財務數據管理系統在國際化企業中的應用探究

摘要：針對國際化企業M公司財務數據匯總方面存在的下屬單位多、內外部報表需求多、外幣幣種多，折算層級深、工作量大等問題，通過調研財務數據管理需求，詳細設計數據管理體系，并應用于數據填報、數據勾稽關系校驗、數據折算、數據匯總、數據抵消、數據合并和數據分析全過程，探索實現系統校驗、系統自動折算、系統匯總、數據穿透管理等管理功能，發揮財務數據管理系統的信息化優勢，以期為跨國企業集團的財務數據管理提供借鑒和參考。

關鍵詞：財務數據管理；國際化；企業集團

0 引言

隨著我國國際化腳步的加速，越來越多企業“走出去”，國際化企業集團面臨著復雜多樣的財務數據管理挑戰。這些挑戰主要源于企業規模不斷擴大、業務多元化、地域分布廣泛，以及財務管理要求的提高。在這樣的背景下，如何提高財務工作效率效果，有效管理和利用財務數據，成為國際化企業集團提升競爭力、優化資源配置、防范風險的關鍵。本文旨在探討財務數據管理系統在國際化企業集團中的應用，通過實際案例分析，介紹財務數據管理系統的設計和實施過程，以及在財務數據管理中所發揮的作用。本文的主要結構如下：首先，簡單介紹相關案例背景；其次，詳細介紹財務數據管理系統的設計思路和實施步驟；最后，總結財務數據管理系統的應用效果和經驗，并對財務數據管理系統在國際化企業集團中的應用提供建議。

1 文獻綜述

隨著我國國際化業務的不斷拓展，國際化企業集團面臨著諸多的財務數據管理挑戰。已有文獻對數據管理系統在國際化企業集團中的應用進行了廣泛的研究。一些文獻探討了數據管理系統在跨國企業中的作用，強調了數據管理對于提高企業競爭力、優化資源配置、防范風險等方面的重要性[1-2]；還有一些文獻分析了數據管理系統的設計方案和具體實施過程，包括數據填報、數據校驗、數據合并抵消和數據分析等環節[3-4]。這些文獻指出，通過系統校驗、系統自動折算、系統匯總、數據穿透管理等功能的實現，數據管理系統可以大大提高集團化企業財務數據管理的效率和效果。此外，一些文獻還探討了數據管理系統在國際化企業集團中的挑戰和解決方案[5]。

綜上所述，已有文獻對數據管理系統在國際化企業集團中的應用進行了深入的研究，并取得了一定的成果。然而，針對不同行業和企業的特點，如何根據實際情況設計適合的數據管理體系，并應用于實際操作中，仍需進一步探究研討。本文旨在通過實際案例的分析，揭示財務數據管理系統在國際化企業集團中的應用過程和效果，為其他跨國性企業集團提供借鑒和參考。

2 案例簡介

2.1 M公司基本情況

M公司是一家設備生產制造企業，業務遍布全球100余個國家和地區。M公司在國內外設立了50多個分支機構，其中境外單位30多個。M公司為某國有單位下屬上市公司，按照國資管理線條，日常工作需要報送大量財務數據及相關報表資料。

2.2 M公司財務數據管理現狀

（1）財務數據收集匯總。M公司總部財務部統一下發Excel報表填報模板，下級單位按照模板填報后，由單位主管領導審核審批后，通過郵件報送至上級單位合并報表崗位。合并報表崗位在收到下級單位報表后，進行檢查匯總，有問題郵件通知下級單位修改，下級單位修改后重新通過郵件報送至上級單位合并報表崗位。

（2）財務數據保管和備份。M公司未配備統一的電子檔案管理系統，財務數據由填報人及上級單位接收人自行保管，數據分布在多個人員和單位中，不同的人員和單位可能會對數據進行不同的處理和修改，財務數據保管和備份零散。

