大數據驅動下數字化檔案創新管理模式探討

摘 要：檔案管理是一項基礎而又重要的工作，只有創新檔案管理模式才能適應新時代的需求。文章闡述了數字化檔案管理的重要意義，對大數據下數字化檔案管理的優勢、劣勢、機遇和挑戰展開分析，并從數據挖掘與分析、構建檔案管理體系、強化風險管理、健全保障機制四個方面詳細闡述了大數據驅動下數字化檔案的創新管理對策。研究表明，在數字化檔案管理中引入大數據技術，能夠重塑檔案管理方法、流程、體系和機制，創新管理模式，提高數字化檔案的管理效率和質量。文章結合實踐，探討了大數據驅動下數字化檔案的創新管理方法，供同業人員參考借鑒。

關鍵詞：數字化；檔案管理；大數據；SWOT分析；創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

數字化檔案是一種新型的檔案信息形態，它是運用計算機、掃描、數字攝影、多媒體等技術將各種載體的檔案資源轉化為數字化信息，用數字化形式存儲、網絡化連接、計算機系統管理，形成檔案信息庫，方便及時利用。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》）明確指出，要推進檔案工作數字化轉型和高質量發展。當前，數字化檔案管理雖然成為主流，但在管理機制、方法等方面仍然存在一些問題和不足，檔案管理人員應充分利用大數據技術，對檔案管理模式實行優化和創新。

一、數字化檔案管理的重要意義

1. 提高檔案工作效率

站在檔案管理者的角度，數字化檔案管理模式采用先進的信息技術手段，實現了檔案信息的電子化、自動化處理，提高了檔案管理的工作效率。相比傳統的手工檔案管理方式，數字化檔案管理能夠減少人為操作環節，降低出錯率，提升檔案處理的準確性；站在檔案使用者的角度，利用檔案數據庫和索引系統，用戶能夠快速定位所需檔案信息，并實施在線瀏覽、下載和打印等操作，提高檔案信息的利用效率，縮短等待時間，滿足用戶對檔案信息快速獲取、靈活應用的需求。

2.提供科學決策支持

檔案是在社會活動中形成、具有保存價值的原始記錄，這些資料是單位生存發展不可或缺的信息，能夠為決策者提供全面、準確的信息支持。從紙質檔案發展為電子檔案，通過對檔案數據的分析和挖掘可以提取有價值的信息，為政策制定與成果分析提供科學依據。另外，數字化檔案還能夠可視化展示，有助于動態更新，使決策者更加直觀地了解、利用檔案信息，進一步提高決策的準確性和有效性。

3.實現檔案資源共享

數字化檔案不僅保存途徑多、保存年限長，在基于5G、互聯網、大數據等新技術下，還有利檔案管理系統與其他系統良好對接，打破檔案信息的地域和時空限制，使得檔案資源能夠更廣泛地共享和利用。在單位內部，通過建立檔案信息共享平臺，不同部門可以相互借閱、交流檔案信息，加快了信息傳輸速率，有助于拉近各部門之間的距離，進而消除信息孤島效應。

二、大數據下數字化檔案管理的SWOT分析

1.優勢（S）

第一，檔案資源豐富。隨著單位的業務和經濟活動的開展，檔案資料也在不斷形成，具有豐富的檔案資源，如財務檔案、科技檔案、基建檔案、宣傳檔案、人事檔案等。這些檔案涉及多種類型，呈現出多元化特征，傳統管理模式不再適用。數字化檔案管理能夠提高檔案工作效率，減輕檔案管理人員的工作量，而豐富的檔案資源為數字化管理模式的應用提供了先天條件。

第二，數字化基礎較好。為響應建設網絡強國、數字中國的號召，數字化轉型成為單位發展的重要方向，尤其是科技方面的數字化轉型，為檔案管理的數字化轉型提供了經驗。調查顯示，絕大多數單位已經完成資源管控系統、業務協作系統、檔案管理系統等建設，為數字化檔案管理打下堅實基礎。另外，紙質檔案的數字化轉換率達到80%以上，實現了實體檔案與電子檔案的雙向關聯。

第三，管理制度較完善。為規范檔案管理工作，充分發揮檔案資源的利用價值，我國出臺了一系列管理制度與規范，如《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894-2002）》《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等。隨著檔案管理制度的不斷完善，有助于單位結合自身實際情況，制定數字化檔案管理制度體系，確保實際管理工作有章可循。

2.劣勢（W）

第一，協同管理程度低。數字化檔案管理工作應遵循“統一管理、分級負責”的原則，各部門完成本部門檔案的收集和歸檔工作。雖然有明確的制度要求，但不同部門對制度的執行力度有差異，容易形成不規范的檔案資料，給后續檔案管理增加困難。另外，檔案從形成到歸檔，其間經歷多個環節，在不同業務流程中，檔案管理人員的業務側重點也不同，加之不同部門之間的溝通交流不暢，從而形成了管理上的風險隱患。

