退役軍人檔案現代化管理方式研究

摘 要：隨著時間的推移，中國退役軍人的規(guī)模逐步擴大，管理退役軍人的檔案是一個關鍵而迫切的課題。以往的紙質檔案管理模式早已無法適應現代經濟社會的需要，怎樣實行退役軍人檔案信息化管理工作是各級人民政府和相關單位亟待解決的課題之一。退役軍人檔案管理工作是我國政府部門管理工作的重要內容之一，進一步提高退役軍人檔案管理信息化水平和服務水平，以適應退役軍人及其親屬對檔案信息管理工作的需要有著重大的歷史意義。文章對退役軍人檔案管理工作展開研究探討，希望能夠有效引導和完善相關管理，提高退役軍人檔案管理水平。

關鍵詞：退役軍人檔案；檔案信息；現代化；效率

中圖分類號：G271；E263 文獻標識碼：A

一、關于退役軍人檔案管理的問題研究

1.退役軍人檔案管理的意義

退役軍隊檔案管理的意義不言而喻，它對保障軍隊權利、維護軍隊權益、保障國家安全有著重大意義。因此，退役軍人檔案管理的意義表現在：（1）維護軍隊利益。退役軍人檔案是反映軍隊全面狀況和個人榮耀的重要基礎，唯有對軍隊的工作經驗、軍齡、獎賞處分等信息實行正確記錄和管理，才能最大限度地維護軍隊的利益；（2）保障軍人福利。通過開展退役軍人檔案管理工作，能夠準確掌握退役軍人的健康狀況、入伍日期以及服役地區(qū)等信息，為退役軍人提供醫(yī)療保險、入學以及購房等各類社會福利服務提供有力保障；（3）保障國家安全。檔案關系到軍隊的信息、軍事技能和戰(zhàn)斗經驗等敏感數據，必須保證此類數據不被泄露；（4）促進了退役軍人事務服務的精細化管理。通過開展退役軍人檔案精細化管理工作，能夠更好地為退役軍人提供個性化的服務，以適應退役軍人的不同需要，從而提高了政府部門對退役軍人事務服務的管理能力。退役軍人檔案管理的意義不容忽視，唯有重視、科學以及細致地實施監(jiān)督管理，才能更好地服務于退役軍人，保障軍隊利益，保障國土安全。

2.基于現代化檔案管理的意義

現代化檔案管理對團體和個人都有意義。首先，有助于組織更好地管理和運用檔案資料，從而提高信息檢索、共享效率以及安全與環(huán)境保護水平。其次，現代化檔案管理有助于個人更好地保護和管理資料，從而更好地保障自身的隱私權與安全。此外，現代化檔案管理還可以促進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，提高檔案管理的專業(yè)化水準，推動信息技術資料的共享與溝通，促進科研與社會發(fā)展。因此，現代化檔案管理對組織和個人都是必不可少的。

二、退役軍人檔案管理要素剖析

1.數字化技術的應用

數字化技術是把傳統紙質文檔轉化為數字化形式的技術，能夠有效保存和處理檔案資料，增加資料的可訪問性和可持續(xù)性，同時又可以降低所需要的存儲空間和人工管理的成本。（1）文件掃描。使用掃描儀把紙質文檔轉化為數碼格式，存儲于電腦或云端；（2）光學文字識別（OCR）。把掃描的圖像文檔轉化為可編輯的文本文檔，方便檢索與編輯；（3）元數據標注。給所有數字化文檔添加元數據，如文件名稱、作者以及時間等，以便于更好地管理和查詢文檔；（4）創(chuàng)建索引。為數字化軟件創(chuàng)建索引，以便迅速定位和查詢所需要數據；（5）數據備份結構與保存。把數字化文檔備份在幾個地方，以保證數據安全；（6）資源共享與合作。利用平臺或云端儲存，便于多人共享與合作管理檔案文件；（7）檔案存檔與銷毀。對檔案文書實施管理，按照業(yè)務要求實施存檔、銷毀或留檔處理；（8）安全控制。采取適當措施保障了數字化文檔的安全性，包括加密、權限管理、防病毒防火墻等。總而言之，數字化技術的應用有助于提高檔案管理水平，減少管理成本，增強數據穩(wěn)定性和可訪問性，是現代文檔管理工作的關鍵工具與技術手段。

