新形勢下高校財(cái)務(wù)對賬工作的問題及建議

摘 要：隨著移動(dòng)支付、電子支付等新型支付方式的普及，高校的對賬工作也面臨新的流程與問題，在大環(huán)境支付、交易全面信息化的當(dāng)下，高校—銀行的對賬工作產(chǎn)生了特定的新的問題。文章結(jié)合日常高校對賬工作實(shí)踐，針對信息化下高校—銀行的對賬工作中常見的問題進(jìn)行總結(jié)分析，提出解決建議。

關(guān)鍵詞：高校 對賬 第三方支付

中圖分類號(hào)：F234.4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）09-068-02

近年來電子技術(shù)、手機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的快速發(fā)展帶來的日常生活的變化有目共睹，移動(dòng)支付、電子支付等新型支付方式越來越普及。體現(xiàn)在財(cái)務(wù)工作上就是，原有的只依托于銀行與現(xiàn)金的高校的財(cái)務(wù)工作流程與經(jīng)驗(yàn)不再適用于新形勢下的工作環(huán)境，其中對賬工作也面臨新的問題。

本文主要結(jié)合筆者日常高校對賬工作中的經(jīng)驗(yàn)，針對信息化下高校—銀行的對賬工作中常見的問題進(jìn)行總結(jié)分析，提出基于筆者工作歸納出的解決建議。

一、信息化下高校銀行對賬工作的新特點(diǎn)

（一）業(yè)務(wù)收付款的方式呈現(xiàn)出多元化、無紙化的新趨勢

現(xiàn)在常見常用的交易軟件五花八門，主流的幾個(gè)平臺(tái)中，支付寶最早于2004年成立，下載量逐步提升；微信支付在2013年推出后基于龐大的用戶迅速得到推廣；由央行推廣的數(shù)字人民幣也于2019年啟動(dòng)試點(diǎn)，可預(yù)見的將會(huì)穩(wěn)步發(fā)展。我國的經(jīng)濟(jì)環(huán)境已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化的時(shí)代。在這樣的背景下，高校的資金收付也發(fā)生了明顯的變化，從單一的銀行轉(zhuǎn)賬、銀行協(xié)議扣劃收取學(xué)費(fèi)，轉(zhuǎn)變?yōu)樵黾恿酥Ц秾毜鹊谌街Ц镀脚_(tái)進(jìn)行收繳。由于移動(dòng)支付、數(shù)字支付的便捷性，小額支付使用移動(dòng)支付的比例明顯高于傳統(tǒng)的轉(zhuǎn)賬形式。這些支付方式甚至逐漸超過銀行，占據(jù)了主要地位。除了收取學(xué)費(fèi)，高校面向?qū)W生發(fā)放獎(jiǎng)助學(xué)金的方式也發(fā)生了同樣的變化，將獎(jiǎng)助學(xué)金匯入學(xué)生的數(shù)字人民幣賬戶或校園一卡通的情況已經(jīng)非常普遍。

（二）收款業(yè)務(wù)存在多對一的現(xiàn)象

隨著智能手機(jī)的廣泛普及，3G、4G乃至5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與推廣，以微信、支付寶為代表的第三方支付平臺(tái)在日常收付款活動(dòng)中也占據(jù)了主要地位，逐漸取代了傳統(tǒng)的現(xiàn)金付款方式。大部分高校也緊跟潮流，利用第三方平臺(tái)的收付款功能來收取大批量的學(xué)生學(xué)費(fèi)。學(xué)生登錄學(xué)費(fèi)繳費(fèi)系統(tǒng)后，通過系統(tǒng)自動(dòng)生成的二維碼就可以完成繳費(fèi)。第三方收款平臺(tái)與POS機(jī)刷卡繳費(fèi)相同，也是每天的所有來款在當(dāng)日結(jié)算后，第二天合并成一筆交易自動(dòng)轉(zhuǎn)入學(xué)校的銀行基本戶。無論何種繳款方式，在入賬時(shí)都是收到多筆來款后，合并為一整筆結(jié)算入賬。

