論人工智能技術在高校檔案服務平臺建設中的應用

2024-09-25 00:00:00馬仁杰沈佳怡

檔案與建設 2024年8期

摘要：人工智能技術賦能高校檔案服務平臺建設，有利于提高高校檔案管理工作的效率，促進高校檔案利用與服務水平的提升。文章分析了人工智能應用于高校檔案服務平臺建設的必要性，從高校檔案工作的收集、管理、利用三個方面闡述了人工智能技術在高校檔案服務平臺建設中的應用，在此基礎上總結出人工智能技術應用于高校檔案服務平臺建設時面臨的問題，并提出了相應的優化建議，以期為人工智能技術更好地賦能高校檔案工作提供參考和啟示。

關鍵詞：人工智能；高校檔案；檔案服務；平臺建設

分類號：G647.24；G273.5

On the Application of Artificial Intelligence Technology in the Development of University Archival Service Platforms

Ma Renjie， Shen Jiayi

（ School of Management of Anhui University， Hefei， Anhui， 230601 ）

Abstract： Artificial intelligence technology empowers the development of university archival service platforms， which is conducive to improving the efficiency of university archival management and promoting the improvement of university archives utilization and service levels. This paper analyzes the necessity of artificial intelligence application to the development of university archival service platforms， expounds the application of artificial intelligence technology in the development of university archival service platforms from three aspects： collection， management and utilization of university archives， summarizes the problems faced by artificial intelligence technology in the development of university archival service platforms， and puts forward corresponding optimization suggestions， in order to provide reference and enlightenment for the application of artificial intelligence technology in better empowering archival undertakings in universities .

Keywords： Artificial Intelligence； University Archives； Archival Service； Platform Development

人工智能是研究開發能夠模擬、延伸和擴展人類智能的理論、方法、技術及應用系統的一門新的技術科學[1]，簡單地說，人工智能可以通過計算機模擬人類大腦處理問題的思維方式，來幫助人類處理復雜的、不可預知的事務[2]。近年來，隨著人工智能技術的高速發展，高校開始向“智慧校園”轉型升級。[3]高校檔案部門抓住機遇，不斷嘗試利用人工智能技術對高校檔案信息進行智能化收集、管理和利用，立足高校檔案服務平臺建設，推動優質檔案資源的深度開發利用與開放共享，提升新時代高校檔案信息服務的能力。

1 人工智能技術應用于高校檔案服務平臺建設的必要性

1.1 順應時代發展的要求

為了提高檔案服務質量，改善服務方式，高校檔案部門積極響應《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出的“加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級”，以及“積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層加工和利用中的應用”的號召[4]，推動高校檔案行業智能化轉型，以期實現提升檔案治理能力的目標。除此之外，《中華人民共和國檔案法實施條例》提到，國家鼓勵“有條件的機關、團體、企業事業單位和其他組織開展數字檔案室建設，提升本單位的檔案信息化水平”“縣級以上地方檔案主管部門應當推進本行政區域檔案數字資源共享利用工作”。[5]在科教興國的背景下，高校作為先進生產力的代表，應當展現出更積極、更有活力的檔案信息化探索熱情，在人工智能浪潮中加快推進檔案服務工作向數智化方向轉型。

1.2 提升高校檔案服務能力的需要

理論方面，以“人工智能”“高校”“檔案”“平臺”為主題，在中國知網進行檢索，發現國內相關研究成果的數量較少，發表時間主要集中在2018年以后，發表數量呈現逐年上升的趨勢。現有的研究一方面是從微觀角度探討某種人工智能技術在高校檔案工作的某些環節中的具體應用模式；另一方面是從宏觀角度探索人工智能助推高校檔案管理能力和服務水平提升的建設策略。關于人工智能技術在高校檔案服務平臺建設中的具體應用研究較少，值得進一步分析和探索。

