文書檔案管理規范化建設研究

摘 要：文書檔案管理被認為是國家治理的重要組成部分，在社會經濟發展的新形勢下，各單位文書檔案管理的復雜程度明顯增加。在此背景下，文章詳細分析了當前文書檔案管理中存在的問題，包括文書檔案管理主體的規范性較差、文書檔案管理手段單一且落后等。之后，從規范化建設角度出發，對未來文書檔案管理工作提出了可行性意見，包括積極推廣文書檔案管理制度化建設、創新文書檔案管理方法等。文章還從智能化技術角度出發，進一步闡述了未來文書檔案規范化管理的策略，希望為全面提高相關單位文書檔案管理能力奠定基礎。

關鍵詞：文書檔案；規范化管理；智能庫房；管理制度；檔案管理手段

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的相關內容可知，文書檔案作為保障群眾利益的基石，實現檔案事業高質量發展已經成為相關部門關注的重點內容。在此背景下，我國政府積極推動文書檔案管理工作科學化開展，并取得了滿意的效果。但不容忽視的是，當前我國部分單位的文書檔案管理工作模式變革進度慢，已經無法適應新的工作需求，也無法滿足公眾日益增長的利用需求，在一定程度上掣肘了當地的經濟進一步發展。為解決上述問題，應主動尋找文書檔案管理規范化建設的科學路徑，這也是本文研究的主要目的。

一、當前文書檔案管理中存在的問題

1.文書檔案管理主體規范性較差

從宏觀角度看，文書檔案管理主體包括檔案局以及相關機關、團體，而從微觀看則是指參與文書檔案管理的各級工作人員。通過對檔案文書管理工作的研究發現，管理主體規范性差的問題已經成為影響工作質量的重要因素，主要體現在以下幾方面。

（1）文書檔案管理主體的配合效果差。文書檔案管理的復雜程度高，需要單位內部各個部門之間的有效配合，但就目前而言，各個主管部門在文書檔案管理中一直存在配合不當的問題，嚴重影響了工作質量。例如，各科室在文書檔案立卷上存在差異，其標準不統一，導致重要文書檔案歸檔較為混亂，甚至出現重復立卷歸檔和不歸檔的情況。以業務科室為例，由于單位業務科室的工作量大，所產生的文書檔案數量多，需要工作人員多次整理上交。檔案管理部門在發現相關質量問題后需及時與歸檔人員對接，歸檔人員可能面臨多次更改與歸檔等操作，甚至部分文書檔案需要多次循環歸檔，發生質量問題的概率更高。除此之外，部分職能部門本著“多一事不如少一事”的原則，在文書歸檔中出現相互推諉的情況，造成文書檔案資料不全，影響了檔案質量。

（2）部分文書檔案管理人員的綜合技能不達標，影響了文書檔案規范化管理效果。目前，文書檔案管理依然需要人工處理，包括從文書檔案的采集到利用都需要工作人員的親力親為。因此，工作人員對文書檔案管理質量有直接影響。根據現有文書檔案人員隊伍建設情況來看，大部分工作人員具有較高的基礎理論知識，且工作能力較強，但隨著信息系統與文書檔案工作的結合，文書檔案管理工作對相關人員的綜合技能，尤其是信息技術水平提出較高的要求。但受到現有人才隊伍平均年齡較高、信息技術培訓工作滯后等因素影響，在一定程度上影響了工作人員的技能水平。除此之外，也有學者通過對當地政府部門文書檔案管理的調查發現，全市檔案專業技術人才的數量不足500人，單位檔案管理專業技術人員不足5人，且幾乎無研究生及以上學歷工作者，導致當地文書檔案規范化管理效果較差。

2.文書檔案管理手段單一且落后

（1）文書檔案管理手段單一

目前，相關部門在文書檔案管理中依然采用生硬的行政管理方法，即在堅持政府部門為主體的基礎上，強調通過強制以及直接手段負責檔案管理工作，此類自上而下的領導方式雖然可以滿足文書檔案管理的基本要求，但在政府職能轉變的大環境下，此類行政式的管理手段已經無法適應最新的工作要求，尤其是在社會主體橫向增加的大背景下，政府部門文書檔案所涉及的主體呈現出多元化發展模式，檔案資源從政府部門向社會各階層輻射的變化趨勢越來越明顯。因此，這種單一的管理方案弊端越來越明顯，可能會造成文書檔案供需不對稱等問題，無法更好地服務于廣大群眾。