第二，專業人才缺乏。數字化檔案管理對管理人員提出新的要求，然而調查發現，部分檔案管理人員并非專業出身或者信息化素養較低，距離數字化管理要求還存在一定差距。究其原因，一是單位缺少明確的人才培養計劃，檔案管理人員的素質得不到有效提升。二是考核和激勵機制不完善，無法調動管理人員的積極性，對高素質人才的吸引力不足。

3.機遇（O）

第一，國家政策支持。《規劃》提出借助新一代信息技術，創新檔案工作的理念、方法和模式，提高檔案管理的數字化水平。近年來的《政府工作報告》中多次提及“信息化”和“數字化”，指出培育壯大數字產業是時代發展的要求。可見，國家政策支持新興信息技術在檔案管理中的應用，倒逼單位重新思考檔案工作的未來發展方向，確定數字化檔案管理是必經之路。

第二，信息技術日益成熟。檔案資源不斷形成，對管理工作提出新要求，而信息技術日益成熟，以大數據、云計算、人工智能為代表的新興技術得到廣泛應用，為數字化檔案管理提供了底層架構。通過引入信息技術，既能實現增量檔案的數字化，又能提高管理效率、降低人力成本，還能挖掘檔案的價值并充分利用。

第三，數字時代的推動。檔案管理屬于社會管理系統的一個組成部分，隨著數字時代的到來，檔案管理也要順應“互聯網+”的發展要求，從工作理念、內容和方法上不斷探索創新，將互聯網思維和技術融入檔案工作中，以提升檔案服務質量。

4. 挑戰（T）

第一，部門之間存在信息孤島。一些單位的部門設置較多，不同部門之間的交流互動少，導致信息傳輸不及時、不順暢，形成信息孤島。檔案管理具有綜合性、復雜性特征，需要所有部門協作配合，而信息孤島的存在不利于檔案資料的收集、歸納和開發利用，這是今后檔案管理工作必須解決的問題。

第二，檔案信息安全風險大。信息技術是一把雙刃劍，從紙質檔案轉變為數字化檔案帶來了更多的信息安全風險。一旦檔案信息被泄露或惡意篡改，就會影響檔案工作的真實性和有效性。具體來看，檔案信息安全風險主要來源于兩個方面：一是信息載體如光盤、硬盤等，它們對外部環境條件的要求高，保管使用不當可能影響數據安全；二是人為因素干擾，如管理人員操作失誤、黑客入侵或傳播病毒，不僅影響檔案信息的安全，還可能導致整個管理系統癱瘓。

三、大數據驅動下數字化檔案的創新管理對策

檔案管理信息化是必然的發展趨勢，大數據技術的應用雖然帶來了機遇，但也存在劣勢，充滿了挑戰。基于SWOT分析結果，結合數字化檔案管理現狀和需求，提出以下創新管理對策。

1. 深入展開數據挖掘與分析

第一，在數字化檔案管理中，將圖像識別、自然語言處理等技術應用其中，一方面，提高了檔案資料的數字化轉換效率；另一方面，根據檔案信息自動分類和歸檔生成目錄索引，提高檔案管理工作的智能化程度。

第二，面對大量的檔案信息，引入大數據分析和挖掘技術，對檔案自動采集、整理和分析過程中，能夠識別有價值的信息，預測檔案管理工作存在的風險隱患，以便管理人員積極應對。云計算及云存儲技術的應用也是數字化檔案管理的創新途徑，將檔案信息存儲在云端服務器，既方便備份和調用，又解決了紙質檔案難以長期保存的問題。

第三，為保證數字化檔案的安全性和真實性還可以將區塊鏈技術運用其中，確保檔案信息可溯源。區塊鏈技術具有不可篡改和去中心化兩大特點，將其應用在數字化檔案管理中，能夠完整記錄檔案的訪問情況，在修改前實施嚴格驗證，防止發生非法篡改的行為。另外，針對檔案的來源、流轉情況展開溯源，配合人工驗證審核的方式，能夠進一步提升檔案內容的真實性。

2.構建數字化檔案管理體系

第一，檔案資源的數字化。首先，對檔案管理現狀展開分析，明確存在的問題和不足，認識到數據歸檔和備份屬于不同的業務類型。以檔案數據歸檔為例，要識別并鑒定數據信息，保留有價值的信息，并采用合適的保存形式，從而形成電子檔案文件；其次，數字化檔案的歸檔需要各部門的支持與配合，以保證歸檔信息真實和完整。例如，業務數據的歸檔，主要從財務管理系統、企業資源計劃系統和電子公文系統中采集相關數據；最后，是數字化檔案建設。采用數據挖掘、數據清洗等技術，檔案信息能反映單位的發展歷史、現狀和未來需求。

