如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化與標準化

摘 要：文章旨在探討推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的重要性、現狀問題及策略。研究采用了文獻綜述法，發現推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化是提高檔案管理水平、促進單位高質量發展的必然要求。但是，目前仍存在認識不到位、制度不健全、人員素質有待提升、信息化建設滯后等問題。為此，文章從健全制度體系、加強隊伍建設、創新工作方法、強化質量監督等方面提出了推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的策略建議。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；規范化；標準化；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是機關事業單位履行職責、開展工作的重要依據和信息資源，是國家寶貴的歷史文化遺產。加強和改進機關事業單位檔案管理工作，對于提高工作效率、促進單位持續健康發展具有重要意義。當前，機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化程度還不高，存在諸多亟待解決的問題，推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化，已成為新時代檔案工作的重要任務。

一、推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的重要性

1.是提高工作效能、促進依法行政的客觀需要

檔案管理工作規范化、標準化是提高機關事業單位工作效能的重要保障。規范、標準的檔案管理，能夠確保檔案資料的真實性、完整性、可用性，為單位依法決策、依法行政提供準確、可靠的信息支撐。通過推進檔案管理工作規范化、標準化，可以促進單位形成科學有序、運轉高效的工作機制，進一步提高工作效率和質量。同時，規范化、標準化的檔案管理也是單位依法行政的重要體現，有助于強化單位依法辦事意識，推動權力運行制度化、規范化和程序化。

2.是加強信息資源整合、推動單位高質量發展的必然要求

檔案蘊含著豐富的信息資源，是單位寶貴的知識財富。推進檔案管理工作規范化、標準化有利于加強檔案信息資源的開發利用，推動信息共享、協同辦公，為領導決策、業務工作提供有力支撐。通過規范檔案管理，加強檔案數字化建設，可以促進單位內部及跨部門的信息資源整合共享，實現資源優化配置，提高工作效率和管理水平。規范、標準的檔案管理，也有助于促進大數據、人工智能等現代信息技術在檔案工作中的應用，形成信息引領、創新驅動的發展新模式，為單位高質量發展提供強大動力。

3.是傳承優秀文化、弘揚主旋律的使命擔當

機關事業單位檔案記錄了黨和國家事業發展的光輝歷程，是中華民族寶貴的文化遺產，彰顯了黨和國家的優秀文化和價值追求。加強檔案管理工作，對于傳承紅色基因、弘揚革命文化、培育社會主義核心價值觀具有重要作用。通過推進檔案管理工作規范化、標準化，充分挖掘檔案的思想內涵和文化價值，可以更好地用檔案說話、以檔育人，教育引導干部群眾傳承革命精神、堅定理想信念。規范、標準的檔案管理也是單位踐行社會主義核心價值觀、展現良好形象的重要途徑。

4.是提高管理水平、走向規范化、與專業化的發展趨勢

隨著經濟社會的快速發展，對機關事業單位檔案管理工作提出了更高要求。推進檔案管理工作規范化、標準化是適應新時代檔案事業發展的必然要求，是提高單位管理水平的重要舉措。通過制定完善的檔案管理制度，優化工作流程，創新管理方式，可以全面提升檔案管理的系統性、規范性和科學性。

同時，檔案管理工作規范化、標準化也是單位治理體系和治理能力現代化的題中之義。隨著大數據、云計算、人工智能等現代信息技術在檔案領域的廣泛應用，對檔案工作者的專業素養和能力提出了更高要求，推進檔案管理工作規范化、標準化成為大勢所趨，也是檔案工作走向專業化的必由之路。

5.是維護國家安全、樹立守法意識的重要保障

檔案信息事關國家安全和利益，做好檔案安全保密工作是維護國家安全的重要方面。推進檔案管理工作規范化和標準化，有助于筑牢檔案安全保密防線，切實維護國家安全。通過建立健全檔案安全保密制度，規范檔案收集、整理、保管、利用等各環節工作，強化檔案載體、環境、設施的安全保護，增強工作人員安全保密意識和能力，可以最大限度地防范化解檔案安全隱患。同時，檔案管理工作規范化、標準化也是樹立全社會守法意識的重要保障。機關事業單位要帶頭依法管檔、依法用檔，自覺接受相關部門和社會公眾的監督，用實際行動引導全社會尊崇法治、遵紀守法，共同營造良好的法治環境。

二、機關事業單位檔案管理工作現狀及存在的主要問題

1.思想認識不到位，重視程度有待提高

當前，一些機關事業單位對檔案管理工作的重要性認識不足，存在重業務、輕管理的傾向，檔案管理在單位工作中的戰略地位尚未得到充分體現。一些領導干部對檔案工作缺乏應有的重視，檔案部門在單位“三定”中職能定位模糊、機構不健全、人員配備不足等問題突出，檔案工作基礎薄弱。同時，檔案工作與業務工作銜接不夠緊密，對檔案工作的投入不足，檔案信息資源開發利用水平有待進一步提升。