（三）付款業(yè)務(wù)存在一對多的現(xiàn)象

隨著我國目前支付環(huán)境的變化，高校在各類報(bào)銷等付款業(yè)務(wù)上也逐漸實(shí)現(xiàn)了各方面的升級(jí)轉(zhuǎn)型。電子發(fā)票取代了紙質(zhì)發(fā)票，報(bào)銷單的審批流程也改為全程在線上流轉(zhuǎn)，財(cái)務(wù)的支付系統(tǒng)也和銀行系統(tǒng)有效對接，付款和對賬也變得方便高效。以往筆數(shù)過多的批量付款業(yè)務(wù)需要將數(shù)據(jù)加密后以電子郵件的形式發(fā)送到銀行柜臺(tái)，由銀行工作人員再進(jìn)行批量發(fā)放。隨著財(cái)務(wù)系統(tǒng)的改進(jìn)，直接由出納通過系統(tǒng)提交就可以完成，大大提高了工作效率，節(jié)約了時(shí)間成本。這類業(yè)務(wù)主要是學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金的發(fā)放、教職工的工資等。這類業(yè)務(wù)在銀行賬上體現(xiàn)為單筆交易，對應(yīng)的是多筆支出。但是這種批量付款也帶來一個(gè)問題，就是當(dāng)支付失敗退回時(shí)，也是合并為一筆金額退回，不能直接體現(xiàn)戶名，通過金額也無法直接在賬上查詢，只能通過網(wǎng)銀批量支付頁面才能查到具體的交易明細(xì)，逐筆查找失敗的交易。

二、影響高校銀行存款對賬的主要原因

（一）銀行存款的收支核算不能及時(shí)入賬

銀行賬戶的各類收支核算存在不能及時(shí)入賬的情況，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.銀行賬戶部分來款未能及時(shí)入賬。高校的各職能部門在收取各類創(chuàng)收費(fèi)用時(shí)，通常是先通知繳款人將規(guī)定金額繳至學(xué)校對公銀行賬戶，繳款人提供轉(zhuǎn)賬截圖后就能確認(rèn)繳費(fèi)，并辦理后續(xù)手續(xù)。但是問題在于，匯款人經(jīng)常使用個(gè)人賬戶匯款，轉(zhuǎn)賬時(shí)也沒有備注，在職能部門沒有及時(shí)通知財(cái)務(wù)入賬的情況下，賬戶上會(huì)出現(xiàn)多筆來源不明的個(gè)人匯款無法確認(rèn)經(jīng)辦人，從而無法入賬。這些款項(xiàng)包括各類保證金、租金、測試、鑒定等對外服務(wù)收入等。其中保證金經(jīng)常到合約期滿需要辦理退還時(shí)才入賬；各類對外服務(wù)收入由于金額較小，并且很多是一次性的收入，在當(dāng)時(shí)沒有職能部門認(rèn)領(lǐng)入賬的話，后續(xù)就無法確認(rèn)是什么收入。也偶爾會(huì)有能確認(rèn)類別的來款，但是出于某些原因繳款人要求暫時(shí)延期測試等服務(wù)，也是無法立刻入賬。

2.銀行付款未及時(shí)入賬。主要幾類銀行定期托收款，如水、電、燃?xì)狻㈦娫捹M(fèi)等。后勤部門為了避免匯款不及時(shí)造成的欠費(fèi)影響各部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對于這些每個(gè)月固定發(fā)生的款項(xiàng)都與銀行簽訂了代扣協(xié)議，每個(gè)月直接從學(xué)校賬戶上扣劃。但是每筆扣款依然需要辦理報(bào)銷手續(xù)才能入賬，就需要職能部門及時(shí)處理。然而除了后勤部門管理的全校的電話網(wǎng)絡(luò)費(fèi)以外，也有其他職能部門會(huì)辦理辦公用固定電話費(fèi)托收。這些費(fèi)用金額較小，最少的每月只有幾十元，而很多職能部門經(jīng)常會(huì)幾個(gè)月才集中辦理一次報(bào)銷入賬，這就會(huì)造成多筆托收扣劃款項(xiàng)未及時(shí)入賬的情況。

3.銀行賬戶手續(xù)費(fèi)、活期利息等未及時(shí)入賬。活期賬戶每個(gè)季度產(chǎn)生的活期利息和貸款利息、每個(gè)月初產(chǎn)生的賬戶手續(xù)費(fèi)等，都需要出納及時(shí)打印回單并交由財(cái)務(wù)制單人入賬。如果沒有及時(shí)處理，也會(huì)產(chǎn)生未達(dá)賬款，影響財(cái)務(wù)報(bào)表反映財(cái)務(wù)狀況的準(zhǔn)確性。

4.支付款項(xiàng)失敗后退回未能及時(shí)入賬。隨著付款筆數(shù)的增加，由于對方收款賬戶異常而出現(xiàn)的匯款退回的情況也會(huì)變多。匯款退回的原因可能是賬戶信息輸入有誤，也可能是非一類賬戶交易受限等。需要出納每天打印這類回單返還給財(cái)務(wù)制單，制單人再逐筆聯(lián)系報(bào)銷人重新提供銀行賬戶，報(bào)銷人再去聯(lián)系收款方。這個(gè)流轉(zhuǎn)過程會(huì)耗費(fèi)時(shí)間，也會(huì)出現(xiàn)其中一方聯(lián)系不上的情況，造成這類退款不能及時(shí)入賬。

