信息化環境下事業單位檔案管理改革路徑與高質量發展策略探析

摘 要：事業單位在檔案管理改革過程中要明確具體方向，整合事業單位的各種資源，找到信息化環境下檔案管理改革的突破口，穩步推進檔案事業高質量發展。信息化時代，事業單位檔案管理理念、方法、途徑、工具等均發生顯著改變，數字化、智慧化、共享化思維逐步深入檔案管理工作。信息化與檔案管理的深度融合為檔案管理改革提供了動能，在實踐中，應建立與數字檔案建設和服務相匹配的檔案管理規范、制度，夯實檔案信息化管理基礎，探索檔案管理新路徑。

關鍵詞：信息化；事業單位；檔案管理；高質量發展

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

信息化時代，對事業單位檔案管理提出了新的要求。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，隨著大數據、云計算、人工智能等信息技術的不斷發展，使檔案工作的內部環境和內容發生了巨大變化，迫切需要檔案管理部門在理念、方法和模式上大膽創新，積極推進檔案智能化升級和數字化轉型，有效解決制約檔案工作高質量開展的瓶頸和問題。

一、信息化環境下事業單位檔案管理改革的路徑

1.科技創新驅動事業單位高質量開展檔案管理工作

以新科技革命為代表的新質生產力為信息環境下事業單位檔案管理改革和高質量發展提供了新機遇。事業單位高質量開展檔案管理工作需要創新驅動。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，在檔案工作中要廣泛運用新一代信息技術，積極推進檔案信息化建設和數字化。新時期，以人工智能技術為代表的新技術與檔案管理工作展開了深度融合，技術加持深刻改變了事業單位傳統檔案管理模式，催生了新業態、新手段和新模式。一方面，事業單位在發展過程中形成的檔案資源類型越來越多樣，載體越來越多元，數據規模越來越龐大，為新一代信息技術與事業單位檔案管理的深度融合提供了多樣化的實踐場景，也形成了龐大的數據根基。在信息技術加持下，事業單位檔案管理流程模式和業態發生了深刻變化，也推動了事業單位檔案管理邁入了新階段；另一方面，技術創新也帶來了一系列問題，要求事業單位在檔案管理中應主動應對技術變革帶來的信息安全問題、技術引進問題、人才培養問題，只有解決好這些問題，才能夠充分發揮科技創新的真實價值，進而更好地推動事業單位檔案高質量發展。

2.強化公共服務導向，提高檔案服務水平

在信息化環境下，事業單位檔案管理改革不僅要關注自身建設，實現高質量發展，還要始終堅持以人為本理念，強化公共服務導向，充分發揮事業單位檔案信息的獨特價值。面對信息化環境和新一輪科技革命產生的影響，事業單位急需大膽創新管理模式。一方面，提升事業單位檔案公共服務供給質量。加快構建以公共服務為主導方向的服務體系，轉變傳統檔案公共服務模式，借助大數據、云計算、人工智能等技術對單位檔案信息資源實行整合和加工，剔除無效數據，減少無效供給，進一步提升供給質量。實現事業單位檔案信息供給與用戶需求的有機匹配；另一方面，提升事業單位檔案公共服務供給要素質量。從數字設備引入、數據資源整合、檔案人才隊伍建設等多個角度出發，實現多重生產要素的有機整合，為事業單位提高檔案服務水平創造有利條件。

3.依托新質生產力優化檔案服務發展要素

新質生產力能夠實現創新要素的有機整合，促進要素創新驅動，進而培育出新優勢、新動能和新業態。事業單位在管理改革過程中應充分發揮新質生產力的獨特優勢，為檔案服務發展凝聚新要素，開辟新賽道，形成新優勢。

一是通過技術賦能對檔案服務流程實施優化和完善。一方面，新質生產力能夠為事業單位檔案公共服務提供高素質的人才支持和高質量的檔案信息資源。高素質的人才意味著具備扎實的檔案信息知識，能夠熟練地運用各種數字信息技術，對海量檔案信息資源整合和挖掘，為事業單位檔案高質量服務提供支持；另一方面，新質生產力能夠為檔案服務提供多元技術支持。例如，事業單位在檔案服務過程中可以利用人工智能技術、數據挖掘技術、知識圖譜技術、數據關聯技術、用戶畫像技術實現對海量檔案信息的聚合，關聯性重組檔案資源，提升檔案信息服務的精準度。

