公立醫院院長辦公會的現狀分析與思考

摘 要：院長辦公會是醫院管理工作的決策機構。論文通過對院長辦公會的現狀進行分析，以醫院實踐為基礎，思考提高院長辦公會效率的策略，提出相關改進措施，以期為提高醫院管理效能、優化相關制度和推進醫院現代化發展提供策略。

關鍵詞：院長辦公會；優化管理；效率

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A

Analysis and Thoughts of the Current Situation of the President's Office Meeting in Public Hospital

LAI Mengyu YU Ye

（Shanghai General Hospital， Shanghai 200080， China）

Abstract：The president's office meeting is the decision-making body of hospital management. Based on the analysis of the current situation of the president's office meeting， this paper considers the strategies to improve the efficiency of the president's office meeting and puts forward relevant improvement measures to provide strategies for improving the management efficiency of the hospital， optimizing the relevant system and promoting the modernization of the hospital.

Key words： president's office meeting；optimal management；efficiency

院長辦公會是醫院日常管理工作的決策機構。會議由院長組織召開，院領導和匯報工作的各部門負責人參加，為貫徹落實上級部門指示、醫院長遠發展規劃、醫院年度重點工作，聽取醫療、科研、采購、后勤等各個部門的重要工作。匯報者和其他列席人員由院長根據匯報議題確定，是研究、審議和決定醫院重要事項的最高行政會議， 對解決醫院工作的重大問題及全院員工普遍關心的熱點、難點問題起到重要作用。1996 年中紀委召開的第六次全會公報提出“三重一大”制度，其基本含義為重大事項決策、重要干部任免、重要項目安排、大額資金使用，必須經集體討論做出決定。2017年《國務院辦公廳關于建立現代醫院管理制度的指導意見》提出，公立醫院“三重一大”的重要事項須由醫院黨組織會議研究討論，確保黨組織的意圖在決策中得到充分體現。2018年6月中共中央辦公廳印發《關于加強公立醫院黨的建設工作的意見》，明確公立醫院領導體制由原來的院長負責制轉變為黨委領導下的院長負責制。因此，明確決策主體的決策范圍和形式，提出“三重一大”決策事項清單建議等，顯得尤其重要。本研究通過分析醫院院長辦公會的運行現狀，對現有問題進行思考，探討如何保障院長辦公會與“三重一大”醫院決策制度有效落實，以期為提高公立醫院管理效率提供參考。

1 院長辦公會運行現狀

歸納分析醫院2021—2023年院長辦公會相關數據，將院長辦公會運行的現狀歸納為如下四個方面：

1.1 院長辦公會議題基本情況

2021—2023年， 醫院共召開147次院長辦公會，議題總數920個。結果顯示，2021年到2023年，每年的院長辦公會次數均為49次，但是議題總數逐年減少。2022年較2021年議題數降低8.8%；與2022年相比，2023年辦公會次數減少13.8%（見表 1）。

分析原因，主要是院長辦公會的效率在逐漸提升。在醫院管理不斷優化的過程中，通過流程改進和有效溝通，各級負責人能夠更有效地在不同部門和層級之間共享信息。一些問題可能在更低級別的會議或通過其他溝通渠道解決，而不需要在院長辦公會上進行討論。辦公會議題數量的減少，一方面體現了醫院在管理中辦事效率的提升；另一方面也說明各部門之間的合作和決策分權可能減少院領導層面的會議，讓更多的決策在更低層次上被迅速解決。

1.2 每次辦公會平均議題數

2021—2023年醫院院長辦公會單次會議審議的議題數最少為1個，2021年、2022年的單次會議最多審議17個議題，2023年的單次會議最多審議16個議題。2021年到2023年院長辦公會平均審議議題數分別為6.96個、6.35個和5.47個（見表 2）。結果顯示，與前2年相比，2023年僅有一次會議的議題數量超過11個，且議題數量不超過7個的比例為81.6%。合理控制單次會議的議題數量有益于控制每次會議的時長，提高辦公會效率。

1.3 “三重一大議”題數占比

醫院深入貫徹落實黨委領導下的院長負責制，凡屬“三重一大”事項（重大決策事項、重要人事任免事項、重大項目安排事項和大額度資金使用事項），必須提交醫院黨委會集體審議決策。屬于醫院院長辦公會議事范圍內的“三重一大”事項，須先經過院長辦公會充分討論研究，形成初步共識和意見后再提交黨委會審議決策。2021—2023年院長辦公會議題中屬于“三重一大”的議題數量占比如圖1所示。圖1顯示，“三重一大”議題數量占比逐年增加。與2021年相比，2023年“三重一大”議題占比上升11.9%。由此可見，“三重一大”事項在醫院發展中扮演越來越重要的角色，提醒管理者更加嚴格執行相關制度，不斷健全管理機制。