（3）財務數據匯總及分析。M公司在進行財務數據匯總及分析時，需要從零散的財務數據保管人處收集提取，重新匯總加工為能滿足分析人員使用的基礎財務數據。

3 M公司財務數據管理存在的問題分析

3.1 存在的主要問題

3.1.1 數據統計分析工作量巨大

M公司下屬有50余個獨立核算主體，在這樣的大型企業集團中，財務管理是一個極其復雜和耗時的過程，尤其是數據統計、匯總和分析方面。由于每個核算主體都有自己單獨的賬套，各自賬套的會計科目、客商信息、部門信息等基礎信息設置各不相同，在對M公司的財務狀況進行整體分析評價時，需要將各項分散的財務數據進行合并匯總及抵消。這個過程不僅涉及財務數據收集的煩瑣性，還包括對財務數據進行校對、分類和整合等多個步驟。另外，在企業的日常管理中，財務人員需要對外部審計師、稅務局等提供財務信息，也需要對管理層及內部業務部門提供決策支持信息和招投標用財務數據，對財務數據的需求更是復雜多樣。可以說，每項財務數據的匯總合并，需要來自數十個核算賬套，統計分析、整合匯總的工作量巨大。

3.1.2 數據填報質量亟待提高

傳統Excel表填報的方式對于表間關系、數據間的關聯、數據校驗等方面存在一定局限，不能有效地進行控制，填報數據勾稽關系驗證不通過仍然可提交至上級單位；多任務提交時各數據間不能相互驗證，存在一項任務多次郵件退回修改的情況。同時，在傳統郵件報送的形式下，數據填報有問題退回修改時，審批領導不知情，存在流程瑕疵。

3.1.3 外幣報表折算難度大

M公司有30余個海外核算單位，各個單位使用的記賬本位幣不同，在向集團總部報送數據時均須折算為上級單位本位幣幣種報表，再由上級單位折算為人民幣報表進行報送，層層折算的難度非常大。尤其是在國資監管的體系中，面對快報、月報、季報、決算報表及各類臨時報表等紛雜的任務，各項報表及明細報表均需手工層層折算，各層級單位結賬時點不同，使用的匯率也不盡相同，對折算后報表的準確性也會產生一定影響。

3.1.4 數據不能滿足國際化需求

隨著M公司海外業務的不斷擴張，海外分支機構的不斷設立，內部管理不斷精細化，M公司內、外部對財務數據的系統性要求越來越高，傳統的Excel表填報及匯總方式效率低，不能便捷地形成企業自身的數據庫，財務數據難以再次利用，已經不能滿足M公司國際化的需求。

3.2 M公司財務數據管理系統需求分析

一是需要借助信息化系統，完善數據管理體系。通過建設財務數據管理系統，能夠將零散保存的財務數據系統化、線上化，完善財務數據管理體系，在使用財務數據時能夠更加便捷、高效。

二是需要提升財務人員數據填報工作效率及效果。通過建設財務數據管理系統，能夠將財務人員手工校驗、手工折算的工作交由系統進行，提升財務人員填報數據的效率和效果。

三是需要提升財務數據填報的質量和期后分析的便捷性。通過建設財務數據管理系統，能夠屏蔽基礎性錯誤及校驗性錯誤，提高數據填報的質量。同時，通過系統可進行數據穿透查詢等工作，提高數據分析的便利性。

4 系統設計

4.1 總體設計

結合M公司面臨的問題，M公司準備建設統一的財務數據管理系統，旨在改變目前Excel管理模式下財務人員手工填報、手工匯總、手工折算、人工校驗的工作方式，將大量、煩瑣且容易出錯的工作由手工操作調整為由信息化系統解決，提高財務人員整體效率。系統模型基于國資委決算報表填報系統“久其通用數據管理平臺”進行構建。總體設計思路如下：

（1）M公司建設財務數據管理系統的總體思路是以法人結構為核心，結合公司內部管理層級，將各核算主體以管理樹的形式進行配置。

（2）數據填報以各項報表任務為展現方式，將上級單位數據要求及公司內部管理數據需求相結合，設計符合M公司特點的報表任務。

（3）數據管理以M公司總部財務部為集中控制點，系統權限配置上收，數據填報標準統一，形成統一的數據管理體系。

4.2 項目設計

M公司財務數據管理系統搭建以各項報表任務為主線，以法人結構與內部管理結構相結合的管理樹模式，劃分到最小單元，每位填報人員及審核人員根據不同的分工權限在最小單元內進行填報及審核操作，在上級單元進行報表折算、匯總、抵消、合并及審核等操作。每項報表任務下，管理樹結構相同。

