高校檔案數字化建設的難點與對策

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，高校檔案數字化已成為提升檔案管理效率、實現資源共享和挖掘檔案深層價值的重要手段。隨著地方高校的不斷深化改革，高校檔案管理工作迎來了全新的機遇和挑戰，面對高校檔案數字化發展與探索過程中遭遇的阻礙，高校要以傳統檔案數字化為基點，梳理分析當前高校檔案數字資源建設中的難點，通過擇優選擇數字化外包服務、加強人才隊伍建設、加強基礎設施建設、合理規劃利用資金、建設數字檔案管理系統等，與時俱進、優化創新，提高高校檔案管理工作水平，以適應現代社會和高校改革發展的需要。

關鍵詞：高校檔案；數字化；管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：0450-9889（2024）24-0085-04

高校檔案是指高等院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。近年來，隨著信息技術的飛速發展，高校檔案數字化已成為提升檔案管理效率、實現資源共享和挖掘檔案深層價值的重要手段。2013年，國家檔案局原局長、中央檔案館館長楊冬權在全國數字檔案館（室）建設推進會上講話時強調，在數字信息技術環境下，電子載體和數字傳播方式的異軍突起，信息處理方式的變革，電子文件的爆炸式增長，使得檔案的傳統載體形態開始向數字形態過渡，檔案管理和利用的主要環境逐漸向電子環境遷移。傳統檔案館（室）必須向數字檔案館（室）轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面［1］。

我國政府很早就開始部署傳統檔案數字化的工作，但由于區域、經濟等眾多因素影響，各地方高校檔案數字化發展參差不齊。本研究以高校傳統檔案數字化為基點，通過走訪數字化工作者和高校檔案工作負責人，梳理出當前高校檔案數字資源建設中面臨的人力資源、技術設施、資源缺乏和管理等問題，并提出具體對策，以期幫助地方高校通過數字化轉型，提高檔案管理工作的效率和水平，加快適應檔案環境的新變化，實現檔案工作現代化。

一、高校檔案數字化的背景

2010年，國家檔案局辦公室發布《數字檔案館建設指南》的通知，從頂層設計部署了數字檔案建設總體要求，指出數字檔案館建設是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、軟件開發、平臺構建、資源準備、系統試運行、項目驗收、運行維護等諸多環節，需要各業務部門、檔案管理部門以及其他相關單位的共同參與，是一項長期的工作任務［2］。建設數字檔案館，有利于提高檔案館的工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。

2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出檔案數字化發展目標：到2025年檔案信息化建設再上新臺階，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型；到2035年，檔案資源建設質量、檔案利用服務水平、檔案治理效能和管理現代化程度進入世界前列［3］。

2023年，廣西壯族自治區檔案局在《廣西壯族自治區檔案局關于印發2023年全區檔案工作要點的通知》和《〈廣西檔案事業發展“十四五”規劃〉實施情況評估辦法》中提出，要加快檔案資源數字轉型，繼續做好“存量數字化”，大力推進“增量電子化”，推動縣級以上國家綜合檔案館和區直各單位館（室）藏傳統載體檔案數字化率達60%以上［4，5］。

可見，國家很早就開始布局數字化建設工作，從編制指南、發布規劃、制定辦法等，都給傳統檔案數字化指明了方向、提供了遵循、明確了目標，確保了數字化建設工作的有序推進和取得實效。同時，也點明了傳統檔案數字化勢在必行。

二、檔案數字化的優勢

高校檔案數字化，并不是要拋棄傳統檔案。但與數字檔案相比，傳統檔案在保存、利用和管理等方面，都存在比較明顯的弊端，而數字檔案的優勢十分顯著。

（一）節約能源，提高經濟效益

傳統檔案的保管多為紙質檔案，需要占用大量物理空間，且管理成本較高。高校檔案數字化通過掃描、拍攝等方式將傳統的紙質檔案轉化為數字格式，存儲在計算機系統中，不僅節省了存儲空間，降低了管理成本，同時還大大減少了紙質檔案的使用量，從而降低了紙張的消耗和相關的印刷成本。根據調研統計，目前高校館藏規模一般在800平方米以上，若將紙質檔案數字化，則可以節省寶貴的土地資源。很多高校現有的教學環境不一定能滿足庫房面積需求，而將檔案數字化，就可以解決空間不足和漲庫的問題。

