集團層面進行差旅費分類統計匯總時會存在口徑差異，企業集團編制合并財務報表時困難重重［3］。

2.3" "報銷處理方式不一致

同一差旅報銷業務由不同人員、在不同時間處理時，可能出現處理方式不一致的情況。費用報銷后向員工支付的次數很多、每次平均支付金額較低，使用傳統的網銀轉賬工作量很大且容易出錯。

3" " "企業集團財務共享后費用報銷業務流程

差旅費報銷業務涉及業務部門、業務財務和財務共享中心三個部門，參與操作的角色有業務員、業務經理、總經理、業務財務、費用初審崗、中心出納崗和總賬主管崗人員等。財務共享后差旅費報銷業務處理流程如圖1所示。

3.1" "業務部門業務流程

3.1.1" "業務員填制差旅費報銷單，掃描原始憑證并提交

業務員出差結束后，以業務員角色根據出差取得的相關原始憑證填制“差旅費報銷單”，如交通費用、住宿費用和出差補助等，如果有借款單需要核銷，則應關聯相對應的借款單。并將住宿增值稅發票、火車票、機票、交通費發票等相關原始憑證借助掃碼槍和高拍儀進行掃描上傳到系統并提交。

3.1.2" "對差旅費報銷單進行業務審批

業務經理在財務共享平臺，審核業務的真實性、合法性和合規性，同時審核該差旅費報銷單的原始單據影像，審核無誤后，可直接完成審批。如果差旅費報銷單有錯，可以單擊“駁回至”按鈕，選擇下拉列表中的制單人，表示拒絕審批，并將差旅費報銷單駁回至制單人，由業務員進行修改并重新提交。根據企業集團內部控制的要求，按照授權審批權限，依次由總經理、副總裁和董事長完成業務審批。

3.2" "業務財務進行財務審批

以業務財務角色在財務共享平臺，對差旅費報銷單的合法性、真實性和合規性進行審核，審核無誤，可直接完成審批。如果差旅費報銷單有錯，可以將單據駁回至流程的上一級審批環節或者直接駁回至制單人，由上一級審批人即業務經理角色重新審批，或者由制單人修改后重新提交。

3.3" "財務共享中心業務流程

3.3.1" "財務共享中心進行審核批準

以費用初審角色進入財務共享平臺，篩選出待處理的單據，打開“差旅費報銷單”，通過“影像查看”，查看該業務上傳的原始憑證影像資料是否完整。審核通過，單擊“批準”按鈕，表示該差旅費報銷單通過財務共享中心的審核；審核不通過，單擊“駁回”，可以選擇將該差旅費報銷單駁回至某一個審批環節，表示該業務單據未通過財務共享中心的審核。

3.3.2" "財務共享中心進行支付結算

以中心出納崗角色進入財務共享平臺，進入“結算”。篩選出待結算的單據，打開差旅費報銷單。通過

“銀企直連”功能進行支付結算，顯示支付成功后，在財務共享服務中心登錄網銀系統，通過“查詢業務”，即可以看到支付記錄，同時，系統自動生成記賬憑證。

3.3.3" "財務共享中心進行憑證審核

以總賬主管崗角色進入財務共享平臺，通過“憑證管理”功能，選擇核算賬簿及業務日期，篩選出該業務相關的記賬憑證，進入“憑證審核”，對憑證的正確性、合規性進行審核，審核無誤后，單擊“審核”完成憑證審核。

4" " "企業集團財務共享后費用報銷業務流程的現狀

財務共享后的費用報銷業務流程代替了傳統費用報銷流程，改善了共享前報銷標準不統一、報銷流程不統一和報銷處理方式不一致等問題，但在費用控制與管理方面仍存在如下問題。

4.1" "費用報銷慢，效率和服務水平低

4.1.1" "填報不規范、報銷不及時

由于員工是根據實際消費的各種原始憑證人工填制報銷單的，在企業實務中報銷工作往往要耗費報銷人的大量時間。普通員工很難具備專業的財務和稅務知識。從費用項目、交易類型的選擇到實名制長途交通票據的增值稅計算抵扣，這些對于普通員工都是報銷單填制難點，因此容易造成報銷單因填報不規范而被駁回，進一步降低了費用報銷流程的效率和服務水平。

4.1.2" "審批環節多、審批周期長，審批責任不明確

從業務單元可能存在的多級業務審批、財務審批，到財務共享服務中心審核，審批周期比較長，而不同審批環節審批的要點與職責區分并不明確。

4.1.3" "報銷單據需要人工校驗

傳統費用控制報銷單所附原始憑證大多是實報實銷，即事后根據實際發生并取得的物理原始憑證進行報銷單填報。物理原始憑證的合法性、合理性都需要各審批環節人工審核，審核效率低，還容易出現人為差錯。