二是在新質生產力的支持下，有助發揮事業單位檔案服務的獨特優勢。當前，隨著社會分工越來越細，為社會公眾提供的服務越來越專業化，在化解檔案公共服務供給困境的同時，也推動著檔案服務創新。事業單位在檔案公共服務過程中既是自身價值實現的過程，也是培育新質生產力的過程。通過與多元主體互動，實現信息要素交換，加速各類信息傳播，使事業單位檔案管理部門能夠獲得各種信息，進而對這些信息整合，培育出新質生產力。

二、信息化環境下事業單位檔案管理改革的困境

1.檔案管理存在信息安全問題

部分事業單位在檔案管理過程中對于信息安全重視程度不足，保密意識不強，在一定程度上影響了事業單位檔案管理質量。事業單位在業務工作推進過程中會形成部分涉密或敏感信息，這些信息直接關系著事業單位的核心利益，一旦出現泄密，后果不堪設想。但目前部分事業單位在檔案管理過程中對于信息安全重視程度不足，在保密意識方面也存在著短板。一方面，在信息化環境下，事業單位在檔案管理過程中會運用到大數據、云計算、人工智能等技術，必然也需要通過互聯網實現對檔案信息的收集、共享和利用，在這一過程中勢必會存在一定的安全風險，如果沒有采取合適的安全防護措施，很容易出現泄密或信息被盜問題；另一方面，部分事業單位在檔案管理過程中還沒有形成嚴密的安全預警機制，難以對檔案信息的整個生命周期全流程監測，也就難以識別在檔案信息開發利用過程中可能出現的風險點，更難以制定有針對性的防范措施。

2.檔案管理制度機制建設相對落后

無規矩不成方圓。制度機制建設是事業單位檔案管理質量提升的關鍵。但部分事業單位在檔案管理過程中相應的制度機制不健全。一是檔案管理制度機制不成體系。雖然單位也制定了與檔案管理相關的制度機制，但相對零散，不成體系。檔案管理人員在檔案信息收集、分類、管理、開發過程中執行著不同的操作標準，導致檔案資料雜亂無章。在數據庫建設過程中檔案信息失真或損毀，不僅影響了數據庫檔案信息的質量，還在無形之中增加了檔案管理難度；二是檔案管理制度機制落實不到位。在事業單位檔案管理過程中，由于部分制度機制不明確，導致不同檔案管理人員的責任分工不夠細化，相應工作開展缺少有效指導，檔案信息化建設缺乏具體統一標準。部分制度在落實過程中出現了選擇性落實或降低標準落實情況，在一定程度上降低了事業單位檔案管理的整體質量。

3.檔案管理信息化推進緩慢

在信息化環境下，事業單位檔案管理改革創新需要借助信息技術。但目前部分事業單位在檔案管理過程中更習慣傳統的工作思路，按部就班的工作模式消磨了檔案管理人員的斗志和創新意識。一是檔案管理人員能力素質有限。部分事業單位檔案管理隊伍人員來源廣泛，既有檔案專業人才，也有從其他部門抽調的人員，還有部分臨近退休人員，使得事業單位檔案管理隊伍結構復雜，人員能力素質參差不齊，在推進檔案管理信息化過程中難以形成整體合力；二是沒有形成相對完備的檔案管理信息系統。檔案管理信息系統是檔案管理信息化的重要載體。但部分事業單位在檔案管理信息系統建設過程中只是按照上級政策要求完成了檔案管理信息系統的初步建設，缺少后期的維護和設備更新，導致檔案管理信息系統發揮的作用十分有限，存在信息檢索不流暢、信息共享系統不兼容、數據格式不統一等問題，在一定程度上影響了事業單位檔案信息化建設質量。

三、信息化環境下事業單位檔案高質量發展策略

1.夯實事業單位檔案信息化基礎

首先，完善檔案信息采集系統。事業單位在檔案信息化轉型過程中首先就要完善檔案信息采集系統。檔案信息采集是事業單位檔案管理的第一步，也是保證檔案信息真實性、完整性的重要前提。因此，事業單位應完善檔案信息采集系統，實現檔案信息采集系統與事業單位業務部門、人事部門、財務部門等相關系統的有效對接，形成統一的技術標準和電子文件編碼形式，為事業單位檔案信息采集提供扎實的技術保障。同時，還要對檔案管理人員開展教育培訓，引導檔案管理人員了解電子文件的主要特點，掌握檔案信息采集系統的相關技術，了解大數據、云計算、人工智能等技術的應用優勢，通過更先進的技術手段，確保檔案信息采集系統獲得的電子文件的真實性、原始性和可靠性。

