淺談金蝶K3在藥檢機構試劑耗材信息化管理中的應用

［摘 要］隨著信息技術應用的持續推進，各行各業邁進了信息化精細化管理時代，對于檢驗機構而言，實驗室的檢驗技術和運營管理水平已成為其核心競爭力。試劑耗材作為檢驗機構必不可少的物品，對于實驗室的科學研究和實驗工作起著至關重要的作用。試劑耗材品類繁雜、同時具有專業性高、時效性強、供應渠道復雜、使用不可計劃、購置頻繁等特點，試劑耗材管理面臨諸多困難。藥檢機構應建立高效的試劑耗材管理體系，完善供應商名錄。運用金蝶K3可初步實現試劑耗材管理規范化，統計查詢快捷化，實現試劑耗材的閉環管理和全程追溯等目的，能有效控制機構運營成本，為單位建立精細化管理模式提供參考，同時可進一步加強風險管控。

［關鍵詞］試劑耗材；金蝶K3；信息化管理；風險管控

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.07.038

［中圖分類號］F272.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）07-0129-04

0" " "引 言

隨著我國科學技術和藥檢事業的迅猛發展，各學科間相互交叉滲透，不斷涌現出新的研究領域及檢測項目，以蘇州市藥品檢驗檢測研究中心為例，簡稱“中心”所使用到的試劑耗材品類因檢驗領域不同更加細化，數量大幅增加，對質量要求也越來越高。試劑耗材是科研及檢驗機構必不可少的物品，對于實驗室的科學研究和實驗工作起著至關重要的作用。實驗用的試劑耗材除了專業性高，時效性強等特點，市面上的試劑耗材還呈現廠家雜，品種繁，劃分細、規格多、對運輸、儲存和應用環境的要求較為嚴格等問題，相應采購及管理實際上是一項煩瑣且復雜的過程［1-3］。傳統的試劑耗材管理費時費力，大多通過手工記錄和統計，存在著信息不準確、管理不及時，使用不規范等各種問題。實驗室試劑耗材管理的規范化和精細化，是保證實驗室開展日常工作、提供精確數據、提高檢驗質量的基本要求［4-6］。通過引入現代化管理理念，使用信息化管理工具實現試劑耗材從粗放型管理向精細化管理轉變［7］。本文探討金蝶K3軟件在藥檢機構試劑耗材信息化管理中的應用。

1" " "試劑耗材管理的現狀與難點分析

1.1" "試劑耗材品類需求多樣化、管理難度大

實驗室耗材主要指用于實驗室開展檢測工作中的消耗性材料，其管理質量高低直接影響整個檢測工作水平，是保證檢測數據準確性、提高檢測效率、降低檢測成本的關鍵因素［8］。由于藥檢系統的檢驗項目都是根據國內外藥典、國家標準、企業標準等進行標準化檢測，對于實驗室來說，正確選擇和管理試劑耗材至關重要。檢驗人員需要根據實驗需求選擇適當的試劑耗材，并確保其質量符合檢驗需求。同時，試劑耗材的儲存和使用也需要嚴格遵守相關的安全操作規程，以確保實驗的準確性和安全性。

隨著科技的不斷進步與藥品檢測標準的不斷提高，每個藥品標準的差異性，造成實驗檢測所用到的試劑耗材品類的需求更加多樣化。近年來藥檢行業快速發展，像生化類試劑盒、雜質標準品、免疫親和柱等高值耗材的使用數量猛增，其有著嚴格的運輸及倉儲環境溫度且多數為一次性使用，對實驗室的管理提出了更高的要求［3-5］。此外，對于一些管控試劑及毒麻精放類標準品還需要到環保、公安和藥監等部門辦理許可證后方能購買，還有相當一部分化學試劑為有毒、有害或易燃易爆品，其采購、運輸、儲存和管理都有更高的要求［4-5］。目前本中心涉及的試劑耗材品類按品牌規格型號統計多達上萬種，該數據隨著檢測項目的增加還在不斷攀升，試劑耗材的管理難度大、采購手續復雜可見一斑。