4.2" "費用管控方式落后，效果差

4.2.1" "費用管控依靠人工

由于沒有信息系統的支持，業務負責人事前審批費用申請時無法準確掌握費用預算及預算執行結果的數據，只能由業務負責人主觀控制。業務負責人出于對業務經營結果的擔心，一般情況下審批員工差旅申請時只看重出差事項，不太看重費用預算以及費用標準的管控。

4.2.2" "預算無法實現事前管控

商旅預訂大部分由員工自主完成，在報賬后才審核預訂結果，對商旅預訂過程無管控。很多超預算、超標準的商旅費用，出于各種原因和各類超標理由，往往可能獲得高層領導的特批而依然得以報銷［4］。

4.3" "數據信息不對稱，風險高

4.3.1" "業務數據真實性難以驗證，增加財務風險

費用報銷流程中的審核人員僅能審核原始憑證，對于原始憑證的業務發生和金額的真實性無法驗證，企業會面臨員工虛假報銷的風險。

4.3.2" "報表數據不及時、不準確，增加管理風險

手工報銷的數據滯后，無法在費用發生后及時進行數據分類匯總，不能發現風險并恰當應對，從而增加管理風險。

4.4" "信息不完整，難以及時管理

4.4.1" "無法及時準確地了解費用支出細節

只有代表費用發生結果的原始憑證（如出差地發生的出租車票），沒有反映費用發生時原始憑證并未反映的數據（如上下車地點是否與出差目的相關等）。

4.4.2" "難以對費用發生過程進行管控

除了事前商旅出差申請審批，商旅過程中費用的發生不受企業控制，企業只有在員工事后報銷時才能知道費用發生的項目和金額。

5" " "企業集團財務共享后費用報銷業務流程的優化

5.1" "商旅服務的概念

所謂商旅服務，又稱商旅管理，就是指由第三方服務平臺為眾多企業因公差旅和出行活動提供服務。這類第三方服務平臺又稱商旅服務公司（Travel Management Company，TMC）。商務旅行和商務會議組織全球商務旅行協會（Global Business Travel Association，GBTA）統計顯示，中國商旅管理理念的滲透率不斷提升。商旅成本已成為企業運營管理中僅次于人力成本的第二大可控成本。如何智能化改善商旅服務，讓出行更高效、讓服務更便捷，則是企業商旅及報賬服務的新趨勢。

5.2" "財務共享后智能商旅服務業務處理流程

財務共享后智能商旅服務的業務流程在共享后差旅費報銷業務流程的基礎上進行了優化，增加智能商旅App平臺的相關流程，如填制出差申請單、預訂機票和提交差旅費報賬。

5.2.1" "在智能商旅平臺填制出差申請單并提交

業務員或報賬人在智能商旅App進行智能商旅服務共享業務的操作，填制“申請單”，如交通工具、出差日期、出發地、目的地和事由等信息，提交成功后，智能商旅App轉入待審批出差申請單界面，為了能夠完整體驗智能商旅流程，審批要進行權限控制，由業務經理進行審批。

5.2.2" "在智能商旅平臺預訂機票

在出差申請單審批界面“同意”審批后，系統跳轉至機票預訂窗口，依次選擇航班，錄入乘機人等信息，完成在線支付。機票預訂完成后，采用同樣的方法，可以在智能商旅平臺，預訂返程機票，預訂酒店和火車票等。

5.2.3" "在智能商旅平臺提交差旅費報賬

在智能商旅App平臺，通過“差旅費報賬”，進入差旅費報銷單界面，可以看出在線機票預訂記錄將自動成為可報銷明細項，將機票、酒店和市內交通費等明細都添加到差旅費報賬明細即可，所有差旅費報銷明細添加完成后，智能商旅App將自動添加差旅補助內容，并形成最終的差旅費報銷單，并將住宿增值稅發票、火車票、機票、交通費發票等相關原始憑證借助掃碼槍和高拍儀進行掃描上傳到系統并提交。

其余流程與差旅費報銷共享業務流程一致，不贅述。

6" " "結束語

隨著科學技術的不斷進步和發展，企業集團實施財務共享服務成為必然趨勢，費用共享是企業集團非常重要的共享業務，通過費用共享和智能商旅服務可以提高財務人員報銷工作的效率，節約企業集團以及成員單位內部的各種資源，同時，加強集團內部各成員單位的協作，提高整個集團的管理效率，從而達到降本增效的目的，實現智能化財務管理模式，助力企業集團加強對費用報銷業務的集中管控。

主要參考文獻

［1］任震宇，林子軼.財務共享模式下企業費用報銷管理研究［J］.現代商貿工業，2023，44（11）：150-152.

［2］侯志才，楊丹萍，陳然.財務共享環境費用報銷流程再造研究：以J集團為例［J］.東華理工大學學報（社會科學版），2022，41（5）：455-461.

［3］王任蘭，區文華.企業財務共享模式下費用報銷管理的研究［J］.商場現代化，2022（13）：179-181.

［4］劉琪，柴天宇.財務共享背景下費用報銷業務內部審計優化研究［J］.商業會計，2022（12）：77-79.