勞動合同：細節決定成敗

員工入職就要簽訂勞動合同，這已經是HR普遍都具備的常識了。盡管各家公司的勞動合同千差萬別，但需要特別注意的關鍵點還是有共性的。筆者歸納了一下，簽訂勞動合同時需注意的細節主要包括以下幾點。

與勞動合同相關的重要時間

●勞動合同的簽訂時間

《勞動法》規定，企業必須在新員工入職一個月之內與其簽訂勞動合同。在此過程中HR要與員工勤溝通，如因員工個人原因導致一個月內未簽訂勞動合同的，HR要保留相關的溝通記錄。我曾經歷過一個真實案例：某員工入職快滿一個月時，公司安排他去外地出差兩周，出差過程中他感受不是很好，回來后就提出離職，并以“公司沒有按規定簽訂勞動合同”為由，要求雙倍賠償。人力資源部門當即調出跟他溝通的聊天記錄，記錄顯示，HR在他入職后第二周就找他簽勞動合同，他以各種理由推托。在他出差前HR也曾去找他簽勞動合同，他仍說沒時間。甚至在他出差的時候，HR要將勞動合同文本郵寄給他，請他簽好后寄回公司，但他仍然拒絕，說等他回來簽就可以。基于這些聊天記錄，HR又跟他進行了溝通，最終他放棄了兩個月補償金的要求。如果沒有這些溝通記錄，結果將迥然不同。

●第一次簽訂勞動合同的時長

第一次合同簽多久為宜？《勞動法》明確規定，連續簽訂兩次固定期限勞動合同，第三次除非員工自己不同意，否則企業就要跟員工簽訂無固定期限勞動合同。基于這條規定，很多企業選擇第一次跟員工簽訂三年勞動合同。一些國有企業就是按照三年、五年、無固定期限的規則來執行的，即第一次簽訂勞動合同按三年期算，三年期滿，在雙方都同意續簽的情況下，續簽勞動合同就按五年來，個別核心崗位續簽也可以適當延長時間。二次續簽勞動合同期滿，再續簽就按照無固定期限勞動合同來執行。

但是這種規則并不適合所有企業。說到底，企業還是要結合自身的發展情況和崗位情況來確定勞動合同期限。比如，企業如果一直保持穩定經營發展的狀態，簽訂勞動合同時通常可以按第一次簽三年來執行。如果是新成立不久的公司，人力資源管理及各方面發展相對還不夠成熟，那么第一次勞動合同可按一年期來執行，便于企業后續業務方面發生變化時對崗位和人員做出相應調整。如果企業在發展過程中對崗位設置、崗位職責、工作內容等進行相應調整，簽訂一年勞動合同會使企業保有極大的靈活度。如果初創公司仿照成立時間久、業務發展穩定的公司的做法，第一次勞動合同簽三年，后期如果因為發展砍掉了一些舊業務、發展了新業務，那么HR就要跟被砍崗位的員工進行溝通，對其工作進行調整，如果員工同意調整還好，若不同意調整就會比較麻煩。所以，對于初創公司而言，第一次勞動合同簽一年或者兩年更合適。

●勞動合同截止時間

勞動合同第一次簽一年或者三年，這是一個大的規則，具體到執行上還是有很多細節需要注意的，比如勞動合同的截止時間，如果是今年的1月1日入職，滿一年剛好就是12月31日截止。但在實踐中，員工入職時間是隨機的，比如某員工是5月12日入職，那么到次年的5月11日就是一年期滿。如果企業人數很多卻僅靠人工用excel表格來記錄勞動合同截止日期，那么續簽勞動合同就很容易出現遺漏，從而給公司帶來法律風險。

為了規避上述風險，HR可以采用“歸集”法來有效操作合同續簽工作。所謂歸集，就是將全部勞動合同按照員工入職時間歸集到幾個節點上，比如上半年入職的，續簽日集中到6月30日或者7月31日截止；下半年入職的，續簽日集中到12月31日截止。這種做法對負責勞動合同工作的HR比較友好，一方面不用每天都去做勞動合同的簽訂和續簽，另一方面也能在很大程度上避免遺漏帶來勞動合同到期未續簽的風險。

但是需要注意，這種做法也不是萬全之策。原因在于，如果企業在發展過程中發生一些變化，而且這些變化帶來的調整觸及大多數員工的利益，那么在勞動合同到期的時候，員工就有可能集中起來跟企業談續簽條件。在當下的經濟環境下，這樣的風險尤其需要HR提前預判、提前關注。

第一次勞動合同期滿后的續簽

第一次勞動合同不管是簽一年還是簽三年，只要合同期滿就會涉及續簽。如果企業愿意與員工續簽，員工也沒有提出不同意續簽，HR就應該在勞動合同期滿一個月內完成勞動合同續簽。如果超出時間，也存在支付經濟補償金的風險。

為了避免出現這種失誤，我建議HR制作一個《續簽勞動合同征詢意見函》。不管員工是否明確了續簽或者不續簽的意向，人力資源部對勞動合同到期的員工都要發送一份《續簽勞動合同征詢意見函》（見第57頁圖1）。

人力資源部發出《續簽勞動合同征詢意見函》后，一定要跟員工確認兩件事，一是對方是否收到《續簽勞動合同征詢意見函》，二是確保對方必須在7個自然日內給予明確的書面回復，如果超出規定時間沒有給出明確回復，就視為員工自動放棄續簽勞動合同。如此一來，企業在續簽勞動合同這件事情上就掌握了主動權。需要注意的是，通常情況下，HR在給員工發出《續簽勞動合同征詢意見函》的同時，也要同步制作《勞動合同續簽審批表》，這兩件事情是并行且相互關聯的。