實踐方面，傳統的高校檔案服務平臺在使用過程中普遍存在使用不便捷、內容不完善、功能不齊全以及數字化管理安全隱患等問題，高校檔案利用者日益增長的檔案信息利用需要與較為落后的高校檔案信息服務能力水平之間存在矛盾。因此，高校開展檔案服務平臺建設，一方面能夠有效提升檔案使用者對檔案資源利用的滿意度，幫助檔案工作者減少重復勞動，推動檔案資源深度開發，使高校檔案部門更好地實現服務高校教育、適應教育信息化、助推高校科技創新的目標。另一方面，由于各高校的學校性質和學科發展優勢各不相同，高校檔案平臺的智能化建設能夠有力推動區域間高校檔案館的聯動，促進高校之間打破信息壁壘，實現資源共享和優勢互補。[6]在高校檔案資源更好地服務于“智慧校園”建設的同時，努力擴大高校檔案信息服務的范圍，讓高校檔案開發利用的先進成果惠及社會，并以高校為改革創新的基點，帶動社會檔案服務能力的全面提升。

2 人工智能技術在高校檔案服務平臺建設中的應用

高校檔案服務平臺的建設涉及高校數字化檔案資源的全生命周期管理，根據高校檔案智能化建設工作的主要內容，可以從檔案收集、檔案管理和檔案利用三個方面來探討人工智能技術在高校檔案服務平臺建設中的應用。

2.1 檔案智能收集

高校檔案服務平臺一方面可以通過大數據、云計算技術對高校內部檔案數據資源，例如政策文件、業務文書、學生數據、基建檔案和人事檔案等進行智能收集與分類整理；另一方面，可以通過網絡爬蟲、智能Agent技術、數據挖掘等數據集成技術對網絡社交媒體上的外部信息資源進行全面感知、廣泛抓取，實現平臺檔案資源的及時補充和更新，構建高校檔案服務平臺資源的全景視圖。在保障平臺檔案數據真實性和開放性的基礎上，高校檔案服務平臺還需要考慮不同檔案業務之間數據訪問的協同性，利用智能識別技術對圖像、語音、視頻等非結構化檔案資源進行處理，實現多模態數據資源的統一描述[7]，形成標準的電子檔案元數據和目錄數據庫，最終實現平臺數據自動批量捕獲和接收[8]。

2.2 檔案智能管理

（1）檔案智能開放鑒定

高校檔案服務平臺不僅保存著大量的高校內部非公開檔案信息，還保存著許多在一定范圍、一定程度內可以公開并且應當向社會開放的檔案信息。因此，檔案智能開放鑒定技術在高校檔案服務平臺的建設過程中就顯得至關重要。高校檔案服務平臺可以利用人工智能技術訓練模型，自主高效地完成大量檔案的開放鑒定：首先，平臺可以運用智能識別技術、機器學習技術將各種類型的檔案資源轉錄成可以分析挖掘的數據信息；再通過自然語言處理技術自動獲取大量檔案資源中的時間、地點、人名等關鍵信息，對檔案內容進行有效提取；然后利用DFA算法對檔案內容中的敏感詞進行查找、匹配和過濾；最后利用HMM統計分析模型，結合檔案的上下文和語境[9]，進一步判定檔案是否應當開放，提高檔案智能開放鑒定結果的準確性。

（2）檔案智能分類

檔案分類的合理性直接影響高校檔案服務平臺智能利用服務的完整性和準確性。高校檔案服務平臺可以通過詞嵌入技術、神經網絡技術以及機器學習技術的多層感知器算法構建科學的數據關系網絡[10]，然后利用專家系統、智能識別技術分析結構化和非結構化的檔案資源中的關鍵信息，再按照不同的主題對檔案資源進行關聯性挖掘、智能劃控和分類整理，解決人工分類主觀性強、不精細、效率低的問題。同時，高校檔案服務平臺可以利用射頻識別技術（RFID）、近場通信技術（NFC）等為高校數字檔案進行智能標注[3ed790a4c036685a6213f4c089aa55489e2031fd1af1a740b4dadf32bf28476e11]，在理解檔案內容的前提下，為檔案中的重要信息添加標簽，幫助用戶在后續的平臺智能檢索服務中快速定位自己所需要的檔案信息，實現自主分類、融合管理的目的。

