國有企業不動產信息管理平臺建設探究

摘 要：隨著國有企業規模的持續擴張，不動產管理面臨數據更新不及時、信息共享不暢、管理效率低下等問題，文章旨在探討如何通過建立一個高效的不動產信息管理平臺，提升國有企業不動產的管理效率，確保資產的合理利用和監督。

關鍵詞：國有企業 不動產管理 信息平臺 效率提升

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）09-277-03

一、引言

國有企業不動產管理和監督對于保障國有資產的保值增值具有重要意義。然而，當前不動產管理普遍面臨管理模式陳舊、流程管控松散、賬實不符等問題，嚴重制約了管理效能的提升。因此，構建一個現代化的不動產信息管理平臺，成為國有企業優化管理、提升競爭力的必然選擇。

二、國有企業不動產管理現狀分析

（一）管理模式滯后

當前，國有不動產管理普遍受限于傳統的線下人工管理模式，面對龐雜的資產基數及其快速多變的特性，存在數據收集不全等問題。這不僅導致管理效率低下，還增加了運營成本，限制了不動產的創效潛力，部分不動產因缺乏有效的管理與維護，長期處于閑置或低效運行狀態，其應有的經濟價值與社會貢獻未能得到充分發揮，對國有資產的整體效益造成了不良影響。此外，資產檔案的紙質管理模式弊端日益凸顯，如查詢效率低下、存儲成本高昂、易受損及丟失風險大等，特別是由于部門人員的更替和檔案長期流轉，存在重要的權屬檔案缺失沒有留檔的情況，進一步降低了管理效率和準確性。

（二）流程管控薄弱

流程管控的薄弱是制約不動產管理效能的另一大瓶頸。資產管理相關業務流程環節之間缺乏有效銜接機制和監控手段，使得整個管理流程難以形成順暢、高效的閉環。流程中各環節之間信息不透明、溝通不暢，各部門往往難以及時、全面地掌握流程的最新進展和相關信息，延長了業務的處理時間，削弱了整體管理效能。使得潛在的問題和風險難以及時被發現和解決。當問題積累到一定程度時，往往需要投入更多的資源和精力進行補救，這無疑增加了管理成本和難度。

（三）賬實不符問題突出

資產管理部門與財務部門之間的信息不一致，是不動產管理中一個尤為棘手的問題，它直接導致了資產核查工作的復雜性和難度顯著增加。特別是對于像管溝、路燈這類難以直接核對的構筑物，其資產信息的準確性更是難以保障。此外，關鍵數據如不動產名稱、面積等的不匹配，更是加劇了這一問題，使得資產管理的準確性和時效性大打折扣。

這種信息不一致的現象，不僅使得資產管理部門難以全面掌握不動產的真實狀況，還容易引發一系列管理難題。比如，賬外資產的出現，即部分不動產因信息缺失或錯誤而未被納入賬內管理，導致資產流失或重復建設；又如，已拆除不動產的銷賬問題，由于信息更新不及時或不準確，可能導致已拆除的不動產仍在賬上掛名，影響資產的真實性和準確性。

三、不動產信息管理平臺建設的必要性

（一）提升管理透明度與精準度

信息平臺通過全面、實時地記錄與更新不動產信息，實現數據的集中管理和快速查詢，顯著提升管理透明度和精準度。管理者可輕松掌握不動產的詳細情況，為決策提供堅實的數據支持。

（二）強化流程管控與風險防控

平臺通過數字化手段優化管理流程，實現審批流程的自動化和可追溯性，減少人為干預和錯誤。同時，提供風險預警功能，幫助管理者及時發現并應對潛在風險點，確保管理活動的規范性和安全性。

（三）提升資產創效能力與利用率

信息平臺促進跨部門、跨地區的信息共享與協同管理，有助于發現并利用閑置或低效不動產資源。通過數據分析功能，制定科學的資產運營策略，提升不動產的創效能力和整體資產利用率。

（四）推動業務與財務深度融合

平臺集成業務與財務數據，實現數據的實時同步和自動對賬，消除數據孤島現象，確保數據的準確性和一致性。這有助于提升財務管理水平，降低管理成本，為企業穩健發展提供有力支撐。

（五）順應數字化轉型趨勢

構建不動產信息管理平臺是國有企業順應數字化轉型趨勢的重要舉措。通過技術創新推動管理升級，提升管理效率和服務水平，增強企業的競爭力和市場適應能力。

四、不動產信息管理平臺的搭建策略

本策略旨在高效、穩定地構建國有企業不動產信息管理平臺，通過優選軟件平臺與服務商，構建全面細致的數據庫體系，明確管理需求與業務流程，優化操作界面，實現跨系統整合與數據共享，并持續進行平臺優化與維護，以滿足不動產管理的復雜性與特殊性需求。

