人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用探究

[摘 要]檔案管理是各機(jī)構(gòu)、組織日常管理工作中不可或缺的一部分，傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，信息處理效率不高、信息安全性較差。隨著數(shù)字化和智能化的快速發(fā)展，人工智能在檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用價值越發(fā)受到重視，運(yùn)用人工智能，可在數(shù)字化、智能化的基礎(chǔ)上提高檔案管理的效率和質(zhì)量。文章簡要分析人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用意義，并探究人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用策略，希望幫助從業(yè)人員充分發(fā)揮人工智能的優(yōu)勢，提高檔案管理水平。

[關(guān)鍵詞]人工智能；檔案管理；應(yīng)用策略

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）16-0079-03

人工智能涉及多個技術(shù)領(lǐng)域，如計算機(jī)視覺、自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)、智能機(jī)器人等，上述技術(shù)已在檔案管理工作流程中的不同環(huán)節(jié)中得到應(yīng)用，顯著提高了檔案管理的效率和水平。相對于其他信息技術(shù)，人工智能的特殊性主要表現(xiàn)在其具備生物智能的自學(xué)習(xí)、自組織、自適應(yīng)等特征，借助數(shù)據(jù)、算力和算法，模擬人類的認(rèn)知過程和思維能力，能在面對復(fù)雜且多樣的檔案管理場景時自主學(xué)習(xí)、自主適應(yīng)，做出最優(yōu)選擇，推動檔案管理工作朝著更高效、便捷和可持續(xù)的方向發(fā)展。因此，探究人工智能在檔案管理工作中的實際應(yīng)用具有很強(qiáng)的現(xiàn)實意義。

一、人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用意義

（一）降低檔案管理工作錯誤率

隨著科技的不斷發(fā)展，人工智能（Artificial Intelligence，AI）逐漸成為各行各業(yè)的熱門話題，將人工智能運(yùn)用在檔案管理工作中，能顯著降低錯誤率，實現(xiàn)重要文件的分類管理[ 1 ]。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要逐一瀏覽文件，檔案管理人員只能以特定的分類方法對文件進(jìn)行整理，耗費大量時間和精力。引入人工智能后，檔案管理人員能根據(jù)時間、屬性和名稱等關(guān)鍵詞，以智能檢索的方式對檔案信息實現(xiàn)內(nèi)容快速檢索，根據(jù)文件的內(nèi)容和特征，自動地將文件進(jìn)行分類，全面地管理檔案，減少人為主觀因素對檔案分類的影響，降低錯誤率，節(jié)省大量時間。

（二）保證檔案資料安全

電子檔案簡化了檔案管理工作，但也帶來一系列安全性問題，檔案管理工作涉及大量敏感信息，如個人身份信息、公司財務(wù)數(shù)據(jù)等，如果泄露，將會對個人和企業(yè)造成嚴(yán)重的影響。人工智能可有效保證檔案資料安全，確定權(quán)限等級，為從業(yè)人員提供安全操作權(quán)限，只有授權(quán)人員才能訪問檔案內(nèi)容，充分保障檔案的隱私。同時，傳統(tǒng)的入侵檢測主要依靠專業(yè)人員手工進(jìn)行，存在漏檢和誤報問題。人工智能能分析大量的數(shù)據(jù)，建立準(zhǔn)確的入侵檢測模型，識別各種潛在威脅并及時預(yù)警，比如借助防火墻程序，人工智能能將不良信息與危險因素攔截在外，防止惡意攻擊者獲取檔案數(shù)據(jù)或破壞檔案系統(tǒng)，使檔案數(shù)據(jù)安全得到保障。

（三）提高檔案管理工作效率

信息化時代，檔案內(nèi)容越發(fā)復(fù)雜，且數(shù)據(jù)量更為龐大，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以滿足日益增長的檔案管理需求，因此人工智能被引入檔案管理領(lǐng)域中。

人工智能能提供快速準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)處理能力。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員需花費大量的時間、精力去整理和分類大量的文件和數(shù)據(jù)，而借助于人工智能快速而準(zhǔn)確的算法，可對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行自動化處理，提高數(shù)據(jù)處理效率。