（3）檔案智能安全保護

檔案安全是檔案工作的底線，高校檔案服務平臺應當將電子檔案的“四性”檢測系統配置在平臺業務的全流程。高校檔案服務平臺可以利用指紋識別、人臉識別、瞳孔識別等智能生物識別技術對平臺使用者進行身份驗證，對不同用戶實施分級權限管理，保障非公開檔案信息的安全保密。同時，利用對稱加密算法、區塊鏈技術為電子檔案創建獨一無二的標識符，防止檔案內容在數據流轉過程中被盜取、篡改、損毀、丟失；并利用智能路由、智能感知終端、智能防火墻等技術對平臺使用行為進行實時監控和記錄，當發生違反平臺規定的操作行為時系統將自動報警、攔截并追蹤。最后，高校檔案服務平臺可以利用機器學習技術、去中心化儲存技術對檔案內容進行多點分散、實時更新的智能備份，提高平臺風險預警和災難規避的能力[12]，有效維護高校檔案信息的安全。

2.3 檔案智能利用

（1）檔案智能檢索

高校檔案服務平臺儲存著大量多源異構的檔案數據，檔案智能檢索技術可以幫助用戶在海量的檔案資源中更加高效準確地找到所需要的信息。高校檔案服務平臺不僅可以通過自然語言處理、知識圖譜、知識挖掘、機器學習等人工智能技術實現單一種類媒體數據的檢索，還可以通過識別技術、深度特征學習、跨媒體關系建模和計算機視覺等技術，找出相同或不同服務類型的多源異構檔案數據資源之間立體化、深層次的交互關系[13]，實現跨媒體檢索。跨媒體檢索是指輸入某一種媒體作為檢索項時，可以查詢返回多種不同媒體形態的檔案數據，例如，輸入文本為檢索項，不僅可以得到相匹配的文本數據，還能獲取相關聯的圖像、音頻、視頻數據[14]，能夠幫助平臺用戶在海量的檔案資源中高效定位、全面捕捉自己需要的檔案資源，滿足平臺業務管理和用戶檢索的多元化需求。

（2）檔案智能推送

高校檔案服務平臺可以借助知識圖譜、神經網絡、自然語言處理等人工智能技術，對平臺內的檔案數據資源進行深度挖掘，形成各類檔案專題數據庫，用戶只需要輸入關鍵詞，就能得到脈絡清晰、內容全面的相關檔案信息。同時，平臺可以利用智能Agent技術、聚類分析、深度學習等技術分析用戶的個人信息、交互行為和使用偏好，在后臺建立動態的用戶畫像并與檔案資源信息進行關聯匹配，實現個性化、精準化、智能化的用戶推薦服務。[15]除此之外，高校檔案服務平臺還可以利用專家系統，通過知識庫、用戶接口、推理引擎等手段為平臺用戶提供一些推斷、評估與決策方面的支持，通過挖掘用戶的潛在需求，提升用戶的使用感受，增強用戶黏性。

（3）檔案智能交互

高校檔案服務平臺通過虛擬現實（VR）、數字孿生、3D渲染等人工智能技術和傳感器技術打破時空限制，將線上檔案服務平臺與線下智慧檔案館進行深度結合。一方面，高校檔案服務平臺可以對高校檔案館的物理實體進行精準全面的數字化建模，打造1：1還原的虛擬的高校檔案館孿生體[16]，利用虛擬數字人引導平臺用戶在虛擬高校檔案館中進行檔案查詢、閱讀、修改、創建等活動，實現線上、線下高校檔案館的實時生態聯動；另一方面，高校檔案服務平臺可以通過搭建虛擬展廳，生成全方位、真實、動態的立體場景，重現檔案中的歷史畫面，平臺用戶在佩戴交互設備后可以參與虛擬的檔案場景，與相關人物進行對話和互動，增加用戶在檔案利用過程中的趣味性、沉浸性、交互性，豐富高校檔案平臺的服務場景[17]，進一步實現高校歷史檔案的文化傳承功能和育人功能。