4.2.1 管理樹結構

根據M公司法人結構及內部管理體系，M公司的財務數據管理系統構建包括法人層級和內部管理層級兩個結構。

M公司的管理樹結構見圖1。M公司層級多，境外單位記賬本位幣幣種不統一，各單位報表填報數據時以本單位記賬本位幣進行填報，折算為上級單位記賬本位幣報表后進行報送，以此類推，最終生成合并層級人民幣報表。

4.2.2 報表任務線

M公司財務數據管理系統，以滿足財務報表日常報送要求和內部管理需要為實現目標，主要構建了財務月報報表、財務快報報表、財務決算報表等任務線（見圖2）。每項任務下設多張報表，例如月報報表任務中包含資產負債表、利潤表、現金流量表、各項費用報表等多張報表內容。

4.2.3 系統管理規則

（1）統一表單：系統表單設計、公式設置等基礎功能由M公司總部財務部統一與信息化部協調配置，配置完成后統一在系統中發放，填報單位可查看到屬于本單位填報的所有表單。

（2）統一折算：外幣報表折算匯率和折算規則，由總部財務部統一維護和配置；涉及外幣報表折算的單位，僅需填報本單位本位幣報表即可上報，報表折算工作由總部財務部統一維護匯率后，總部財務部合并報表崗位統一進行折算。

（3）統一校驗：報表任務公式設置強制校驗和警示性校驗兩種控制規則。單體報表在填報時，出現強制校驗的錯誤，不得上報報表；出現警示性校驗錯誤，可在填報出錯說明后進行上報。

（4）嚴格流程節點：報表填報完畢，確認上報后，不得修改；如需修改，需向上級單位申請退回，并說明原因，由上級單位審核后予以退回。

4.2.4 系統數據填報及應用

（1）系統登錄：在登錄環節，可按用戶名進行權限設置，不同的用戶登錄進去可操作的任務不同。

（2）填報期間：在進入報表任務開始填報前，可以按“年度”及“時期”選擇填報期間。

（3）填報幣種：在幣種選擇方面，可以選擇需要填報的幣種。境外單位填報人員，登錄系統后默認幣種為當前境外單位的記賬本位幣；境內單位填報人員，登錄系統后默認幣種統一為人民幣。

（4）數據錄入：數據錄入方式包括“選擇填報”、“自動填報”及“手動填報”3種情況。其中“選擇填報”方式通過“下拉菜單”實現，“自動填報”單元格為后臺設定公式系統自動填報，無須手動填報。

（5）數據審核和數據校驗：數據審核分為審核、全審、運算、全算4個功能。審核功能是對當前報表內各項數據間的勾稽關系進行審核；全審功能是對所有報表數據進行審核；運算功能是對當前報表內的所有公式進行運算；全算功能是運算所有報表間的公式。針對各項報表任務，系統設置表間及表內校驗，在填報環節嚴格把控，提高數據準確度。

（6）數據上報和數據退回：下級單位財務人員報表填報完成并經審核后，向上級單位報送數據。上級單位財務人員在收到報表后，對下級單位的數據進行再次審核，審核發現問題的，對下級單位進行數據退回，退回時應同時注明退回原因及修改意見。下級單位在根據上級單位的退回意見進行修改解釋，經再次審核后，重新進行上報。

（7）數據匯總及自動運算：下級單位上報數據后，由上級單位財務人員進行匯總以及在合并層級自動運算。

（8）數據取數和數據折算：系統由總部財務部財務人員統一維護系統匯率，避免各單位使用匯率不一致而導致財務報表數據不準確的情況。系統設置統一的折算規則及明細科目尾差的倒算規則。下級單位上報本單位當地幣報表后，由總部財務部財務人員統一進行報表折算。當使用財務數據管理系統填報下期數據時，可以使用提取上期數功能；針對數據存在重復利用的報表任務，可以使用跨任務取數功能，簡化填報工作，避免相同數據重復填報，可以減少財務人員的工作量，提高整體工作效率。

（9）數據（批量）導出：財務數據管理系統支持數據以Excel表格形式（批量）導出。使用單位（批量）導出Excel后，可通過編輯EXCEL表格進行更多個性化分析、使用。

