淺議集團型電影企業印章管理數智化轉型

在數字化浪潮下，集團型電影企業面臨著前所未有的變革和挑戰，傳統的印章管理模式已經難以滿足集團型電影企業（以下簡稱“電影企業”）高效、安全的管理需求。因此信息化變革已經成為電影企業提質增效，保持新質生產力的重要舉措，而印章管理數智化轉型在企業信息化變更中扮演著極其重要的角色，不僅提升印章管理效率，還極大保障生產經營安全運行。

電影企業擁有大量不同種類印章，在傳統印章管理模式下，通常以印章管理內控制度為基礎，規范印章行為的合規性，防控用印風險。隨著電影企業不斷發展，異地經營的成員單位逐步增多，印章管理工作面臨巨大挑戰。印章管理模式逐步由分散管理轉變為集中和分散管理相結合的方式，但是用印過程無法記錄和追溯，印章管理人工成本過高，蓋章文件高風險關鍵詞語辨識度差，印章庫存保管效率低等問題不斷涌現，印章風險防控需求日益突出，開展印章數智化轉型刻不容緩，勢在必行。

一、明確數智化轉型步驟

在印章管理數智化轉型過程中，電影企業應以內控制度為基礎，以風險防控為底線，以業務特征為依據，以信息建設為抓手，根據印章數智化轉型戰略目標，在企業負責人統一部署下，印章管理部門協同成員單位，深入開展調研和方案規劃工作，摸清印章數量、管理模式、使用情況和管理難點，廣泛收集印章管理需求和征求轉型建議，充分評估硬軟件提供商的產品功能、技術開發能力、行業資質情況，結合信息化戰略部署，推進建設工作落地生效，實現印章數智化轉型的建設目標和管理價值。

二、確定印章數智化管理模式

隨著信息化技術不斷提升和電影企業印章風險防控意識的不斷增強，印章管理模式已經進入信息化管理階段。按照印章管理模式的發展過程可分為實物章管理、智能章管理以及物電一體數智化管理三個階段。

實物章管理，根據內控制度對實物印章進行管理。結合印章管理方式的不同，可分為集中管理和分散管理。

智能章管理，以實物章集中管理為基礎，通過印章管理系統和智能設備（印章柜、高拍儀、印章筒）集中管理印章。電影企業設立印章管理部門負責印章的刻制、啟用、使用、更換、廢止和保管工作。根據使用場景不同，可分為固定場景用章和外帶場景用章。固定場景用章以高拍儀記錄用章過程；外帶場景用章按當日最大外帶用章數配置印章筒，每次外出使用時將實物印章隨機匹配印章筒，通過印章筒管控用章行為并記錄使用過程。

物電一體數智化管理，以印控中臺為控制印章管理的信息系統，前臺集成具有用印流程的各管理系統，后臺關聯智能印控設備和電子章系統，以印章與智能章筒一對一匹配為基礎，對公司實物章、智能章和電子章進行信息一體化管控。根據印章管理方式不同，可分為分散管理和共享管理。分散管理為“集中控制、物理分散”方式，即印章與智能章筒匹配后交由印章使用人保管，經批準后方可使用印章，印76ace2cae49f9578faf0004c83425316093d2da79333cf78d5323f4b76eb6695章管理人通過系統集中管理印章，此方式適用于公司較多，且分散異地的業務場景；共享管理為設立印章共享中心，印章與智能章筒匹配后裝入智能印章柜指定位置進行集中管理，印章使用人經批準后可通過授權碼等方式，自行到印章共享中心自助用章，此方式適用于公司集中本地辦公的業務場景。

三、建立數智化轉型管理體系

根據《中華人民共和國印章管理辦法》規定，結合電影企業印章管理場景，印章管理方式如下表：

對于財務章管理，因目前各銀行不接受電子形式財務章辦理銀企業務，因此應采用物電數智化管理模式進行智能章集中管理，以加強電影企業對銀行賬戶的集中管控力度，防止成員單位擅自對銀行賬戶進行開銷變操作，杜絕私下利用網銀操作財務支付業務行為，實現資金業務全流程納入司庫監管體系。

