“一站式”服務(wù)理念下高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的設(shè)計與實(shí)踐研究

［摘 要］為進(jìn)一步提升高?？蒲泄芾硇畔⒒剑狙芯坎捎梦墨I(xiàn)綜述方法，詳細(xì)分析了高校科研管理系統(tǒng)的研究現(xiàn)狀，闡述了“一站式”服務(wù)理念的內(nèi)涵與外延，搭建了高校科研管理系統(tǒng)體系架構(gòu)，并依托相關(guān)高校進(jìn)行了實(shí)踐探索。經(jīng)過檢驗(yàn)，基于“一站式”服務(wù)理念的科研管理系統(tǒng)的應(yīng)用取得了良好效果，可以有效提升高?？蒲泄芾砉ぷ餍屎头?wù)質(zhì)量，降低科研管理成本，促進(jìn)科研資源整合與共享，客觀上為高?？蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)提供了有益的借鑒。

［關(guān)鍵詞］科研管理系統(tǒng)；一站式服務(wù)；高校科研管理；系統(tǒng)設(shè)計

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.07.049

［中圖分類號］G647；TP315 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）07-0167-03

0" " "引 言

近年來，國家高度重視科研信息化建設(shè)工作，頒布了一系列政策，支持在科研管理領(lǐng)域中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高科研管理水平。2016年，《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》首次提出要加快科研信息化，建設(shè)覆蓋全國、資源共享的科研信息化基礎(chǔ)設(shè)施，促進(jìn)科技創(chuàng)新方式轉(zhuǎn)變［1］。2018年，國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》，提出推行

“一站式”信息化服務(wù)，讓科研人員少跑腿［2］。2019年，

中共教育部黨組下發(fā)了《關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》，進(jìn)一步要求各高校要加強(qiáng)科研信息化管理建設(shè)，各種管理事務(wù)限時辦結(jié)，提高科研管理服務(wù)實(shí)效［3］。在國家政策的支持和引導(dǎo)下，高等院校圍繞科研信息化建設(shè)開展相關(guān)理論與實(shí)踐研究，取得了一定的建設(shè)成效，但也面臨著一系列問題，如傳統(tǒng)的科研管理方式存在業(yè)務(wù)對接困難、流程煩瑣、效率低下等問題，制約了科研管理的效能提升，已無法滿足當(dāng)前科研管理工作需要。因此，本研究結(jié)合“一站式”服務(wù)理念，探索構(gòu)建一個適應(yīng)高校科研管理工作需求的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，為高?？蒲泄芾砉ぷ鞯膭?chuàng)新和發(fā)展提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

1" " "研究現(xiàn)狀分析

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)界圍繞科研管理系統(tǒng)的功能設(shè)計、用戶體驗(yàn)、數(shù)據(jù)分析、決策支持、實(shí)踐路徑和效果評估等方面進(jìn)行了大量的探索與研究。如陳浩等［4］認(rèn)為高校科研管理系統(tǒng)還應(yīng)實(shí)現(xiàn)與財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、圖書館機(jī)構(gòu)知識庫系統(tǒng)的業(yè)務(wù)對接，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的實(shí)時共享、科研成果的自動抓取以及為科研人員建立電子科研檔案的功能。胡君［5］利用數(shù)據(jù)倉庫分析技術(shù)，將分散在高校各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行集成，結(jié)合OLAP預(yù)聚合數(shù)據(jù)的功能，進(jìn)行了多維分析，為決策層提供了數(shù)據(jù)支持。費(fèi)錫玥［6］構(gòu)建了高校科研系統(tǒng)績效評價模型，以40所一流大學(xué)科研管理系統(tǒng)作為研究對象，采用高?？蒲邢到y(tǒng)績效評價方法，對高?？蒲邢到y(tǒng)進(jìn)行效率評價分析以及目標(biāo)協(xié)同評價分析?？傮w來說，高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的設(shè)計與實(shí)踐是一個備受關(guān)注的研究領(lǐng)域，但現(xiàn)有研究仍存在一些不足以及有爭議的內(nèi)容。首先，從研究論證角度看，已有研究更多關(guān)注高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的開發(fā)過程，而較少關(guān)注其所涉及的理論基礎(chǔ)。其次，在研究設(shè)計角度方面，關(guān)于系統(tǒng)的功能設(shè)計和技術(shù)實(shí)現(xiàn)研究較多，系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)踐效果等方面的研究相對較少，對于采用“一站式”服務(wù)理念的高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的設(shè)計與實(shí)踐的研究則鮮有報道。最后，在研究應(yīng)用范圍方面，不少研究提出建立人事、財務(wù)、科研等數(shù)據(jù)庫的信息整合與共享機(jī)制，但未將該機(jī)制的應(yīng)用范圍進(jìn)行擴(kuò)展和深挖，如在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同與分發(fā)處理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)“一站式”科研業(yè)務(wù)辦理。有鑒于此，本文從“一站式”服務(wù)理念角度對高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)進(jìn)行研究，