5 在實施過程中遇到的主要問題和解決方法

5.1 數據安全問題

M公司作為一家國際化高科技企業，受國際環境影響，對數據的保密要求較高。財務數據作為公司的核心機密，在保密工作要求上尤為嚴格。為保證財務數據的安全，M公司采取多層控制措施，將財務數據管理系統建設在公司的局域網內，通過私有云登錄機制控制外部訪問，有效保證財務數據安全。

5.2 系統權限問題

M公司財務數據管理系統建設在公司私有云上，M公司下屬獨立核算單位的財務人員無法身份驗證。為保證所有下屬核算單位的財務人員能夠正常使用系統，M公司為下屬單位涉及的財務人員統一開通了OA（辦公自動化）賬號，進行精細化權限設置，該賬號僅能訪問已開通權限的表單及任務，不能訪問M公司OA系統其他模塊的信息，既滿足了系統登錄需要，又保證了M公司信息安全。

5.3 M公司財務數據管理系統的特殊考慮

M公司層級多，由于經營模式的需要，總部與下屬單位之間、下屬單位與下屬單位之前存在較多的關聯方交易，在數據合并匯總時涉及大量的合并抵消。結合實際情況，以及內部管理需求，M公司在系統表單設計時，重點考慮了以下4個方面內容（以“快報任務”為例）。

5.3.1 內部利潤報表的考慮

公司內部利潤表結構見表1。M公司將利潤表的報表列示科目維度與日常核算維度相融合，打造成M公司特有的內部利潤表。在填報時以內部利潤表為基礎表格，自動生成對外披露格式的利潤表。合并匯總抵消時，M公司以內部利潤表的末級項目為顆粒度進行抵消，生成以內部利潤表為模式的合并利潤表，打破了按一級報表科目進行抵消的傳統模式，能夠獲取多維度、多信息的合并報表數據。

5.3.2 關聯方交易填報的考慮

M公司關聯交易量大，在出具快報任務報表時存在諸多的困難，為此，M公司在國資委標準版快報任務中，增加了“關聯方”填報列（見表1），以便上級單位能夠準確獲知下屬單位快報中的關聯方金額，匯總抵消后，能夠準確出具合并層級快報，增強了合并快報數據的準確性。

5.3.3 “本月數”考慮

在國資委標準版快報任務基礎上，調整了“本月數”列的填報方式。在國資委標準版快報任務中，需填報本年累計數，本月數為系統自動計算的本年累計快報數與上月累計快報數的差額數據。M公司在表單及設計時，充分考慮了財務人員的填報便利度，填報時僅需填報“本月數”預計金額，即在上月實際完成值（跨任務取月報任務中的實際完成值）的基礎上，結合本月可完成的當月數據，自動生成本年累計數。這種填報方式，更貼合實際情況，避免了由于上月快報數填報不準確，本月填報偏差將會更大的情況。

5.3.4 “兩金還原表”和“其他資產明細表”的考慮

新收入準則實施后，原來在存貨和應收賬款科目列示的數據，分別在存貨、應收賬款、合同資產、其他非流動資產4個科目中列示。這種分類在實際工作中，不利于非財務專業企業管理者的使用。因此，M公司在報表任務設計時，重點考慮了數據使用者的需要，將存貨、應收賬款、合同資產、其他非流動資產4個報表科目進行還原，增加了“兩金還原表”（見表2）及“其他資產明細表”（見表3），更全面地向公司管理者展現公司所有的“兩金”數據及其他資產明細。

6 取得成效

一是實現了財務數據管理體系的線上化建設，統一了填報標準，完善了M公司財務數據管理體系。系統實現了數據備份、數據查詢、數據穿透、指標計算等多項功能，并可根據授權情況查看填報單位本位幣、上級單位本位幣、人民幣3種幣別的報表，打破了傳統Excel數據存儲模式，完善了M公司的整體財務數據管理體系。

二是提升了數據填報工作效率和效果。財務數據管理系統實現了外幣報表的一鍵折算，支持Excel表導入導出，可直接線上填報，也可以線下填報、線上導入，并能夠根據差額數據匯總生成合并數據，大大減少了財務人員的工作量。同時，財務數據管理系統實現了按權限控制數據查詢范圍，公司管理者和業務需求部門可按需開通查詢權限，也解決了各級單位報表崗位多接口問題，提高了財務人員的工作效果。

