行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)部控制的建設(shè)方案

行政事業(yè)單位的發(fā)展一般都保持相對穩(wěn)定，并具有進一步增長的明顯優(yōu)勢。近年來，我國政府高度重視這些機構(gòu)的采購工作。為了確保采購實施的系統(tǒng)化、標(biāo)準化和統(tǒng)一化，已經(jīng)制定了嚴格的要求。政府采購過程容易受到各種風(fēng)險影響，因此迫切需要通過有效措施加強內(nèi)部控制并優(yōu)化采購流程。本文主要關(guān)注解決行政事業(yè)單位在政府采購中面臨的挑戰(zhàn)，并基于問題分析提出了加強內(nèi)部控制方面的實用建議。這些建議旨在為政府采購經(jīng)理提供有價值的參考。

對于行政事業(yè)單位而言，政府采購工作直接影響著單位的發(fā)展和改革。這項任務(wù)涉及財政資源，并需要與單位的發(fā)展要求相協(xié)調(diào)。鑒于其與國家財政資金利用和管理密切相關(guān)，強調(diào)在實際操作中重視政府采購的重要性至關(guān)重要。然而，在一些行政事業(yè)單位的采購活動中，對內(nèi)部控制和審計工作并沒有給予足夠的重視。一方面，由于缺乏相應(yīng)的內(nèi)部控制標(biāo)準，行政事業(yè)單位以分散的方式進行采購活動。這受到市場條件、采購需求和財務(wù)狀況等多種因素的影響。因此，出現(xiàn)了與采購實踐不一致的問題，阻礙了內(nèi)部控制有效性。另一方面，盡管認識到管理工作的重要性，但相關(guān)人員面臨許多無法控制的障礙。通過內(nèi)部控制措施的實施，可以有效規(guī)范程序、提高財政資源利用效率，維護國家、社會和個人利益，并減輕與資金使用相關(guān)的潛在風(fēng)險。因此，單位必須認識到在實際工作中政府采購內(nèi)部控制的重要性，通過建立健全各級內(nèi)部控制系統(tǒng)來解決現(xiàn)有問題，以支持整體內(nèi)部控制機制并促進行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

一、政府采購內(nèi)部控制相關(guān)闡述

（一）政府采購含義

根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》的定義，政府采購是指各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和團體組織使用財政性資金，按照法律規(guī)定進行集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標(biāo)準以上的貨物、工程和服務(wù)。在政府采購過程中，行政事業(yè)單位應(yīng)秉持透明、公正和誠信等原則。內(nèi)部控制涉及通過建立制度、有效實施以及規(guī)范成員的工作流程來達到組織目標(biāo)，從而推動經(jīng)濟增長，并同時降低風(fēng)險并確保業(yè)務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)。因此，在政府采購行政事業(yè)單位內(nèi)部控制方面，需要引入專門的采購內(nèi)部控制系統(tǒng)來規(guī)范采購活動，并實現(xiàn)預(yù)期效果。

相較于其他行業(yè)，政府采購領(lǐng)域的范圍廣泛且數(shù)量龐大，尤其是在工程采購及相關(guān)活動方面。這些過程耗時較長，并涉及多個階段。若管理不善，則可能產(chǎn)生腐敗風(fēng)險，因此政府采購必須加強對欺詐和政治不確定性的管理措施，以確保公正與透明。

（二）行政事業(yè)單位政府采購流程

1.單位內(nèi)部采購流程

單位內(nèi)部采購流程包含多個步驟，如申請采購、審批采購請求、制定預(yù)算、執(zhí)行采購、支付資金以及后續(xù)的預(yù)算監(jiān)督和評估。為了有效控制風(fēng)險因素，需要對每個階段進行評估，并建立相應(yīng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)。這涉及考慮是否要分離不兼容職責(zé)原則，明確工作職責(zé)，避免并行角色或利益沖突，并實施強有力的內(nèi)部審批流程。同時還需建立全面的監(jiān)督體系和激勵機制。