人工智能可提供智能化的數(shù)據(jù)分析和挖掘功能。傳統(tǒng)的檔案管理只能實現(xiàn)簡單的數(shù)據(jù)分類和存儲，難以深入挖掘數(shù)據(jù)背后的價值[ 2 ]。人工智能尤其是機(jī)器學(xué)習(xí)和深度學(xué)習(xí)算法的應(yīng)用，能發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)中的規(guī)律和趨勢，為管理者提供決策支持和戰(zhàn)略指導(dǎo)。此外，借助智能信息系統(tǒng)，既能將各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容有序串聯(lián)起來，還能實現(xiàn)任務(wù)的自動派發(fā)、進(jìn)度的實時監(jiān)控和團(tuán)隊的協(xié)同合作，進(jìn)而提高管理效率。

（四）降低檔案管理成本

在檔案管理工作中引入人工智能，將代替大量人力資源，降低管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理如檔案的整理、分類、存儲等多個環(huán)節(jié)，需要大量的人力支持。引入人工智能后，這些任務(wù)將會自動完成，無須人工干預(yù)，檔案管理部門只需在工作前期投入相關(guān)的技術(shù)及人員成本，便可充分發(fā)揮人工智能的優(yōu)勢與先進(jìn)性。檔案管理是煩瑣而復(fù)雜的過程，需對大量文件進(jìn)行分類整理，人工智能運(yùn)用自動識別和分類算法，能快速準(zhǔn)確完成檔案管理任務(wù)，檔案管理部門無須過多擔(dān)心文件被錯誤歸類或丟失等問題。

此外，檔案管理需對文件進(jìn)行長期維護(hù)，以保證其完整、可訪問，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要定期清潔、修復(fù)，既耗時耗力，還需額外投入維護(hù)設(shè)備和物資。而人工智能可實現(xiàn)電子檔案的智能化管理，免去紙質(zhì)檔案的維護(hù)工作，無需額外的維護(hù)成本。

（五）輔助決策制定與戰(zhàn)略規(guī)劃

在檔案管理工作中，人工智能的應(yīng)用正逐漸展現(xiàn)價值和潛力，以博物館為例，其作為擁有豐富文物檔案的機(jī)構(gòu)，面臨如何運(yùn)用這些檔案進(jìn)行展覽策劃和宣傳的挑戰(zhàn)，人工智能的應(yīng)用則為博物館提供了新的思路和方法。人工智能可基于對文物檔案的深度分析，發(fā)現(xiàn)受眾的興趣點和偏好，制訂出更具吸引力的展覽方案，如分析受眾的瀏覽歷史、收藏偏好、社交媒體上的評論內(nèi)容與分享內(nèi)容，幫助博物館精準(zhǔn)掌握觀眾的需求，并在展覽策劃中滿足受眾的期待[ 3 ]。

除了展覽策劃，人工智能還能根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和趨勢預(yù)測未來的觀眾需求，為博物館進(jìn)行長期的展覽規(guī)劃和戰(zhàn)略決策提供重要參考，發(fā)現(xiàn)潛在的受眾群體、熱門的展覽主題及展覽的最佳時間安排，幫助博物館規(guī)劃未來的展覽計劃，提前做好準(zhǔn)備，吸引更多受眾的關(guān)注和參與。

二、人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用

（一）智能化分類與索引

在檔案管理領(lǐng)域，智能化分類正逐漸嶄露頭角，并為檔案工作帶來諸多便利和效率提升。智能化分類是指利用自然語言處理（NLP）和圖像識別等人工智能技術(shù)對檔案內(nèi)容進(jìn)行自動識別和分類，檔案管理人員只需上傳檔案文件，系統(tǒng)會自動識別文本和提取關(guān)鍵詞，將檔案自動歸類到相應(yīng)類別中；運(yùn)用圖像識別技術(shù)，即使以圖片或掃描件形式存在的檔案，也能被智能化分類系統(tǒng)所識別和分類。人工智能中的自然語言處理技術(shù)能夠精準(zhǔn)識別檔案中的關(guān)鍵詞和短語，將檔案準(zhǔn)確分類。智能化分類可為檔案的搜索和檢索提供便捷，經(jīng)由智能化分類系統(tǒng)建立的標(biāo)簽庫，能幫助使用者快速搜索所需的檔案[ 4 ]。舉例來說，如果需要查找某個公司的財務(wù)報告，只需輸入相關(guān)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會自動呈現(xiàn)相關(guān)檔案，根據(jù)用戶的搜索歷史和偏好，提供個性化的推薦結(jié)果，提高搜索效率。