（一）優選搭建平臺軟件與服務商策略

1.軟件選擇。為高效構建不動產信息管理平臺，我們應傾向于采用成熟且經過市場驗證的辦公軟件平臺，以規避從零開始的高昂開發成本及潛在風險。在此背景下，釘釘管理平臺以其強大的組織管理能力、豐富的API接口和高度可定制化的開發能力脫穎而出，成為理想的框架基礎。釘釘不僅降低了技術集成的難度，還確保了平臺的穩定性與可擴展性，完美契合國有企業不動產管理的復雜性與特殊性需求。該平臺不僅擁有阿里巴巴集團強大的技術背書，主要還有以下幾方面的突出優勢：

成熟的平臺基礎：釘釘作為阿里巴巴集團旗下的企業級通訊與協同平臺，擁有龐大的用戶基礎與豐富的市場應用案例，其成熟的技術架構和穩定的運行環境為不動產信息管理平臺提供了堅實的支撐。

強大的組織管理能力：釘釘內置的組織架構管理功能，能夠輕松應對國有企業不動產管理中復雜的組織架構和人員變動，確保信息的準確傳遞與高效協同。

開放的API接口：釘釘平臺提供了豐富的API接口，允許我們根據不動產管理的具體需求進行深度定制開發，實現與現有系統的無縫對接與數據共享。

高度可定制化：通過釘釘的低代碼開發平臺或專業的開發團隊，我們可以快速構建出符合國有企業不動產管理特性的定制化模塊，滿足多樣化的業務場景需求。

專業地區服務商支持：釘釘平臺擁有遍布全國的專業地區服務商團隊，他們能夠根據單位的實際需求，提供從需求分析、方案設計到實施部署、后期運維的一站式服務，確保項目的順利實施與持續優化。

2.服務商選擇策略。深入調研與評估：在選定釘釘作為平臺基礎后，應對多家地區服務商進行深入調研與評估，重點考察其過往項目經驗、技術實力、服務質量及行業口碑。

定制化需求溝通：與服務商建立緊密的溝通機制，詳細闡述不動產信息管理平臺的建設目標、功能需求及業務流程，確保服務商能夠準確理解并轉化為可行的實施方案。

靈活合作模式：根據項目的實際情況，與服務商探討靈活的合作模式，如分階段實施、成果驗收與支付等，以降低項目風險并保障雙方利益。

持續監督與反饋：在項目實施過程中，建立定期的監督與反饋機制，及時跟蹤項目進度與質量，確保項目按照既定計劃順利推進。同時，鼓勵服務商根據用戶反饋進行持續優化與升級。

（二）構建全面細致的數據庫體系

穩固而全面的基礎信息數據庫是整個平臺運行的基石，是支撐整個平臺高效運轉的基礎架構，是平臺各項功能得以實現的基礎數據源。依托釘釘平臺，我們可以構建一個多維度、全方位的基礎信息數據庫，確保所有不動產數據的完整性、準確性和時效性。構建內容包括：

詳盡數據收集：涵蓋房產與土地的全面信息，包括位置、面積、結構、用途、權屬狀態等。

財務數據關聯：集成購置成本、折舊情況、租金收入等財務數據，實現資產與財務一體化管理。

多媒體信息集成：引入實景照片、設計圖紙等多媒體信息，增強數據的直觀性和可Q56nzIrbzXdmo583/GPNDA==操作性。

數據質量監控：建立數據質量監控機制，定期審核數據準確性，確保決策依據可靠。

（三）明確管理需求

明確管理需求在不動產信息管理平臺的構建過程中占據著舉足輕重的地位，它是確保平臺各功能模塊能夠精準且高效開發的核心前提。只有當管理需求被清晰、準確地界定，開發團隊才能依據這些需求量身定制功能，避免開發過程中的盲目性和資源浪費。這一步驟更是決了平臺搭建成功后是否能滿足日常資產管理使用并高效地運作。以下是幾個核心管理需求：