（2）文書檔案管理手段落后

目前，政府部門在文書檔案管理中基本實現了信息化，但工作人員對信息系統的功能開發過于淺顯。例如，在文書檔案管理中僅能通過系統完成查閱、錄入、下載等功能，而數字文書檔案尚未完全推廣，可見文書檔案的數字化、智能化建設尚有較大的提升空間。同時，相關學者在對當地文書檔案管理部門的調查中發現，即使在檔案信息化建設如火如荼開展的大背景下，傳統人工翻閱實體檔案的情況仍然屢見不鮮，說明當地電子檔案的利用率不高，值得關注。

二、文書檔案管理規范化建設的思路

1.積極推廣文書檔案管理制度化建設

（1）完善文書檔案歸檔制度

在文書檔案規范化管理中，工作人員應在原有檔案管理規定的基礎上完善歸檔制度，主要包括：第一，明確文書檔案歸檔管理的崗位責任，詳細說明各部門在檔案歸檔中的收集、整理、檢索、交接的工作步驟，確保各職能部門能夠主動配合文檔部門開展工作；第二，認識檔案管理信息系統的作用，在歸檔制度中明確該系統權限設定方案、使用要求、日常瀏覽管理等內容。對于當前技術成熟的電子檔案，在該制度上也應詳細說明電子檔案的格式、掃描方案以及關鍵文書檔案數據庫備份的要求；第三，文書檔案歸檔制度應結合本單位各職能部門的實際情況深化相關細節，詳細描述職能部門、檔案部門之間的交接時間以及交接流程等，保證工作流程清晰明了，各職能部門能夠嚴格按照規定開展工作。

（2）建立健全文書檔案管理人事制度

首先，在文書檔案工作人員管理中應高度重視人才隊伍建設，建議擴大文書檔案編制人員數量，面向社會與高校招收具有較高檔案管理技能與信息技能的復合型人才，確保能在第一時間解決檔案管理對人才的需求。

其次，應避免文書檔案工作人員隊伍出現嚴重的人員流動，維持現有工作隊伍的穩定。為實現上述目標，可以考慮將人才隊伍建設納入績效考核工作，提升文書檔案工作的重要性，保障相關工作人員的主體地位，有助于檔案工作人員隊伍的穩定性。

最后，應通過技能培訓的方式強化其文書檔案管理能力，主要培訓內容包括：（1）做好文書檔案管理日常技能培訓。本環節培訓工作中不僅要詳細介紹檔案管理工作的基本要求，還應重點說明各類硬件設備設施的操作方案，通過老帶新模式詳細介紹各類打印機、檔案管理系統以及掃描儀的操作方法，提高檔案工作人員的崗位適應能力。（2）主動開展文書檔案培訓教育。在人員教育中不應摒棄基礎的檔案管理知識體系，如介紹《中華人民共和國檔案法》等權威規定，也可以結合當地出臺的檔案文件整理與實施細則展開培訓，不斷夯實檔案工作人員的技能基礎。（3）開展針對信息化的培訓工作，如介紹電子檔案管理的最新動態或者通過技術座談會等說明大數據文書檔案軟件的功能開發情況，實現檔案管理工作的與時俱進。

2.創新文書檔案管理方法

（1）構建文書檔案協同管理模式

在政府職能拓展的大背景下，文書檔案的公共服務能力得到更多人的關注，隨著政府文書檔案服務對象數量增多，構建協同管理新模式已經成為不可忽視的發展趨勢。

其中，政府部門作為文書檔案管理的主體，在日常工作中應主動承擔資料采集、整理以及保管等責任，并能根據日常工作要求及時完善管理規定。在政府部門統一管理的基礎上，鼓勵國有企業、社會組織等參與到文書檔案規范化建設工作中，提升工作效能。例如，通過社會組織承擔部分文書檔案管理工作，包括文檔的日常整理以及查閱服務等，也可以在文書檔案管理中引入社會監督機制，由公民監督檔案管理工作開展情況，并鼓勵公民提出科學、可行的改進意見。

（2）全面落實“依法治檔”工作

首先，文書檔案管理規范化建設依靠法律法規的支持。因此，在日常管理工作中應嚴格遵守相應的法律法規要求，創設良好的社會法治環境。例如，政府部門可以利用國際檔案日等機會面向社會主動解讀我國的檔案管理規定，說明《中華人民共和國檔案法》的內容、價值，闡述文書檔案管理的法律地位等。在日常工作中，要求全體檔案工作者應以法律為準繩，做好文書檔案質量管理，更好地維護廣大群眾的合法權益。

其次，應高度重視文書檔案透明化管理，保證政府文書檔案管理的全過程透明公開，充分調動群眾監督的積極性，讓群眾監督的作用得到有效發揮。因此，可以通過普法教育等一系列手段，介紹政府部門開展文書檔案管理的基本流程，說明文書檔案管理在社會服務、推動經濟發展中的作用，深化“依法治檔”的重要性。

