推進數字檔案館建設，打造一體化服務平臺

摘 要：推進檔案館的數字化建設是新時代檔案館實現現代化轉型的重要契機。縱觀我國檔案館發展現狀，很多檔案館已經充分認識到檔案館數字化建設的重要性，但也有許多檔案館故步自封，未改革傳統的檔案管理模式，導致檔案館經營慘淡。文章從推進檔案館數字化建設的必要性出發，分析數字化檔案管理的積極作用，并提出轉變傳統觀念、加大資金投入、加強制度建設、推行個性化服務等切實有效的建設策略，希望為推進我國數字檔案館建設提供幫助。

關鍵詞：檔案館；數字化建設；策略研究

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案館的發展情況也隨之發生變化，為更好地保障檔案館的可持續運營，充分發揮檔案館的社會作用與經濟作用，我國的檔案館也在積極引用數字化技術，不斷推進自身改革，力求讓自身的管理和發展符合新時代的需要，數字化建設是檔案館未來發展的必然選擇，建設數字檔案館也是我國檔案館發展的必由之路。

一、推進檔案館數字化建設的必要性

1.數字化建設是檔案館未來發展的必然選擇

隨著信息技術的不斷發展，各行各業都在積極推動自身的信息化建設，通過對信息技術的應用來提高工作效率與工作質量。“互聯網+”的發展模式正成為各行業未來發展的主要方向。在信息爆炸的時代，人們對于信息的獲取需求越來越大，對于信息獲取的便捷化、簡單化要求越來越高，檔案館作為重要的信息收集保管單位，人們對于檔案館的管理水平和服務水平要求也在逐步提高。現今的檔案館受限于人力資源和空間限制，檔案管理與服務水平停滯不前，無法滿足人們在新時代對于檔案信息資源和服務的要求。在這種時代要求之下，檔案館也必須加強信息化建設，將建設信息化檔案館作為未來發展的目標，推進檔案管理工作向數字化、信息化方向轉型升級，建設新時代數字化檔案館，滿足群眾對于高質量檔案服務的要求，在線上平臺就可以做到檔案查詢，讓檔案信息多流動，讓用戶少走動，為人民群眾提供現代化、智能化的檔案服務是新時代檔案館數字化建設的發展目標，數字化建設是檔案館未來發展的必然選擇。

2.數字化建設是實現檔案工作現代化的重要路徑

傳統的檔案管理工作多為紙質檔案管理，依賴于檔案管理人員手工操作，受限于檔案館人員編制和紙質檔案的缺陷，檔案館人工管理的壓力越來越大，無法高效完成檔案的分類保管工作和查檔服務，檔案保管的質量和查檔效率無法得到保證，如果不積極推動檔案工作數字化建設，檔案管理工作就只能繼續受限于傳統的工作模式，在面對查檔需求時，只能依靠人工查詢，且由于多是紙質檔案，還無法保障檔案信息的完整性和準確性。同時，紙質檔案經過長時間的保存或查閱必然會存在丟失、破損等情況，既不利于檔案管理工作，也無法為人們提供滿意的服務。要想改變這種局面，就必須推動檔案工作的數字化建設，改變傳統的檔案工作模式，推動傳統檔案保管和查詢職能向檔案信息采集、共享、服務方向轉變，實現檔案館檔案信息資源的高效管理與實時共享，為人們提供高效、方便、快捷的檔案服務。

3.數字化建設是檔案館滿足新時代人們獲取信息的有效手段

隨著互聯網技術的不斷發展，人們獲取信息的途徑逐漸多樣化，對于信息的獲取不再局限于傳統媒體或線下機構，而是借助新媒體平臺快速獲取信息。檔案館推動數字化建設，可以為人們提供更加方便快捷的檔案信息服務。通過大數據技術，分析新時代人們對于信息獲取的新要求，提供精準而完整的檔案信息，滿足人們對于信息獲取便捷性、時效性的要求。在信息化時代，檔案館必須改變傳統的服務模式，應積極推進數字化建設，打造一體化服務平臺，通過對信息技術的應用，將檔案服務從線下轉到線上，讓人們可以足不出戶、隨時隨地享受到檔案館提供的服務。通過運營新媒體平臺，滿足人們信息獲取的需要，檔案館可以通過構建數字檔案館的形式，將檔案信息傳輸至互聯網平臺，方便用戶在App或某信公眾號、某信小程序等平臺進入數字檔案館獲取需要的檔案信息，提供更好的服務。因此，推進數字化建設是檔案館滿足新時代人們獲取信息的有效手段。

二、數字化檔案管理的積極作用

1.有效降低檔案管理成本

在檔案管理工作中應用數字化信息管理技術，可以將線下檔案館中的信息上傳至管理系統，優化傳統的檔案管理流程，減少檔案管理工作的人工參與，推動檔案信息的智能化管理。利用數字化技術，可以搭建檔案管理平臺，設定檔案管理程序，在檔案信息查詢或歸檔工作時依照系統流程自動實現分類處理，還可以利用信息技術掃描檔案信息，勘誤檔案中的錯誤內容。同時，借助互聯網數字化平臺，可以實現檔案信息的高速流動，隨時隨地滿足用戶對于檔案信息服務的需要，不再需要傳統的手工查詢，減少檔案管理的時間成本。此外，數字化檔案管理是將檔案信息儲存在硬盤或線上云端，大幅降低了檔案管理的空間成本。數字化技術的應用使檔案管理工作中人工參與的部分減少，不再需要大量的檔案管理人員記錄檔案信息，可以優化調整檔案館的人力資源結構，降低檔案館的人力成本，讓檔案館有更多的資源和精力，為人們提供數字化檔案服務。