（二）提高檔案管理效率

傳統紙質檔案在查閱、翻找等需要花費大量人力物力并消耗大量時間，工作量巨大且效率低下。經過數字化的檔案，能實現檔案的網上瀏覽和遠程借閱功能，形成臺賬，便于統計利用，進一步提高工作效率。通過檔案數字化，可以實現高效的檔案存儲、歸檔和檢索，使得查找和利用檔案更加便捷。例如，使用OCR（光學字符識別）技術可以自動識別檔案中的文字信息，實現檔案的快速錄入和檢索；使用數據庫技術可以建立檔案數據庫，實現檔案的分類存儲和高效檢索。這些技術的應用都可以大大提高檔案管理的效率，減少人工操作的時間和成本。

（三）增強檔案原件保護

在以往，由于保存技術水平不高，對紙質檔案保管不夠嚴格，許多高校檔案管理經常出現年限較久的紙質檔案被蟲咬、翻閱破損、字跡油墨氧化變淺等狀況。受損程度大、修復難度高、資源的唯一性、需要經費支持等條件的限制，檔案原件被破壞后往往難以修復。檔案經過數字化后，則無需直接接觸檔案原件，可以不限次數翻閱電子件，這就大大降低了檔案原件在查閱、借閱和運輸過程中可能遭受的丟失和損壞。同時經過數字化的檔案，可以防止因物理損壞、火災、水災等意外事件對檔案造成損失。此外，數字化檔案還可以通過數據備份和云存儲等方式實現長期保存。

（四）改善檔案利用方式

傳統的紙質檔案往往存儲在固定的地點，受到時間和空間的限制，無法隨時隨地進行訪問利用，如果要使用，需聯系檔案館，由工作人員查找檔案后，手動蓋章并郵寄轉遞或現場領取。數字化后，數字檔案可以實現網絡化連接和共享，使得檔案的利用方式更加多樣化和便捷化。用戶可以通過網絡隨時隨地訪問和利用檔案資源，提高了檔案的利用率和使用價值。

（五）有力支持教學、科研和管理

高校檔案數字化還能夠為教學、科研和管理提供有力支持。在教學方面，在開展案例教學、歷史研究等教學活動時，利用數字化檔案，可以為學生提供豐富的歷史資料和案例，幫助他們更好地理解課程內容。在科研方面，利用數字化檔案，可以進行數據分析和挖掘等研究工作，為研究人員提供大量的數據和信息支持，促進科研工作的深入開展。在管理方面，利用數字化檔案，可以進行決策分析和風險評估等管理工作，為高校管理者提供決策依據和參考，幫助他們更好地制定管理策略和措施。

三、高校檔案數字化的難點

高校檔案數字化優勢顯著、效果明顯，但在多年發展與探索的過程中也遭遇了不少阻礙，主要集中在以下幾點。

（一）掌握數字化技能的人力資源不足

高校檔案數字化建設需要大量的人力資源來進行數據整理、掃描、錄入等工作，同時還需要具備一定設備操作技術和檔案管理專業的技術人員，但目前高校檔案管理部門的人才儲備有限，缺乏具備跨學科知識和技能的復合型人才，難以滿足數字化建設的需求［6］。此外，高校還需要培養和引進具有檔案數字化技術和信息管理知識的人才，以提高檔案數字化建設的質量和效率。同時，由于數字化檔案管理涉及的知識和技術不斷更新，需要時常對現有檔案管理人員進行大量的培訓，以適應新的工作環境和要求。

