數字檔案管理發展趨勢的復雜性分析

習近平總書記指出，數字技術正以新理念、新業態、新模式全面融入人類經濟、政治、文化、社會、生態文明建設各領域和全過程，給人類生產生活帶來廣泛而深刻的影響[1]。數字化進程帶給檔案生存與發展前所未有的機遇與挑戰，檔案管理需要把握數字時代的特征，緊跟時代發展的步伐，充分調動存量資源、積極挖掘增量資源，促進檔案事業做大做強。

一、數字檔案管理現狀分析

數字技術廣泛影響人類社會，宏觀方面，數字化社會的發展正書寫新時代的歷史，檔案記錄職責發揮重要長遠的作用，檔案正在從“模擬態”到“數字態”再到“數據態”，檔案管理的理論依據、內容類型、產生模式、實踐方法都發生了復雜性變革；介觀方面，政府監管、法律保障調節各類主體規范有序運行，檔案發揮保存職責，對主體間的行為和活動產生的信息進行科學長期保存，提供社會治理的依據和參考；微觀層面，各行業主體進行適應性變革，檔案管理受到數字化變革的影響，從紙質實體發展到數字化多元化融合發展，打破時空界限，從事后轉入事前管理，通過機器學習、神經網絡、實時采集、深度挖掘、聚類分析、模擬仿真等技術的運用，發現全域全程數據關聯性，探究發展規律提前預測，建立大數據資源庫，有效開發潛在價值。從微觀史學角度，檔案管理緊跟數字化潮流收集普通人的歷史，公眾既消費了檔案資源又提供了海量信息。

二、基于復雜性的數字檔案管理特征分析

數字檔案管理是人機系統，人與技術、機器共同協作完成檔案整理加工一系列工作，其中人發揮主體作用，具有主觀能動性，檔案資料、技術工具、機器載體、操作場所則是客體存在，是人實踐和活動的對象，數字技術為主體客體間的交織影響提供了廣闊的平臺，重塑了相互作用的邏輯關系，在檔案內容、背景、結構的整合重組中，時空關系呈現非線性、非程序化、動態變化的特點，研究數字檔案管理的復雜性特征，以便于提出應對之策。

（一）存在復雜性

當今紛繁復雜的國際社會，國家將數據信息視為潛在的戰略資源。信息社會，各行業各領域都有規模龐大的文件實物和電子資料、數據資源，需要進行有效管理。互聯網的普及，極大提高了公眾對知識信息存取的渴求。公眾對信息獲取、資料存檔的需求日益高漲，對檔案服務的要求也與日俱增。2021年，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在存檔信息深層加工和利用中的應用[2]。各種終端產生的電子文件、數字內容、生活記錄、社交信息、行蹤軌跡等非線性的分散信息，其數量大、內容雜、結構非線性、潛在價值巨大以及可讀取、易共享、低私密、高風險的特點，讓檔案管理機構在獲取、整理、保存等存檔實施過程中，做好理念創新，調整固有流程，革新組織結構，探索科層級到扁平化的結構設計，檔案資源調配管理進行跨領域、跨部門協作配合，需注意其中的技術壁壘、標準不一、載體接軌、防護安全等現實問題。

（二）知行復雜性

根據資源保存理論，技術對人們思維和行為的影響是動態化互動式的階段過程。個體在與周圍環境進行信息傳遞過程中，外界因素的影響，個體間的數字鴻溝，信息的可得性和獲取方式、擁有資源的精準度、豐滿性、前瞻性都有差異。個體在面對新技術的挑戰，首先感知資源損失，無法獲得收益。在面對數字技術時，有良好經濟社會資源、綜合素質較高的檔案管理工作者，會采取接納或吸收新的檔案資源，進而更新改造已有資源的內容和結構，這一階段資源收益效應促使個體強化資源動機，進一步加強學習新技術，轉化新資源，提高自身資源利用率。而資源匱乏、對外界確定敏感性，應變能力和變革條件缺乏的個體，則會采取消極對待的方式，當出現資源損失加劇，個體會放任、抵觸甚至反抗。建設檔案人才，既需要提供先進技術學習資源和交流平臺，又需要加強心理素質建設，提高專業能力，強化風險意識，打造堅強有力的高素質隊伍。