1.4 院長辦公會常見問題

院長辦公會在醫院的行政決策中起重要作用，會議效率也在不斷提高，但仍有一些不足之處。結合工作實踐經驗，將院長辦公會在運行中存在的主要問題總結如下：第一，提交議題材料不及時，不少部門存在臨時性上報議題的情況，導致會議材料準備和研究的時間不足；第二，匯報時重點不夠突出，導致領導討論研究時間延長，效率降低；第三，會后的督辦和監督機制尚不健全，無法對議題的執行情況進行及時反饋。第四，對部分“三重一大”的議題沒有進行提前準備和前期調研工作，導致倉促上會。

2 對提高院長辦公會效率的思考

通過對辦公會常見問題和運行情況進行認真分析，結合院務辦公室的工作經驗，我們認為提高院長辦公會的效率須從會前、會中和會后三個環節進行把控。

2.1 會前準備充分

首先是辦公會的議題征集。院務辦公室要充分發揮協調作用，做好辦公會議題征集工作，應盡早通知會議時間和議題征集時限，請各部門負責人盡快與分管院領導匯報后確定上會議題，確保會議內容和議程。通知各部門按規定要求準備有關的上會議題材料，并在規定的時限內上交。如有涉及多個部門的議題， 要提醒各部門之間進行積極主動的溝通協調，力求意見一致后提交議題。此外，加強對各個職能部門的督促工作，院辦對各部門提交的材料要嚴格把關，要求做到簡要、清晰、重點明確。尤其是“三重一大”的議題，申報部門要組織好相關工作小組，認真分析和研討內容，形成供領導決策的參考意見，并在會前同步匯報給院辦和黨辦。

其次是做好會議安排。收集各部門議題后，將議題內容進行整理，精簡議程。議題的數量也需要進行把控，避免單次的議題數量過多。院長辦公會在半天時間內安排4到6個議題較為合適，從統計結果來看，2023年的議題數量控制較前有較好的提升。提前將會議議程通知到各位參會人員，以便各位領導和參會人員熟悉會議流程和內容，有助于各參會者更好地對議題內容進行討論分析，提出更有意義的建議。在制定會議議程時，注意控制會議時間，合理分配各議題的匯報時間與討論分析時間，確保會議按照議程進行，并及時做出決策，避免在某個問題上花費過多時間。

2.2 會中提高效率

目前院長辦公會采用面對面會議形式，充分進行交流與討論。院領導需要仔細傾聽各職能部門負責人的議題匯報、相關工作開展中遇到的難題，需要醫院領導給予支持和指導的工作。各職能部門負責人則需要將工作中遇到的醫療、后勤保障、人事、信息、科教等制度或文件向院領導進行詳盡的匯報，并提供切實可行的實施方案。如會議中出現意見不一，各方應進行充分討論與商議，最終做出明確決議，并做好會議記錄。

此外，可以通過使用在線協作工具、視頻會議軟件等技術工具，以便參與者能夠在不同地點參與會議，提高靈活性。推進會議信息化可提高效率，可以使用電子設備代替傳統紙質版議題材料進行提案，數字化會議也可以減少紙質文件的使用。會議的信息化不僅更加環保，且電子設備便于審閱和修改，可進一步提升院長辦公會的效率。會議信息化過程中需要注意滿足部門在會前進行議題討論申請提交的功能，同時強化分管領導的審核功能，設置各層級領導審批環節。對“三重一大”議題進行突出提示并嚴格把關，并與黨委會系統對接，院長辦公會后可直接對接提交至黨委會辦公系統。此外，通過線上會議系統可以對議題材料進行準確歸類和篩選，便于查找議題，同時也保證了議題的溯源和信息化檢索工作，加速院長辦公會的數字化建設。在實施電子化辦公的過程中，確保采取適當的安全措施，保護敏感信息，符合隱私法規和組織內部的安全政策。未來醫院也將致力于探索辦公會議的線上一體化系統建設，促進醫院議事決策體系的一體化管理。

2.3 會后督辦落實

建立有效的會后督辦機制對于醫院管理和運營至關重要。院長辦公會結束后應及時發布正式文件，并予以公示。院長辦公會對匯報的議題應做到應辦即辦，可當場解決的問題立即處理。對于短時間內無法解決的議題，會后應由院辦進行督促，限時解決；涉及多部門合作的議題，會后盡快統籌解決。為有效進行會后督辦落實，辦公會線上系統須同步設計相關內容。議題審議通過后即可隨時查閱決議內容，借助線上會議督辦平臺，兩辦的工作人員向議題相關部門下發督辦任務，監督其限期完成。此外，在監督過程中設立反饋機制，確保問題能夠得到及時的反饋，以進一步提高辦事效率，形成閉環管控體系。

3 總結

本研究對醫院院長辦公會的現狀進行統計分析，了解其運行現狀并探討存在的問題。在公立醫院高質量發展背景下，提高院長辦公會效率是一項重要任務。下一階段要通過不斷完善院長辦公會的運營機制，切實提高醫院管理體系的現代化水平，推動醫院持續健康發展。

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基金項目：2023年度中國民族衛生協會定向課題（CNHA-2023-D-04）

作者簡介：賴夢宇，上海市第一人民醫院院務辦公室科員，博士；俞曄（通信作者），上海市第一人民醫院院務辦公室主任，教授。