商旅平臺在企業差旅管理中的應用淺析

【摘 要】隨著全球化進程的加速和企業數智化的推進，傳統差旅管理模式受制于傳統的管理手段和信息技術，已經難以滿足企業風險控制和降本增效的需求，難以提升差旅管理效率和效果。論文以D公司為例，梳理其商旅平臺應用現狀，淺析其應用中存在的問題，并探討引入商旅平臺共享模式解決現有問題，定制化按需接入商旅資源，提高商旅平臺使用率，實現差旅管理自動化、智能化、精細化，切實提升員工滿意度，推動企業財務管理數智化轉型，同時發揮集團集中采購的規模化優勢，進一步提升企業運營效率，降低運營成本。

【關鍵詞】差旅管理；商旅平臺；降本增效

【中圖分類號】F426；F272.3 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2024）07-0087-03

1 差旅管理相關理論

1.1 差旅管理理論

1.1.1 差旅管理概念

差旅管理，是指企業通過對差旅活動進行整體規劃和事前、事中、事后的監控，采用集中采購、完善制度、流程再造、數據分析等方案，運用“云大物移智鏈”等信息技術，形成差旅管理閉環，降低差旅成本，提升差旅效率，實現合規化管控。商旅管理服務公司，簡稱TMC，即Travel Management Companies。作為商旅管理的一種形式，TMC為員工出行提供便捷的交通和酒店預訂平臺，能節省員工的時間和精力，同時按照員工出差需求提供全流程定制化服務，幫助企業實現差旅管理降本增效。

1.1.2 差旅管理作用

第一，提升資金使用率。企業采取先消費后結算的方式與商旅管理公司合作，享受墊資月結服務。預訂商旅產品時無需支付任何費用，由商旅公司先行墊付，到月底統一結算，企業可以充分利用賬期減少營運資本占用，從而提升資金使用率。第二，強化管控能力。差旅管理整合內外部資源，將差旅政策和規范內嵌至系統中，從源頭控制差旅行為的合規性，所有員工都需要通過商旅平臺完成差旅采購，以規范差旅行為。通過優化差旅申請、預訂、報銷流程，減少人為介入，同時利用信息手段進行全流程管控，通過定期的數據分析監控差旅支出的合規性，不斷發現企業差旅成本節約和改進的空間，同時控制審計風險和稅務風險，實現精細化管理。第三，提升員工差旅體驗。差旅管理實行申請、預訂、報銷全流程一站式服務，商旅平臺可根據員工需要量身定制差旅資源，可實現隨時隨地移動辦理，同時員工不再需要保存發票、墊支資金、打印流水，費用報銷月底由財務人員統一發起，減少員工時間和精力占用，大大提升員工出差體驗。第四，降低差旅成本。差旅管理可發揮集中采購的規?；瘍瀯?，將各機構的商旅資源集中管理，從而提升公司的議價能力，獲取更多的服務和價格優惠，為員工提供高性價比的差旅資源，降低差旅成本。另外，可以杜絕虛假采購行為，以防止差旅費虛高的風險。

1.2 差旅管理模式演變

1.2.1 傳統差旅管理模式

傳統模式下，員工線下提交出差申請，由對應部門領導審批完成后自行預訂差旅產品并墊資，自行取得票據憑證返回后發起報銷。相關部門領導對報銷單據進行審批，財務部門對發票和業務的真實性進行核查，參照公司的差旅費標準和各項規定對費用的合規性進行把關后，完成賬務處理并向員工打款。此種模式下，事前事中管理較松，主要依賴事后財務部門審核，報銷手續煩瑣、存在人為操縱的可能性，對信息技術手段的運用較少。一方面，員工需要花費大量時間和精力搜索交通和住宿等差旅信息、開具發票、保存票據、填單報銷，同時墊資壓力較大；另一方面，財務部門耗費大量人力進行審核、結算、賬務處理、編制差旅報告，票據不合規和員工填報不規范的情況時有發生，差旅政策和稅務要求落地完全靠人工控制，審計風險和稅務風險較大。