2.提高檔案利用率

數字化檔案管理可以通過信息平臺的共享特性提高檔案信息的利用率。傳統的檔案管理工作依賴于人工管理，且紙質檔案不易查詢，受限于人工和查詢方式的影響，在傳統的檔案管理模式下檔案信息的利用率不高，很多檔案信息擁有很高的使用價值卻沒有被充分利用。隨著數字信息技術的應用，檔案管理中傳統的人工管理已經被智能化系統逐漸取代，信息技術的應用讓檔案管理工作擁有更高的管理效率，檔案信息的查閱效率大幅提高，充分發揮數字化技術的便捷性特點，也使得檔案館的信息有了更大的利用空間。同時，借助互聯網平臺，線上數字檔案館中檔案的類型更加多樣，檔案的分類更加細致，館藏的檔案數量也更多，可以幫助人們更好地挖掘檔案中的有用信息，充分發揮檔案館中檔案信息的利用價值，提高檔案的利用率。

3.拓展檔案管理的形式

在傳統的檔案管理工作中，收集、保管、記錄、分類、編纂的檔案多數以實體的紙質檔案為主，這種形式的檔案管理方式復雜且煩瑣，多依賴于人工處理，檔案管理效率不高，紙質信息的保管和分類難度較大，紙質的文件信息很容易在長時間的存放或使用過程中丟失或者損壞。應用數字化檔案管理可以擺脫傳統的檔案管理形式，不再拘泥于紙質檔案的管理方法，結合信息技術可以將圖像信息、音頻信息轉化并儲存到數字檔案館中，拓展了檔案管理的形式。在檔案館中不僅可以查閱到書面信息，還可以查閱到新形式的圖像或音頻信息，實時查閱數字化檔案。在數字化檔案管理工作中，檔案管理的形式更加多元化，歸納保管了新的信息內容，推動了檔案館在新時代實現現代化轉型，建設數字化檔案館，打造一體化服務平臺。

4.便于多渠道、跨地域的檔案共享與交流

數字化檔案館的建設，為檔案信息資源的共享與交流提供了前所未有的便利條件。傳統紙質檔案受制于物理載體，在流通與傳播上存在諸多局限。而數字化檔案的出現與發展打破了時空界限，使得檔案信息可以通過多種渠道、跨越地域限制實現廣泛共享。一方面，互聯網為檔案信息提供了快速傳播的通道。各地檔案館可以依托網絡平臺，向社會公眾開放檔案目錄和內容，用戶足不出戶即可在線檢索、瀏覽海量檔案。另一方面，數字化使得檔案的交換與利用更加高效便捷。不同地區、部門的檔案館可以開展館際互借與資源共建，實現優質檔案的共知共享，促進區域協作和跨領域研究。數字化還為檔案的再加工處理創造了條件。通過數據挖掘、關聯分析等技術手段，可以從數字檔案中提煉出新的知識與價值，促進學術研究和社會應用。因而數字化大大拓寬了檔案的流通渠道，使其價值得以充分釋放和利用，由封閉走向開放，由束之高閣走向親民利民，煥發出勃勃生機。

三、推進檔案館數字化建設的可行性策略

1.轉變傳統觀念，深化對數字化檔案館的認知

要想切實推進傳統檔案館的數字化建設，就必須轉變傳統的檔案管理觀念，加強檔案管理人員對于數字化檔案館的認知。數字化檔案管理是在傳統的檔案管理模式上引入信息技術，徹底改變檔案管理的工作內容和工作方式。在管理理論上，數字化檔案館與傳統檔案館有很大不同，傳統檔案館強調歸納和保存紙質檔案，而數字化檔案館則是強調共享和服務。

目前，很多檔案館的管理人員未轉變管理思想，仍然采用傳統的管理模式，不僅使檔案館的管理效率低下，還降低了檔案館的社會效益。因此，建設數字化檔案館的首要前提就是要轉變傳統觀念，深化對數字化檔案館的認知，檔案館的管理人員要明白什么是數字化檔案館，熟悉數字化檔案館的管理模式，掌握信息技術，將檔案的管理模式從保管向服務轉變，為數字化檔案館的建設打好理論基礎。