1.2" "試劑耗材采購及時性要求高

由于檢驗項目和檢驗過程與結果的不確定性，以及檢驗周期短等因素，大多是實驗急需的時候臨時采購，因此對試劑耗材采購的時效性要求很高［9］。采購供貨期必須盡可能短，需確保試劑耗材供應不間斷，確保實驗人員在需要時能夠及時獲取所需的試劑，避免不必要的等待和時間浪費，從而保障檢測正常進行，提高實驗的效率和產出。此外，由于部分試劑耗材有較嚴格的儲存條件且效期短，一般不能提前采購，避免保管不善過期變質造成浪費［5-7］。因此，需要建立高效的采購流程和管理體系，確保試劑耗材的及時供應，為實驗室的檢驗及科研工作提供有力的支持。

1.3" "試劑耗材繁雜，供應渠道多

市面上實驗用試劑耗材種類繁多，涵蓋了各個科學領域的研究需求，每個研究領域都有其特定的試劑耗材需求。不同品牌的同種試劑耗材的價格差異性較大，在質量與性能也存在一定差別，且不同渠道采購價格也存在差異。大多數商品的價格不透明，供應商和分銷商往往根據實驗室的需求和采購能力進行個別報價。試劑耗材還存在線上、線下等不同采購渠道，同一產品報價大相徑庭。因此，實驗室很難對不同供應商的價格進行比較和選擇，也無法判斷是否存在價格壟斷或不合理的定價行為。此外，不同供應商的采購流程和要求也可能不同，給采購工作帶來了一定的復雜性和困擾［5］。

2" " "搭建數據化、信息化試劑耗材管理體系

隨著信息化的不斷發展，傳統的粗放型管理模式帶來大量繁冗的數據，使管理效率低下，且容易出錯。本中心通過引入金蝶K3軟件，建立相對完善的信息化試劑耗材管理體系，初步實現試劑耗材精細化管理，使試劑耗材的采購、管理、查詢變得高效便捷，同時可實現資源的合理配置與共享。與中心辦公自動化系統（Office Automation System，OA）數據對接，從實驗科室提出采購申請開始，規范采購流程，加強風險管控，及時發現和解決問題，提高試劑耗材管理的安全性和可靠性。

2.1" "在金蝶K3中搭建利于分類管理的物料數據庫

2.1.1" "基礎框架的搭建

試劑耗材采購是一項煩瑣且復雜的工作，實驗用的試劑耗材紛繁多樣，市面上的品類多達千萬種。本中心通過設定規范的字段和屬性，從品類，品牌，規格等多維度分類，對試劑耗材進行統一的命名和編號，避免重復和混淆，在K3物料模塊中實現物料的唯一性。同時能規范采購申請流程和使用流程，確保試劑耗材的采購和使用符合檢驗標準與規定，提高試劑耗材管理的規范性和準確性，減少錯誤和失誤的發生［10-12］。此外，根據中心的實際情況分別建立了實驗科室、人員等資料信息，確保唯一性及完整性，為后續的查詢和分析提供準確性數據來源。

2.1.2" "與中心OA系統對接，金蝶K3協調運作

中心的OA系統已經運行較為成熟，物資采購都是通過OA系統提出采購申請流程。OA系統與金蝶K3物料模塊中的數據交互，通過數據中間表的形式進行抓取與傳輸得以實現鏈接［13］，方便實驗科室對物料信息的選取與查詢，形成數據共享。

2.2" "金蝶K3模塊中的采購管理

（1）供應商管理。因體系管理要求，本中心通過供應商資料審核及對以往交易過程中價格、供貨周期、服務等多方評定，篩選出合格供應商目錄。在金蝶K3供應商模塊中建立供應商名錄，輸入供應商名稱、聯系方式、經營范圍等完整的供應商信息，對供應商資料進行集中及分級管理，實現對供應商信息的查詢、維護、增減及分析評估等，也方便實驗室人員隨時查找和獲取供應商的相關信息，為采購和合作提供便利。