2.信息系統構建和創(chuàng)新

隨著軍事信息化發(fā)展的日益深入，退/mfcuZFpJQqfVG/n2Bus/A==役軍人事務處理將顯得更加關鍵。為了更好地管理退役軍人檔案，建立健全檔案信息化管理系統就顯得十分必要。退役軍人檔案信息系統的建立，主要涉及以下方面：（1）檔案電子化。對退役軍人的各種檔案資料實行電子化保存，內容涉及個人基礎資料、服役經歷、榮譽獎勵以及醫(yī)療信息等，以便于查詢與管理；（2）數據資源共享。形成數據共享系統，做到各個單位之間的數據互聯互通，增強數據的時效性和準確度；（3）制定檔案管理標準。通過制定檔案管理標準和規(guī)范，完善了檔案的記錄、更新、存檔和銷毀等過程，以保障檔案信息的安全與完整性；（4）創(chuàng)新性業(yè)務。運用網絡和大數據分析技術，發(fā)展各種便民服務，如在線查詢、預約看病、社區(qū)服務等，提升退役軍人獲得服務的便利性與舒適性；（5）政策推廣。將退役軍人的有關政策、法律法規(guī)通過系統發(fā)布等方法開展推廣活動，使退役軍人及時掌握政策動向。通過建立和創(chuàng)新退役軍人檔案信息系統，能夠更好地為退役軍人提供優(yōu)質服務，提升其就業(yè)、安置和生活穩(wěn)定性，從而達到對退役軍人事務工作的精細化和精準化管理。同時，為部隊和政府部門提供了可信的決策依據和管理工具，推動軍地合作，共同保障軍事安全和社會穩(wěn)定。

3.檔案保護和資源共享制度

退役人員檔案保護和資源共享制度是指政府針對退役軍人的有關檔案文件實施有效保護和管理，并做到檔案信息的資源共享與運用，全面維護國家和個人的權益。退役軍人檔案保障的意義是保障退役軍的安全和隱私權，避免泄露或者濫用個人敏感信息。保衛(wèi)軍事機密信息，避免泄露國家安全和軍隊秘密。維護退役軍人的名譽與尊嚴，防止檔案資料被錯誤使用或篡改。

首先，建立健全檔案管理體系，以保證檔案搜集、整理、保存和使用均遵循有關法律法規(guī)和制度要求。

其次，健全檔案網絡系統，做好檔案信息的安全防護和加密控制，避免數據被泄露、篡改。促進檔案信息資源共享與互聯互通，推動各單位之間的信息交換與資源共享，提高檔案管理工作效率。

最后，加強檔案管理與監(jiān)控，建立檔案查詢與使用機制，保證檔案信息被正確規(guī)范利用。退役軍人檔案保障和信息共享制度的建設是推動國家信息化管理與服務的重要途徑，可以有效保障退役軍人的合法權益，推動社會和諧與穩(wěn)定發(fā)展。

4.檔案管理人員的培養(yǎng)和發(fā)展

退役軍人檔案管理人員的培養(yǎng)和發(fā)展至關重要。（1）培訓內容。培訓內容不僅要涉及檔案管理的基本知識、政策法規(guī)等方面，還可以根據退役軍人檔案管理的特殊性質和需要開展專項訓練，以提升其工作技能和管理水平；（2）實踐操作。采用實際操作的方法開展培訓，使退役軍人檔案管理人員可以熟練掌握檔案管理的作業(yè)過程與標準，提高自身的實際操作能力；（3）專業(yè)輔導。對退役軍人檔案管理人員提供專門的輔導與幫助，協助員工處理在工作中出現的具體困難，提高其管理能力與技能；（4）繼續(xù)教育。定期舉辦培訓與學術活動，使退役軍人檔案管理人員進一步提高自身的專業(yè)技能。采取上述舉措，能夠有效提高退役軍人檔案管理人員的工作水準和創(chuàng)新能力，從而保證檔案管理工作的質量和效果，為退役軍人提供良好的服務。

三、退役軍人檔案管理模式研究

1.優(yōu)化檔案管理流程

第一，整合數據。構建退役軍人檔案數據庫，把退役軍人的信息、軍職經歷、榮譽記錄等信息集成到一起，以便于管理與查詢；第二，自助服務。構建網上自助查詢和受理平臺，使退役軍人和有關工作人員能夠利用互聯網查看檔案信息、辦理文件等，減少了人工辦事的時間和成本；第三，縮短業(yè)務流程。縮短退役軍人檔案業(yè)務流程，減少冗余的申請環(huán)節(jié)和煩瑣的手續(xù)，提升辦理效能和使用感受；第四，提高穩(wěn)定性。加強檔案管理的安全措施，保證退役軍人檔案資料的保密性和完整性，避免發(fā)生檔案信息被泄露、篡改等問題；第五，定時更新。定期更換與匯總退役軍人檔案資料，保證資料的準確性與時效性，增強檔案管理的可靠性與實用性。

2.檔案管理規(guī)范化建設

退役軍人的檔案管理是一個關乎國家安全和軍事秘密的重大工作，其管理規(guī)范化對維護退役軍人的利益和保障國家安全必不可少。一是建立健全檔案管理體系。建立專門的退役軍人檔案管理體系，確定檔案的管理和使用權限，保證檔案管理工作有序、規(guī)范開展；二是制定檔案管理安全措施。制定科學、準確的檔案管理制度，以保證退役軍人檔案的機密性和完整性，并避免檔案被泄露或損毀；三是開展檔案電子化管理。利用現代信息技術手段，開展對退役軍人文檔的電子化管理工作，以提升文檔檢索和共享的效能，降低人為錯誤和重復性勞務；四是規(guī)范檔案管理程序。嚴格依照規(guī)范化的管理程序，完成檔案的收集、存檔、轉讓、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)工作，提高檔案管理效率；五是加強檔案管理人員的培養(yǎng)。加強對檔案管理人員的培養(yǎng)與考評，增強檔案管理能力與專業(yè)知識水準，保證可以準確、規(guī)范地開展檔案管理工作。通過以上規(guī)范化建設，能夠有效地提高退役軍人檔案管理工作的專業(yè)化水平和管理效率，保護退役軍人的合法權益，保障國家安全和社會穩(wěn)定。

