淺析電子會計憑證的使用與管理

摘 要：電子會計憑證是我國近幾年來新出現的業務事項，其電子化的形態很好地解決了購銷雙方跨地域交易給付紙質發票的不便，具有節約紙張、低碳環保等優勢。但在當前的業務實踐中，對于電子發票的操作卻鮮有標準的理論指導。文章通過將實務工作經驗與基礎理論知識相結合，分析電子會計憑證的現狀及問題，并進一步分析形成問題的原因，提出可行的解決方案。

關鍵詞：電子會計憑證 發票電子化 會計學 內部控制

中圖分類號：F234

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）09-081-03

隨著信息技術的廣泛應用以及電子商務、電子政務的飛速發展，電子發票和電子客票等電子會計憑證越來越多地進入我們的日常工作與生活，廣泛地應用于各行各業。從現狀來看，電子會計憑證雖然為企業提供了更加高效便捷的財務管理方式，但在實際管理中仍存在缺乏理論指導的問題。本文主要以電子會計憑證中的電子發票在實務中的應用為線索，從實務經歷中存在的問題出發，以解決工作中不可回避的問題為目的，論述可行的解決方式，最后提出相關建議。

一、電子會計憑證內容、特征與做好這項工作的意義

（一）電子會計憑證的概念與分類 何為電子會計憑證？這是本文首先要明確的概念。《財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）第一條規定：“電子會計憑證，是指單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證”。在實際業務中，日常報銷已經廣泛使用各類電子會計憑證，由于經營中產生的電子憑證分屬不同的部門管理，數據不兼容，標準不統一，財務工作一直面臨著接收難、入賬難、歸檔難的問題，對企業的財務管理升級造成阻礙。

既然是會計憑證，就應從會計憑證的角度進行拓展分析。首先，會計憑證包括原始憑證和記賬憑證，所謂原始憑證是指在經濟業務發生或完成時取得或填制的，可作為記賬依據的憑證；而記賬憑證是指會計人員根據審核無誤的原始憑證按照經濟業務事項的內容加以分類，并據以確定會計分錄后所填制的憑證。本文所討論的電子會計憑證主要是財務人員從外部接收的電子發票等，就此而論，本文討論的電子會計憑證應為會計的原始憑證。其次，原始憑證根據取得的來源可以分為外來原始憑證和自制原始憑證，所謂自制原始憑證是由單位內部經辦人員，在完成或執行某項經濟業務時填制的、只供單位內部使用的原始憑證，而外來原始憑證是在經濟業務完成時，從發生經濟業務往來的單位或個人直接取得的原始憑證。按此分類，本文討論的電子會計憑證則屬于外來原始憑證。

參考我國財政部等四部門于2023年3月聯合發布的《電子發票全流程電子化管理指南》中“電子會計憑證是指以電子形式生成、傳輸、存儲的各類會計憑證，包括電子原始憑證、電子記賬憑證”的說法，本文根據電子會計憑證的特點，試將電子會計憑證定義為：以數據電子形式存在的，可通過電子技術執行編輯、存儲、讀取、加密等一系列操作，并可通過互聯網絡傳送的各類會計憑證。就此定義而言，本文主要論述的電子會計憑證根據其電子化和統一監制的特征，屬于電子外來原始憑證。

（二）我國電子會計憑證的發展歷程與重要意義

回顧我國電子會計憑證的發展歷程，2015年起國家開始實行電子會計憑證的試點工作，2016年1月正式于全國推行增值稅電子普通發票，2017年底實行財政電子票據試點，2018年電子海關專用繳款書試點，2019年高鐵電子客票試點。2020年的3月財政部、國家檔案局發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）規定，其中包括對電子會計憑證的定義、法律效力、歸檔條件等等。電子會計憑證被賦予了與紙質會計憑證同等的法律地位；同年，電子專票全國范圍試點。通過上述發展歷程，可以清晰地認識到國家對于推廣電子會計憑證的決心和力度。