（二）數字化技術設備不足

高校檔案數字化建設需要依賴先進的技術設備，包括專業的掃描儀、存儲設備、數據管理系統等。目前，多數高校一般只配備傳統的多功能型復印設備。一些老舊、不合規的設備不僅影響數字化的進度，還會造成檔案的損壞。部分高校在技術設施的更新和維護上還存在問題，導致數字化建設進程受阻［7］。此外，數字化建設過程中還需要關注檔案數據的安全性和穩定性，防止數據泄露和損壞。

與此同時，隨著數字化檔案數量的迅速增長，如何有效地存儲、備份和管理這些數據也成為一個重要問題。高校需要投入大量的硬件和軟件資源來支持檔案數字化系統的運行，但部分高校出于種種原因，對此項的重視程度不足，致使數字化系統建成后，運行較慢，使用效果較差［8］。

（三）經費投入不足

資源缺乏，最主要體現為資金投入不足。每所高校對數字化的投入力度不一樣，這就造成各高校數字化程度不一樣。資金投入高，帶來的效果就明顯，能夠讓傳統檔案數字化率更高、質量完成更好。資金不足的高校，往往數字化進程較慢，完成率較低。數字化檔案館的建設需要大量的資金投入，主要投入在數字化外包服務、數字化檔案管理系統的開發維護等，但在一些高校中，數字檔案館建設的資金支持力度偏弱。

四、高校檔案數字化的對策

針對以上問題和難點，高校需要通過加強人才隊伍建設、加強基礎設施建設以及加大資金投入等措施，推動檔案數字資源建設的發展。

（一）擇優選擇數字化外包服務

專業的檔案數字化外包服務提供商具有豐富的經驗和實力，可以確保檔案數字化工作的質量和效率，同時可避免高校進行檔案數字化工作時出現不達標問題。數字化外包有顯著的降本增效作用，高校無需在內部建立龐大的專業技術團隊，減少了人力成本和管理成本。通過外包，高校可以將一些固定的增人成本轉化為按需支付的變量成本，從而降低整體成本。而專業的外包公司則提供全天候支持和有保證的服務級別協議，提高工作效率。高校檔案工作人員可以將關注點放在教學服務與檔案利用上，無須在數字化的技術問題上耗費精力。通過外包，高校檔案管理工作人員可以更加聚焦于數字檔案的管理和檔案業務的研究上［9］。

（二）加強人才隊伍建設

雖然采用數字化外包服務降低了一定成本，提高了工作效率，但高校仍需要培養一支具備數字化知識和技能的檔案管理隊伍。數字化過程看似為重復掃描錄入過程，但整個數字化過程包含了數字化基礎知識、掃描與識別技術、數字檔案管理系統操作、元數據管理、數據備份與恢復、網絡安全防護等內容。高校檔案館工作人員只有了解數字化的全過程，才能更好地利用數字化檔案［10］。高校可以通過定期組織檔案數字化經驗分享會、技術研討會等交流活動，促進檔案管理人員之間的學習和交流，鼓勵檔案管理人員利用在線學習平臺、專業論壇等資源，進行自主學習和交流。同時，高校還要提供實踐機會，在外包過程中，為檔案管理人員提供參與檔案數字化的機會，讓他們在實踐中加深學習、提升技能。

（三）加強基礎設施建設

基礎設施建設是高校檔案數字化的重要支撐。高校要投資購買先進的數字化設備，如高速掃描儀、服務器、存儲設備等。高速掃描儀和穩定的服務器及足夠容量的存儲設備是數字的必要條件。高速掃描儀能夠將大量文件快速數字化，從而大大縮短處理時間。高速掃描儀每分鐘可處理上百頁文件，能讓原本需要耗費數天時間的紙質檔案處理變得簡單快捷。同時，高速掃描儀采用非接觸式數字化技術，不會對紙張文件造成任何破壞。這一掃描方式可以有效延長文件壽命，避免因頻繁的翻動或手動拍攝而導致文件損傷。穩定的服務器和大容量存儲設備，確保在處理大量電子檔案數據和復雜操作時能夠提供足夠的計算能力。數字化產生的文件容量大，如果沒有高效的服務器和足夠大的儲存容量，在搜索查找電子檔案的時候，也會造成服務器訪問速度緩慢，響應效率低下，無法體現檔案數字化的優勢。因此，穩定的服務器及足夠容量的存儲設備也是必不可少的條件。同時，高校還要建立健全的網絡系統和數據管理系統，包括防火墻、入侵檢測系統、病毒防護等，防止網絡攻擊和數據泄露，確保數字化檔案的存儲、傳輸和共享安全高效。