2.單位外部業(yè)務(wù)控制流程

為了確保外部采購過程的公平和公正，可以利用先進的數(shù)字技術(shù)全面透明地披露所有相關(guān)的招標(biāo)信息，包括創(chuàng)建投標(biāo)文件、委托代理機構(gòu)進行招標(biāo)以及選擇中標(biāo)公司。

（三）行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)部控制重要性

首先，加強行政事業(yè)單位內(nèi)部管理有助于確保政府采購業(yè)務(wù)的安全性，建立現(xiàn)代化采購制度，并降低與腐敗和法律問題相關(guān)的風(fēng)險。在現(xiàn)代政府采購制度中，全面的內(nèi)部控制管理將覆蓋所有相關(guān)實體、人員和流程，以確保遵守既定規(guī)則和法規(guī)。其次，加強政府采購內(nèi)部管理有助于明確工作職責(zé)、規(guī)范部門權(quán)力和角色，并防止出現(xiàn)冗余或缺口的情況。通過實施問責(zé)機制可以提高采購效率。最后，加強內(nèi)部管理有助于促進透明度并培養(yǎng)誠信文化，在信息披露方面發(fā)揮重要作用。

二、行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)部控制存在的問題

（一）人員方面

在任何任務(wù)的推進過程中，人員都扮演著至關(guān)重要的角色，采購工作也不例外。如果人員方面存在問題，那么無疑會對采購工作的質(zhì)量產(chǎn)生不可避免的影響。因此，對于采購人員的管理變得尤為重要。政府采購需要高水平的專業(yè)性和系統(tǒng)化方法，因為其范圍和涉及領(lǐng)域比企業(yè)采購更廣泛。它通常包括招標(biāo)程序、財務(wù)法規(guī)、合同管理，并且還承擔(dān)著經(jīng)濟發(fā)展所帶來的社會責(zé)任。因此，從事政府采購的工作人員必須具備全面而專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)，并且對相關(guān)法律法規(guī)有深入理解，以確保其工作能夠順利進行，并逐步實現(xiàn)采購體系標(biāo)準化。

然而，在政府采購過程中，行政事業(yè)單位的采購人員能力參差不齊，一些人缺乏必要的專業(yè)素質(zhì)。此外，這些機構(gòu)內(nèi)部缺乏一個全面的培訓(xùn)體系，導(dǎo)致采購專業(yè)人員的系統(tǒng)培訓(xùn)不足。因此，在采購過程中，有效合作和系統(tǒng)性缺失，導(dǎo)致對采購各方面的控制不足。此外，一些人員職業(yè)素養(yǎng)水平低下和缺乏自我約束。當(dāng)面臨物質(zhì)誘惑和個人利益時，他們?nèi)菀浊鼜挠诓坏赖滦袨楹头欠ɑ顒印?/p>

（二）預(yù)算編制方面

在政府采購過程中，負責(zé)人員和預(yù)算編制人員通常更加關(guān)注整體結(jié)算問題，而忽視了預(yù)算編制的重要性。這種對于預(yù)算編制的認識不足導(dǎo)致了規(guī)劃階段的延誤和決策過于主觀和片面，最終影響了財政資源的有效利用，并降低了整體采購工作的質(zhì)量。各單位領(lǐng)導(dǎo)和編制人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)首要責(zé)任。忽視內(nèi)部控制措施不僅會阻礙政府采購任務(wù)的順利執(zhí)行，也會忽略對現(xiàn)有問題的及時發(fā)現(xiàn)和解決。單純強調(diào)項目申報而未能積極主動地獲取市場信息，則導(dǎo)致無法及時把握市場實際需求，并且無法相應(yīng)調(diào)整采購策略。因此，政府采購實際執(zhí)行與預(yù)算編制之間的差距日益增大。