其次，建設事業單位檔案信息大數據庫。電子文件通過審核之后存儲到事業單位檔案信息大數據庫之中，為后續事業單位檔案信息資源開發利用創造條件。一是重視數據整合與分類管理。將電子文件存儲到大數據庫之后，還要根據部門、時間、類型等維度對這些電子文件明確劃分，方便后續檢索；二是要形成智能化檢索路徑。實現事業單位檔案信息大數據庫與前端服務功能的有效對接，形成智能化檢索功能，通過關鍵詞、標簽檢索，能夠快速查閱相關信息；三是完善大數據庫安全防護措施。檔案信息對事業單位的發展至關重要，必須高度重視數據安全。通過訪問控制、數據加密等形式，切實保障事業單位檔案信息不被泄露或篡改。同時，形成相對應的權限管理機制，減少對大數據庫的訪問次數，確保大數據庫檔案信息安全可控。

最后，完善事業單位檔案信息化管理制度機制。結合當前事業單位在檔案管理過程中制度不完善、部分制度落實不到位的具體情況，圍繞事業單位檔案管理高質量發展的具體要求，對相應制度機制優化。一方面，提升制度機制的系統性。隨著事業單位檔案管理信息化、數字化、智能化轉型，相應的工作流程、工作內容發生了深刻變化，制度機制建設也要因勢而動，對事業單位在檔案管理過程中出現的新問題、新情況形成相對應的制度機制和技術標準。確保事業單位在檔案管理過程中新技術運用、新設備使用都有相應的制度機制和技術標準；另一方面，加大制度機制的落實力度。制度機制只有落實才能夠發揮其引導和規范性作用。因此，在推進事業單位信息化建設過程中要將制度機制落實作為一項基礎性工作。要求全員參與、全過程落實，避免出現制度落實“形式主義”和“走過場”現象，提高事業單位檔案管理效率。

2.創新事業單位檔案信息化路徑

首先，整合事業單位高質量檔案信息資源。在信息化環境下，事業單位高質量檔案信息資源整合顯得尤為重要。一是要明確整合目標。要結合事業單位檔案管理范圍確定整合檔案范圍，制訂詳細的整合計劃，明確整合步驟、時間，形成整合后的預期效果；二是要對事業單位檔案信息資源整合過程實行優化。對各類檔案信息資源整合要形成統一的技術標準，并嚴格審核檔案信息，剔除不符合相關要求的檔案信息，切實保障檔案信息的準確性、完整性、真實性和可靠性；三是要推動跨部門合作與協同。事業單位在信息資源整合過程中要加強與其他部門的溝通協作，針對在檔案信息整合過程中存在的問題及時提出合理化建議，提升整合效果。同時，也要借鑒其他事業單位在檔案信息資源高質量整合過程中的成功經驗和做法，進一步提升事業單位檔案信息資源的整合質量。

其次，創新事業單位檔案信息化服務路徑。隨著信息技術不斷發展，事業單位應該發揮自身檔案信息的獨特價值，面向多元主體提供優質的檔案信息服務。一是要加強技術支撐，構建智能檔案服務系統。事業單位應加大技術投入，將大數據、人工智能、云計算等技術運用到智能檔案服務系統之中，通過大數據技術深度挖掘和分析檔案數據。借助人工智能技術實現檔案信息的自動標記和智能化檢索，利用云計算技術實現對海量數據的云存儲與云備份，為前端智能檔案服務提供數據基礎；二是對服務流程實行優化，提升用戶體驗。事業單位要優化服務流程，簡化服務步驟，借助智能檔案服務系統為用戶提供在線查詢、電話咨詢、微信服務等多種功能，方便用戶隨時隨地獲取檔案信息。同時，還要建立用戶反饋機制，及時對用戶反饋情況實施收集和整理，方便后續服務改進。

總之，在信息化環境下，事業單位檔案管理面臨挑戰與機遇。當前，事業單位在檔案管理過程中仍存在信息安全、制度機制建設、檔案管理信息化推進緩慢等問題。為了更好地實現事業單位檔案高質量發展目標，應建設檔案信息大數據庫，實現數據整合與分類管理，形成智能化檢索路徑，加強跨部門合作與協同，為不同主體提供高質量檔案信息服務，更好地展現事業單位檔案信息的獨特價值。

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作者單位：山東省臨沂市社會治安綜合治理服務中心

作者簡介：王文婷（1984—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案信息化。