事業單位檔案信息化管理與智慧化服務模式研究

摘 要：事業單位檔案信息化建設已經取得一定進展，信息化管理為智慧化服務奠定了基礎。持續探索事業單位信息化管理和智慧化服務模式，有助于提高檔案管理效率和利用效度。在實際工作中，一要加強檔案制度建設，以標準化管理促進信息化建設；二要深入挖掘檔案價值，整合檔案資源，推動檔案信息共享，以共享發展促進檔案服務質量提升；三要創新檔案服務模式，以智慧化工具和技術豐富檔案服務形式，為檔案服務創造更多的可能性。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；智慧化服務

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

信息化時代背景下，事業單位在檔案管理過程中應充分利用信息技術手段，構建智慧化服務模式，更好地滿足不同主體對于事業單位檔案信息的多元化訴求，也有助于更好地發揮檔案價值，促進事業單位檔案事業高質量發展。因此，以問題為導向，對于當前事業單位信息化管理與智慧化服務面臨的現實困境展開分析，進而提出事業單位檔案信息化管理與智慧化服務的具體路徑。

一、事業單位檔案信息化管理與智慧化服務的必要性

1.有助于提高事業單位檔案管理效率

首先，減少不必要的中間環節和成本投入。事業單位檔案信息化管理必然會搭建檔案信息化管理系統，實現對檔案信息的自動化錄入、快速整理，能夠減少不必要的人力和時間成本，也有利于節省事業單位檔案資源，提高事業單位檔案管理效率；其次，有助于提升檔案存儲和檢索的便捷性。傳統的檔案管理模式主要以紙質檔案為主，無論是存儲還是檢索都非常不便捷，特別是一些紙質檔案還需要定期維護。而事業單位檔案信息化管理能夠實現檔案的數字化儲存，破除傳統紙質檔案的物理空間限制，從而為事業單位檔案管理節省存儲成本；最后，從檢索層面看，傳統的紙質檔案檢索需要人工參與，耗時耗力，而信息化管理系統則可以利用數據庫、智能檢索引擎等技術，實現快速精準檢索。智能化檢索完全可以成為智慧化服務的重要手段。例如，用戶可以借助事業單位信息化管理系統輸入關鍵字，選擇日期范圍，就能夠快速獲得結果，既能夠節省用戶的檢索時間，也提升了事業單位的服務質量。隨著事業單位檔案智慧化服務的轉型升級，在技術賦能下還能夠為用戶提供全文檢索、分類檢索等多種檢索服務，滿足不同用戶的檔案信息訴求。

2.加大了事業單位檔案信息利用的廣度和深度

事業單位傳統檔案管理模式主要以人工操作為主，能夠提供的服務十分有限。信息時代背景下，事業單位在檔案管理過程中完全可以利用信息技術搭建事業單位檔案信息化管理系統，實現檔案管理網絡化、信息化、智能化。例如，通過事業單位檔案信息化管理系統可以實現不同地域、不同主體之間的檔案信息共享。檔案信息化管理系統還能夠根據不同用戶需求提供不同的工具和功能，如審批流程、檔案信息咨詢、檔案下載等，不僅提升了事業單位檔案信息管理質量，還拓展了檔案信息的利用廣度和深度。

3.滿足了事業單位檔案信息安全和保密要求

在傳統檔案管理模式下，事業單位檔案載體主要以紙質為主，一方面，紙質檔案保存時間過長，容易出現字跡模糊，紙張發黃，甚至面臨發霉變質風險。一旦出現這些問題，紙質檔案就很難恢復。不僅難以對其長期保存，還容易影響檔案的真實性；另一方面，紙質檔案存在著被篡改的風險，很難追究相關責任人的責任。在信息時代背景下，事業單位在檔案信息化管理過程中完全可以借助數字水印、區塊鏈等技術存儲和管理檔案信息。同時，還可以借助事業單位檔案信息化管理系統設置不同的權限，對部分檔案信息加密，確保檔案信息安全。例如，事業單位在檔案信息化管理過程中可以通過數字加密、權限管理、身份驗證等多種手段，盡量縮小重要檔案信息的訪問范圍，防止被人為修改或刪除，從而有效降低單位信息被非法獲取、篡改、泄密、訪問等風險。既提升了事業單位檔案信息的安全，又有助事業單位檔案管理高質量開展。