2.制度建設滯后，規范性、可操作性不強

科學、完備的檔案管理制度是規范檔案工作的基本遵循。目前，不少機關事業單位的檔案管理制度不健全，存在重復建設、碎片化管理等問題，制度的系統性、協調性有待加強。一些單位制定的檔案管理制度過于原則、籠統，缺乏可操作性，對檔案收集、整理、保管、利用等環節缺乏明確具體的規定，檔案工作隨意性較大。還有一些單位照搬照抄上級單位制度或其他單位的做法，沒有結合本單位實際，制度針對性、實效性不強。制度建設滯后，導致檔案管理工作缺乏規范、統一的標準，各項工作難以形成規范化、標準化的運行機制，檔案工作質量和效率難以保證。

3.隊伍素質參差不齊，專業化水平亟待提高

規范化、標準化開展檔案管理工作，歸根結底要靠一支政治素質過硬、業務能力精湛的檔案工作隊伍來實現。當前，機關事業單位檔案工作隊伍存在專兼職配比失衡、隊伍老齡化嚴重、專業結構單一等問題，隊伍整體素質有待提升。一些單位重業務培養、輕素質提升，缺乏系統的崗前培訓和在崗培訓，檔案工作人員專業知識更新不及時、工作方法單一、創新意識不強，難以適應新時代檔案工作的要求。同時，檔案工作的專業性、社會認可度不高，專業檔案人才奇缺，高層次、復合型、創新型檔案人才嚴重匱乏。

4.信息化建設滯后，資源整合共享不足

信息技術是推進檔案管理工作規范化、標準化的重要手段。當前，一些機關事業單位對檔案信息化建設重視程度不夠，投入不足，硬件設施陳舊、系統功能單一、安全保障措施不健全，信息化管理水平較低。各單位檔案數據庫標準不統一，互聯互通不足，信息孤島問題突出，跨部門、跨地區檔案資源整合共享難度較大。電子檔案的真實性、安全性、可用性面臨嚴峻挑戰。同時，大數據、云計算、區塊鏈等新技術在檔案管理中應用不足，數據挖掘、知識發現、輔助決策等智能化功能有待進一步拓展。

三、推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化開展的策略

1.提高認識，將檔案管理納入單位整體工作部署

推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化開展，必須從思想認識上高度重視，將檔案管理工作擺在與單位中心工作同等重要的戰略地位。要充分認識檔案工作在促進單位高效運轉、健康發展中的基礎性、保障性作用，切實轉變“重業務、輕管理”的陳舊觀念。將檔案管理納入單位工作總體布局，與業務工作同謀劃、同部署、同推進、同考核。健全完善檔案工作領導體制和工作機制，成立以單位主要負責人為組長的檔案工作領導小組，加強統籌協調，形成分工明確、責任到人的管理格局。還要把檔案工作納入單位績效考核指標體系，與業務工作同部署、同落實、同檢查、同問效，構建齊抓共管的檔案工作大格局。各級領導干部要帶頭學檔案、懂檔案，運用檔案指導實踐、推動工作，充分發揮檔案在單位決策部署、管理創新中的支撐和保障作用。唯有如此，才能真正將檔案管理工作落到實處，形成規范化、標準化管理的長效機制。

2.健全制度，構建科學、完備的工作體系

制度建設是推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化開展的重要保障和有力抓手。（1）要根據檔案法律法規和有關標準，結合本單位實際，系統梳理檔案業務工作流程，修訂完善檔案管理相關制度，做到制度設計科學合理、內容全面系統、要求明確具體、程序規范有序，為檔案管理工作提供基本遵循。（2）應健全檔案收集、立卷、整理、保管、統計、鑒定、利用等業務工作制度，明確工作程序和質量標準，促進各項工作形成規范化、標準化運行機制。（3）完善檔案信息化管理制度，規范電子文件材料歸檔范圍、歸檔要求、移交接收、存儲保管等，實現電子檔案與傳統載體檔案管理的有機統一。（4）建立檔案安全管理、檔案保密審查等配套制度，加強檔案安全保密，維護國家秘密安全。同時，注重加強制度的貫徹執行，嚴格責任追究，確保各項制度落地生根、發揮實效。唯有構建起科學完備、嚴密高效的檔案工作制度體系，才能真正將機關事業單位檔案管理工作推向規范化、標準化的軌道。