《續簽勞動合同征詢意見函》發出后，員工會做出同意或不同意續簽的決定。如果員工不愿意續簽并主動提出，且公司也沒有挽留的意愿，HR就按照員工主動離職的流程來處理；如果公司想挽留員工，希望跟員工續簽合同，那么HR就要跟員工好好溝通，看是否能從職業發展、薪酬收入、工作內容等方面給予員工更具吸引力的選項。如果員工同意續簽，HR要注意在續簽到期的時間點之前把合同續上，同時要注意勞動合同的內容是否需要調整，要及時確認新調整的內容并在合同上完整體現出來。如果公司最終沒能和員工談妥，那么HR就按照員工主動離職的流程來處理。

還有一種情況，即員工同意續簽但公司不愿意續簽，這時候企業通常就需通過《勞動合同續簽審批表》來表達不想續簽的意愿。一般來說，不續簽的結果通常是由員工所在部門的負責人或者分管領導做出的。部門負責人不同意續簽，大概率是因為員工的崗位勝任力或者工作積極性等方面存在問題。當然也有例外，即部門負責人同意續簽，但公司出于提升人效、精簡團隊等整體考慮決定不續簽，這時就需要部門負責人跟員工進行充分溝通，盡可能給員工一個比較能接受的結果。如果溝通得好，就可以正常走勞動合同到期不續簽的流程。也有可能部門負責人努力去溝通，但員工就是不接受，那么公司就要向員工發出《勞動合同到期不續簽通知》。當然，由于公司原因的到期不續簽需要按照《勞動合同法》的相關規定向員工支付補償金。

總體來看，《續簽勞動合同征詢意見函》可以明確員工的意愿，《勞動合同續簽審批表》可以明確企業的意愿。兩邊結合著來做，勞動合同續簽的工作思路就會非常清晰明確。

關于勞動合同內容的三個細節

●勞動合同內容與企業規章制度一致

企業明確發布的規章制度有可能會晚于勞動合同模板出現的時間；也有可能在勞動合同模板確認之后，企業又對部分規章制度進行了修訂。如果勞動合同中僅有部分規章制度的寬泛描述，那么盡可能以最新修訂的規章制度為準；如果勞動合同條款中關于規章制度的描述非常細致，那么務必要保證這些描述與企業現行的規章制度一致。如果勞動合同條款與企業現行規章制度互相沖突，勢必會導致員工對企業產生不信任感。又或者企業的規章制度沒有嚴格按照規定的流程來發布，在規章制度與勞動合同條款出現矛盾時，最終將以勞動合同上的內容為準，這也會讓員工對企業現行規章制度的效力產生懷疑。這些都是HR不想看到的情況。所以，HR對勞動合同的內容須詳細審核、嚴格把關。

●勞動合同內容的覆蓋面

具體而言，就是勞動合同是否有必要包含保密協議、競業禁止協議以及知識產權協議等內容。從實踐角度來看，勞動合同最好能將保密協議、競業禁止協議、知識產權協議等囊括進去，這樣員工只要簽一次就可以了。如果保密協議等內容不能包含在勞動合同里面，那就在簽勞動合同的同時，把這幾份協議單獨拿給員工簽署。

眾所周知，競業禁止協議一般只有核心以及高級專業技術人員需要簽署。那么筆者為什么主張在員工入職簽署勞動合同的同時一并簽署競業禁止協議呢？因為從操作層面來看，如果等到員工成長為核心骨干人才，HR再拿著《競業禁止協議》去找他簽，雙方都會感到尷尬，尤其員工內心的感受不會很好。在員工入職時就簽好這份協議，如果員工離職的時候能用到，那就按照相關規定正常操作。若到了員工提離職的時候HR才想到讓員工簽署競業禁止協議，那恐怕就很難了。

同樣，《知識產權協議》最好也在員工入職時簽好。此時員工還沒有在崗位上有任何產出，可以毫無顧慮地簽《知識產權協議》；等到員工在崗位上有了大量產出，比如申報了發明專利，這時候HR再讓員工簽署《知識產權協議》就不太容易了。

為了避免工作上的被動，HR最好還是把保密協議、競業禁止協議以及知識產權協議等打包進勞動合同里，在員工入職當天統一簽訂，以免除后顧之憂。

●勞動合同模板變更的應對方法

企業初建時，規模小、人員少、管理復雜度低，勞動合同的模板也相對簡單。隨著企業的不斷發展，勞動合同模板也需要更新完善。新入職的員工簽署新版本的勞動合同，這沒有什么異議，那么勞動合同尚在有效期內的老員工怎么辦？其實方法也很簡單，一個是等老員工合同到期時，用新版的勞動合同來續簽。還有一個辦法是在與老員工簽署的老版本勞動合同中，將新版勞動合同的關鍵變更項目補充添加進去。

需要注意，如果員工手上的勞動合同還在有效期內，強制跟員工重新簽新版本勞動合同的做法不可行。作為人力資源從業者，我特別能理解當企業發生一些重大變化時使用新版本勞動合同的迫切性，但是多方咨詢下來，只有上述兩種方式最為可行穩妥并具有法律效力。

隨著員工對勞動法律法規的認識越來越深入，其維權意識也越來越高，這也給HR提出了更高的工作要求。當然，關于勞動合同，需要注意的點遠不止本文所列舉的這些，筆者以此拋磚引玉，希望同行們對與勞動合同相關的工作都能重視起來。