（2）采購訂單管理。物資采購員通過OA系統完成合同審批流程后，在金蝶K3中對采購申請單中的物料信息進行訂單數據的下推，在金蝶K3采購訂單模塊選取相應的供應商，填寫產品價格、稅率、合同號、交付預期、備注等信息，形成完整的訂單，從而實現訂單的創建和錄入，確保訂單的完整性和準確性，以便及時掌握訂單的狀態和交付情況，提高訂單管理的效率。通過對采購訂單的查詢和原始數據的管理，可對后續相同及類似產品的價格進行預估與評判，可有效降低采購時間與成本。同時也可以通過數據分析，查詢提取每個實驗科室的試劑耗材使用情況，如采購量、品種、采購頻次等信息，根據實驗室的需求生成各種訂單相關的報表，可以幫助實驗室進行訂單數據的分析和決策，為中心制訂下一年度的采購計劃提供數據參考，提高實驗室的效率和成本控制。

2.3" "金蝶K3模塊中的庫存管理

（1）出入庫管理。貨物到達后，由采購員和倉管員共同驗收，并由倉管員在金蝶K3外購入庫模塊下推形成入庫單并登記產品信息，如生產日期，有效期，批號等。同時可生成單一產品的唯一性標識，配合出入庫管理，供檢驗人員掃描后錄入實驗室信息管理系統（Laboratory Information Management System，LIMS），實現試劑耗材在后續使用中各環節的信息追溯。

（2）對庫存動態管理。實時掌握物料的庫存情況，及時調整采購計劃，避免庫存過多或過少的情況發生，降低庫存成本和提高庫存周轉率。通過對物料的入庫、出庫、退庫等過程進行信息登記與管理，確保物料的流轉過程規范化和透明化；此外，通過對物品效期、供貨時間等信息的查詢，實現數據精準分析，可以實現物料管理的標準化和精細化，提高單位的管理水平和競爭力。

（3）各實驗科室間調配。通過查詢各實驗室的庫存情況，實現各科室之間的調配，更好地利用實驗室內部的資源，提高本中心實驗室的工作效率和降低成本，避免重復購買或者閑置浪費的情況，同時可促進實驗室內部的協作和溝通，提高實驗室的運營效率。

（4）領用。對于效期長、易儲存、用量大的產品以及管控試劑，中心倉庫根據使用量實時增補更新，實現現場調撥領用，無須申購，提高工作效率，優化庫存管理流程。

3" " "結束語

實驗室試劑耗材的管理對藥品檢驗檢測十分重要，直接影響檢測項目的進展以及檢驗數據的準確性與有效性。對試劑耗材的管理必須高度規范且需從采購源頭抓起，搭建數據化、信息化試劑耗材管理體系，構建更加規范科學的管理機制與措施，以提高實驗室的工作效率，保障試劑耗材的使用率和安全性［13］。通過金蝶K3的引入，規范了物料信息管理，實現了采購、入庫、出庫等各環節的閉環，各科室不再是相互獨立，實現了各信息、各數據的共享，使數據具有可追溯性、查詢便捷性等特點。通過數據化、信息化試劑耗材管理體系，可以獲得大量的試劑耗材使用數據，通過對這些數據進行分析和利用，為實驗室的管理決策提供科學依據。同時可以通過系統的報表功能，生成試劑耗材的采購情況、庫存情況、消耗趨勢等報表，幫助實驗室進行質量控制和評估［14］。

試劑耗材的管理是一項長期持續性的工作，即使是一個非常完善的系統，也有不適用的地方，可結合自身的業務情況進行調整，解決管理中的實際問題。金蝶K3軟件的使用僅是中心試劑耗材信息化管理的初步階段，如何利用信息化管理平臺優化采購流程，規范物料登記與出入庫管理，從而達到防范風險，加快流程運轉、降低機構的運營成本，使整個管理更加精細化、高效化是未來的探討方向［15］。

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