結合人工智能技術，促進檔案數字化管理發展

摘 要：隨著人工智能的興起，文件處理方法也逐漸走上了智能化與數字化相結合的道路，開始采用人工智能手段搜集、整理、儲存及使用信息。文章主要論述在人工智能環境下，實行檔案數字化管理的重要性及具體方法，分析探討了目前數字化管理過程中所存在的問題及其解決措施。

關鍵詞：檔案管理；數字化；人工智能；路徑探析

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著社會信息化和數字化的不斷推進，檔案管理也面臨轉型升級的挑戰和機遇。傳統的檔案管理方式往往存在信息不對稱、存儲空間浪費、檢索效率低下等問題，給管理和利用帶來困難。然而，人工智能技術的迅猛發展為檔案管理帶來了新的可能性，促使檔案數字化管理成為未來發展的趨勢。

人工智能技術以其強大的數據處理和分析能力，為檔案管理提供了新的思路和方法。通過應用人工智能技術可以實現檔案的智能化分類、檢索、保管和利用，大幅提高了檔案管理的效率和質量。例如，利用人工智能技術自動識別和分類檔案文件，能夠快速、準確地整理和歸檔海量檔案，提高檔案管理的效率和精度。同時，人工智能還可以通過數據挖掘和分析，發現檔案中隱藏的信息和規律，為管理決策提供科學依據。

一、人工智能在檔案管理工作中的作用分析

人工智能是一種將計算機科學應用更廣泛領域的智能設備，它具備與人類智力相當的反應能力，包含智能機器人、語音識別、圖像識別、自然語言處理和專家系統等多個層面。人工智能已經廣泛應用于多個行業并產生了良好的結果，成為驅使行業進步的核心動力。在數字化管理過程中，檔案信息的保密性和完整性是至關重要的，而傳統的管理方式存在信息被泄露和篡改的風險。人工智能技術可以通過數據加密、智能識別等技術實現對檔案信息的安全管理，保障檔案信息的安全性和可靠性。例如，通過人工智能技術可以實現對檔案信息的自動加密和權限管理，確保只有授權人員才可以查看和操作相關信息。

1.有助于創新檔案管理模式

以往的檔案處理通常是以人工處理的方式，把文件資料以書面形態儲藏于文件庫。信息時代，員工可以運用大數據和人工智能技術篩選和整理各類文件，并將其轉換為電子數據保存。通過使用電子文件管理方法，能夠有效增強文件的獲取和處理能力，進一步提升文件的管理品質與管理標準。

2.有助于強化人才隊伍建設

在常規檔案管理工作中，工作人員要投入大量的時間和精力去搜集、分析和儲存數據，以確保數據的完整性，給文件使用者提供有價值的建議。在人工智能環境下，檔案管理人員要精通各種數字化操作技術，并通過各種途徑提高其專業水平，促進檔案管理的速度更新和質量改革。同時，也可以在檔案工作變革期間增強他們的質量管理觀念，鞏固檔案行業持續發展的基礎。

3.有助于提高檔案應用價值

基于人工智能基礎上的檔案管理工作，不僅優化了檔案管理方式，使檔案信息的使用者利用人工智能獲取所需信息，為工作提供借鑒，還增強了檔案的實際應用價值。因此，應給予數字化檔案管理更多的關注，以增強檔案信息的使用效益，從而為檔案行業的發展打下穩固根基。

二、檔案數字化發展過程中存在問題

1.缺少必需的檔案基礎設施

沒有先進的數字化設備設施和技術支持，檔案數字化過程中可能會出現影像清晰度不高、文件格式不兼容、數據丟失等問題，影響數字化效果和可用性。此外，缺少存儲設備和網絡設施，也會使得檔案數字化后的數據難以有效管理和共享，限制了檔案信息的利用和價值發揮。因此，必須將傳統的文件實行數字化處理，以更好地促進檔案管理。通過將文件有效分類，提高檔案文件的使用和儲存效率。由于缺乏先進的工具和設備設施，導致檔案文件管理出現效率下滑及應用價值不足的情況。此外，檔案文件的整理與使用也存在一定問題。紙質文件數量眾多，數字化管理難度較高，無法完全確保檔案文件的管理和應用效果。由于沒有健全的管理體系，無法對數字化檔案文件的搜尋、儲藏和控制實施監管，進一步阻礙了檔案信息化應用和持續性發展。