1.2.2 TMC商旅平臺管理模式

TMC商旅平臺管理模式目前分為自建和外包兩種，大部分企業采用TMC外包模式，以豐富的資源和先進的技術，為企業提供定制化差旅服務。一方面，為企業提供更多、更具性價比的產品，減少員工墊資和借支，通過周期性的票據匯總和郵寄形式，簡化報銷流程，大大提升員工體驗；另一方面，通過與內部財務系統的集成，打通了TMC和企業多個管理系統之間的對接，完成了申請、審核、預訂跳轉工作，從源頭上控制了差旅費用的合規性和真實性。但由于公司差旅管理的合規性要求增加，管理的顆粒度更加精細，差旅策略可能無法全部落地實施。

1.2.3 商旅平臺共享管理模式

商旅信息共享模式，是指差旅行為、費用控制和商旅信息、服務資源共享的有機組合。該種模式下，通過開放式供應鏈，以統一標準的接口鏈接各類供應商平臺資源，再通過映射關系實現預訂可在同一界面比價。一方面引入航司、高鐵、酒店、商旅管理公司（TMC）等優質商旅資源；另一方面與企業后臺多系統無縫集成，打通從差旅申請、審批、預訂、結算的全流程智能化管理，同時重塑企業差旅報銷流程，利用OCR（Optical Character Recognition）識別、RPA（Robotic Process Automation）流程自動化技術手段，實現關聯申請單智能填寫報銷單，有效管控合規風險。有力推動和支撐業務財務管理升級，實現財務管理自動化、智能化、精細化。該模式的特點是財務投資大、建設難度高、資源整合難。

2 D公司商旅平臺應用現狀

自2019年起，D公司采用“財務共享+商旅平臺”的模式進行差旅管理。結合集團財務共享中心上線運營，D公司在集團母分公司和部分子公司使用A商旅平臺，通過與內部財務系統的集成，打通了商旅平臺與費控系統的數據連接，實現了申請、審批、預訂自動跳轉?？傮w來說，一方面提升了差旅管理效率，一定程度上控制成本支出；另一方面實現差旅報銷一體化管控。

D公司搭建的商旅平臺對接A商旅供應商，商旅消費平臺業務主要包括預訂機票、酒店。具體流程如下：員工通過D公司OA系統提交“出差申請”，經領導審批后直接跳轉至商旅平臺，再根據系統內置的差旅費標準和個人喜好完成訂票；每月月底A商旅供應商平臺向企業發送差旅對賬單并統一寄送飛機行程單，企業財務部門對系統差旅數據、對賬單及實物票據進行一一核對，核對完成后由專人統一發起報銷，由財務共享中心統一結算支付，同時實現費用在企業各業務部門自動分攤。差旅管理全鏈條中，員工個人無須進行墊資、開具發票、打印酒店流水、差旅報銷。

據統計，自D公司財務共享平臺上線以來，商旅平臺總報銷金額占比8%，占比較小。從機構來看，使用率占比55.8%，近一半機構尚未使用商旅平臺。

3 D公司商旅平臺應用問題及原因分析

基于D公司商旅平臺應用若干年的實踐，通過實地調研、討論座談、系統測試等多種方式，梳理商旅平臺應用流程中存在的問題，并5NBKq93emTUh1C7lhy4VaQ==進一步分析其形成的主要原因。

3.1 主要問題

3.1.1 交通訂票不便捷

目前D公司商旅平臺支持飛機、火車等交通工具出行的預訂，但火車的預訂功能的使用率非常小，僅個別子公司和總部使用此功能，絕大多數機構員工使用商旅平臺僅作飛機出行的預訂，火車出行預訂仍然依托外部預訂平臺。D公司員工使用商旅平臺進行火車出行的便利性受影響，自行取票容易存在不及時提交或票據丟失等情況，財務部門在規定的時間內收集火車票的難度較大，差旅對公結算時效也受到影響。