3 人工智能技術應用于高校檔案服務平臺建設中存在的問題

3.1 缺乏對檔案服務平臺建設的重視

人工智能技術進入檔案領域需要一系列配套的軟硬件設施，如果缺乏上層政策指導和經費支撐，具體的工作也就成了無源之水、無本之木，無法有效開展。而高校檔案館作為服務性質的部門，其工作價值難以在短時間內得到具體衡量，在高校建設中容易被忽視。目前，不少高校管理者對檔案部門工作模式在新時代下的變革要求認識不足，未能提供足夠的支持，因此大多數高校的檔案部門還在沿用傳統的檔案服務流程，缺少針對性的檔案服務平臺，高校師生獲取檔案信息資源的成本較高。此外，高校對檔案服務平臺建設的重視程度差異還會導致在高校之間建立檔案服務平臺合作共享機制的進程受到阻礙。

從高校檔案部門工作人員的角度來看，現有的大部分工作者都是傳統檔案專業出身，一部分工作人員對于人工智能技術不了解，其觀念也沒能及時更新，出于對人工智能技術應用于高校檔案服務平臺后可能會出現的一系列問題和風險的考慮，普遍缺乏平臺建設的積極性。也有一部分檔案工作者雖然有意愿將人工智能技術應用于檔案工作實際，但由于缺乏人工智能相關的理論知識與實踐經驗，也無法真正肩負起高校檔案服務平臺建設的重任。

3.2 缺少協同合作機制

當前高校檔案部門受管理體制和隸屬關系的影響，條塊分割、自謀發展的封閉局面仍未被根本打破[18]，并且由于缺少各類電子檔案具體詳盡的標準規范和統一完善的高校檔案集成系統，加之檔案館機要保密的特征，高校檔案部門“信息獨享”的情況十分普遍，許多高校之間的交流合作都缺少檔案部門的參與。因此，高校檔案部門在建立檔案服務平臺的過程中往往只是一味“閉門造車”，其成果也僅僅只在本校投入使用，幾乎不會將最新的建設成果分享。各高校的檔案服務平臺，由于缺乏統一領導下的橫向共享機制，缺少良性互動下的實踐經驗，很難得到進一步優化，也無法在各高校之間形成相互支持、協同合作的系統。除此之外，高校檔案館還缺少跨部門、跨機構的檔案服務平臺合作，例如，高校檔案館與圖書館、博物館等文化機構的聯系不足。如果僅僅依靠高校檔案部門單打獨斗，不僅會導致檔案服務平臺建設效率低下，更會導致優質檔案資源無法在全社會范圍內實現開發利用。

3.3 用戶體驗感有待增強

目前高校檔案館引入人工智能技術主要是出于提高檔案管理效率的考量，對于高校學生、教職工等平臺用戶的體驗感關心不足。此種情況一方面體現在高校檔案服務平臺與用戶間的交互服務不夠順暢，例如平臺使用過程中常常出現鏈接失效、頁面響應速度慢、平臺網頁與手機等移動端口適配性差等問題，操作起來不夠便利。另外，許多高校檔案服務平臺還未實現一站式信息檢索利用服務，缺少諸如模糊查詢、圖片查詢等多條件檢索功能[19]，還有部分檔案出于安全考慮仍需要預約線下查詢，費時費力，這一系列情況嚴重影響了檔案服務平臺用戶的使用體驗。另一方面，高校檔案服務平臺對于用戶的需求大多采取的是“供給導向”的被動單向性服務模式，等待用戶主動搜索查詢需要的信息服務，服務理念相對保守，服務方式較為單一，缺乏“用戶中心”的觀念，并且在信息推送、網上展覽、參考咨詢、輔助決策等多樣化服務方面的能力有待提升。[20]

3.4 缺失科研、文化檔案的利用服務

目前來看，高校檔案服務平臺在基礎性檔案服務方面基本能夠滿足用戶需求，如學籍檔案、教學檔案、財務檔案等信息的錄入保存和參考利用方面的建設取得了初步成效，但是在學術科研檔案、高校文化檔案方面的服務仍存在缺失和空白，有巨大改進空間。一方面，各高校的學術科研檔案，例如，高校師生在科研活動中形成的各種論文、科研項目、專著、發明專利等成果，這些內容作為高校特有的檔案資源，凝聚了各學科領域專業人才的智慧，開發利用空間很大。如果高校檔案服務平臺缺乏科研檔案的針對性管理服務，就無法助力師生高效掌握各類學科的發展脈絡，從而推動和完善自己的研究內容。另一方面，高校檔案服務平臺也沒能實現對高校文化檔案資源的有效利用，大部分平臺內的相關內容設置只有簡單的高校歷史陳述、校友風采等常規專題，并且多以文字、照片的形式展示，缺少個性化的呈現方式，吸引力不足。[21]