主要探討系統(tǒng)功能設(shè)計與實(shí)踐成效。

2" " "高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的理論基礎(chǔ)

高校科研管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)主要涉及軟件工程理論、科研管理理論、數(shù)據(jù)庫理論和信息技術(shù)理論，其中科研管理理論為高校科研管理系統(tǒng)提供了設(shè)計和開發(fā)的指導(dǎo)思想，數(shù)據(jù)庫理論提供了數(shù)據(jù)存儲和管理的基礎(chǔ)，軟件工程理論提供了系統(tǒng)化的設(shè)計和開發(fā)方法，信息技術(shù)理論則為系統(tǒng)提供了技術(shù)支持。四種理論內(nèi)容相互交織、相互支撐，共同為高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)提供了理論基礎(chǔ)和方法指導(dǎo)。

3" " "“一站式”服務(wù)理念內(nèi)涵

關(guān)于“一站式”服務(wù)理念的內(nèi)涵，學(xué)者們普遍認(rèn)為，“一站式”服務(wù)是指只要客戶有需求，一旦進(jìn)入某個服務(wù)點(diǎn)，“只跑一次”就可以解決所有問題，即為用戶提供一次性的完整的“一條龍”服務(wù)［7-8］。該觀點(diǎn)從事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程角度概述了“一站式”服務(wù)理念的指導(dǎo)思想，而忽視了多樣化和個性化的以人為本的服務(wù)內(nèi)涵，比如 “一站式”服務(wù)應(yīng)當(dāng)包括多種方式的服務(wù)，如網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)服、咨詢電話、個性化推薦等，以滿足不同用戶的需求。因此，“一站式”服務(wù)理念應(yīng)以為用戶提供多樣化、個性化、便捷化、高效化的服務(wù)為目標(biāo)，將多個服務(wù)、功能或平臺整合到一個集成的系統(tǒng)中，在一個窗口一次性完成業(yè)務(wù)辦理與業(yè)務(wù)反饋，提高業(yè)務(wù)工作效能和用戶滿意度。

4" " "“一站式”服務(wù)理念下高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的設(shè)計

4.1" "需求分析

需求分析是軟件系統(tǒng)設(shè)計的重要前期工作，其過程需要與相關(guān)人員充分溝通與協(xié)作，確保準(zhǔn)確理解用戶需求，并進(jìn)行合理的抽象和總結(jié)，最終形成有價值、可實(shí)現(xiàn)的需求文檔。高校首先要明確科研管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)、階段性任務(wù)和預(yù)期效果，確定系統(tǒng)中科研活動、管理流程、人員角色等功能定位，據(jù)此制訂調(diào)研計劃，采用問卷、面談、會議討論等形式與科研人員、管理人員、領(lǐng)導(dǎo)人員深入溝通，記錄、收集、篩選以及歸納不同人員對系統(tǒng)的需求與期望，接著對收集到的用戶需求進(jìn)行分析，整理出具體的需求列表，明確需求之間的關(guān)系，了解各種需求的重要程度和優(yōu)先級。在用戶需求分析的基礎(chǔ)上，區(qū)分功能性需求和非功能性需求。功能性需求即與科研人員業(yè)務(wù)辦理直接相關(guān)的需求，比如線上科研項目申報流程、填報內(nèi)容要求、證明材料上傳形式等。非功能性需求主要包括系統(tǒng)運(yùn)行的硬件配置要求、安全性要求、可靠性要求以及容錯性要求等。最后依據(jù)軟件開發(fā)規(guī)范編寫用戶用例場景，描述系統(tǒng)在不同情況下的典型用戶操作和系統(tǒng)反應(yīng)。