2.缺乏全面的信息收集渠道

在開展檔案數字化管理時，信息獲取的方式過于單一。如果無法獲取全面、準確的信息和數據，可能導致數字化工作中遺漏重要信息、數據不完整或失真等問題，影響數字化結果的可信度和可用性。此外，缺乏全面的信息收集渠道也會影響數字化工作的規劃和決策，難以根據實際需求和情況有效調整和優化數字化工作，限制了數字化工作的進展。只負責整合和管理本部門所提供的信息，而其他部門的信息卻被忽略，導致無法收集全面、有效的數據，無法充分體現檔案管理工作的重要性。同時，收集檔案文件資料的方式過于簡單，大部分檔案資料源自紙質文件，內容以書面的形態展示，而聲像、影像及圖像等資料則比較欠缺。隨著人工智能的興起，檔案資料的分類處理方式也發生了明顯改變。員工有能力把各種形式的文件資料融會貫通，完成工作任務更加順暢。但由于長期受傳統觀念的束縛，一些職員已經形成了僵化的思維模式，只將紙質文件視為檔案資料，忽視了對其他類型檔案信息的搜集和管理。

3.缺乏優秀的檔案從業人員

檔案數字化工作需要具備一定專業知識和技能的人員來計劃、管理、執行和監督。然而，由于檔案數字化領域的專業性和技術性較強，很多機構和組織可能存在人才儲備不足、培訓不足、招聘困難等問題，導致缺乏優秀的檔案從業人員支持和推動數字化工作的開展。數字技術在檔案文件管理工作中起著重要作用，只有借助數字技術才能實現檔案文件管理方式改革的目標，但由于一些職員的專業技術水平不高，不能完成所規定的檔案工作標準。對于負責檔案管理的人員來說，必須具備豐富的業務操作能力和技術，并能依靠專門的知識來提升自身的工作成效，以確保所有的工作任務都能夠高效完成。但因為一些職員的專業技能較差，對檔案管理的成效產生了負面影響，無法為檔案管理的創新和進步提供幫助。

4.檔案質量問題

檔案數字化是檔案事業發展的重要方向，但在數字化過程中存在著檔案質量問題，這是一個不容忽視的挑戰。在數字化過程中，可能會出現信息丟失、損壞或錯誤識別的情況，導致數字化后的檔案質量受損。在數字化處理時，需要確保所有文檔和數據都能夠完整地轉換為數字形式，避免信息丟失或不完整導致檔案內容的缺失。為確保信息的完整性，可以采用多次備份、校驗和審核等措施，確保每一份檔案都經過嚴格的檢查和核對，避免信息丟失或錯誤。在數字化過程中，可能會出現文檔損壞、掃描錯誤或者識別錯誤等情況，導致數字化后的檔案內容與原始信息存在偏差。為確保信息的準確性，需要提高數字化設備的精度和穩定性，加強人工審核和校對工作，避免產生誤差，確保數字化后的檔案內容與原始信息一致。數字化后的檔案應該具備清晰的圖像和準確的文本信息，便于用戶查閱和利用。為確保信息的可讀性和可訪問性，可以采用標準化的數字化格式和元數據描述，提供適當的檢索工具和查詢接口，確保用戶能夠方便地查找和獲取所需信息。

三、人工智能促進檔案管理數字化發展策略分析

1.立足檔案管理數字化，建立完善的管理制度

以往的錯誤觀念認為數字化檔案管理就是利用電腦操作，但這并不能有效推動檔案工作的數字化和信息化開展。檔案的數字化管理與傳統的檔案管理存在著顯著的差異，要求工作人員清楚地知道數字化檔案的涵蓋范圍，并將其視為工作準則，通過運用數字化技術來完成相應的任務。要加大對基礎設施的投入，以確保檔案數字化管理的物質保障。對于數字化檔案管理的需求，需要優先考慮的是基礎設備設施的購置和建設，以便為檔案管理的實施提供物質和技術上的支持，從而推動檔案管理任務順利完成。還應明確數字化檔案管理的流程與規范，并根據各個步驟制定工作流程和操作準則。同時，也應當嚴格遵守相關規章制度，以便更好地收集檔案信息，從而為提升檔案管理質量打下堅實的基礎。

2.關注檔案管理數字化，拓寬收集渠道和方法

檔案管理部門的主要職責是利用詳盡且真實的檔案資料來實現檔案數據的參考價值。在實際執行過程中，要采用多樣化的手段獲取檔案資料，以確保文件資料的準確性和完整性，進一步提高文件資料的參考價值。在對數字文件的管理過程中，不但要確保所有部門的檔案文件都被妥善儲存，還要激勵文件管理者積極參與，運用大數據技術搜集由各個部門創建但尚未上報給檔案管理部門的文件，以此拓寬文件的搜集途徑，增強文件信息的管理成效。同時，要增加檔案文件的種類。在對數字化檔案管理時，要特別強調“數據庫”，把所有的資料匯總并儲存在數據庫里。在以往的檔案管理過程中，常常過于關注搜集文字資料，卻忽視了視頻和照片資料的儲存。因此，必須改變舊的資料管理方式，運用人工智能搜集各種檔案資料，以提高檔案資料的電子化處理水平，推動數字化檔案管理目標的實現。