3.1.2 酒店資源不實用

A商旅公司提供的酒店資源沒有根據D公司員工出行習慣進行個性化配置，目前僅總部和個別子公司使用商旅平臺預訂酒店功能，且價格優惠力度小，對員工沒有吸引力。每一出差人員習慣選擇外部APP自行預訂酒店，導致不能發揮集團企業大規模集中采購的優勢。

3.1.3 員工離店手續煩瑣

一是離店時員工需要按照公司管理要求開具發票，影響離店效率；二是員工無法判斷發票的合規性，不合規的發票給差旅報銷造成不便，增加溝通成本；三是保存發票可能發生丟失的情形，即使是電子發票，由于員工對于電子憑證的源文件形式不熟悉，經常造成取得的電子發票格式不能滿足會計檔案管理的要求。

3.1.4 員工墊資嚴重

由于目前A商旅供應商平臺提供的火車和酒店預訂功能不能滿足大部分員工的出行需要，且員工出差更多愿意選擇火車出行，員工通常需要自行墊付資金采購差旅服務。由于工作繁忙，或嫌手續麻煩，報銷單填制內容較多，通常出現不能及時報銷的情形，大量差旅費積壓至年底報銷，大量墊支容易導致員工產生負面情緒，不利于工作的開展。

3.1.5 財務部門壓力大

D公司員工從商旅平臺訂票出行后，平臺即時推送行程流水至公司財務系統，每月月底A商旅供應商平臺向企業財務部門發送差旅對賬單并統一寄送飛機行程單，企業財務部門需要對系統差旅數據、對賬單及實物票據進行一一核對后發起報銷。差旅結算方式的轉變，雖然減輕了員工的差旅報銷工作，但給財務部門增加了更多重復、煩瑣的對賬工作以及溝通工作，一定程度上不利于商旅平臺的推廣使用。

3.1.6 系統使用體驗不好

員工如需選擇商旅平臺訂票，先由辦公系統發起線上出差申請，再經過領導審批后即可跳轉至商旅平臺預訂交通出行。但經常還會存在臨時行程調整情形需要通過系統操作，審批和后續報銷確認的流程較復雜，遇到問題不能及時獲得操作指導，答疑渠道不明確，員工體驗不好。

3.2 原因分析

3.2.1 代訂火車票服務流程受限

一是2023年以前A商旅公司對于火車票預訂的手續費費用較高，手續費服務成本較大；二是火車票統一取票功能受限，由于火車票的打印由鐵路局統管，自2024年1月起A商旅平臺不提供火車票報銷憑證的代取業務，需出行人在鐵路局規定的時間內從火車站自行取票。因此，員工不愿意使用A商旅平臺進行火車出行預訂。

3.2.2 酒店資源缺乏集中統一管理

一是A商旅平臺針對D公司的代訂酒店服務的資源、優惠價格、個性化配置不到位。D公司未對常用酒店實行集中統一管理，各分支機構自行簽訂協議酒店，酒店資源未實現集團共享，酒店價格折扣存在多家機構不同的情形，因此，商旅平臺可以提供的酒店資源不符合員工出行需求。二是A商旅平臺未與D公司簽訂酒店托管協議。D公司員工僅能按照正常價格在商旅平臺預訂酒店，商旅平臺提供的酒店預訂價格優惠力度較小。

3.2.3 技術手段應用有限

目前所有核對流程均由人工完成，一方面核對流程煩瑣。財務人員需要將系統推送的出差信息反饋至各部門確認，由于各機構商旅對賬機制不明確，存在大量不及時反饋情形，直接影響結賬時效。之后對系統差旅數據、對賬單及實物票據三者逐條進行賬實、賬賬核對，大量種類繁多的票據和龐大的數據信息需要耗費財務人員大量時間和精力。另一方面有悖于商旅平臺建立初衷，使得財務部門因為結算方式的改變承擔起更多的壓力和責任，抑制了差旅管理水平的提高。