4.2" "系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

為確?？蒲泄芾硐到y(tǒng)能夠滿足高?？蒲泄芾淼臉I(yè)務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)對“一站式”科研服務(wù)流程的全面管理和支持，從基礎(chǔ)支撐體系、決策體系、業(yè)務(wù)管理體系和綜合服務(wù)體系四個層面詳細(xì)設(shè)計了系統(tǒng)核心功能，確保系統(tǒng)功能模塊的完整性、有效性以及長期穩(wěn)定運(yùn)行。

基礎(chǔ)支撐體系方面，依托高校校園網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備、通信鏈路和服務(wù)器設(shè)備，為科研管理系統(tǒng)的運(yùn)行提供硬件和網(wǎng)絡(luò)條件，采用網(wǎng)絡(luò)防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密和統(tǒng)一認(rèn)證等方式，確?？蒲袛?shù)據(jù)的安全性和機(jī)密性。在此基礎(chǔ)上，存儲和管理科研項目、經(jīng)費(fèi)、成果、知識產(chǎn)權(quán)等數(shù)據(jù)，采用數(shù)據(jù)庫、文件系統(tǒng)或其他數(shù)據(jù)存儲方式來進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，為高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的正常運(yùn)行提供基礎(chǔ)環(huán)境支撐。

決策體系方面，通過數(shù)據(jù)挖掘、深度學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)建模等方式進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，預(yù)測項目的進(jìn)展情況、成果的投入與產(chǎn)出關(guān)系、資金需求以及科研發(fā)展趨勢等，為高校提供科學(xué)、全面的決策依據(jù)，提升決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

業(yè)務(wù)管理體系方面，業(yè)務(wù)管理體系是綜合服務(wù)體系的重要支撐，前臺受理業(yè)務(wù)后，將業(yè)務(wù)按照類別分發(fā)至業(yè)務(wù)管理體系中相關(guān)科室，由各科室處理完成后再反饋至前臺。業(yè)務(wù)范圍囊括了科研管理工作的所有內(nèi)容，其管理水平直接體現(xiàn)了科研管理工作的信息化程度。

綜合服務(wù)體系方面，主要包括業(yè)務(wù)辦理引導(dǎo)、前臺綜合業(yè)務(wù)受理、業(yè)務(wù)反饋三個階段。在業(yè)務(wù)辦理引導(dǎo)階段，通過在線智能問答、咨詢電話、微信微博等網(wǎng)絡(luò)工具幫助科研人員快速找到業(yè)務(wù)辦理入口。前臺綜合業(yè)務(wù)受理階段是綜合服務(wù)體系的核心內(nèi)容，主要為科研人員提供綜合查詢、信息資源獲取、項目申報、知識產(chǎn)權(quán)申報等一系列業(yè)務(wù)辦理服務(wù)，讓科研人員線上“一站式”完成業(yè)務(wù)的辦理，在業(yè)務(wù)反饋階段由管理工作人員反饋辦理結(jié)果。

最后，通過技術(shù)保障體系維持整個科研管理信息化系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，通過用戶評價反饋體系優(yōu)化系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程，完善各業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能，促進(jìn)高?？蒲泄芾硇畔⒒ぷ鞯目沙掷m(xù)發(fā)展。