目前，很多單位已經開始推行電子發票，普票、專票均可以通過增值稅電子發票公共服務平臺開具。筆者單位目前也已開始實行電子發票，開票流程主要如下：業務人員通過OA系統進行開票申請，經審批通過后財務人員根據開票申請進行開票后反饋電子發票。電子憑證相比紙質憑證，具有防篡改、可追溯、更加安全等特點，可以有效遏制虛假憑證的開具，從根源上防范財務造假、偷稅漏稅、商業賄賂等現象，而且其處理和流轉速度也遠遠超過紙質憑證，可以實現全流程系統自動化處理。電子發票的推行不僅降低了企業的財務成本，而且提高了財務的工作效率，使財務工作更加智能化，有著較為明顯的作用和重要的實踐意義。

二、實務工作與電子會計憑證相關問題及應對措施

在工作和生活中人們對電子會計憑證的運用及其發展變化都是有所感受的。無論是單位的外部業務往來，如采購物資、銷售商品取得收入；還是職工出差等個人的報銷業務，如外出用餐、住宿，以至于交通費用、零星結算等，都與電子會計憑證息息相關。本文下述的幾種常見事項及處理措施以經驗總結的方式與大家交流。

（一）電子憑證與紙質憑證并存及兩種憑證的關系處理

雖然我國已認可在報銷、記賬、歸檔時的電子會計憑證與紙質憑證具有同等法律效力，但目前很多單位仍然保留了打印電子發票的要求，正如筆者單位管理要求，如果收到的是電子會計憑證，在報銷時仍要將電子憑證打印為紙質，二者附在一起作為報銷憑證。這樣做的原因是：考慮到電子發票從屬于會計憑證，發票介質的選擇不應脫離會計憑證整體介質的形式而單獨擬定，這也有利于后期憑證查閱方便。

電子發票文件固然有其出色的防偽措施能夠避免被篡改，但除發票以外的其他會計憑證在電子化后，其保障數據不被篡改的能力參差不齊。例如銀行對賬單、完稅證明、各類平臺結算單、收據等外來原始憑證通常有電子可編輯文檔、電子掃描文檔或紙質蓋章文件等形式，但是電子可編輯文檔中的電子章通常無防偽功能，而紙質蓋章文件只能通過掃描再上傳的方式將其電子化。再比如銀行余額調節表、工資計提表、收入結轉表等自制原始憑證是可編輯的電子文檔，若以上傳電子文檔的形式歸檔，則對于財務檔案系統的防篡改要求就會大大提高，以至于難以準確掌控。

綜上所述，筆者認為紙質憑證仍是目前防篡改的最經濟的選擇，所以電子發票若單獨以電子形式存在就難以關聯紙質會計憑證，不利于翻閱和歸檔，形成數據孤島。如此一來，很多單位當前的做法看似背離了國家大力推行發票電子化的節約紙張的初衷，但這也是大部分單位當前最合適的選擇，是一種保證措施。由此，很多單位一直存在電子、紙質原始憑證共存的特殊情況，一般的做法是：以磁盤保存的電子會計憑證為主要憑證，而打印出的紙質憑證為輔助憑證。

（二）電子普通發票的重復報銷及變造問題

相較于紙質發票的不可復制性，可復制和修改是電子發票的一大特點。各種不同類型電子會計憑證之間的差別是：對于電子專用發票而言，需要“勾選認證”，勾選時通過與綜合服務平臺的比對，財務人員可以很好地避免發票重復入賬和變造等問題；可是，對于巨量的電子普通發票而言，核查其重復報銷及變造則相對困難。

在業務實踐中，由于目前電子發票的打印次數不受限制，可以自行無限次打印，又不需要額外再加蓋專用章，這就帶來重復報銷的風險。為應對可能存在的重復報銷問題，目前筆者單位主要采用的管控措施如下：通過Excel表格建立發票臺賬。把主要的電子發票信息統一錄入Excel表格中，以發票號碼作為標識，從中篩選排除相同的發票號碼，以此防范電子發票重復報銷。該種做法雖能一定程度防范重復報銷問題，但也增加了財務人員的工作量，并且伴隨著較高的人為遺漏或錯誤率，局限性較高。同時，由于現在PS功能很強大，造假技能越來越高明，任何只要稍微有些“想法”的人，都可通過PS修改電子發票金額或者抬頭。為核實發票是否被變造，筆者單位目前是要求報銷人員在報銷時附上國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺的查驗結果作為報銷附件，財務人員在審核報銷憑證時對查驗結果和發票進行核對檢查，以此來識別控制發票變造問題。

