關于如何做好事業單位人事檔案管理的思考

摘 要：為提高事業單位人力資源管理效率和質量，適應新時代發展要求，事業單位應結合自身情況，優化人事檔案管理工作，更新管理理念和方法，保證檔案管理的科學性、有效性。為做好事業單位人事檔案管理，文章分析了做好事業單位人事檔案管理的重要意義，研究了事業單位人事檔案管理的基本要求，包括真實性、全面性、保密性與動態性，著重探究了做好事業單位人事檔案管理的主要策略，如加強基礎建設、深化服務意識、改革管理體系、建立長效機制、完善管理功能等，希望能夠對相關工作提供一定幫助。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

人事檔案管理是事業單位的重要工作內容，記錄了工作人員詳細信息，包括個人知識背景、工作業績、調動情況以及獎懲情況等，是單位實現科學決策的關鍵性依據。但就現階段事業單位人事檔案管理情況來看，仍存在服務意識欠缺、基礎設施落后、管理機制不健全以及信息化建設不足等問題，降低了人事檔案管理質量和效率。因此，為保障事業單位持續穩定發展，優化人力資源管理工作，做好人事檔案管理尤為重要。

一、做好事業單位人事檔案管理的重要意義

1.優化人力資源管理

當前，就環境衛生服務中心工作開展情況來看，影響服務質量的主要因素在于專業人才的欠缺和工作人員專業能力不足。因此，環境衛生服務中心要提高對人力資源管理工作的重視。人力資源管理工作涉及范圍廣、實施過程相對復雜，需基于完善的管理依據，開展高質量的管理工作。在工作期間，需全方位了解基層員工工作與個人狀況，以人事檔案為依據，開展科學的人力資源管理，保證管理的客觀性和合理性。加強人事檔案管理，是促進人力資源管理優化的關鍵。

2.提供行政管理輔助

環境衛生服務中心的行政管理工作，與單位總體的管理成效、工作質量和服務效果有直接關聯。提升行政管理工作質量，服務中心能夠提供更高質量的服務，提高工作效率，滿足群眾需求。行政管理工作在開展期間同樣也要依靠人事檔案，通過人事檔案分析中心內部發展情況，進而制定針對性管理對策，保證行政管理決策的科學性和合理性。

3.促進資源優化配置

就環境衛生服務中心工作需求而言，人才、技術、設備是關鍵性資源，資源的優化配置直接關系到服務中心的工作成效，尤其以人力資源的優化配置影響力最為突出。只有做好人力資源優化配置，合理調配專業人才，培養人才、利用人才，充分發揮人才在專業領域的優勢，才能促進中心工作的高效開展，協同完成各項工作，提高服務中心的服務水平。

二、事業單位人事檔案管理的基本要求

1．真實性

在事業單位人事檔案管理中，檔案信息直接關系到人力資源管理和行政管理工作的合理性，只有保證檔案信息準確、真實，才能確保管理效果。若人事檔案中有作假等情況，必須及時追究相關責任，加強檔案審核，做好對檔案資源的全方位把控，對比分析檔案信息，保證事業單位人事檔案信息的真實性。

2.全面性

事業單位工作性質相對特殊，相比于一般企業而言，事業單位的不少工作需要在人事檔案中加以記錄。事業單位人事檔案需全面記錄相關工作人員從入職到調動的全過程，包括考核、獎懲、晉升等，在檔案中充分體現。為保證人事檔案的有效性，必須做到人事檔案內容的全面性。

3.保密性

事業單位人事檔案包含工作人員的大量個人信息，還包括部分工作內容，有些信息是不可以被泄露的。因此，要想做好事業單位人事檔案管理，必須保持嚴謹的態度，避免信息被泄露，保證人事檔案的保密性。

4.動態性

事業單位的工作并非一成不變，工作人員的個人成長和工作經歷也是隨之變化的。在不同工作開展過程中，會不斷產生新的資料需要及時歸檔，確保人事檔案能夠持續更新和完善，實現人事檔案管理的動態化，以呈現出實時有效的工作人員基本信息。

三、做好事業單位人事檔案管理的主要策略

1.加強基礎建設

事業單位人事檔案管理工作的開展，基礎建設是前提條件。對此，事業單位必須重視人事檔案管理工作，加大投入力度，為人事檔案管理提供更好的環境和有利條件。一方面，要加大資金投入，將更多資源偏向于人事檔案管理，促進管理工作落實完善；另一方面，要加強基礎設施建設，更新計算機、監控等設備設施，提高人事檔案管理效率和質量?？紤]到人事檔案管理對保密性和安全性的要求，還要做好安全保護措施建設，設置訪問權限，選擇高質量的防火墻，做好計算機等設備設施的定期除塵等工作，確保硬件質量，避免檔案數據丟失。