智能化索引的核心技術(shù)是自然語言處理和文本挖掘，自然語言處理技術(shù)可理解、分析人類語言，將其轉(zhuǎn)化為機(jī)器處理的形式；文本挖掘技術(shù)則從大量文本數(shù)據(jù)中提取潛在的有用信息。結(jié)合這兩種技術(shù)，智能化索引能自動識別檔案中的關(guān)鍵信息，并將其轉(zhuǎn)化為可用于檢索的索引詞或短語。相比傳統(tǒng)的人工編制索引，智能化索引具有以下優(yōu)勢。

第一，傳統(tǒng)的檔案索引依賴人工的主觀判斷和經(jīng)驗，容易出現(xiàn)漏編、錯編等問題；智能化索引則根據(jù)檔案內(nèi)容自動生成索引，可消除人為因素帶來的偏差，提高檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性。

第二，由于人工智能技術(shù)的進(jìn)步，智能化索引能持續(xù)學(xué)習(xí)、不斷優(yōu)化，根據(jù)使用者的反饋和訪問記錄，調(diào)整、改進(jìn)索引的生成方法。

（二）預(yù)測性的檔案管理

預(yù)測性檔案管理作為新的檔案管理理念，結(jié)合大數(shù)據(jù)分析和機(jī)器學(xué)習(xí)等前沿技術(shù)，深度挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)，預(yù)測未來的檔案需求和發(fā)展趨勢。比如某檔案管理機(jī)構(gòu)利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對歷史借閱記錄進(jìn)行深入研究，發(fā)現(xiàn)某一類檔案在歷史借閱記錄中呈現(xiàn)出持續(xù)增長的趨勢，該機(jī)構(gòu)考慮增加該類檔案的數(shù)量，并優(yōu)化檔案存儲、檢索流程，提高用戶對檔案的訪問效率。除了借閱量的預(yù)測，人工智能還能幫助該檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)檔案之間的隱藏關(guān)聯(lián)，發(fā)現(xiàn)不同檔案之間的相關(guān)性，為研究者和學(xué)者提供更多有價值的信息，用于開展跨領(lǐng)域的研究，推動知識領(lǐng)域的發(fā)展。機(jī)器學(xué)習(xí)模型是指自動學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)中的模式和規(guī)律，生成預(yù)測結(jié)果的工具，如檔案管理機(jī)構(gòu)運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)模型對歷史借閱記錄進(jìn)行訓(xùn)練，使其預(yù)測未來某類檔案的借閱量，為檔案管理機(jī)構(gòu)提供前瞻性的建議。一旦訓(xùn)練完成，機(jī)器學(xué)習(xí)模型將根據(jù)新的輸入數(shù)據(jù)生成預(yù)測結(jié)果，如當(dāng)檔案管理機(jī)構(gòu)需預(yù)測未來某個時間段內(nèi)某類檔案的借閱量時，只需提供相應(yīng)的輸入數(shù)據(jù)給機(jī)器學(xué)習(xí)模型，就能生成相應(yīng)的預(yù)測結(jié)果。

（三）檔案整理與修復(fù)的自動化

傳統(tǒng)的檔案整理工作依賴于人工操作，需要修復(fù)師傅具備豐富的經(jīng)驗和技巧，可即便是經(jīng)驗豐富的修復(fù)師傅，也難以保證每次修復(fù)都能達(dá)到理想效果，因此引入人工智能實現(xiàn)檔案的自動化整理與修復(fù)成為重要策略，自動化檔案整理可減少人工干預(yù)，顯著提高整理效率，規(guī)避因人為操作不當(dāng)導(dǎo)致的檔案分類錯誤或損壞。人工智能具有超強(qiáng)的圖像識別和文字分析能力，在整理檔案時能準(zhǔn)確判斷檔案的屬性，并基于固定的算法和規(guī)則進(jìn)行處理，保證檔案完整、一致[ 5 ]。