第二，業務流程的數字化。一方面，要采用快速服務部署技術，在業務系統的前期階段科學規劃檔案形式、元數據方案、管理范圍等。以電子合同檔案為例，要根據規范要求設置歸檔標識，確定檔案格式和元數據形式，采集檔案數據后形成完整的信息包，從源頭保證電子檔案的精準性和完整性；另一方面，利用數字化檔案管理系統對檔案資料實行集成式歸檔，從網絡技術、接口協議、數據集成等方面提出明確要求，打造自動化歸集系統，對歸檔業務全面監管核查，確保檔案歸集業務安全、高效完成。

第三，管理模式的數字化。根據單位實際情況，開發數字化檔案管理系統，在系統中設置人員培訓、評價考核、監督控制、跟蹤檢查等功能，發揮一體化管理的優勢。然后，打造檔案安全管理模塊，數字化檔案在收集、整理、傳遞、檢測、使用等環節采用數據管理、信息封裝、檔案導出日志等技術手段打造安全管理模塊，加強賬戶密碼管理，獲取真實的檔案使用者信息。在此基礎上，定期對系統升級，更新管理模塊，拓展業務功能，以滿足日益增加的檔案管理需求。

3.加強檔案信息風險管理

第一，數據加密處理。采用先進的加密算法，對數字化檔案加密處理，即使檔案數據被非法獲取，對方也無法輕易破解。在此基礎上，根據檔案的機密程度和重要性設定不同的加密等級，實現分級保護。還要定期對加密算法更新和升級，以應對不斷變化的安全威脅。

第二，備份檔案數據。建立完善的備份策略，定期對數字化檔案實行備份，以防數據丟失或損壞。備份數據應存儲在安全可靠的地方，如遠程數據中心、離線存儲介質，并定期對備份數據開展恢復測試，確保備份數據的完整性和可用性。

第三，實行權限管理。對訪問數字化檔案的用戶實行權限管理，用戶登錄系統時要身份驗證和權限審核。根據檔案管理人員的工作職責和需要，設定不同的訪問權限，遵循最小權限原則。而且，要定期審查、更新權限設置，確保權限管理的有效性和實時性。

第四，防范非法攻擊。配置專業的網絡安全設備，如防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統等，防范外部非法攻擊和入侵。定期對數字化檔案開展安全掃描和漏洞檢測，及時發現并修復潛在的安全隱患。還要建立應急預案和響應機制，對突發事件開展快速響應和處理，減少非法攻擊對數字化檔案帶來的損失和風險。

4.建立健全相關保障機制

第一，檔案管理責任制。合理設置管理機構，明確設置各崗位的工作內容和職權，將管理責任落實到每個人身上，避免出現問題后推諉扯皮，及時問責當事人。

第二，完善監督機制。在數字化檔案管理系統的建設和運行中，應制定完善的監督機制，設定長期建設目標，規劃短期工作任務，明確建設質量與進度上的要求，確保建設管理工作有序推進。

第三，績效考核和激勵機制。在數字化檔案管理模式下，雖然實現了檔案資料收集、整理和存檔的自動化，但管理人員依然占據主導地位，離不開管理人員的整體規劃。因此，為了調動管理人員的積極性，必須落實績效考核和激勵機制，及時反饋考核結果，對表現優秀的人員給予獎勵表揚，增強其工作責任感、使命感和自豪感，為數字化檔案管理貢獻力量。

第四，專業人才培養機制。數字化檔案管理的創新不僅需要技術上的升級，還需要專業人才的支持。檔案管理本身具有較強專業性，為了滿足數字化管理及創新需求，要落實人才培養機制，從理論知識、專業技能、信息素質、職業道德等方面入手，制訂中長期培養計劃，采用多樣化的教育方式，打造一支高素質、綜合型的檔案管理人才隊伍。

四、結語

綜上，數字化檔案管理能夠提高檔案工作效率，提供科學決策支持，有助實現檔案資源共享。將大數據技術融入檔案管理中，既有優勢又有劣勢，帶來機遇也充滿挑戰，文章詳細介紹了大數據驅動下數字化檔案的創新管理對策，希望為實際工作開展提供參考，切實提高檔案管理水平。

參考文獻：

[1]韓志強，趙 鑫.關于電子檔案數字化轉型創新模式的管理研究[J].百科論壇電子雜志，2024（01）：1-3.

[2]耿畫青.大數據時代事業單位檔案管理創新的思考[J].行政事業資產與財務，2024（02）：106-108.

[3]李豐宇.大數據戰略下干部人事檔案數據云平臺構建研究[D].鄭州：鄭州航空工業管理學院，2022.

[4]楊 穎.基于大數據背景的高校圖書館檔案管理科學策略分析[J].黑龍江檔案，2022（02）：248-250.

[5]符曉紅.大數據背景下電子檔案管理創新途徑[J].中國科技投資，2021（22）：95-96.

[6]李福春.探析大數據背景下檔案管理有效性的提高對策[J].科技資訊，2022，20（11）：23-25.

作者單位：山東濰坊日報社

作者簡介：莊冰冰（1970—），女 ，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：大數據檔案整理。