淺析人工智能在檔案管理中的應用與發展

摘 要：隨著時代的發展，信息技術已經逐漸深入人們生活的各個方面，在檔案管理領域，信息技術也得到了很好的應用。從檔案管理的角度來看，信息技術在檔案管理中的應用可以更好地提高檔案管理工作的效率。同時，也可以實現對檔案信息資源的優化和整合，進一步推動檔案管理工作的開展。因此，如何充分利用人工智能技術來實現對檔案信息資源的開發和利用是檔案管理未來發展研究的重點問題。文章分析了人工智能在檔案管理中應用的必要性，探討了人工智能在檔案管理應用中存在的問題，并提出了人工智能在檔案管理中應用發展的建議，為更好地在檔案信息資源的開發利用中應用人工智能技術提供參考。

關鍵詞：人工智能；檔案管理；應用策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著時代的發展，人工智能技術逐漸成為當今社會發展的一大趨勢。同時，應用人工智能技術也逐漸成為檔案管理工作的重要內容。人工智能技術與檔案管理工作的融合不僅可以有效提高檔案管理工作的效率，還可以實現對檔案信息資源的有效整合，為后續的開發和利用提供支撐。目前，人工智能在檔案管理實際工作的應用中還存在許多問題，如人工智能技術自身存在技術壁壘、管理人員綜合素質參差不齊等。為了有效解決這些問題，在未來的工作中，應該將人工智能技術與檔案管理實踐相結合，不斷創新人工智能在檔案管理中的應用模式。同時，也要加強對人工智能技術在檔案管理日常工作中的監督和指導，使其能夠更好地為檔案管理工作服務。

一、相關概念

人工智能是當前社會發展中的一項重要技術，它是一種通過計算機來實現對人類思維活動開展模擬的智能系統。人工智能具有適應和學習的特性，同時也具備一定的自我識別能力、自我理解能力以及自我組織能力。當前，人工智能已經廣泛應用于各個領域，逐漸成為推動社會發展的一項重要技術。人工智能在檔案管理工作中的應用主要是指將人工智能技術與檔案管理工作實施有效融合，使其可以在一定程度上提高檔案管理工作的效率和質量。具體來說，人工智能技術可以通過分析大量數據信息來實現對檔案信息資源的有效開發和利用。同時，人工智能還可以實現對檔案信息資源的高效規整與參數化分類。另外，人工智能可以通過對人類思維活動開展模擬來提升檔案管理工作的質量，從而更好地為檔案事業發展提供保障。

1.檔案管理工作現狀

當前，大多單位的檔案管理模式相對比較傳統，主要還是依靠紙質檔案，但紙質材料隨著年限的增加以及時效性的影響會產生諸多弊端。隨著時代的發展，檔案管理工作也逐漸走向了數字化，檔案數字化在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。目前，我國很多地區的檔案管理工作還是以人工管理為主，導致在實際工作中很難實現對信息資源的有效整合和開發，無法使信息資源得到更加有效的利用。為了能夠更好地提高檔案管理工作的效率和質量，應該積極運用人工智能技術對其實施創新和優化。但是，基于人工智能技術具有很強的專業性和技術性，在應用到檔案管理工作中時，需要培訓信息化專業檔案人才才能實現專業化的信息管理。

2.人工智能技術在檔案管理中應用的重要性

在檔案管理工作中應用人工智能技術，可以使檔案管理工作更加高效、便捷。同時，也可以提高檔案信息資源的利用效率。首先，人工智能技術可以處理傳統檔案管理工作中大量重復性、低效率的工作，可以幫助檔案管理工作人員及時發現問題；其次，人工智能技術可以將一些檔案信息資源實施更加深度的開發，使其更加符合人們的實際需求。同時，也可以使檔案信息資源得到有效的開發和利用。例如，通過將人工智能技術與檔案館相結合，可以使檔案館的檔案信息資源得到更好的利用，讓檔案信息資源更好地服務于大眾。通過上述分析可以看出，人工智能技術在檔案管理工作中的應用是非常重要的。目前，我國在這方面的工作相對來說比較滯后，導致人工智能技術在實際工作中應用效果不理想，無法真正發揮人工智能技術的優勢。此外，由于相關法律法規還不夠完善，也導致人工智能技術在實際工作中很難得到有效的保護。