2.加大資金投入，促進檔案館數字化轉變

要想順利推進檔案館的數字化建設，足夠的資金支持是必不可少的。信息化設備的引進、數字化平臺的搭建都需要大量的資金投入。因此，相關單位要想促進檔案館的數字化建設，就應該加大對檔案館的資金投入力度，將檔案的數字化建設作為一項重要工作任務，為檔案數字化工作提供更多的資金支持和政策扶持。在獲得足夠的資源后，檔案館應該引進先進的信息化設備設施，為檔案館的數字化建設提供技術支撐。檔案館在采購設備設施時要綜合考慮自身的實際需要，根據自身的建設需求來有針對性地采買，確保每一分錢都花在刀刃上。同時，還要確保采購的設備設施都符合當前建設需要，性能良好，為檔案館的數字化建設提供硬件支持。此外，檔案館也可以與互聯網相關企業合作，根據自身需要聯合開發數字檔案館系統，引入云計算、大數據等高新技術，逐步構建適合自身實際管理需要的數字化檔案管理系統，為檔案館的數字化建設提供軟件支持。通過完善檔案館的硬件設備設施和軟件系統，可以為檔案館的數字化建設提供足夠的支持，推進檔案館的數字化建設，促進檔案信息的數字化轉變。

3.加強制度建設，完善數字化檔案管理規章制度

完善的制度是管理工作的保障。一套完善的管理制度可以明確工作內容、規范工作行為、激發工作熱情，為工作的順利開展提供堅實的制度支撐。檔案館的數字化建設同樣離不開制度的保障。數字化檔案館不同于傳統的檔案管理模式，管理模式和管理方法都發生了改變，管理制度自然也應該做到及時完善、更新。為進一步保障檔案館在數字化建設中的管理質量和管理水平，管理部門應該結合數字化建設工作的實際情況以及數字化檔案管理的實際需求，制定完善的數字化檔案管理規章制度，規范崗位工作流程、落實崗位職責，并重新劃分檔案管理人員的具體職責，明確每個員工的職責權限，制定員工工作條例，讓檔案管理人員明白自己負責什么、應該怎么做、什么不能做，約束檔案管理人員的工作行為，提高檔案館的管理水平，進而提升檔案管理工作的整體質量。

4.推行個性服務，打造一體化服務平臺

新時代，人們對于檔案館的服務提出了新要求，面對人們的多元化需求，檔案館在數字化建設過程中可以推行個性化服務。如今，人們對于信息的獲取不再局限于傳統媒體或線下機構，而是借助新媒體平臺快速獲取信息，檔案館推動數字化建設，借助互聯網技術和信息技術為人們提供更加方便、快捷的檔案信息服務。首先，檔案館管理人員要加強主動服務的意識。例如，關注并收集人民群眾關注的熱點信息，可以通過與民生部門單位建立良好關系，獲取民生相關的檔案信息，拓展檔案館中與人民生活密切相關的檔案信息，并通過新媒體平臺實時推送，滿足人們對于時事熱點和自身生活的信息需求。同時，在數字檔案館中應用智能檢索系統、個性化推薦系統等先進的互聯網技術，精準把握人們的個性化信息，再有針對性地推送，滿足用戶的個性化需求。當今社會，人們對于個性化服務的需求越來越大，檔案館過往的標準化服務模式已經難以滿足人們的要求。因此，檔案館在數字化建設過程中要主動探尋人們對信息的需求，利用自身的信息資源優勢，推行個性化服務，打造一體化檔案服務平臺。

四、結語

綜上所述，隨著“互聯網+”模式的不斷推廣，我國的檔案管理單位也必須緊跟時代發展步伐，深刻認識到在新時代背景下推進數字檔案館建設的必要性，了解數字化檔案管理模式給檔案管理工作帶來的好處，積極推進檔案館的數字化建設。相較于傳統的檔案管理模式，新時代的數字化檔案管理更強調信息的共享和優質服務，在數字化技術加成下，檔案管理工作更加規范，檔案信息的獲取也更加便捷，面對社會發展的新要求，檔案館必須推進數字檔案館建設，努力打造一體化服務平臺，充分發揮檔案館的社會價值與經濟價值。

參考文獻：

[1]劉玉慧.數字化檔案館建設問題探究[J].蘭臺內外，2021（31）：1-3.

[2]何 向.數字化檔案館建設實踐——以張家港城建檔案館為例[J].辦公室業務，2023（05）：176-178.

[3]管先海，程媛媛.我為新時代推進數字檔案館建設建言獻策[J].檔案，2022（01）：61-64.

[4]胡留芳.信息時代下縣級檔案館檔案信息化建設困境及出路研究[J].暢談，2023（13）：223-225.

[5]蔣寧鵬，張靜靜，沈 敏.搶抓機遇砥礪奮進高質量建設全國示范數字檔案館[J].檔案與建設，2023（03）：78-80.

[6]陳笑天.數字檔案館建設對信息服務的影響及其發展策略[J].蘭臺內外，2023（23）：61-63.

[7]田 超.“互聯網+”環境下城建檔案館信息化建設的思考[J].南北橋，2023（06）：64-66.

[8]趙文廷.關于縣級檔案館檔案信息化建設的幾點思考[J].黑龍江檔案，2022（06）：263-265.

[9]景 欣.新時代下基層檔案館數字檔案資源建設研究[J].網絡安全和信息化，2023（12）：27-28.

[10]秦清波.新時代國家綜合檔案館建設探索與實踐[J].中國檔案，2023（11）：16-17.

作者單位：曹縣檔案館