3.5 隱私與安全問題

高校檔案涉及大量個人敏感信息，隱私安全問題不容忽視。一方面，目前許多高校的檔案服務平臺還處在建設初期，檔案信息系統尚不穩定，受到網絡攻擊的風險較高。檔案服務平臺的智能化建設涉及大量檔案信息資源的采集查詢和開放共享，大量數據通過網絡感知終端、采集終端匯集流轉，一旦系統受到外來用戶的非法攻擊，很可能會導致學生隱私、教職工隱私、學校內部管理信息泄露，檔案信息篡改與丟失，甚至可能會出現不法分子利用平臺漏洞傳播病毒和植入惡意代碼等行為，嚴重影響高校檔案的真實性和可靠性。另一方面，由于原始的高校檔案一般保存在校園內部，除了高校職工與學生之外的人很難接觸到高校檔案的紙質實體，高校檔案工作人員可能會基于長期的工作習慣，對檔案中的隱私安全問題掉以輕心。此外，由于人工智能技術本身的復雜性，人類對其局限性的認知仍在不斷發展，所以不僅大部分高校檔案工作者對相關技術的理解和掌握浮于表面，甚至負責高校檔案服務平臺建構的內部設計人員也可能會因為技術缺陷和認知局限，導致人工智能技術濫用、錯用的情況發生，嚴重影響高校檔案平臺的使用安全。[22]因此，解決高校檔案服務平臺的隱私安全問題需要從技術性手段和加強檔案管理人員安全意識兩方面共同努力。

4 人工智能技術應用于高校檔案服務平臺建設中的優化建議

4.1 提高對高校檔案部門的重視

檔案工作是高校穩定良好發展的基礎，檔案服務平臺的建立有利于高校學科建設、黨建、校史教育等一系列活動的開展，能夠無形中增強高校學生、教職工對學校的認同感。高校管理層應當從長遠角度出發，提高對檔案部門的重視，尤其在科技快速發展、智能化檔案服務平臺剛剛開始建立的現階段，要增加對檔案部門的經費投入，確保軟硬件設施能夠支撐和帶動高校檔案服務平臺的建設。

此外，高校檔案部門要重視檔案人才的培養。人工智能技術更新發展的腳步非常快，因此，一方面要對現有檔案工作人員進行專題學習和定期培訓，幫助他們提升檔案理論與實踐素養；另一方面要加強人工智能技術的研究投入，可以通過引進具有人工智能背景的檔案人才，從技術方面助力高校檔案服務平臺系統的搭建。

4.2 加強高校之間的協同合作

高校檔案服務平臺的建設內容具有相似性，因此，高校檔案部門之間應當加強聯系，舉行相關主題的交流討論會，分享各自學校檔案服務平臺的建設成果。建設成果突出的高校應當肩負起示范帶頭作用，協調各方資源，帶動各高校檔案服務平臺的共同發展。各高校可以共同研究和制定一套通用的檔案服務平臺數據規范，建立互聯網、政務網、局域網三網合一的高校檔案系統，完善互訪機制，在高校檔案部門之間形成合力，共同推動高校檔案集成服務平臺體系的建設。通過優質高校檔案資源的充分流通，例如科研信息庫、教學案例庫等特色專題數據庫的建立與共享，打破信息鴻溝，最終實現高校檔案資源服務的社會化。

高校先天具有高質量、多領域的新型人才儲備優勢，高校檔案服務平臺網絡的建立除了能帶動各高校檔案管理能力的提升、促進高校數字檔案資源社會價值的實現，也能極大助力我國各區域、各領域的檔案服務平臺建設，最終建立縱深推進、全域覆蓋的檔案信息資源開發利用和保障體系[23]，推動我國檔案事業的長遠發展。