二、應用人工智能技術的必要性

人工智能技術作為當前社會發展的重要趨勢，其應用已經成為國家發展和社會進步的重要標志之一。因此，在檔案管理中應用人工智能技術具有非常重要的意義。

首先，從檔案管理的角度來看，人工智能技術能夠更好地實現對檔案信息資源的開發和利用。隨著互聯網和大數據時代的到來，信息技術已經成為人類社會發展中必不可少的一種資源，尤其是在檔案管理領域。在傳統的檔案管理中，由于受到多種因素的限制，導致檔案信息資源難以得到有效整合。在我國政府機構改革以及企業改制等過程中，因各種原因導致很多的檔案信息資源被分散到不同部門管理，造成很多檔案信息資源的重復建設和管理成本的浪費。人工智能技術可以實現對企業檔案信息資源的有效整合和利用，不僅能夠有效解決傳統檔案管理中存在的問題，還能夠幫助企事業單位更好地開展檔案管理工作，實現價值最大化。

其次，從檔案管理的角度來看，人工智能技術具有較強的自動化能力和較高的智能化水平。人工智能技術是一種通過模擬人類思維來實現對機器程序實施設計和運行的一種技術手段，其可以通過計算機來對人類思維開展模擬和實現。在檔案管理中應用人工智能技術主要是通過對人的思維活動開展模擬，實現對計算機程序設計、機器學習和模式識別等。在企業經營發展過程中會產生大量的文件材料及其他相關業務資料，在傳統的檔案管理模式中需要投入大量的人力資源與時間，很難實現有效的整合和優化，而應用人工智能技術可以很好地解決這一矛盾。在這一過程中，人工智能技術不僅可以提高檔案信息資源管理效率，還可以進一步提升企業整體的工作效率和質量，從而更好地實現規范、快捷、高效的檔案管理與服務理念。

最后，從國家發展和社會進步的角度來看，人工智能技術在檔案管理中的應用具有重要意義。人工智能技術可以有效推動社會經濟發展，在信息社會發展過程中，隨著互聯網、大數據等現代信息技術的快速發展和普及應用，我國社會經濟發展已經進入一個新的歷史時期。在這種形勢下，傳統的檔案管理模式已經不能適應新時期對檔案信息資源管理工作提出的要求，將人工智能技術應用于檔案管理中可以更好地滿足社會對檔案信息資源管理工作提出的新要求。

三、人工智能技術應用在檔案管理工作中存在的問題

雖然人工智能技術在檔案管理中的應用具有非常重要的作用，但是當前在檔案管理中應用人工智能技術還存在著一些技術壁壘，需要引起足夠的重視。

首先，人工智能技術在檔案管理中的應用還不夠成熟。當前，很多企業在檔案管理中仍然采用傳統的檔案管理模式，這種檔案管理模式具有一定的局限性。從目前的情況來看，很多企業在檔案管理中仍然采用人工查找和手工錄入等傳統的檔案管理手段，不僅會降低企業檔案管理人員的工作效率與質量，還會造成企業的資源浪費。隨著我國人工智能技術水平的不斷提高，越來越多的企業開始使用人工智能技術開展檔案管理工作。然而，目前企業在利用人工智能技術開展檔案管理工作時還不夠成熟，主要存在以下幾個方面：一是人工智能技術在檔案管理中的應用不夠普及，尤其是一些中小型企業還沒有將人工智能技術應用到企業內部的檔案信息資源開發和利用工作中。盡管人工智能技術能夠對各種類型的數據實施統一收集和整合，從而實現對企業內部各種類型數據信息資源的高效利用。但從目前情況來看，在人工智能技術的應用上還存在一些問題，如沒有將人工智能技術應用到企業內部的數據處理工作和處理系統中，主要是因為缺乏相應的人才、資金、設備設施及技術支持。因此，現階段還需要提高將人工智能技術應用在檔案管理工作中的重視程度，加大對人工智能技術在檔案管理領域應用的分析研究與探討。

其次，檔案信息資源開發和利用存在一定的局限性。從目前的檔案信息資源開發和利用現狀來看，企業在檔案信息的采集方面主要依靠傳統的人工采集方式。雖然這種收集方式具有一定的優勢，但傳統的檔案管理模式也會給企業帶來一些負面影響。比如在對企業內部數據庫各種類型數據實施收集時，傳統的人工收集方式會導致信息遺漏、重復收集等問題。

最后，人工智能技術在檔案管理中的應用存在一定的泄密隱患。人工智能的發展給檔案管理工作帶來了機遇，也帶來了挑戰。一方面，在利用人工智能技術開展檔案管理時，存在一定的安全隱患。例如，黑客可以利用人工智能技術對信息實施竊取，可能會造成數據被泄露等問題；另一方面，在利用人工智能技術實施檔案管理時，也可能出現一些侵權行為。比如人工智能技術可能會侵犯到檔案信息資源的所有權、隱私權等。