對公章可通過物電數智化管理模式進行智能章和電子章管理，其中實物公章全部采取智能章管理。對于滿足電子章使用范圍的成員單位可采取電子章管理。

對于合同章可采取物電數智化管理模式進行智能章和電子章管理。對于可以用公章代替合同章行使法律效力的成員單位，也可不再使用合同章，以減少管理成本。

對法人章可采用實物章、智能章或電子章方式進行管理。因法人章用章場景均與公章或財務章配合使用，而且公章和財務章采用智能章或電子章管控后，法人章管理風險得以保障，因此從節約建設成本的角度考慮，法人章可僅采用實物章方式進行管理。

對于成員單位集中于本地辦公的電影企業，可以基于上述印章管理方式，根據印章集中管理的難易度，用章流程的便捷性，管章部門和人員的配置情況以及采購成本、功能效率、風險防控等因素，以物電數智印控中臺（以下簡稱“印控中臺”）為核心系統，采用物電數智化管理模式，可以擇優選擇以“集中控制、物理分散”方式或印章共享中心方式進行印章管理。

四、確立數智化轉型建設目標

通過印控中臺的建設，實現對電影企業印章的數智化管理，可有效落實印章管理制度信息化、流程化、標準化實施，有效加強印章刻制、啟用、使用、作廢的全生命周期管理，全力防控印章管理風險，充分滿足“統一認證、統一用印、統一流程、統一簽署、統一審計、統一管控”的數智印章管控場景，最終實現“集中管理、規范授權、動態監控、數智賦能”的建設目標。

五、規劃數智化轉型建設方案

圍繞印章數智化轉型目標，結合印章管理模式、使用場景、風控節點、流程規劃等方面，可從以下三方面進行信息化建設：

1.印控中臺

印控中臺為印章信息化管理系統，是印章管理的控制中心，可從以下七個主要方面進行印控中臺建設規劃。

（1）集中管理

根據電影企業印章管理模式，印控中臺應滿足印章刻制、啟用（認證）、保管、使用、廢止的全生命周期管理需求，將印章內控制度嵌入信息化管控流程中，實現印章的全級次集中管理，滿足職責清晰、責任明確、實時管理、全程掌握的管控要求。

（2）物電智聯

對于實物章，印控中臺應通過信息化流程滿足實物章的全生命周期管理并記錄使用數據；對于智能章，印控中臺應與智能設備（包括智能章筒、智能章柜等）兼容，實現數據的互聯互通：一方面，智能設備的使用應當受控于印控中臺，另一方面，智能設備采集的相關數據應同步印控中臺，實現數據閉環流轉；對于電子章，印控中臺應與電子章系統兼容，實現數據的互聯互通：一方面，電子章的啟用、認證（包括企業和個人）、使用、廢止等操作應受控于印控中臺，另一方面電子章系統生成的相關數據應同步印控中臺，實現數據閉環流轉。

（3）流程管控

印控中臺實現內控制度的系統化、流程化和標準化管理，對于高風險點通過系統進行強控制，低風險可采取彈性控制?；谟≌氯芷诟麟A段特征，按照不同業務場景需求，設計申請、審批、使用、盤點等信息化流程，形成信息流和業務流程同步閉環。同時，對于智能章用印流程，須按照事前、事中、事后管控模式，把申請、多級流程審批以及用印全流程記錄留痕，方便事后查詢記錄，可追溯用印人、用印地點、用印次數、用印時間等詳細信息，形成完整的用印數據鏈條予以追溯備查。

（4）三權分立

按照內控制度“不相容崗位相互分離”的原則，印控中臺在用戶權限配置層面須執行三權分立管理（3+N），即系統管理員、印章管理員、印章使用人以及自定義角色。系統管理員負責按照審批進行數據配置等基礎層操作，不參與印章業務操作；印章管理員負責印章集中管理、業務審批、業務審計、印章盤點、狀態監控等操作，不參與印章使用；印章使用人按照審批進行印章使用申請、用章、保管等操作。印控中臺須支持自定義角色以滿足成員單位個性化的管理需求。三權分立管理實現各用戶權限相互制約，避免權限集中，滿足印控需求，保障印章、數據安全。