3.2.4 缺乏制度保障

一是未從制度上明確答疑渠道，員工遇到問題沒有合適且及時的解決路徑，各分支機構沒有專人負責對接員工的商旅平臺的使用；二是各部門商旅平臺差旅管理的職責劃分不明確，絕大部分工作由財務部門承擔，但整個流程需要各部門尤其是綜合部門及技術部門的配合，目前缺乏明確的職責劃分，管理效率受到影響。

4 優化建議

4.1 引入商旅平臺共享模式

單一供應商采買存在信息壁壘及技術瓶頸。A商旅平臺的火車預訂功能受限，存在明顯缺陷。建議引入市場上其他TMC服務，以統一標準的接口鏈接各類供應商平臺資源，一方面聚合多個供應商優勢，解決A商旅平臺火車票統一取票功能受限的問題，克服單一供應商的局限性；另一方面通過多家供應商酒店預訂價格在同一界面展示，實現酒店比價預訂，方便員工一站式選擇，真正發揮商旅平臺的優勢，實現差旅管理升級。

4.2 發揮集團集采規模優勢

一是將各機構已經自行簽訂的協議酒店納入集團商旅資源統一管理，實現協議酒店資源公司全員共享，價格統一，并將協議酒店納入商旅平臺預訂界面優先展示，切實為員工出行提供定制化酒店預訂服務和必要的保障措施，提高員工出行滿意度；二是通過對全集團員工差旅行為的大數據分析，針對各城市選擇員工常住酒店及全國統一的連鎖酒店，以規?；少彏闂l件，公司統一與酒店供應商進行談判獲取更多優惠價格，充分發揮集團企業的集采優勢，實現差旅管理精細化，降低營運成本。

4.3 加大智能化技術手段支持

加大結算對賬流程中的技術手段支持，加強OCR識別技術應用，實現非結構化圖像信息向結構化信息的轉變，引入RPA流程自動化技術，模擬人的作業，幫助財務人員處理重復、固定、煩瑣的結算對賬工作。首先利用RPA自動完成“各部門出差信息確認”工作，再通過OCR識別火車票、機票、住宿發票等實物票據信息，形成結構化數據后，由RPA進行賬實、賬賬核對，財務人員僅需對異常數據進行溝通確認，以此實現差旅管理全流程智能化和自動化，釋放財務人員的壓力。

4.4 完善商旅平臺服務機制

一是定期梳理商旅平臺使用過程中各環節的問題，從制度上明確答疑渠道，并定期發布問題答疑手冊；針對如行程修改需改簽、退票等高頻率問題優化系統流程，切實提升員工的商旅平臺使用體驗。二是從制度上明確差旅管理職責分工，由于差旅管理跨組織、跨流程、跨部門、跨系統，因此需要對業務部門8OetKaLfWEKNz4OCXcmueg==、技術部門、綜合部門在整個流程中各環節的職責進行劃分，明確反饋機制，以提升企業綜合管理效益。

4.5 加強員工差旅行為培訓和指導

一是定期對員工開展差旅行為培訓，將差旅費管理要求作為固定培訓項目。全面梳理差旅申請、預訂、報銷流程指導手冊、差旅報銷標準、特別注意事項、商旅平臺操作手冊及問題集錦、最新政策要求并定期更新解讀，針對新員工和業務部門綜合崗定期開展培訓指導。二是宣貫商旅平臺的優勢和便捷性，讓員工切實了解商旅平臺差旅管理能為差旅出行提供的資源和服務，引導員工全面使用商旅平臺，發揮商旅平臺的作用，同時促進員工養成節約、合規的差旅習慣，從而保障商旅平臺差旅管理模式的實施效果。

【參考文獻】

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