三是提高了數據填報質量，增強了數據準確性和期后分析的便利性。財務數據管理系統通過標準化的流程和控制，實現了自動校驗表內、表間勾稽關系及平衡關系；同一系統按任務填報多套報表，數據間可相互勾稽驗證，屏蔽了基礎錯誤，提高了數據準確性；系統自動進行外幣報表折算，統一匯率和折算規則，減少了手工折算錯誤風險。

四是實現了數據流程可視化管理。各單位報表報送情況、退審情況在系統中明確顯示，便于合并報表單元隨時掌握下級單位填報情況，將所有流程進行了線上可視化管理，控制操作人員未經審批自行更改報表數據風險，保證了數據安全。

7 應用經驗及啟示

M公司搭建的財務數據管理系統，貼合業務實際，在解決問題的基礎上向后反推設計，并在設計時考慮用戶的使用體驗感，使落地實施環節順暢便捷。但也在具體實施中總結了一些經驗和體會，以供其他單位借鑒。

7.1 財務數據管理系統的基本應用條件

M公司財務數據管理系統，適合多層級、信息化基礎較好、獨立設置服務器，且有完善的集團財務管理經驗、集團管控力度較強的單位。

7.2 財務數據管理系統成功應用的關鍵因素

一是M公司的信息化基礎較好，財務部和信息化部的溝通橋梁暢通。

二是M公司有比較全面的集團化管理理念，項目負責人對基礎實操層面熟悉，并能有效指導。

三是M公司前期Excel模式基礎工作牢固，在新舊模式轉換時能夠迅速適應。

7.3 對改進數據管理系統應用效果的思考

一是可以將常用數據提取到綜合任務，形成基礎數據池，便于日后查詢分析。

二是探索增加系統分析功能，形成動態分析數據，或直接輸出文字分析報告。

三是探索系統在其他業務部門的應用，形成數據互聯，系統共享。

7.4 財務數據管理系統在應用中的優缺點

7.4.1 財務數據管理系統應用的優點

一是能夠自主進行系統搭建和表單設計，將集團化管控以表單的形式穿透至下級單位。

二是能夠統一數據標準，避免人為修改公式。

三是系統能夠實時備份，保持數據的安全穩定，避免人為錯誤操作。

7.4.2 財務數據管理系統應用的缺點

一是在數據處理方面，不如Excel表操作靈活，數據后加工時需要導出Excel版本進行操作。

二是在新增表單需要有一定的工作量，在面對臨時且緊急的工作時，往往來不及在系統中搭建任務，而不得不再采用Excel表填報的模式進行應對。

三是系統根據供應商平臺搭建，有時不太穩定，部分問題出現時需要專業人員判斷和解決，或將給日常財務工作帶來不便。

7.5 對推廣應用財務數據管理系統的建議

一是做好判斷，實事求是。應結合被推廣單位的實際情況，確認是否滿足建設財務數據管理系統的基礎條件，不能為了建系統而建系統，避免系統未實現預期效果，形同虛設，形成企業資源浪費。

二是因企制宜，“對癥下藥”。在建設財務數據管理系統時，對被推廣單位應進行充分的調研，尋求符合被對推廣單位的特定建設模式，將細節落在實處。

8 結語

本文通過深入分析國際化企業集團在數據管理方面面臨的問題和挑戰，提出了一套完善的財務數據管理體系，并成功地應用于實際案例當中。該系統在勾稽關系校驗、外幣報表折算、數據匯總、報表合并等各個環節中，均實現了系統自動化處理，大大提升了企業財務數據管理的效率及效果，提高了財務人員的整體工作效能。此外，通過實現數據穿透管理，為企業決策層提供了及時、準確、全面的財務數據支持，可以更好地助力企業整體競爭力的提升。本文的應用成果為其他國際化企業集團在財務數據管理方面的改進提供了有益的借鑒，具有重要的應用價值和實踐意義。

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收稿日期：2024-04-24

作者簡介：

夏鑫，女，1984年生，碩士研究生在讀，高級會計師，主要研究方向：企業財務管理。