3.實施檔案信息化管理

隨著科學技術的進展，退役軍人檔案信息化管理成為發(fā)展的趨勢。這種智能化的管理模式能夠極大地提高檔案管理的工作效率和準確度，為退役軍人提供良好的服務。首先，退役軍人檔案信息化管理能夠把退役軍人的信息、榮譽記錄等數據保存到計算機系統，方便檢索與更新信息，不但能夠節(jié)約紙質檔案產生的空間和人員成本，而且能夠降低檔案保管流程中的錯誤；其次，智能化管理能夠做到數據資源共享和各部門協同工作。各單位或者單位內部能夠實時展開資源共享和交流檔案數據，減少數據孤島和數據冗余，提高檔案管理效率；最后，信息化管理還能夠集成各種功能模塊，實行統一管理工作，涉及人事、醫(yī)療等許多方面，使檔案管理更為統一、全面。總之，退役軍人檔案管理智能化應用不但能夠提高管理和服務水平，而且能夠給退役軍人帶來更為便捷和有效的服務，促進檔案管理向數字化、智能化和智慧化的發(fā)展。

4.完善檔案保管業(yè)務

第一，建立管理部門。建立專業(yè)的退役軍人檔案管理部門，系統監(jiān)督、管理退役軍人的檔案，提高檔案的專業(yè)化管理水平；第二，完善檔案檢索業(yè)務。提供方便、快捷的檔案檢索業(yè)務，適應退役軍人和有關單位的需要，確保檔案信息的時效性和準確度；第三，強化檔案保密工作管理。建立嚴格的檔案保密制度，確定檔案檢索權限，并加強檔案保護和信息安全措施，以保證退役軍人檔案的安全；第四，構建檔案信息資源共享制度，與有關部門協作，推動退役軍人檔案信息資源共享，提高檔案資源的利用效率。優(yōu)化退役軍人檔案管理服務，提升服務質量，為退役軍人提供良好的檔案服務。

四、退役軍人檔案管理工作展望

隨著時代發(fā)展，退役軍人檔案管理工作也要與時俱進，借助現代化檔案管理工作理念和手段，提高管理水平和效能。（1）建立統一的檔案管理標準。建立健全退役軍人檔案管理體系，統一檔案管理標準，確定檔案的類別、存放、使用和銷毀等管理流程，明確工作人員的職責和權利，以保證退役軍人檔案管理工作有序開展；（2）引入數字化手段。利用現代化手段，構建電子檔案管理體系，實行檔案資料的電子化、網絡化處理，提升資料檢索與使用的質量，保證檔案資料的安全與完整性。（3）建立健全檔案管理體系。保證檔案資料的完整性與安全性，保障退役軍人的個人隱私與利益，嚴格控制檔案的借閱與拷貝，避免檔案資料外泄；（4）加強檔案應用與咨詢服務。通過檔案信息為有關單位和組織提供咨詢服務，為退役軍人提供退役證明、離退休金申領等業(yè)務，提高社會各界對于退役軍人的重視與保障；（5）加強對檔案管理人員的培訓和繼續(xù)教育。為檔案工作人員提供相應的培訓和繼續(xù)教育機會，提高專業(yè)化管理水平與服務水平。

展望未來，隨著信息化建設的持續(xù)深入和檔案管理理念的不斷更新，退役軍人檔案管理工作將越來越科學合理、快捷有效，為服務退役軍人、推動社會和諧、穩(wěn)定起到越來越關鍵的作用。有關機關和組織應積極接受現代化檔案管理理念和手段，不斷完善退役軍人檔案管理工作，給“老兵”帶來更高質量的服務與關懷。

五、結論

在現代化檔案管理視野下，退役軍人檔案管理必須強調信息化、數字化和規(guī)范化要求，以提高管理水平與服務水平。此外，檔案管理人員還必須建立健全檔案管理體系和業(yè)務流程，明確任務分工和操作程序，以完善檔案管理運行標準，標準化開展退役軍人檔案管理工作。同時，還應積極開展檔案信息資源共享，增強檔案的使用價值與服務有效性，滿足退役軍人的信息檢索與使用需要，推動檔案管理工作更加便捷化與智能化。總而言之，退役軍人檔案管理工作必須以現代化檔案管理視野為引導，持續(xù)推動檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平和服務水平，更好地服務退役軍人，保障國家安全和社會安定。

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作者單位：濟寧市退役軍人服務中心