筆者單位目前針對發票重復和變造問題的管控措施均是通過消耗大量人工成本實現的，而且管控效果也不是很好。為了提高財務效率和管控力度，單位已計劃在OA系統中集成發票云模塊，構建從發票采集、發票合規、發票票夾、發票抬頭管理的全過程、全周期發票管理。通過發票云中快速便捷的發票收集、識別、驗真、去重等功能，幫助單位解決電子發票作假、重復報銷等問題。

（三）電子會計憑證的存儲風險

如同是會計的紙質資料，電子會計憑證也需長期保留作為入賬依據；而現在面對的現實是，電子介質依托于計算機，其自身存在一定的損毀、丟失、被盜風險。但無論是財會相關教材，還是關于會計資料保管的相關制度，都沒有對于電子會計憑證保管方法的要求和說明。對于電子化資料的存儲及保管，筆者早些年便見識過其風險。某公司為了方便公司的文件檔案管理，在機房單獨設置了一臺共享服務器，各部門需共享的數據文件均可存儲于服務器并按權限取用，也包括財務部門的會計報表、各類計算表、預算表、工作底稿等文件；由于公司一部分數據較為重要且需要保密，公司設置了進入機房的申請審批流程等相關制度要求；可是，即使如此嚴密，依然于某天，服務器中的數據文件全部損毀，之后公司便收到境外的郵件，被索取高額費用以恢復數據；該公司最終不得不付出代價以恢復數據。后經過調取監控，公司對此事件分析結果可能是使用硬盤備份時感染了電腦病毒。

我國目前對電子會計憑證主流的存儲方式包括硬盤存儲和云存儲。根據會計檔案管理辦法的規定，原始憑證保管期限為30年，已經超過硬盤的平均使用壽命。如選擇使用硬盤存儲，則企業需要關注硬盤損毀的風險。目前筆者單位在電子發票存儲方式上選擇的就是硬盤存儲，要求發票崗財務人員在處理電子發票時將發票源文件存儲于辦公電腦中，并同時要求其每個月備份至移動硬盤，通過此種方式來防范發票損毀丟失的風險。除了此種存儲方式，目前很多單位也選擇云存儲，這種存儲方式就需要關注商業機密泄露的風險，并需充分考量云存儲服務商的數據安全保障、抵御網絡攻擊的能力。

三、建立電子會計憑證管理制度的設想和建議

電子會計憑證屬于較新的事物，且目前仍處于快速更迭時期。頻繁的技術迭代意味著作為專門管理者的會計人員也需要同步更迭相關知識，適時變更相關管理制度以正常發揮財務工作的風險防控功能，規避風險。為了盡最大可能地將電子會計憑證的相關風險降至低水平，筆者根據以往工作經歷，提出以下內部控制在設計層面和執行層面的建議。

（一）提高相關人員對電子會計憑證的了解及鑒別能力

這里的相關人員既指單位的財務人員，又包括單位各部門的業務經辦人員。

業務經辦人員是代表單位對外業務往來時溝通發票事宜的一線人員，也是財務部門傳達發票需求的中間橋梁。出于降低溝通成本和順利開展工作的需要，特別建議業務人員具備一定的電子會計憑證基礎知識。在實務中，由于電子會計憑證升級更迭較快以及業務人員對此普遍不夠重視，造成其對新規不敏感，不能恰當地對電子發票事宜做出準確判斷，這需要企業制定相關制度，加強對業務人員的培訓，提升其知識儲備，并在對他們的考核中加入電子發票相關知識的考察。

財務部門作為掌握電子會計憑證新規的一線部門，也應擔起普及前沿知識的責任，廣泛收集來自財政部、稅務局、銀行等部門下發的電子會計憑證相關制度及其解讀文件，積極與各主管機構溝通并獲取執行層面的意見，最后整理歸納成通俗易懂的圖文形式文件發送至其他部門以供學習。除此之外，鑒于財務部門的特殊地位，建議財務部門定期進行與電子會計憑證相關專業知識的內部培訓，必要時，同樣將其納入績效考核范圍。進一步建議單位可以定期邀請外部中介機構人員給財務人員和業務經辦人員進行培訓，增加與電子會計憑證相關的系統性知識。