（三）監(jiān)督方面

隨著政府采購規(guī)模的增大，政府采購監(jiān)管已經(jīng)建立了相對完善的流程和體系，內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督相結(jié)合。然而，在實踐中一些領(lǐng)域監(jiān)管仍未能充分達到預(yù)期效果。首先，內(nèi)部監(jiān)督缺乏嚴謹性甚至監(jiān)督無效。由于政府采購具有特殊性，并且該領(lǐng)域缺乏專業(yè)人才，許多部門會自行處理財務(wù)審計和糾正措施。這種參與者兼裁判的雙重角色削弱了內(nèi)部監(jiān)督的有效性。其次，外部監(jiān)督往往是程序化和表面化的。來自財政、紀檢、審計、檢察以及招標(biāo)機構(gòu)等方面的監(jiān)督主要集中在是否超支或物資采購過程是否遵循適當(dāng)程序上，卻忽略了預(yù)算編制是否科學(xué)合理或所采用投標(biāo)方式是否符合法規(guī)等關(guān)鍵問題。此外，在整個采購過程中，績效監(jiān)控和評估機制被忽視也是一個問題。再次，全面覆蓋尚未實現(xiàn)。上級部門主要對下發(fā)資金或項目進行監(jiān)管，但很少將審查范圍擴大到其他分配項目之外。同樣，在較低行政級別上，少數(shù)高級官員不適當(dāng)干預(yù)導(dǎo)致無人監(jiān)管非法采購活動。最后，外部監(jiān)督對政府采購影響較小。外部監(jiān)督嚴重依賴于中介機構(gòu)以及媒體報道的信息，通常無法獲得所有相關(guān)信息。

（四）管理制度方面

行政事業(yè)單位政府采購的內(nèi)部控制制度不完善，將直接影響采購質(zhì)量。目前，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度不完善的主要原因是行政事業(yè)單位對于政府采購內(nèi)部控制缺乏足夠重視和投入。此外，還存在一些因素，如目標(biāo)模糊、組織結(jié)構(gòu)不明晰、相關(guān)部門職責(zé)分工、工作流程不規(guī)范、行為不合規(guī)以及采購經(jīng)驗有限等，都導(dǎo)致了行政事業(yè)單位在政府采購內(nèi)部控制建設(shè)方面存在著不完善之處。各個部門對于政府采購內(nèi)部控制制度建設(shè)的認識也較為薄弱，導(dǎo)致了溝通困難和采購信息傳遞不準確。由于資源共享的缺乏，進一步增加了政府采購活動的風(fēng)險，并可能引發(fā)違紀行為。同時，在實施過程中缺乏透明性和規(guī)范性也影響了與管理相關(guān)聯(lián)的各個方面。

三、行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)部控制的建設(shè)方案

（一）做好采購人才隊伍建設(shè)工作

在當(dāng)前時代背景下，政府采購工作已經(jīng)得到了進一步發(fā)展和完善。這項工作具有高度的技術(shù)性和政策性，采購人員的素質(zhì)和專業(yè)水平直接影響采購項目的質(zhì)量以及公平性。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強對采購人員隊伍建設(shè)，加強繼續(xù)教育。首先，需要定期開展崗位培訓(xùn)活動，鼓勵采購人員積極參與并不斷提升自身的專業(yè)能力。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括工作職責(zé)、流程等方面。另外，還應(yīng)積極推行政府采購專業(yè)資格認證制度，并要求所有從事該工作的人員持證上崗，以確保政府采購工作能夠順利進行。其次，在崗后培訓(xùn)方面也需要加大力度。通過針對性培訓(xùn)措施，使得采購人員熟悉相關(guān)法規(guī)政策，并且了解實際案例中存在的問題和經(jīng)驗教訓(xùn)，拓寬他們的視角、增強業(yè)務(wù)能力和知識儲備，在實際操作中遵循規(guī)范要求開展政府采購工作，提高采購質(zhì)效、防范采購風(fēng)險。