二、事業單位檔案信息化管理與智慧化服務面臨的現實困境

第一，檔案信息化管理制度和標準不完善。部分事業單位在檔案信息化管理與智慧化服務過程中，對于制度標準建設重視程度不足。一是對于檔案管理和服務的相關制度機制落實不到位。新時期，國家非常注重檔案信息化管理和服務，并圍繞相關環節形成了相應的制度標準。但部分事業單位并沒有將這些制度與本單位的檔案信息化管理與智慧化服務相結合，只是在硬件層面升級，沒有在制度機制層面完善，在一定程度上影響了事業單位檔案信息化管理質量，也不利于智慧化服務的推進；二是沒有結合事業單位業務范疇、服務要求和資源配置等方面形成統一標準。事業單位在制度機制建設方面沒有結合檔案信息化管理出現的新問題、新情況對相應的技術標準實行優化和完善，也沒有圍繞智慧化服務建立統一標準，在服務過程中還存在服務質量偏低、部分標準落實不到位的問題。

第二，檔案信息化建設和智慧化服務層次不均衡。不同事業單位在所屬行業、職能分工、資源占有、政策支持方面存在明顯差異，這些因素對事業單位檔案信息化管理和智慧化服務產生直接影響。一是重視程度影響建設層次。不同事業單位對于檔案信息化建設和智慧化服務的重視程度不一。有的事業單位非常重視檔案信息資源的價值和作用，相應地，也就會為檔案信息化建設提供必要的政策支持，經常過問相關問題，明確檔案信息化建設思路。同時，也會征詢用戶的意見建議，對智慧化服務手段和方式實施優化。但有的事業單位認為檔案信息化建設與智慧化服務對單位核心業務開展作用不大，不會為其提供足夠的支持，信息化工作緩慢，所提供的服務相對單一；二是資源厚度影響建設層次。不同事業單位擁有著不同的資源。一些事業單位能夠獲得財政撥款和項目支持，在檔案信息化建設和智慧化服務方面能夠獲得更多的資源支持，在推進過程中會相對順利。而一些事業單位屬于自負盈虧的經營模式，因而沒有將檔案信息化建設作為一項專項工作加以落實，也就沒有相應的專項經費。

第三，檔案信息化建設和智慧化服務人才支撐不足。部分事業單位對于檔案人才隊伍建設重視程度不足。一是現有檔案管理人員年齡偏大，專業能力和素質十分有限。在信息時代背景下，對事業單位檔案管理人員的專業能力提出了較高要求，不僅要具備檔案管理一般知識，還需要熟練掌握各種先進技術，實現對檔案信息的科學管理，為不同用戶提供智慧化服務。但是，目前部分事業單位檔案管理人員并非專業科班出身，對于技術掌握得不夠熟練，很多還屬于兼職性質或臨時聘用性質，這些人員一般年齡偏大，主動服務意識不強，在工作中對于信息化管理和智慧化服務缺少科學認知，只是將檔案工作作為附加工作看待，缺乏主動性和積極性，無法圍繞事業單位檔案信息化管理開展相關工作；二是缺少編制，難以吸引優秀人才。部分事業單位編制不足，很難拿出編制對外展開招聘，事業單位檔案管理隊伍缺少新鮮血液。內部檔案管理人員缺少競爭性，也在一定程度上弱化了事業單位檔案管理人員的上進心，難以主動參與到事業單位檔案信息化管理與智慧化服務之中。

三、事業單位檔案信息化管理與智慧化服務模式創新

1.事業單位檔案信息化管理模式

首先，加強檔案信息資源的整合與開發。事業單位檔案信息來源廣泛，涉及事業單位業務檔案、人事檔案、財務檔案等多種類型。這些檔案信息都是事業單位信息化管理的重要對象。因此，在推動事業單位檔案信息化轉型過程中應將信息資源整合作為重點工作加以落實。一是加強事業單位檔案信息化建設，對事業單位紙質檔案實施加工，集中存儲到檔案數據庫之中，實現對事業單位檔案信息的科學管理。利用先進技術優化管理平臺的各項功能，進一步提高檢索效率；二是拓展檔案利用途徑與服務范圍。事業單位在檔案信息化管理過程中不能閉門造車，也不能孤芳自賞，要充分認識到事業單位信息資源的特殊價值，圍繞不同用戶需求開展多樣化的服務。例如，通過線上調查問卷、線下走訪等多種形式，了解不同用戶對于事業單位檔案信息的多元化訴求，并以此作為檔案信息資源開發利用的重要依據。通過編研工作，舉辦宣傳活動或展覽活動，展示事業單位檔案信息化建設成果，形成更有針對性的檔案信息資源，更好地滿足不同用戶的檔案信息需求，進一步提升事業單位檔案信息服務整體質量。