（二）“多對一”或“一對多”入賬造成的賬賬不符

收款業(yè)務(wù)經(jīng)常出現(xiàn)“多對一”的情況。例如，收取學(xué)生學(xué)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、測試費(fèi)等費(fèi)用，多筆收入同時(shí)計(jì)入一個(gè)收款項(xiàng)目。付款業(yè)務(wù)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“一對多”的情況。例如，同一筆差旅費(fèi)要支付給多個(gè)出差人、批量發(fā)放獎(jiǎng)學(xué)金、勞務(wù)費(fèi)等。這些業(yè)務(wù)在做賬務(wù)處理時(shí)，需要與銀行回單一一對應(yīng)，分別做銀行存款科目的收入和支出。而銀行在批量發(fā)放時(shí)，會(huì)由于筆數(shù)過多，會(huì)自動(dòng)分成多筆，造成多筆回單對應(yīng)一筆分錄的情況。對賬時(shí)就需要手工比對幾筆銀行交易的合計(jì)數(shù)，與記賬金額進(jìn)行比對。另外，在實(shí)際工作中進(jìn)行批量發(fā)放時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)個(gè)別付款發(fā)放失敗的情況，財(cái)務(wù)系統(tǒng)無法直接查詢明細(xì)，需要對賬登錄網(wǎng)銀核對。而有些銀行的網(wǎng)銀功能不完善，在查找批量支付情況的時(shí)候無法通過憑證號(hào)立刻找到記錄，有時(shí)候甚至需要聯(lián)系客戶經(jīng)理從銀行后臺(tái)查找失敗交易。而第三方平臺(tái)的批量收款，如果學(xué)生在接近零點(diǎn)時(shí)繳費(fèi)，要隔天才能到賬。銀行回單和平臺(tái)結(jié)算金額間的差異就需要另外做賬務(wù)處理。

（三）由于核算流程失當(dāng)造成銀行存款記賬差錯(cuò)。

在憑證的流轉(zhuǎn)過程中先后經(jīng)過審核制單、復(fù)核、付款三個(gè)流程。每個(gè)環(huán)節(jié)都要注意對重要憑證的保管。付款之后的憑證要及時(shí)整理排序歸檔，如果因?yàn)榭颇康炔铄e(cuò)需要修改，修改完畢后要讓出納在新打印的憑證上補(bǔ)蓋出納章，避免重復(fù)付款的風(fēng)險(xiǎn)。如果制單人員要?jiǎng)h除已經(jīng)復(fù)核的憑證，一定要請對賬人員先確認(rèn)是否已經(jīng)支付，否則會(huì)造成有銀行付款記錄而無對應(yīng)的付款憑證。重復(fù)支付賬款常見于出納第一次付款時(shí)正常通過無現(xiàn)金平臺(tái)支付后忘記蓋章，之后又誤以為漏付款通過其他渠道（如支票）重新支付。重復(fù)入賬常見于電子銀行回單重復(fù)打印造成的重復(fù)入賬。如果重復(fù)打印的是退款重匯回單，還會(huì)造成重復(fù)匯款。這些情況都需要對賬人員及其注意，避免造成財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

三、新形勢下高校銀行對賬工作的建議

（一）要對高校財(cái)務(wù)對賬工作引起重視

對賬工作的高效完成是保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)，是有效調(diào)控高校內(nèi)部資金的關(guān)鍵步驟，是為領(lǐng)導(dǎo)層做出正確財(cái)務(wù)決策的有力支持。對賬的本質(zhì)是找出銀行賬戶流水與會(huì)計(jì)賬目之前的差異，并及時(shí)更正，確保賬目的準(zhǔn)確性。及時(shí)進(jìn)行對賬工作，可以有效防范可能發(fā)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)壞賬爛賬，降低其產(chǎn)生的概率，提升高校整體的資金周轉(zhuǎn)率。故此，高校的財(cái)務(wù)部門應(yīng)該充分重視對賬工作的重要性，鼓勵(lì)其他崗位的人員配合對賬工作的進(jìn)行，確保對賬工作的正常開展和及時(shí)完成。