2.深化服務意識

為了從根本上做好事業單位人事檔案管理工作，相關領導層和決策層應充分意識到檔案管理的重要意義，樹立現代化檔案管理理念，真正發揮人事檔案管理的價值。在人力資源管理工作中，要做好人事檔案整合處理，做好人才招聘信息記錄等工作，樹立榜樣，加強宣傳教育，使單位內部員工重視人事檔案管理工作，落實服務意識，在工作執行中體現服務意識，挖掘人事檔案價值，激發人事檔案管理潛能，充分發揮人事檔案管理的作用。同時，事業單位還要明確人事檔案在單位內部管理和運轉中的地位，形成各部門協作局面。由檔案管理部門與其他部門之間相互合作交流，共同參與人事檔案管理，提高工作效率。應明確各崗位工作職責，自覺完成工作任務，合力促進人事檔案管理高效開展，推動事業單位人事檔案管理優化升級。此外，為進一步鼓勵工作人員參與人事檔案管理，還可以利用考核機制和激勵制度，約束員工的工作行為，激發其工作積極性，使其在人事檔案管理中投入更多熱情，增強服務意識和職業認知，提升人事檔案服務質量。

3.建立健全管理體系

事業單位應順應社會發展，立足自身實際，結合工作需求，建立健全人事檔案管理體系。在條件允許的情況下可以設立專門的人事檔案管理部門，執行人事檔案管理體系機制，有針對性地開展人事檔案管理工作。部門要重點確定人事檔案管理范圍、管理目標以及管理標準等，并明確管理要求，進一步確定各部門、各員工的人事檔案管理職責，優化檔案分析評價和反饋工作。在人事檔案管理部門建立后，可以進一步完善管理體系，推進管理改革升級，豐富管理功能，清晰管理結構。在管理體系中，要明確人事檔案工作的方法，動態化監管管理工作實施進程和效果，做好集中統一的管理調控，整合管理目標，健全管理機制、考核機制等，形成檔案內外管理相關聯，科學、完善的人事檔案管理體系，并提高其可行性，促進人事檔案管理工作改革。在此基礎上，還要根據事業單位實際發展趨勢，動態化變革管理體系，采用針對性、階段性管理方法，創新管理體系，推動人事檔案管理進步，打造與事業單位人事管理工作相匹配的管理體系，充分發揮人事檔案價值，提高人事檔案的影響力。

4.建立長效機制

事業單位要立足自身發展實際，建立完善的人事檔案管理長效機制。首先，要建立健全人事檔案管理架構，做好相關配套工作。做好人事檔案采集，人事檔案資源分析整理以及信息利用等工作，健全管理制度，針對人事檔案的使用方式作出明確規定，針對不同管理環節，建立切實可行的審查程序和規章制度，明確定義行為主體交互要求及條件等。將管理架構作為重要的參考依據，為人事檔案管理提供方向，規范人事檔案管理工作，保證工作人員行為合法性，并采取獎懲機制，推動人事檔案管理向規范化、標準化完善；其次，不斷豐富檔案管理功能，健全管理機制，與各相關機構建立更加緊密的關聯。在人事檔案管理工作開展中，加強對檔案重點的關注，根據單位發展需要和內部人員需求，不斷豐富檔案資源和檔案內容，保證檔案的全面性和有效性。基于此，進一步完善檔案信息服務機制，體現檔案的功能多元化。在實踐過程中，加強與社會服務部門的溝通交流，健全信息共享機制，結合實際情況，動態了解服務要求，保證人事檔案信息可以在事業單位工作中發揮價值。

5.完善管理功能

完善人事檔案管理工作，有利于進一步促進事業單位人事檔案管理工作的優化提升。事業單位應考慮自身工作特點和發展需求，建立相匹配的檔案管理體系，定期檢查監督管理成效。并且，要廣泛收集和深入分析人事檔案管理相關工作意見，提供更加充分完善的信息，分類整理人事檔案，保證人事檔案的管理效率。在使用檔案后，要及時做好歸檔處理。定期檢查檔案是否安全，保證檔案的完整性和一致性。隨著事業單位改革的深入，人事檔案管理工作必須不斷提升質量，人事檔案的管理也逐漸向更多元化方向發展。因而，為促進事業單位發展，必須不斷提升人事檔案管理質量與效率，動態持續更新完善人事檔案管理內容。