4.3" "功能模塊設(shè)計

在前期調(diào)研形成的需求報告基礎(chǔ)上，開展高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的功能模塊設(shè)計，主要包括項目管理、成果管理、經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)術(shù)活動管理和“一站式”服務(wù)大廳管理等。項目管理方面，該模塊包括科研項目的申報、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、任務(wù)分配、進(jìn)度跟蹤和成果評審等功能，以實(shí)現(xiàn)對科研項目的有效監(jiān)控和管理。成果管理方面，主要用于科研成果的登記、知識產(chǎn)權(quán)申請、專利管理和成果推廣等，以促進(jìn)科研成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。經(jīng)費(fèi)管理方面，依據(jù)科研經(jīng)費(fèi)管理制度文件，對科研經(jīng)費(fèi)的申請、審批、使用和結(jié)算進(jìn)行管理，強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)預(yù)算、申請、報銷和匯總等功能。學(xué)術(shù)活動管理方面，學(xué)術(shù)活動的有效開展，有利于加強(qiáng)科研人員之間的合作和知識交流，主要包括學(xué)術(shù)會議、學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)交流等形式，通過學(xué)術(shù)活動登記，可以了解高?？蒲腥藛T學(xué)術(shù)活動開展情況?！耙徽臼健狈?wù)大廳管理是各功能模塊中的核心部分，其功能主要來自于其他各功能模塊提供的接口，通過業(yè)務(wù)集成，完成“一站式”服務(wù)大廳功能的構(gòu)建。其他需要設(shè)計的功能模塊還有人員管理、平臺管理、團(tuán)隊管理、學(xué)科管理、系統(tǒng)配置等，各功能模塊的協(xié)同運(yùn)行旨在提供一個全面、高效、便捷的科研管理系統(tǒng)，以滿足高校科研管理的需求。

5" " "“一站式”服務(wù)理念下高校科研管理系統(tǒng)的實(shí)踐成效

為加快高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)進(jìn)度，研究依托某單位購置的EADP（E-Plugger Application Development Platform）研發(fā)平臺進(jìn)行模塊構(gòu)建，平臺提供了豐富的頁面組件、交互組件、工作流引擎、報表查詢引擎、數(shù)據(jù)字典等，為高校科研管理系統(tǒng)的個性化功能開發(fā)、高容錯性配置以及系統(tǒng)集成提供支撐。通過平臺可以快速構(gòu)建業(yè)務(wù)功能，重塑業(yè)務(wù)流程，精細(xì)化配置權(quán)限，為“一站式”服務(wù)理念下的高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)提供了有力的技術(shù)支持。經(jīng)過二次開發(fā)，按照上述系統(tǒng)架構(gòu)和功能模塊設(shè)計方案重構(gòu)了高校科研管理系統(tǒng)。目前該科研管理系統(tǒng)已經(jīng)投入使用，科研人員系統(tǒng)管理后臺首頁主要包括通知公告、辦理事項入口、業(yè)務(wù)處理狀態(tài)以及線上引導(dǎo)服務(wù)等功能，已上線運(yùn)行的業(yè)務(wù)主要是科研項目管理模塊和論文成果登記模塊，主要包括項目申報、中檢、變更、結(jié)項等業(yè)務(wù)功能，以及論文成果信息錄入、修改、上傳、審核等功能。各類業(yè)務(wù)處理狀態(tài)可以通過科研人員后臺界面中事項跟蹤、待辦理、辦理中、已完結(jié)4個標(biāo)簽查看，并用數(shù)字顯示辦理的各類業(yè)務(wù)數(shù)量。經(jīng)過實(shí)際運(yùn)行，基本達(dá)到了系統(tǒng)建設(shè)預(yù)期目的。

6" " "結(jié) 論

綜上所述，本研究基于“一站式”服務(wù)理念，旨在設(shè)計和實(shí)踐一種高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)，以解決傳統(tǒng)科研管理系統(tǒng)中存在的問題。擴(kuò)充了已有研究的理論范圍，強(qiáng)調(diào)高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)應(yīng)該具備全方位、個性化的功能和服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對科研主體、科研過程以及科研資源的全面管理與支持，從而更好地滿足科研人員的需求，對高?？蒲泄芾硇屎退降奶嵘哂幸欢ǖ膬r值。然而，在工作實(shí)踐中，高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的實(shí)施與應(yīng)用仍然存在一些困難與挑戰(zhàn)。首先，人員素質(zhì)和意識是一個關(guān)鍵因素，高?？蒲泄芾砣藛T和科研人員需要適應(yīng)新的科研管理方式和技術(shù)工具，并發(fā)揮其主動性和創(chuàng)新能力。其次，高校科研管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行需要得到高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理部門的高度重視與支持，這需要培養(yǎng)和推廣全員參與的科研管理理念，以及鍥而不舍的工作作風(fēng)。最后，科研管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)需要依賴先進(jìn)的前端開發(fā)、后端開發(fā)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計等技術(shù)和方法，以適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展與變化。

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