四、檔案管理中應用人工智能的建議

1.加大對人工智能技術的開發力度

應不斷加大對人工智能技術的開發力度，為人工智能在檔案管理中的應用提供更多的支持和保障。首先，要加大對人工智能技術的研發力度，不斷創新人工智能技術，提高人工智能技術在檔案管理中的應用水平和能力。其次，要加強對人工智能技術人才的引進和培養，為更好地應用人工智能技術奠定堅實的基礎。最后，要建立健全人工智能檔案管理法律法規體系，以防止侵權行為，確保檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.強化檔案管理人員專業技能的培訓

檔案管理人員是檔案工作開展的主要力量。因此，在檔案管理工作中應用人工智能技術時，檔案管理人員必須具備較高的信息化專業技能水平，要不斷提升檔案管理人員的基本素質和專業能力，將其培養成綜合型信息化人才。另外，要定期對檔案管理人員開展人工智能專業知識和信息化技能的培訓，明確人工智能信息化的權限，一旦發現侵權行為或安全隱患應立即尋求專業技術支持，幫助其掌握更多的專業知識和技能，不斷提高檔案綜合管理水平與服務意識。

3.構建完善的檔案管理制度體系

首先，加強檔案管理工作的規范化。要對檔案管理制度實施完善和優化，保證各項規章制度能夠得到有效落實；其次，要加強對檔案管理人員的監督和指導，促使其更加積極地參與到相關工作中，提高工作效率；最后，要建立健全績效管理機制，加強對相關工作人員工作過程和結果的評價和監督。

4.建立健全人工智能在檔案管理中應用的安全機制

首先，要加強對人工智能技術的監管力度，確保人工智能在檔案管理中應用的安全性；其次，要加強對人工智能技術的保護力度，確保其在檔案管理中應用不會受到網絡病毒、黑客等因素的影響。要不斷完善檔案管理人員的知識結構，使其具備較高的政治素養和職業素養，能夠準確把握人工智能技術在檔案管理中的應用。同時，應注重構建“人工智能+檔案安全管理”體系，即是針對物理層、網絡層、傳輸層以及載體介質等組成的檔案生態系統實施監督管理，重點利用人工智能強化檔案信息載體安全性、庫房安全性、通信安全性以及存儲安全性等，加固安全防火墻。例如，在庫房安全管理中，可借助人工智能技術實時感知和跟蹤檔案存放的位置、庫房“八防”狀況，依托智能管理系統處理感知數據，形成完善的安防體系，實現對檔案實體的自動化管理。建立健全的人工智能檔案管理法律法規體系，嚴格規范和約束人工智能技術的使用，使人工智能在檔案管理工作中變得更加安全可靠。

5.加快完善我國人工智能檔案管理平臺

建議加快建立全國統一的“國家檔案數據庫”和“國家電子文件與電子檔案管理平臺”。首先，要建立統一的智能檔案管理軟件，加強對各地區、各部門之間的數據資源整合與共享。其次，要加強對檔案管理人員的專業技能培訓，使其能夠掌握人工智能技術，并將其應用到檔案管理工作中去。最后，保障人工智能檔案管理平臺對接業務需求，引入技術應用評估，評價平臺性能和風險，及時解決不確定性和復雜性所帶來的危機。如利用自然語言處理技術、語音處理技術以及計算機視覺技術等，實現對檔案的智能分類和文字處理，實現對檔案管理的程式化改造。

綜上所述，智能時代的到來推動著各個行業不斷地進步與發展。作為智能時代重要組成部分的檔案管理工作也應緊隨時代步伐，不斷創新、發展和完善。

五、結語

在人工智能技術不斷發展的背景下，人工智能技術在檔案管理領域的應用具有十分重要的意義。首先，人工智能技術可以提高檔案管理工作的效率。尤其是在檔案的收集、整理和利用方面，通過采用人工智能技術，可以使檔案管理人員更加高效地完成工作，從而提高工作效率和質量；其次，利用人工智能技術可以促進檔案信息資源的整合和共享，進而能夠更好地提升檔案管理工作的質量和水平；最后，在人工智能技術不斷發展的背景下，檔案管理工作人員要能夠對自身工作實施創新和改革。具體來說，要能夠利用人工智能技術不斷優化自身的業務流程。同時，也要不斷更新自身的管理理念。此外，檔案管理工作人員還應該加強與其他部門之間的合作交流，推動人工智能技術在檔案管理中的應用，為社會提供更加優質的服務。

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作者單位：福州市自來水有限公司