1.資產管理優化。（1）資產的全面收集與智能登記。自動化集成：與財務系統深度集成，實現資產數據的自動實時抓取、登記與更新，減少人工錄入錯誤，提升數據準確性。多維度信息錄入：不僅記錄基礎資產信息（如位置、面積、產權等），還涵蓋法律文件、圖片、視頻等多媒體資料，構建資產全貌。（2）資產的靈活分配與優化配置。智能分配算法：根據資產特性（如位置、類型、條件）及使用需求（如預算、租期、特殊要求），運用智能算法推薦最優分配方案。動態調整機制：支持資產配置的動態調整，快速響應市場變化或內部需求變動，提高資產利用率。（3）資產維護與保護精細化管理。預防性維護計劃：基于資產歷史維護記錄與行業標準，自動生成預防性維護任務，提前預防故障發生。緊急維修響應：建立緊急維修流程，確保在資產出現突發故障時能夠迅速響應并處理，減少損失。安全監控集成：與安防系統對接，實時監控資產安全狀態，及時發現并處理安全隱患。（4）資產處置與更新策略。全生命周期管理：從資產購入到報廢或更新，全程跟蹤管理，確保每個階段都有明確的決策依據。市場評估與決策支持：結合市場趨勢、資產價值評估結果，為資產出售、報廢、更新或替換提供科學決策支持。（5）風險管理與預警系統。關鍵節點監控：設置租金收繳、合同到期、保險續保等關鍵節點的自動提醒與預警，確保及時跟進。風險評估模型：構建風險評估模型，對潛在風險進行預測與評估，提前制定應對措施。（6）深度財務分析與決策支持。多維度報表：除了基本的收入、費用報表外，提供租戶構成、租期分布、空置率、投資回報率等多維度分析報表。趨勢預測與模擬：運用數據分析工具，對資產運營趨勢進行預測，支持不同策略下的模擬分析，為管理者提供決策參考。（7）資產檔案管理。電子化存儲與分類：實現資產檔案（包括合同、法律文件、維護記錄、照片、視頻等）的電子化存儲，并按照一定規則（如資產編號、時間、類型等）進行分類管理，便于快速檢索與查閱。版本控制與歷史記錄：對于頻繁更新的檔案，如合同續簽、法律文件修訂等，系統應自動記錄每次更改的版本信息，并保存歷史記錄，確保檔案的完整性和可追溯性。權限管理與安全控制：根據用戶角色和職責，設定不同級別的訪問權限，確保資產檔案的安全性和保密性。同時，采用加密技術、備份策略等安全措施，防止數據丟失或泄露。自動化歸檔與銷毀：根據檔案保存期限和管理政策，系統自動提醒檔案管理人員進行檔案的歸檔或銷毀處理，減少人工干預，提高工作效率。法律合規性檢查：集成法律合規性檢查功能，定期對資產檔案進行審查，確保所有文件均符合相關法律法規的要求，避免法律風險。檔案報表與分析：提供檔案統計報表和分析工具，幫助管理者了解檔案的數量、類型、分布等情況，為檔案管理決策提供數據支持。

2.信息查詢與可視化展示。增強交互性：在地圖展示中增加篩選、搜索功能，用戶可根據區域、類型等條件快速定位所需不動產信息。VR/AR體驗：考慮引入虛擬現實或增強現實技術，為用戶提供更直觀、沉浸式的不動產查看體驗。移動端適配：優化移動端界面，確保信息在任何設備上都能便捷訪問和查看。

3.房屋租賃管理優化。房源管理：集中管理所有可租賃房源。快捷查看可租賃房源信息。實時更新已租賃房源的合同詳情（單價、到期日）。監控房源空置情況，及時響應市場需求。房源分析：優化資源配置，提升運營效率。統計房源出租率，評估市場接受度。監測空置率，制定針對性策略減少空置時間。提供數據支持，輔助決策制定。招租管理：從信息發布到合同簽訂的全鏈條全流程管理。發布公開招租公告，擴大宣傳范圍。支持平臺競租，提高招租透明度與效率。現場議價，靈活應對市場變化。合同簽訂，確保雙方權益。租戶管理：根據客戶特征進行分類管理。一鍵獲取客戶工商信息，快速了解租戶背景。細化租戶分類：續簽客戶、新簽客戶、優質客戶、黑名單客戶等。

4.業務審批流程自動化。流程定制化：允許管理員根據實際需求自定義審批流程，包括審批節點、審批人、審批條件等。審批進度實時通知：通過短信、郵件或APP推送等方式，實時通知申請人及審批人審批進度，提高透明度。電子簽名：集成電子簽名功能，實現租賃合同的在線簽署，提高審批效率。

5.合同管理優化。智能合同續簽：根據合同到期時間自動提醒續簽，并支持一鍵生成續簽合同模板。風險預警：對即將到期的合同、違約行為等進行預警，幫助管理者及時采取措施。合同歸檔與檢索：建立合同電子檔案管理系統，支持快速檢索和分類歸檔，便于后續查閱和管理。

6.財務管理優化。自動對賬：與第三方支付平臺對接，實現自動對賬功能，減少人工核對工作量。財務分析報告：定期生成財務分析報告，包括收入支出分析、現金流預測等，為管理者提供決策支持。平臺支付一體化：集成費用收繳功能，實現線上收支付，提升資金回籠速度。

7.跨部門協作優化。任務協同平臺：在平臺上建立任務分配和跟蹤系統，明確各部門職責和進度要求，促進協同工作。知識共享中心：建立跨部門共享的知識庫，包括政策法規、操作指南等，減少重復學習和溝通成本。遠程協作工具：集成視頻會議、在線文檔編輯等協作工具，提高遠程辦公效率。