4.3 樹立以人為本的理念

高校建設檔案服務平臺時首先要樹立以人為本的理念，從檔案使用者的需求角度出發，提供個性化服務。

高校檔案部門還應不斷完善檔案服務平臺的用戶交互機制，利用自然語言處理、機器學習、語音圖像識別等人工智能技術建立起一個對話系統，為使用者提供個性化的檔案服務；還可以引入知識圖譜和決策樹算法，推送用戶可能感興趣的深層次、動態的檔案信息，甚至為用戶提供一些決策方面的建議。此外，高校檔案服務平臺不僅要注意檔案存量信息的利用服務，也要保證相關動態增量信息的輸入與輸出，在平臺中加入信息收集與服務反饋模塊，建立起一個及時更新、高度靈活的檔案服務系統。可以通過定期發布問卷來收集平臺使用者對平臺建設的意見，將檔案理論、服務理念、人類社會主流價值觀與人工智能算法高強度融合，利用機器算法分析用戶對高校檔案服務平臺的滿意度，識別造成用戶不滿意的可能原因，從而根據使用者的需求及時自主地對平臺進行系統性的智能優化調整。

4.4 提高優質檔案資源的開發利用水平

高校檔案服務平臺應利用人工智能技術對高校優質檔案資源進行整合與分類，建立完整、系統、豐富的檔案數據庫，在滿足高校用戶基礎需求的同時，提供對外開放服務，讓高校檔案資源與社會檔案信息資源互聯互通，為高校科研檔案資源和文化教育檔案資源實現其社會價值提供途徑。

首先，平臺可以利用知識圖譜、深度學習等技術對檔案信息資源進行采集和加工，建立高校科研檔案以及具有高校特色的文化教育檔案的開放共享專題數據庫，并通過元數據整合模式、中間件技術、網頁搜索代理模式、嵌入方式等手段支持用戶進行跨平臺的檔案檢索。[24]其次，平臺可以利用智能搜索推薦技術，為用戶提供科研活動、學科建設、高校發展歷程、黨建工作、高校人物等模塊的專題信息，方便用戶根據自己的需要，系統清晰地了解高校科研和文化教育工作的歷史狀況和發展脈絡。[25]最后，平臺還可以利用虛擬現實（VR）、增強現實（AR）和混合現實（MR）技術對科研檔案和文化教育檔案的編研成果和相關文創產品進行多樣化宣傳展示。高校檔案平臺也可以通過與其他新媒體平臺聯動，進行網絡展覽或線上直播，推動優質檔案資源的廣泛傳播。

4.5 重視檔案的隱私安全保護問題

高校檔案服務平臺的安全風險主要體現在隱私數據泄露和云端數據損毀兩方面，利用人工智能技術能有效保障高校檔案服務平臺的安全性。

首先，高校檔案服務平臺可以利用數字簽名、電子簽章、時間戳等數據加密技術對檔案內容進行加密，確保檔案在收管存用的過程中不被竊取或篡改，并設置防火墻，防止檔案服務平臺被黑客攻擊或被惡意軟件入侵。其次，平臺要在系統中對不同用戶進行分級管理，通過智能加密算法為不同權限的用戶提供不同的智慧檔案服務。同時，規劃好公開檔案和非公開檔案數據的管理方式，平臺可以利用統一單點登錄、有限閱讀控制等技術對平臺的檔案訪問權限進行有效管控；利用生物識別對檔案使用者的實體身份進行驗證；對用戶在平臺的敏感行為，如，查閱、復制、打印等操作進行全流程監控，保存平臺服務的運行記錄和平臺數據的操作痕跡，及時阻止具有安全風險的異常用戶行為，對違反高校檔案服務平臺要求的行為進行精準問責。最后，平臺可以利用智能數據備份算法、數據修復系統、區塊鏈等技術，定期、分散備份平臺內的檔案信息，確保高校檔案服務平臺在出現安全問題時能夠迅速進行修復，將風險程度降到最低。[26]

*本文系國家檔案局重點科技項目“人工智能在檔案管理中應用的現狀與前景研究”（項目編號：2023Z008）階段性研究成果。

作者貢獻說明

馬仁杰：設計選題和研究框架、修改論文并定稿；沈佳怡：搜集資料，撰寫論文。

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