其次，通過數據驅動優化檔案管理模式。一是實現數據化整合。事業單位在檔案信息化管理過程中可以利用數據化手段整合事業單位不同來源、不同格式的檔案信息，實現對檔案信息的統一管理，在管理過程中形成統一的數據標準規范，確保收集上來的檔案信息的一致性，既有利于大數據庫存儲，也有利于后續檔案信息資源的開發和利用；二是實現數據智能分析。事業單位在檔案信息管理過程中可以利用先進的數據分析技術規律性總結海量檔案信息，通過智能算法和模型對當前事業單位檔案信息化管理的具體需求展開分析，為事業單位檔案信息化管理決策提供依據。借助數據分析技術，還能夠對事業單位檔案信息化管理過程中存在的潛在風險實行精準識別，采取有針對性的應對措施；三是通過數據驅動實現流程再造。在數據分析的基礎上，事業單位可以優化和完善檔案管理流程，減少不必要的冗余環節，簡化操作流程，進一步提高檔案管理效率和質量，更好地滿足事業單位檔案管理高質量要求。

最后，構建協同共治的檔案管理格局。從生態系統角度看，事業單位檔案信息化管理涉及多個子系統，由不同主體共同參與，只有多主體密切配合，才能夠不斷提升事業單位檔案信息管理質量。因此，在推進過程中應形成協同共治的檔案管理局面。一是要加強事業單位內部的溝通協調，從檔案信息生成到檔案信息交接、歸檔、開發、利用、共享，涉及多個事業單位與部門，要求事業單位在檔案信息化管理過程中一定要明確不同部門的具體職責，加強事業單位檔案管理部門與業務部門、人事部門、財務部門的聯系溝通，對各類事業單位檔案信息及時歸檔；二是要加強事業單位與其他主體的溝通互動。事業單位檔案信息化管理既要服務事業單位發展，也要為區域經濟社會發展作出貢獻。因此，應從更宏觀的角度來思考事業單位檔案信息化價值，將事業單位檔案信息開發利用融入區域經濟社會發展之中。通過建立區域性的檔案信息平臺，將單位檔案信息存儲到平臺上，形成更大規模的檔案信息數據庫，為區域經濟社會發展政策制定提供檔案信息支持。

2.事業單位檔案智慧化服務模式

首先，打造智慧檔案服務系統。事業單位檔案智慧化服務需要載體，而智慧檔案服務系統則是實現智慧服務的重要前提。在智慧檔案服務系統建設過程中，應形成智能數據管理模塊、智能感知模塊和智能利用模塊等，實現對事業單位檔案信息的收集整合，形成智慧檔案數據庫，并以此作為智慧服務的重要基礎。同時，還要借助智能技術數字化轉化事業單位現有的紙質檔案，借助智慧檔案服務平臺，為不同用戶提供檔案信息檢索、下載、在線服務等多種功能，提高事業單位檔案智慧化服務效率和質量。此外，事業單位智慧檔案服務系統還應該與業務系統和外部的檔案系統對接，擴大事業單位檔案智慧化服務的覆蓋范圍。

其次，基于大數據的檔案信息智能服務。事業單位檔案智慧化服務要實現數據資源的整合共享和深度挖掘。在形成大數據庫的基礎之上，還需要對檔案管理人員展開系統培訓，轉變檔案管理人員的服務理念，提升其信息素養，利用先進的技術手段為不同用戶提供個性化、精準化、智能化的檔案信息服務。個性化檔案信息服務是借助大數據優勢，圍繞用戶需求提供精準的檔案數據服務。在服務過程中需要精準感知用戶需求，并確保推送的檔案信息服務的及時性和準確性，提升用戶的滿意度。基于大數據的檔案信息智能服務并不是單向的知識傳輸，而是借助信息開發、信息推送、動態交互等形式，實現用戶與事業單位檔案服務主體的溝通互動，進而對服務內容、服務方式、服務手段的優化和完善。

最后，基于移動互聯網的檔案信息泛在服務。隨著移動智能終端的不斷普及，事業單位在檔案智慧化服務過程中能夠利用的平臺和載體越來越多樣化。通過開展檔案信息泛在服務，提升檔案信息服務的便捷性。泛在服務主要體現在更高層次的互聯互通以及更高質量的人本服務。在移動互聯網和移動智能終端的支持下，用戶可以在任何時間，任何地點獲得檔案信息。隨著我國移動互聯網技術的不斷成熟，檔案信息泛在服務載體越來越多樣化，可以利用網站、社交媒體、移動智能終端、手機App向用戶提供多種樣態、多種載體的檔案信息。在服務過程中要充分了解用戶對泛在化、可視化信息的需求，進而對事業單位的信息實行加工，形成更有針對性的檔案信息服務內容。

總之，在信息化時代背景下，事業單位檔案管理應主動適應時代發展要求，將事業單位檔案信息化管理作為重要突破口，進一步提升事業單位檔案管理的整體質量。同時，還要圍繞用戶需求提供多樣化、智慧化服務。在服務過程中要主動借助大數據、云計算、人工智能技術，了解不同用戶的服務訴求，整合和加工事業單位檔案信息，形成多元化信息載體，提升事業單位檔案信息服務的針對性和時效性，滿足不同主體的檔案信息訴求。

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作者單位：山東省臨沂市社會治安綜合治理服務中心