3.提高文書檔案管理效率

（1）構建一體化文書檔案服務模式

在大數據技術賦能下，政府在文書檔案規范化建設中可以主動構建一體化文書檔案服務模式，通過打造一體化服務平臺等措施提高文書檔案的利用效率。因此，建議各地區積極開展文書檔案與其他部門聯動機制，整合檔案管理部門以及其他職能部門的崗位責任，為廣大公民提供實時申請、異地辦理等服務。一方面，應通過機關單位電子文檔快速歸檔的方式，簡化不同檔案的審批、核對手續，實現所有檔案快速入檔，降低文書檔案流失發生率；另一方面，應真正實現讓群眾少跑路，當群眾或者企業、社會組織對文書檔案有使用需求時，可以通過手機App實現一鍵申請，真正利用信息技術服務群眾。各地區可以參照遼寧省的成功案例，當地通過《遼寧省一體化政務服務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》，實現了文書檔案與電子系統、一體化平臺之間的有效對接，將所有重要檔案管理部門整合為一個模塊。經上述改造后，海量的文書檔案可以在短時間內形成數字庫，并上傳至云端，滿足不同用戶或者組織的使用要求。

（2）通過社會力量提高文書檔案管理效率

對于政府部門而言，實現文書檔案規范化建設是一件利國利民的大事，在對文書檔案需求量不斷增加的情況下，需要盡可能引入社會力量提高工作效率和質量。①可以引入第三方社會培訓力量，由具有專業教育能力的高校以及社會繼續教育組織承擔檔案工作人員技能培訓工作，提高培訓的效率。②在信息系統功能創新階段，可以通過招標方式選擇具有高超專業技術水平的科技公司承擔文書檔案系統的開發、升級以及培訓工作。③行政單位短期內出現大量積壓文書檔案情況時，也可以選擇具有較高知名度或者長期合作經歷的檔案服務公司，爭取在短時間內解決檔案管理中面臨的實際問題。

綜上，利用社會力量可以顯著提高文書檔案的管理效率，實現了行政事務與市場的高度結合，成為提高檔案管理水平的重要組成部分。

三、基于智能庫房視角下的文書檔案管理分析

智能庫房是智能技術與文書檔案庫房管理的相結合，在檔案管理規范化建設的大背景下，利用智能化手段無疑是提高管理效能的重要措施。

1.智能檔案庫房的構成

2.智能檔案庫房的功能

目前，構建智能文書檔案庫房是實現檔案規范化建設的重要組成部分，其功能集中在以下幾方面：

（1）提供智能融合。在文書檔案管理中，通過智能設備可以改變傳統人工接收、盤點與上架等操作，該庫房可以利用物聯網以及5G等提供各類文書檔案的自動化服務，如快速識別文書檔案編碼、利用現場機器人歸類檔案等，具有更高的文書檔案處理精度與歸檔效率。工作人員有檔案查詢需求時，智能系統只需要通過語音識別系統收錄關鍵詞，就可以生成相應的文書檔案詞條，提高服務能力。

（2）實現文書檔案的智能感知。在智能化技術中，通過全面感知模式可以完成庫房中檔案實體、環境變化的綜合感知，與傳統人工工作模式不同的是，智能庫房的全面感知是在數據庫檢測及BAS接口基礎上實現的，能夠有效識別文書檔案的狀態以及內部環境變化。同時，該系統也能快速識別庫房內部的環境變化情況，如有無濕度、溫度或者煙霧異常等，可以最大限度地保證文書檔案資源的安全。

3.以人為本管理原則

智能文書檔案庫房建設并不意味著淘汰工作人員，而是要關注工作人員的參與度與綜合技能情況，在一系列人機交互模式下發揮智能系統優勢，提高系統建設水平，包括實現系統功能架構的更新、迭代。因此，智能庫房對工作人員的綜合技能提出了更高要求，不僅要重視保護文書檔案，提高資源利用率，還要將服務內容延伸至工作人員的健康保護上。

四、結束語

實現文書檔案管理規范化建設是應對未來工作需求的關鍵。檔案管理規范化需要從工作方式、制度建設等方面提供必要的支持，在主動創新工作思路的基礎上，采用各種科學、合理的方式提高工作效率，保證實現規范化建設目標。在當前的技術條件下，打造文書檔案智能庫房是一種科學、可行的方案，能夠為強化檔案管理效能奠定必要基礎，值得關注。

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作者單位：陜西陜煤韓城礦業有限公司