（二）在加強電子會計憑證審核的基礎上繼續保留紙質發票

盡管電子會計憑證有諸多優勢，但現實中仍然存在保留紙質發票的需求。這樣的要求甚至可以體現到單位日常工作的方方面面。本文在此提出這樣的管理制度要求也是著眼于前述電子會計憑證被重復使用和電子資料檔案管理存在的在時間、病毒等方面的風險。

一方面，要求對電子會計憑證相關的業務分設明細賬進行專門記錄，而且在審核的過程一定要通過相關發票查驗平臺或者相關軟件模塊（如前文所述發票云模塊）進行核驗并記錄，充分體現以電子會計憑證為主的憑證特征；另一方面，則要求財務部門仍然在一定時期內以備份的方式保存部分重要的、難以復制的電子會計憑證，并定時對電子媒介的完好狀況進行檢查，且形成必要的管理工作程序。

進一步分析，在前段時期我國的各種規范尚未健全之時，以電子憑證為主，附之于紙質憑證的方式渡過了初始接觸電子會計憑證時的“難關”，在現在的外來原始憑證從紙質向電子的方式過渡之時，適當打印、保存電子會計憑證的紙質版，也屬迫不得已的補充措施。這還是遵循我國的會計法，保證會計資料完整、準確的必然要求。

（三）在鞏固電子發票的基礎上拓展電子會計憑證更廣泛的用途

現如今，可開具的電子發票不僅包括增值稅電子普通發票和增值稅電子專用發票還包括數電票，發票申領開具流程簡化，極大減少了財務人員的工作量。對于電子發票（增值稅電子普通發票和增值稅電子專用發票）開具方式是：在票種核定后向主管稅務機關申領稅控設備，線上登錄電子稅務局申領電子發票，使用稅控設備進入開票軟件，開具電子發票；然后，下載電子發票源文件發送給受票方，受票方可自行查驗發票以及進行“勾選認證”等操作。可以說，整個流程基本電子化，可隨時開具，方便快捷，相較于紙質發票，去除了領取空白紙票、進行打印、加蓋發票章、面交或寄送發票等繁雜的操作流程。而對于數電票流程更是簡潔，無需使用稅控專用設備，無需辦理發票票種核定，無需領用數電票，登錄電子稅務局后，通過開票模塊，選擇不同的發票類型，錄入開具內容或批量導入待開票信息，電子稅務局校驗通過后，自動賦予發票號碼并按不同業務類型生成相應的數電票。

目前筆者單位已取消紙質發票開具，全面開始推行電子發票，對于收票端仍是紙質發票和電子發票并行接收，筆者單位電子會計憑證應用和處理尚在摸索階段，后續計劃通過發票云和OA系統集成實現電子發票從開具、流轉到接收、處理等全生命周期管控，真正實現電子會計憑證全面應用。同時要加強制度規范體系建設，加強電子會計憑證與業務系統、財務系統、司庫系統的集成和互聯互通，實現高效的業、財、稅、資金、檔案一體化協同模式，推動整個企業管理向電子化、無紙化轉變，邁上數字化轉型升級的新臺階。

四、結束語

總體來說，電子會計憑證很好地解決了紙質憑證在使用過程中存在的很多不可彌補的缺陷，需要盡快掌握、運用。我國現階段的電子會計憑證雖然也存在諸多不足，但都可以通過一定補充方式得到解決。所以應對電子會計憑證的運用持樂觀態度，相信隨著技術的成熟，未來電子會計憑證的使用體驗將更加完美。

本文還存在著諸多局限性，分析的結果和提出的建議可能有所偏頗。例如本文僅能通過自身有限的工作經歷和相對固定的行業位置來觀察現象、總結觀點，并不具有普適性。加之電子會計憑證仍處于快速迭代期，文中的部分內容可能不適用于當前的具體情況。筆者還要加強對于電子會計憑證的學習和研究，以將這樣的業務融化于單位的具體業務之中。

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（作者單位：中國冶金地質總局 北京 100011）

[作者簡介：1.白瑩（1987—），女，山東煙臺人，碩士，注冊會計師，中國冶金地質總局資產財務部總經理，中國人民大學會計學專業，研究方向：會計理論與實務研究；2.王榮（1986—），女，甘肅蘭州人，碩士，注冊會計師，中國冶金地質總局資產財務部副總經理，北京科技大學金融工程專業，研究方向：信用風險管理。]

（責編：趙毅）