（三）發展復雜性

檔案管理涉及收集、鑒定、整理、保存、利用這些工作環節，需要從整體的性質、結構、功能考慮使用的延續性和空間性。面對環境不確定性、構成因素不規則、運行有時混亂無措，需要建立一個圍繞中心、層次分明、合理分工、開放有序、張弛有度、要素充分、安全便捷的共享交互系統，調整要素分布和運動統一協調。檔案管理機構在主體多元參與、社會多方共治中發揮主導作用，充分開發知識學習、信息參考、憑證依據、智慧決策、宣傳教育、文化傳承等服務功能，還要從檔案事業發展的全局角度考慮，在頂層設計和政策制度制定上，變被動的接收保管為主動收集治理，綜合運用技術手段，及時跟進社會發展，在應收盡收上體現智慧收集，將檔案專業化服務分享給社會，各方共同記錄、主動收集形成集成化數字信息服務平臺，努力把檔案資源打造成數據信息知識資源，在服務經濟社會中從邊緣部門到基礎部門，對外交流合作要充分挖掘展示豐富海量的檔案資源、文化資源、非遺資源。

三、基于復雜性的數字檔案管理趨勢悖論分析

在技術不確定性影響下，外部先進技術的適用性、轉化率，內部已有技術的融合性、跟進性，都存在相互沖突又關聯的關系，打破固定模式、觸及既定利益，檔案管理系統處在矛盾與悖論中，這需要不斷學習知識和創新技術，縮短差距和擺脫依賴，平衡對立統一的關系，形成整體協同發展。

（一）技術應用和風險防控碰撞中適應

應對復雜性數字技術帶來檔案領域復雜性，以大數據為代表的科學技術在民生領域發揮先行的優勢，織羅事物間泛在關聯，在人機互動中深度解析每個人，人們在重構的世界中嵌入到不同應用場景。網絡化、智能化推動存檔技術、檔案管理方式充分滿足人們的需求，人們不斷拓展自身局限性邊界，但也逐漸產生了技術依賴和思維惰性。智能化使人們更加依賴直覺，影響了思考力、記憶力和判斷力，異化了認同、虛化了歸屬感，在技術誘惑中迷失自己。技術偽造、未知監控、信息安全等技術不平等日益加重，人在“信息繭房”透明化存取個人數字信息，在算法視野里私人信息變成了各種類型數據。國家相繼出臺網絡安全法、數據安全法、個人信息保護法等法律保護個人信息安全[3]，數字檔案管理平臺在強化以政府監管為中心、法律為準則的組織運作基本原則上，充分保障個人安全，自主采取分布式存檔行為，更好地提供方便有效的檔案信息服務。

（二）行為活動與思維活動在實踐中統一

傳統社會的思維慣性和行為模式需要適應數字監管體系，人們的認知經驗隨之不斷更新。網絡化的泛在聯系不斷發展，產生的1+1>2的系統關聯性因素涌現，算法依賴、AI助手促進數字檔案資源的規模化和多元化整合，文件檔案、聲像檔案、口述檔案等固有檔案形式在數字時空重塑生存法則、再造發展路徑。檔案管理增加智慧性，在數據分析用戶特點基礎上，提供體驗感受式場景沉浸化服務，在精準的信息對接下，提供點對點業務。人的自主思維越來越強，決策行為出現多樣化、差異化。檔案工作者和用戶界限被打破，個人參與到檔案實際管理中，面對信息形態多樣，數量激增，實體化檔案擴大為虛擬、臨時性檔案，傳統重視文件形成來源、內容、結構，轉變為同時關注過程、目的、背景的動態化管理。

（三）傳統式與數字化的檔案范式在發展中融合

特里·庫克認為，西方的檔案工作經歷證據、記憶、認同、社會四個范式，從開始的官方檔案證據保留，到為歷史研究鑒定價值，逐步關注人民歷史和個人記憶，發展到檔案工作者作為中介人促進檔案記憶資源多元認同，現在的數字社會，每個人都是檔案的保管員，檔案機構需要與社會共建共享檔案[4]，四個范式相互影響，共同構成檔案體系。檔案管理的數字化發展體現在范式革命上，其證據屬性是記錄社會生產、生活、學習的重要憑證，承載社會信任度，為社會治理背書；其記憶屬性強調數字媒介、人機交互助力下集體行動軌跡記錄保存；其認同屬性體現在資源交流增強社會歸屬感，數字人文與技術數據驅動對檔案資源進行集中整合利用，挖掘文化因素，帶動情感共鳴；其社會屬性體現各主體自主決策、協同合作，以人為本共建參與式檔案大環境。微軟公司的MyLifeBits項目就旨在“存儲一生中的所有信息”，提供決策依據，增強軟實力，傳承記憶遺產。檔案管理嵌入式社會治理中發揮憑證和社會功能，提升人們對國家的認同感，如紹興市越城區檔案館通過建立村級檔案“智治”助力防控農村基層治理風險，電子檔案單套制單位南京市建鄴區采用區塊鏈技術建立檔案聯盟鏈等[5]。