（二）科學(xué)規(guī)范編制和執(zhí)行政府采購預(yù)算

政府采購預(yù)算在部門整體預(yù)算中扮演著重要的角色，是政府采購活動開展的基礎(chǔ)。編制部門預(yù)算時，行政事業(yè)單位應(yīng)堅持全面性和精確性等原則，并列出采購項目和資本預(yù)算，同時明確定義項目組織、采購方法和時間表。此外，為了編制全面的政府采購預(yù)算，必須將貨物、工程項目和服務(wù)進行精細化拆解。一旦得到財政部門批準后，在執(zhí)行期間必須嚴格遵守需求導(dǎo)向并實現(xiàn)物有所值。有效實施采購需求規(guī)劃和項目論證，并制定年度總體計劃概述其進展情況。內(nèi)部各個負責(zé)財務(wù)管理、資產(chǎn)利用、采購流程的部門之間需要協(xié)調(diào)配合以便及時制定與此預(yù)算相一致的年度計劃。未經(jīng)指定的采購預(yù)算和記錄事先批準不得進行任何形式上或?qū)嶋H上的變更或調(diào)整；這包括避免在分配預(yù)算之外進行物品采購，或改變項目性質(zhì)、資金用途而未經(jīng)適當(dāng)授權(quán)等情況發(fā)生。

（三）建立政府采購風(fēng)險評估機制及監(jiān)督機制

為了提高政府采購的有效性，關(guān)鍵在于建立健全風(fēng)險評估機制和監(jiān)督體系，以便有效監(jiān)控和指導(dǎo)整個采購過程。首先，應(yīng)注重加強行政機構(gòu)內(nèi)部控制風(fēng)險管理，強化其對內(nèi)部控制措施的理解。其次，制定全面而系統(tǒng)的制度，以加強政府采購監(jiān)督，進行全面的風(fēng)險評估，嚴懲違法違規(guī)行為。此外，行政事業(yè)單位需要增強對內(nèi)部控制的認識，合理利用資產(chǎn)并避免不必要的風(fēng)險。最后，完善監(jiān)督體系。這包括明確監(jiān)督范圍、方法和規(guī)則，并實施相應(yīng)激勵機制以鼓勵采購人員達到預(yù)期目標(biāo)。此外，跟蹤和監(jiān)測這些人員活動將有助于及時發(fā)現(xiàn)問題或矛盾，并根據(jù)相關(guān)政策、法律法規(guī)和采購制度進行調(diào)整。

（四）完善內(nèi)控制度體系

行政機構(gòu)需要根據(jù)自身情況，加強內(nèi)部控制制度的設(shè)計，為高效的政府采購工作和相關(guān)活動打下堅實基礎(chǔ)。組織應(yīng)該分析政府采購過程中存在的問題，識別潛在風(fēng)險，并進行科學(xué)評估，根據(jù)風(fēng)險程度分類，并實施規(guī)范有效的風(fēng)險防控措施。針對具體部門進行個性化定制，并指派責(zé)任人確保任務(wù)有效執(zhí)行。同時，行政事業(yè)單位必須與時俱進，在使用相關(guān)法律法規(guī)作為政府采購基礎(chǔ)的同時，適應(yīng)相關(guān)制度變化。這樣可以使內(nèi)部控制系統(tǒng)能夠靈活調(diào)整，提高時效性。此外，在不影響采購效率或造成不利影響的前提下，在內(nèi)部控制制度寬松程度上找到平衡至關(guān)重要。

結(jié)語：

在新時代的背景下，加強行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)部控制體系建設(shè)具有至關(guān)重要的意義。這將有效規(guī)范政府采購行為，確保財政資源得到有效利用，推動行政事業(yè)單位的發(fā)展和改革。因此，組織必須認識到政府采購內(nèi)部控制的重要性，并根據(jù)自身情況全面分析存在的問題。制定針對性解決方案，加強政府采購內(nèi)部控制管理。應(yīng)優(yōu)先考慮持續(xù)優(yōu)化和改進內(nèi)部控制系統(tǒng)，提升政府采購預(yù)算編制合理性。強化對政府采購行為的內(nèi)部監(jiān)督，并培養(yǎng)專門從事政府采購內(nèi)部控制工作的專業(yè)人才。靈活運用多種內(nèi)部控制手段，加大對政府采購行為約束力度，確保采購質(zhì)量，在更好地服務(wù)于行政事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)方面做出更大貢獻。