8.數據分析與決策支持。自定義報表：提供豐富的報表模板和自定義報表功能，滿足不同層級管理者的數據需求。數據可視化：利用圖表、儀表盤等可視化工具展示關鍵數據指標，使數據更加直觀易懂。數據挖掘與預測：運用數據挖掘技術發現數據背后的規律和趨勢，為管理者提供前瞻性預測和決策支持。

（四）業務流程精細化梳理

業務流程精細化梳理與優化是提升管理平臺效能的關鍵步驟，流程的梳理旨在確保流程更加高效、透明且易于管理。具體步驟包括：初始調研，對現有業務流程進行全面調研，收集所有相關文檔、訪談關鍵用戶，了解實際運作情況。流程可視化，利用流程圖工具，將業務流程以圖形化方式展現，確保所有環節一目了然。流程分解，將每個業務流程分解為若干簡單環節，確保每個環節清晰可控。標記出影響流程效率、質量或風險的關鍵節點，為后續優化提供重點。職責界定，明確各環節現任人及其職責范圍，確保無重疊、無遺漏、信息流轉順暢。明確每個環節的責任人、參與者及監督者，促進信息透明和責任追溯。權限設置，要據職責劃分，合理設置系統權限，保障信息安全標準化操作規范，建立詳細操作手冊，減少人為錯誤，提升整體管理水平。持續改進，定期評估流程效率，識別瓶頸和冗余環節。采用PDCA循環，對流程進行持續優化，引入新技術、新方法提升效率。

（五）確定并優化操作界面

在不動產信息管理平臺的搭建過程中，操作界面的設計至關重要，它直接影響到日常操作使用的體驗和效率。為了確保界面友好、簡單明了且易于操作，我們可以從以下幾個方面進行優化：

1.界面布局設計。清晰分區：將界面合理劃分為不同的功能區域，如導航欄、工具欄、信息展示區等，確保使用者能夠一目了然地找到所需功能。一致性原則：保持界面元素（如按鈕、輸入框、圖標等）在整個平臺中的一致性和統一性，減少學習成本。響應式設計：確保平臺在不同設備和屏幕尺寸下都能良好顯示，提升移動端使用者的操作水平。

2.信息展示優化。直觀可視化：充分利用地圖、圖表等可視化工具，將復雜的房產與土地信息以直觀的方式展示給使用者，提高信息獲取效率。信息層級合理：根據信息的重要性和使用頻率，合理設置信息的展示層級，避免信息過載。動態交互：增加界面的動態交互效果，如鼠標懸停提示、點擊展開等，提升使用體驗。

3.交互設計優化。簡化操作流程：盡量減少使用者的操作步驟和點擊次數，通過合理的界面布局和交互設計，實現一鍵直達或快速操作。即時反饋：在進行操作時，及時給予反饋（如加載動畫、成功提示等），讓用使用人了解操作結果和進度。

（六）跨系統整合與數據共享

不動產信息管理平臺應具備良好的開放性和兼容性，能夠與其他企業管理系統（如ERP、OA等）進行無縫對接和數據共享。通過跨系統整合，實現不動產信息與其他業務數據的深度融合，提升管理效率和決策水平。

（七）不動產信息管理平臺的持續優化與維護

數據更新與安全保障：建立常態化的數據更新機制，確保平臺內信息的實時性與準確性。同時，加強數據安全防護，采用先進的加密技術、訪問控制及審計機制，防范信息泄露與非法篡改風險。系統優化與迭代升級：緊跟企業業務需求與管理模式的變化，定期對平臺進行功能優化與版本升級。引入新技術、新特性，提升用戶體驗與平臺性能，確保平臺始終保持在行業前沿。培訓與支持體系的完善： 構建全面的用戶培訓體系，確保平臺用戶能夠熟練掌握操作技巧，充分發揮平臺效能。同時，建立快速響應的支持機制，及時解決用戶在使用過程中遇到的問題，保障平臺的穩定運行。

五、結論與展望

通過構建高效的不動產信息管理平臺，國有企業能夠顯著提升不動產管理效率，確保資產的合理利用和監督。這一舉措不僅有助于解決當前管理中存在的諸多問題，如數據更新不及時、信息共享不暢、流程管控薄弱等，還能為企業的數字化轉型和可持續發展提供有力支撐。未來，隨著技術的不斷進步和管理的持續優化，不動產信息管理平臺將在國有企業中發揮更加重要的作用，推動企業實現更高水平的管理和發展。

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（作者單位：晉能控股裝備制造集團有限公司行政事務運營分公司 山西晉城 048000）

（責編：賈偉）