另外，在人事檔案管理過程中，還應結合事業單位發展實際情況和工作方向，調整管理目標，保證人事檔案管理與事業單位工作同步開展。特別是要健全人事變動、考核評價等基本參考原則，確保人事檔案管理工作順利實施。

6.加強隊伍建設

人事檔案的管理成效，很大程度上受管理人員的能力素質影響，加強隊伍建設、提高管理人員的技能水平是提升檔案管理質量的關鍵。對于事業單位而言，專業人才的欠缺，勢必會影響人事檔案管理水平，制約單位管理工作的高效開展。對此，從長遠發展方面考慮，要想提高人事檔案管理水平，事業單位應建立高素質人才隊伍，加大培養高素質專業人才的力度。在專業人才培養上，要確保管理人員樹立責任意識，了解人事檔案管理的重要性，提高管理人員專業技能和應急處理能力，落實終身學習理念，不斷學習先進的管理方法，更新檔案管理知識，鍛煉管理操作技能，以此提升人事檔案管理質量和效率，為人事檔案管理工作順利開展提供必要保障。

7.做好監交工作

事業單位在開展人事檔案管理工作時，監交工作是重要內容。檔案監交能夠有效發揮監督功能，起到鑒證的作用。因而，檔案管理責任人和檔案工作人員必須做好交接工作，尤其是責任人要專門安排人員做好監交工作。在智能化時代，事業單位可以構建信息共享系統，做好資源管理，支撐監交工作順利開展。比如可以建立數據管理網絡系統，開展移交雙方的信息查詢、共享等工作，簡化監交流程，提高監交便捷性，打破信息孤島。在充分的監督下，安排監交人員，交接雙方要做好工作移交和接收工作，保證相關手續齊全，確定交接時間、地點、移交負責人等信息，并將其完整記錄，完備移交文件，做好備份，分別將其上交存儲至移交人、接收人和事業單位處。

8.促進轉型升級

新時期，科學技術飛速發展，傳統紙質檔案管理方式逐漸無法支撐高質量管理需求。加之環境衛生服務中心的人事檔案不斷補充完善，紙質檔案劣勢凸顯。在運用紙質檔案時，不僅無法準確區分資料信息，減輕管理人員工作負擔，還容易使檔案被更輕易地涂改、更換，影響檔案的真實性和完整性。采用電子人事檔案能夠有效彌補紙質檔案的不足，只有經過嚴格程序，才能實施檔案修改，且會將修改記錄保存，確保人事檔案信息的真實性和有效性。并且，電子檔案在存儲過程中，不容易受環境干擾，可以長期有效保存。電子檔案的存儲不會占用過多的空間資源，檔案調取查閱也更加便捷，可以在很大程度上提升檔案管理質量和效率。

9.運用信息技術

新時代，信息技術不斷發展，在各行各業逐漸被廣泛應用。事業單位要想做好人事檔案管理工作，應當充分利用信息技術，通過互聯網平臺深化人事檔案管理工作，使其更加全面、深入地開展，發揮信息技術優勢。如此一來，不僅能促進人事檔案管理工作更好地適應新環境，還能進一步提升人事檔案管理質量、效率和安全性，促進人事檔案管理工作持續優化開展。在運用信息技術的過程中，事業單位應結合工作特點，考慮檔案管理需要，基于信息技術不斷拓展檔案管理范圍，為更多的用戶提供服務。另外，管理人員還要充分意識到人事檔案管理信息化的重要意義，提高信息技術應用水平，確定信息化服務的對象、可利用的資源等信息，充分發揮信息化管理價值，將信息平臺作為人事檔案智能化管理的重要載體，發揮人事檔案在人力資源管理中的作用。此外，在人事檔案信息化建設過程中，管理人員應持續將信息化轉型作為重要管理目標，發揮數字化、信息化優勢，構建安全、高效的信息化管理平臺，并整合單位內部人事檔案資源，為事業單位提供更加科學、完善的人事檔案管理服務，促進新時代事業單位持續進步和發展。

四、結論

綜上所述，事業單位人事檔案管理是一項系統、復雜的工作。人事檔案管理工作涉及管理理念、人才管理和資金投入等多方面內容，對事業單位管理和發展有重要的影響。為做好事業單位人事檔案管理工作，應當樹立正確認識，健全體系機制，建立優秀管理隊伍，從信息化、數字化角度，促進人事檔案管理轉型升級，完善監交工作等，保障人事檔案信息資源的完整性和安全性，提高人事檔案管理效率和質量，為事業單位管理和決策提供更有力的參考依據。

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作者單位：福建省邵武市環境衛生服務中心