（四）加大資金投入

高校要將檔案數字化工作納入年度預算和長期規劃，根據檔案數字化工作的實際需求，明確檔案數字化工作的目標和步驟，詳細列支各項費用，確保資金的穩定性和可持續性。高校要根據各項費用的重要性和緊急程度，合理分配資金，確保關鍵環節的順利推進；要優先將使用率高的檔案進行數字化，提高資金使用成效。統計數據發現，各高校的教學檔案、行政檔案和黨群檔案使用率最高，因此可優先將以上檔案數字化。若高校成立年份長，則可考慮先將近期檔案數字化，再將年份久遠的檔案數字化。同時還要加強項目管理，建立完善的項目管理制度，確保檔案數字化工作的質量和進度，避免造成資金浪費的現象。

（五）建設數字檔案管理系統

高校要根據學校實際需求，開發或購買適合的數字檔案管理系統。系統需具備支持檔案的數字化存儲、檢索、借閱、歸還、統計等功能，從而確保系統具有高度的安全性和穩定性，能夠長期穩定運行。高校要制定詳細的備份和恢復策略，定期對電子檔案數據進行備份，并定期進行恢復測試，確保在發生數據丟失或系統崩潰時能夠迅速恢復數據。要建立完善的系統監控體系，實時監測服務器的運行狀態和性能指標，及時發現并處理潛在的問題。此外，還要定期對服務器進行維護和升級，包括硬件設備的檢查、軟件系統的更新等，確保服務器的穩定性和安全性。

綜上所述，檔案數字化是一個不斷探索和持續發展的過程。它將傳統的紙質、膠片或其他非數字形式的檔案資料轉化為數字格式，以便于存儲、檢索、傳輸和利用。這個過程不僅提高了檔案管理的效率和便捷性，也為檔案信息的深入分析和研究提供了可能。我們要去學習、適應新的技術要求，同時還要將其運用到實際工作中。當在數字化過程中遇到困難與問題時，我們要及時總結經驗，通過調研、交流、學習，不斷調整解決思路、積極尋求解決辦法，加快傳統載體數字化進程，進而推動高校檔案事業的發展。

參考文獻

［1］楊冬權.在全國數字檔案館（室）建設推進會上的講話［J］.中國檔案，2013（11）：16-21.

［2］中華人民共和國國家檔案局.數字檔案館建設指南［Z］.2010.

［3］中共中央辦公廳、國務院辦公廳.“十四五”全國檔案事業發展規劃［Z］.2021.

［4］廣西壯族自治區檔案局.廣西壯族自治區檔案局關于印發2023年全區檔案工作要點的通知［Z］.2023.

［5］廣西壯族自治區檔案局.《廣西檔案事業發展“十四五”規劃》實施情況評估辦法［Z］.2023.

［6］呂冬梅.地方高校檔案數字化建設的問題與對策［J］.中國檔案，2021（6）：66-68.

［7］羅丹.高校人事檔案數字化建設的現狀、問題與策略［J］.辦公室業務，2024（2）：70-72.

［8］馬雙雙，謝童柱.數字中國建設背景下檔案工作數字化轉型：內涵、困境與進路［J］.檔案學研究，2022（6）：115-121.

［9］王再青.高校檔案管理信息化建設的現狀與探討［J］.辦公自動化，2022，27（24）：53-55.

［10］張燕凌.談數字檔案館建設［J］.黑龍江檔案，2014（3）：188-189.

（責編 藍能波）

作者簡介：閉德干，1992年生，廣西崇左人，法學碩士，助理研究員，主要研究方向為檔案數字化、法律教育等。