四、基于復雜性的檔案管理調控策略

數字檔案管理與外部世界有信息、能量、物質之間的交流。信息是指檔案資源，能量是指自身運行體系的構成因素、擁有的外在社會資源，物質是指載體、材料和媒介。在數字信息的傳播影響下，技術極大推動了檔案管理與社會各行業的交流互鑒，促進了檔案管理工作的發展，但因技術陷阱的風險，仍需綜合優化系統調控，才能發揮檔案管理整體效能。

（一）數字信息的傳播與檔案管理的應對

根據創新擴散理論，創新在人們的溝通交流、信息傳播、資源共享的擴散過程中，隨著時間變化，逐步形成新的集體創新認知。數字化加速信息的社會傳播，人們對信息的接收、整理、加工進而轉化可吸收利用的資料，檔案管理機構發揮中介作用，既可以獲取整合發布第一手的信息7a83faa4741057b7ece825b7b799d0fa937453186f9059dc050dc9bd546e355f資源，又可以組織公眾、提供場地、運用媒介進行信息資源自主開發，在公眾讀取檔案信息過程中，潛移默化地引導認知、情感、行為的傾向性發展。國家“十四五”規劃指出，加快建設數字社會步伐，營造良好數字生態，構筑全民暢享的數字生活。檔案具有公共性、公益性、社會性，其資源、管理、服務都需要覆蓋大眾，運用數字技術、互聯網、信息技術、人工智能、大數據等一系列高科技手段，可以延展信息傳遞的渠道，打通個人獲取使用的最后一公里，檔案管理部門可以縮短人們獲取信息的路徑，豐富人們共享信息的方式，提供人們表達訴求的入口和保存個人信息的場所。

（二）技術陷阱的影響與系統運行的平衡

檔案管理系統的技術思維與人文價值，在數字化便利與“數字鴻溝”摩擦中融合，智能紅利和技術風險在矛盾中并存。一方面，數字技術一定程度上解放了大腦和身體，模式化的存檔程序增進了人們的便捷感，可視化的存檔流程增強了人們的秩序（下轉35頁）（上接23頁）感，數字人文和交互媒介豐富了存檔內容和方式，如名人檔案中應用知識圖譜。另一方面，原始數據的采集、保存、傳輸過程中產生了損耗流失和安全風險問題，不同主體間信息知識落差也帶來了不平等現象。這需要政府、社會、專業機構和市場共同努力，調控數字社會外部與檔案管理內部系統的動態平衡，平衡產生秩序，非平衡孕育變化，在適配原則下開展調控，以信息安全為基礎，系統輸入和系統輸出形成相互循環影響，采用反聵機制消除系統自身熵增以及外部干擾，通過政策獎勵機制和法律懲罰機制，進行正反饋和負反饋，政策和法律實施具有滯后性，需要在系統容錯范圍內采取諸如檔案機構主動作為、互聯網平臺積極行動等事后控制機制，但反饋機制超過系統承受范圍產生失衡，這就需要前饋機制發揮作用預防系統不良輸出，如政府監管的保障機制、行業提醒預警機制等[3]。

數字化轉型過程，社會發生深刻變化，檔案管理系統作為發展的縮影，體現出來的主體和客體復雜性，需要從系統復雜性角度進行辯證統一的分析，構建檔案管理系統運行機制。

參考文獻：

[1]習近平向2021年世界互聯網大會烏鎮峰會致賀信[EB/OL].（2021-09-26）[2023-11-30].http：//www.gov.cn/xinwen/2021-09/26/content_5639378.htm.

[2]中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[J].中國檔案，2021（6）：18-23.

[3]王芳，郭雷. 數字化社會的系統復雜性研究[J].管理世界，2022（9）：208-220.

[4]特里·庫克，李音譯.四個范式：歐洲檔案學的觀念和戰略的變化：1840年以來西方檔案觀念與戰略的變化[J].檔案學研究，2011（3）：81-87.

[5]左娜.檔案領域參與數字人文的適應性推進模型與路徑研究[D].長春：吉林大學，2022：104.

作者單位：內蒙古自治區衛生健康宣傳教育中心