（二）改進(jìn)財(cái)務(wù)對賬軟件

對賬人員每天通過對賬系統(tǒng)查詢前一天的交易情況，偶爾出現(xiàn)狀態(tài)未知的情況，要及時(shí)與銀行查證。發(fā)現(xiàn)對賬系統(tǒng)問題時(shí)要及時(shí)聯(lián)系系統(tǒng)開發(fā)人員填補(bǔ)漏洞。例如，銀行回單中顯示款項(xiàng)支付失敗退回，但對賬系統(tǒng)中顯示支付成功。出現(xiàn)這種情況可能是對賬系統(tǒng)設(shè)定的算法是查詢付款后第二天的來款，從來款中篩選金額與付款時(shí)的收款賬戶相同的交易，從而認(rèn)定這些交易支付失敗退回。然而在遇到周末或節(jié)假日時(shí)，可能會(huì)發(fā)生間隔幾天才退回的情況。

（三）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提升業(yè)務(wù)水平

高校的財(cái)務(wù)管理人員需要認(rèn)識(shí)到對賬工作的重要性。隨著國家對高校科研投入的不斷增加，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)范圍的擴(kuò)大，對資金的核算業(yè)務(wù)增多，財(cái)務(wù)工作的難度也隨之加大。而對賬工作不是簡單的銀行賬戶中的數(shù)字核對，需要對賬人員對常規(guī)資金的收付有一定的了解，對異常的資金變化有一定的職業(yè)敏感性，對于在對賬工作中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)反映并處理，對于未達(dá)款項(xiàng)也要及時(shí)清理。因此，要求對賬人員具備很強(qiáng)的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平，在實(shí)踐中不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，積極進(jìn)取，也需要樹立全面和大局意識(shí)，加強(qiáng)與其他職能部門的聯(lián)系，為財(cái)務(wù)工作的正常進(jìn)行打下基礎(chǔ)。

（四）建立健全對賬流程，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

要嚴(yán)格落實(shí)崗位不相容制度，將審核與出納、出納與對賬工作交由不同的人分別擔(dān)任。并且要完善財(cái)務(wù)規(guī)定，根據(jù)本校的實(shí)際工作情況制定對賬相關(guān)制度，讓對賬工作有據(jù)可依，從而保障對賬工作的順利開展。對賬人員要仔細(xì)核對賬目與銀行賬單的一致性，對于不常發(fā)生交易的賬戶也不能流于形式。另外，對于支付失敗的款項(xiàng)，建議由出納和對賬兩人共同核對后再次支付，保證每個(gè)流程都有雙人核對確認(rèn)。

（五）充分利用信息化技術(shù)，提高對賬的效率

通過財(cái)務(wù)對賬系統(tǒng)自動(dòng)對賬，相比手工對賬效率更高。這需要完善對賬系統(tǒng)，同時(shí)比對銀行回單流水號(hào)、交易日期、交易金額來提高系統(tǒng)自動(dòng)對賬的準(zhǔn)確率。可以開發(fā)匹配基本戶銀行回單的對賬系統(tǒng)，每天從網(wǎng)銀自動(dòng)導(dǎo)入交易明細(xì)和回單。交易較少的小賬戶可以按月導(dǎo)入，積極與銀行溝通，請銀行按時(shí)發(fā)送電子賬單并及時(shí)對賬。另外，需要優(yōu)化對賬人員的工作流程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在每個(gè)月的不同時(shí)間段分別處理不同賬戶的對賬工作，并且把清理不同類別的未達(dá)款項(xiàng)也安排到每天的工作中，以免把所有工作都集中在月末，無法及時(shí)出具余額調(diào)節(jié)表。

（六）關(guān)于POS機(jī)收款問題的建議

如今POS機(jī)收款在各高校日常收款也占據(jù)了比較重要的比重。不同于銀行匯款，POS機(jī)收款由于需要通過刷卡款科目入賬過渡，第二天結(jié)算時(shí)再匯總?cè)脬y行存款科目。在這個(gè)過程中可能出現(xiàn)記賬錯(cuò)誤，兩次重復(fù)計(jì)入銀行存款科目。這在后期發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)需要逐筆核對查找，浪費(fèi)大量時(shí)間。因此，建議每筆刷卡款入賬時(shí)都備注刷卡款日期，出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)便于查找。

在實(shí)際工作過程中，各高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合自身情況，靈活運(yùn)用上述幾種方法對銀行對賬單進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，積極但謹(jǐn)慎地使用新興技術(shù)協(xié)助工作，提升對賬工作效率。

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（作者單位：蘇州大學(xué)財(cái)務(wù)處 江蘇蘇州 215000）

［作者簡介：杜宇，蘇州大學(xué)財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)師，研究方向：對賬管理。］（責(zé)編：賈偉）