（5）審計安全

審計、安全管理是印章管理的核心內容，確保用章合規性，杜絕用章風險，追溯用章記錄。

在審計層面，印控中臺通過OCR通用文字提取和自動篩選比對功能，對于重要的蓋章文件進行事前、事中、事后審計，確保蓋章文件與審批文件一致，同時對高風險關鍵詞進行重點審計，防范財法風險發生。

在安全層面，對于智能章，印控中臺須實現通過審批后生成的授權碼、生物識別等方式對用印人進行身份識別。在用章過程中對用章人面部、蓋章文件等信息進行實時記錄，同時對印章筒的使用狀態可實時監控并物理定位，對用章風險進行動態預警；對于電子章，印控中臺須滿足企業及用印人CA身份加密認證，通過驗證碼確保用章安全合規，并支持事后數據安全追溯。

（6）多端應用

印控中臺須支持多端應用，提升用戶使用體驗和操作便利。APP端、企業門戶、企業微信等配合智能印控設備實現印章的使用， PC端實現對智能章、用印人員、審批流程的管理，并記錄企業所有用印的詳細信息。

（7）建設部署

印控中臺須記錄大量用印場景的圖片、音視頻以及物聯定位、印章臺賬等數據信息，這些數據涉密程度高，而且數據存儲量大。根據公司網絡數據安全等內控制度要求，建議優先選擇本地私有化方式進行部署。

2.智能印章設備

根據電影企業印章管理模式，從以下兩個方面闡述智能印章設備建設內容。

（1）智能章筒

適用于智能章管理以及物電數智化管理中的分散管理和共享管理場景。

智能章筒須滿足以下功能：用印過程中的圖片、音視頻采集；用印人指紋、人臉等生物識別，對空白頁、文件抽取、文件異位、攝像頭遮擋等不當行為進行AI識別；支持無線網和物聯網連接，實時監控GPS行為軌跡以及脫網存儲聯機回傳功能；具有一定的人機交互能力，操作簡便；章體夾具有通用性，能適配市面上98%的通用章體，無需改造實物印章；章筒具備一定的抗擊打能力，章體防拆防卡有效保障內置實物章安全，通訊加密技術安全可靠。

（2）智能印章柜

適用于智能章管理以及物電數智化管理中的共享管理場景。

智能印章筒與智能印章柜綁定，實現自動識別檢索印章位置、動態監控印章出入柜狀態、實時記錄印章使用數據、印章庫存自動盤點；支持人臉識別、取章碼等方式識別取章人身份，未經授權人員無法取用印章，杜絕冒領行為；適配智能章筒自動充電，提供標準接口完成與企業自建OA、合同等系統的集成，實現業務流程與印章柜數據互通，簡化業務流程。

3.系統集成

印控中臺須與主數據進行集成，同步主數據組織、部門、人員數據，同時支持人員兼崗情況；印控中臺與門戶進行集成，在門戶增加印控中臺單點登錄入口以及待辦消息提醒，便于用戶通過身份驗證后可在門戶跳轉印控中臺進行用印申請、審批和管理；根據各公司印章管理需求，印控中臺可以與前端辦公系統（OA、合同系統等）進行系統集成，便于管控流程的延展。

結束語

電影企業實施印章數智化轉型，要以內控制度為基礎，以風險防控為底線，以信息化建設為抓手，統籌考慮規劃建設方案，同時兼顧成員單位對印章管理的差異化需求，深入貫徹“寓管理于服務之中”的建設理念，共同推進印章數智化轉型步伐，共享信息化建設成果，有效提高印章管理效率，防控印章管理風險，保障生產經營活動安全合規，全力推動印章管理數智化轉型步伐，最終實現信息化建設目標和管理價值。