過去，檔案修復(fù)需要專業(yè)的修復(fù)師傅進(jìn)行手工修復(fù)，耗時耗力且難以保證效果。引入圖像識別、機(jī)器學(xué)習(xí)等人工智能技術(shù)，可對受損檔案進(jìn)行自動分析和修復(fù)，恢復(fù)其原始面貌。對于因保存時間較長而出現(xiàn)的字跡模糊、紙張破損的檔案，人工智能圖像識別技術(shù)能提取原始文字信息，并運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)對文字進(jìn)行自動識別和修復(fù)，準(zhǔn)確還原模糊的文字內(nèi)容，修復(fù)被損壞的紙張，使檔案的可讀性得到極大改善；對于因水浸、火災(zāi)等災(zāi)害導(dǎo)致的檔案損壞，人工智能同樣能發(fā)揮作用，如在檔案被水浸后，可運(yùn)用人工智能圖像處理技術(shù)將多個受損的圖像進(jìn)行拼接，使整個檔案的內(nèi)容完整可見；對于因火災(zāi)導(dǎo)致的檔案損壞，人工智能可分析燒毀的區(qū)域，并結(jié)合機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)恢復(fù)被損壞的部分。這樣既能提高修復(fù)效率，降低人力成本，也能保證修復(fù)結(jié)果的準(zhǔn)確性。

（四）智能輔助決策的制定

在智能輔助決策中，數(shù)據(jù)挖掘扮演重要的角色，可對檔案數(shù)據(jù)實施深度挖掘和分析。人工智能可發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)中的潛在問題和機(jī)會，如通過對借閱數(shù)據(jù)的分析，發(fā)現(xiàn)哪些檔案借閱量較高，哪些檔案長時間未被利用，幫助檔案管理人員找出優(yōu)化檔案管理流程和提高檔案利用率的潛在空間。在具體工作中，可實施數(shù)據(jù)預(yù)處理，清洗和整理檔案數(shù)據(jù)，消除噪聲和冗余信息，應(yīng)用聚類分析、關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘、分類與預(yù)測等數(shù)據(jù)挖掘算法。其中聚類分析是指將相似對象歸到同一類別，以此找出借閱行為相似的用戶群體，為其提供個性化的檔案服務(wù)；關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘可發(fā)現(xiàn)不同檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如某些檔案常被同時借閱，便可根據(jù)這些關(guān)聯(lián)關(guān)系優(yōu)化檔案的存放位置；分類與預(yù)測則根據(jù)已有的檔案數(shù)據(jù)，建立預(yù)測模型，預(yù)測未來的檔案利用情況，為組織提供決策參考，幫助其發(fā)現(xiàn)潛在問題和市場機(jī)遇。

預(yù)測分析技術(shù)在檔案管理中有著廣泛的市場價值，可幫助檔案管理人員規(guī)劃檔案存儲空間，基于對歷史數(shù)據(jù)的分析和挖掘，人工智能能預(yù)測未來一段時間內(nèi)不同類型檔案的需求量，為存儲空間的規(guī)劃提供參考，如某一類檔案的需求量在某個特定時期會有較大的增長，人工智能能提前預(yù)警，建議決策者增加相應(yīng)的存儲空間。通過對用戶行為數(shù)據(jù)的分析，人工智能能掌握用戶的偏好，預(yù)測用戶未來的借閱情況，如根據(jù)用戶的歷史借閱記錄和搜索關(guān)鍵詞，推斷出用戶在未來感興趣的檔案類型，并在適當(dāng)?shù)臅r候進(jìn)行推薦；基于對歷史數(shù)據(jù)的分析，人工智能可預(yù)測出某些檔案存在被篡改或遺失的風(fēng)險，并及時通知決策者采取相應(yīng)措施。

在檔案管理中，可視化技術(shù)以圖形化的展示方式，將大量的檔案數(shù)據(jù)清晰展示給決策者，決策者可靈活選擇不同的數(shù)據(jù)維度和指標(biāo)進(jìn)行查看和比較，了解檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性和趨勢變化。如在企業(yè)檔案管理中，可視化技術(shù)能幫助檔案管理人員掌握不同部門的文件存儲情況，以及每個部門檔案的增長趨勢，調(diào)整檔案管理策略；在政府檔案管理中，決策者可利用可視化技術(shù)對各個部門的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失、遺漏或過期等問題，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。

三、結(jié)語

人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用能降低檔案管理工作錯誤率、保證檔案資料安全、提高管理效率、降低管理成本、輔助決策的制定與戰(zhàn)略的規(guī)劃，并實現(xiàn)智能化分類與索引、預(yù)測性的檔案管理、檔案整理與修復(fù)的自動化，以及智能輔助決策制定，使檔案管理工作得以高效、精確開展。相信在未來，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，人工智能將持續(xù)發(fā)揮重要作用，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，為各組織創(chuàng)造更多價值。

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