3.加強隊伍建設，提升工作人員業務素質和能力

高素質、專業化的檔案工作隊伍是推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化開展的根本保證。要樹立正確用人導向，堅持德才兼備、以德為先，選優配強檔案工作力量。合理設置檔案工作崗位，科學劃分崗位職責，實現人崗相適、職責明晰。大力加強檔案工作人員教育培訓，有計劃、分層次、全覆蓋開展崗前培訓、在崗培訓和繼續教育，重點強化檔案法規、業務知識、信息化應用等方面的學習培訓，切實提高工作人員的政策水平、業務能力和信息技術應用水平。建立健全檔案人才培養使用機制，完善職稱評聘條件，暢通職業發展通道，增強職業榮譽感和獲得感。加大檔案專業人才引進力度，積極吸納檔案學、歷史學、信息管理等相關專業人才，優化檔案隊伍專業結構。打造一支政治素質高、業務能力強、善于創新的高素質、專業化檔案工作隊伍，為推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化提供堅實的組織和人才保障。

4.創新方法手段，積極運用現代信息技術

科技進步為推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化提供了有力支撐。要樹立創新意識，積極運用現代信息技術手段不斷創新檔案管理理念、豐富管理手段、優化工作流程，推動檔案管理工作適應時代發展大勢。加強檔案信息化建設，著力構建功能完善、性能優良、安全可靠的檔案信息管理系統，實現檔案信息采集、加工、存儲、檢索、利用的自動化、網絡化和智能化。推進電子檔案與傳統檔案協同管理，依托大數據、云計算等技術，加強檔案數據的共享與利用。積極探索人工智能、區塊鏈等新技術在檔案管理中的運用，賦能檔案管理現代化、智能化開展。同時，注重強化檔案數據安全防護，構建集物理安全、網絡安全、系統安全于一體的立體化安全防護體系，全面提高檔案信息系統安全保障能力。通過現代信息技術與檔案管理工作的深度融合，全面提高檔案管理工作的信息化、標準化、規范化水平，推動檔案管理工作邁上新臺階。

5.加強資源整合，促進跨部門、跨地區的協同配合

機關事業單位檔案管理工作涉及面廣、鏈條長，必須加強各方資源整合和協同配合。要牢固樹立“大檔案”工作理念，主動跨出單位和部門藩籬，拓寬工作視野，加強與相關單位、部門的溝通聯系，形成分工協作、密切配合的工作機制。加強檔案工作與政務、機要、信息化等業務工作的互聯互通、橫向協同，實現信息共享、優勢互補、成果共用。積極探索跨地區檔案資源整合的有效路徑，依托“互聯網+”等信息技術手段，推進跨區域檔案目錄體系對接、跨區域檔案信息資源共享共用，實現區域檔案資源的全面整合與深度利用。充分發揮檔案在服務中心工作、促進經濟社會發展中的獨特價值，主動服務單位重大決策、應急管理、績效考核等工作，用檔案信息資源賦能單位高質量發展。同時，要主動融入地方檔案事業發展大局，積極參與檔案精準扶貧、援疆援藏等重大專項工作，在更高層次、更寬領域推進資源融通、優勢互補。只有充分調動各方積極性，最大限度地實現檔案資源共建共享共用，才能不斷拓寬機關事業單位檔案管理工作的廣度和深度，推動檔案管理工作實現規范化、標準化、系統化發展目標。

6.強化監督指導，全面提升檔案管理工作質效

規范化、標準化是一個持續推進、不斷深化的過程，必須加強組織領導和監督指導。上級主管部門要加強對機關事業單位檔案管理工作的領導，及時制定工作規劃，明確目標任務，強化政策指導。要完善檔案監督指導機制，有計劃、有重點地開展業務指導和檢查督導，推動政策措施落實。建立科學、合理的評估考核機制，將檔案工作納入單位綜合績效考核體系，運用考核結果指導工作，推動落實。要注重發揮檔案專業機構的業務指導作用，加強與機關事業單位的協作配合，提供政策咨詢、業務指導、技術支持等服務。在實踐中及時發現和解決苗頭性、傾向性問題，總結推廣先進經驗做法，形成你追我趕、比學趕超的良性工作氛圍。同時，要主動接受社會各界和人民群眾的監督，虛心聽取意見和建議，持續改進工作作風，以監督倒逼檔案管理工作不斷規范提升。唯有如此，才能推動機關事業單位檔案工作順利開展，切實將檔案工作的規范化、標準化落到實處，見到實效。

三、結束語

檔案管理工作是機關事業單位管理的重要組成部分，事關單位發展和國家長治久安。推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化開展，是新時代賦予檔案工作者的重大任務，要以新時代中國特色社會主義思想為指導，圍繞“規范化、標準化”這一主線，從健全制度體系、加強隊伍建設、創新工作方法、強化質量監督等方面持續用力，推動檔案管理工作再上新臺階。

參考文獻：

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作者單位：汶上縣融媒體中心（汶上縣廣播電視臺）