3.實現檔案管理數字化，優化檔案管理平臺建設

在人工智能環境下，如果想要借助人工智能的力量提高數字化檔案管理效率，需要搭建數字化管理系統，為提高文件管理效率奠定穩固的基礎。首先，根據檔案管理需求，構建數字化管理平臺，方便整合管理檔案信息。檔案管理機構應改進數字文件的管理架構，以便提供更專業的技術服務。要確保檔案數字化管理平臺可以與其他信息系統互通，為保障系統的一致性，在開始構建檔案數字化平臺之前，要了解其他系統的構建規范和數據處理規范，才能更有效地實現信息資源的共享。同樣，也需要更高級別的維護與優化數據系統，細致地維護數字化文件管理系統，提升各環節的工作品質和管理效能，確保文件管理系統的穩定運行。

通過整合數字化文件管理系統，實現在互聯網框架下各項業務的審核更加智能、自動和便捷。擁有對文件自身即時分析和解讀的技術，同時也能夠融入與數據庫相關的數字化文件管理系統平臺，為企業實施快速發展戰略提供了強大的技術支持。另外，還需要借助信息科技，構建一個涵蓋互聯網和局域網的智能檔案信息資源及安全管理體系。實現對文件的即時在線復制，完成文件的網絡復制和遠程復制，進一步確保文件信息資源的安全。

4.實現檔案管理高效化，加強管理人才隊伍建設

在人工智能環境下，管理者需要熟練運用人工智能和現代信息科學的相關知識，優化檔案文件的處理方式，有效完成檔案機構文件處理任務。

第一，邀請經驗豐富的檔案管理專家，目的在于使每名檔案管理人員都可以學習數字化檔案管理的相關知識。另外，請到會的專家與參加會議的檔案工作者展開交流，共同分享他們的操作方法和實踐經驗。因此，檔案管理人員能夠通過學習，增強他們對數字文件管理方面知識的了解，收集更多與數字文件管理相關的信息，建立正確的數字文件管理意識，進一步推動數字文件管理行業的發展與進步。

第二，針對數字化文件管理相應的法律法規開展內部培訓。在培訓期間，對檔案文件管理的流程、數據處理準則、檔案管理體系等方面做出詳盡的分析，制訂科學的培訓計劃，使檔案管理人員在學習過程中建立完整的知識體系和思維能力。通過精心策劃各類培訓活動，能夠衡量檔案人員的學術水平與實操技巧，從而為管理項目的執行提供支持。

第三，通過吸納人才策略提升檔案管理團隊的素質。數字化檔案管理不僅是我國檔案管理工作進步的必要路徑，同時也是檔案管理專業人才培養的關鍵要素。為提高檔案管理水平，促進檔案數字化的建設與發展，檔案管理部門應當主動吸納人才，通過校企合作方式或者面向社會招聘，篩選出具備檔案處理技術和檔案理論知識的專業人才，從而解決檔案工作者的專業技術與職業素質等問題。在引進新的人才資源時，要明確數字檔案管理崗位對員工的具體要求，制定適宜的檔案崗位標準，并結合適當的考核機制，提升檔案專業人才的培養效果。

第四，制定多樣化的檔案人才培養方案。首先，邀請擁有深厚理論知識和實踐經驗的檔案專家，闡述管理類、建設類、技術類、工程類等多元化檔案的編排要點與操作流程。同時，解答檔案審核與移交階段可能出現的一些普遍性問題；其次，經過深入研究管理類和建設類檔案，更加明確檔案處理的標準及檔案整理的流程。同時，各個部門要協同開展內部培訓，圍繞檔案數字化管理的重要性，實施檔案數字化管理的必須性和在執行檔案數字化任務過程中需要關注的問題，詳細說明和演示關于檔案數字化管理和運用的技能。

四、結語

當今社會，數字化檔案管理已經成為時代發展的潮流，被視為一種能夠顯著提升文件處理品質的有力手段。但是，如果缺乏健全的管理體系和專業的管理團隊，就會對檔案管理的質量和效率產生影響。要有效解決這個問題，需要建立健全管理體系，改進檔案信息的獲取途徑和方法，構建一個數字化的管理系統，并以此作為檔案管理的橋梁，推動醫療機構的檔案管理工作向著智能化的方向開展。同時，還需要清晰地規劃檔案管理步驟，并通過培訓組建專業化的檔案管理團隊，使其能夠熟練運用人工智能和數字化管理技術，為檔案管理創新提供強大的技術支持，從而推動檔案管理工作順利開展。

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作者單位：山東明圖信息科技有限公司