大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理及信息化應用分析

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，信息技術蓬勃發(fā)展，應用于文書檔案管理中可以顯著提高管理效率、節(jié)約管理資源并為各單位主體打造良好的信息化基礎。因此，文書檔案需要充分融合信息技術手段，創(chuàng)建全新的管理格局。文章從大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理中存在的諸多問題著手研究，發(fā)現(xiàn)信息技術的廣泛應用展現(xiàn)出了前所未有的優(yōu)勢，并提出了一系列建議，以期幫助文書檔案開展高水平信息化管理，提升文書檔案價值。

關鍵詞：文書檔案管理；大數(shù)據(jù)；信息化應用

中圖分類號：G277 文獻標識碼：A

數(shù)據(jù)信息是在當代社會瞬息萬變環(huán)境下的基礎資源，同時也是決定競爭優(yōu)勢的關鍵因素。作為一種承載著海量數(shù)據(jù)信息的載體，文書檔案以文字、圖片、影像等眾多方式記載文書信息，對于不同單位而言，文書檔案具有重要地位。各單位在新時期為提高發(fā)展動力，應充分開發(fā)文書檔案資源，通過創(chuàng)新管理模式，促使其為單位發(fā)展提供服務。通過廣泛使用大數(shù)據(jù)等信息技術，可以滿足各單位跨越式、信息化的文書檔案管理需求，促進各單位強勁發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理的不足之處

1.檔案管理模式不健全

伴隨科學技術的快速發(fā)展，我國自主開發(fā)了多項全新信息技術，為各行業(yè)領域提供了全新的應用助力。尤其是對于文書檔案而言，借助大數(shù)據(jù)技術特性，獲得了革新動力。但是在此過程中仍存在著文書檔案管理模式不健全的問題。其中，最為明顯的是文書檔案管理中挖掘文書檔案資源的深度不足，難以充分掌握單位的全部可用文書檔案資源，導致文書檔案資源利用率較差。不規(guī)范的管理模式導致文書檔案管理面臨著一定的安全風險問題。由于部分單位在大數(shù)據(jù)時代對文書檔案管理信息化工作了解不足，不能夠熟練應用信息技術，且無法組織相關人員監(jiān)督指導文書檔案管理信息化工作，MSuaa0if7w9kwk8qofTv5A==若在工作中受到若干不利因素的影響，將會引發(fā)操作失誤，導致文書檔案信息被泄露或丟失，會對單位造成不可挽回的嚴重損失。

由于單位成立時間較長，在創(chuàng)建單位的初期伴隨衍生的文書檔案管理模式延續(xù)至今，無法實施嚴謹?shù)臄?shù)字化文書檔案收集工作，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文書檔案存在混亂排序、裝訂混亂、格式不統(tǒng)一等問題，后續(xù)文書檔案管理分類難度較大，無法及時整理文書檔案，阻礙文書檔案的資源利用。盡管在大數(shù)據(jù)時代部分單位積極利用信息技術管理文書檔案，但是由于紙質(zhì)檔案管理較為混亂，在后續(xù)轉(zhuǎn)化并儲存數(shù)字化文書檔案的過程中面臨著一定的困難。各種不同類別與安全等級的文書檔案長期暴露于開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，容易受到安全威脅，造成檔案信息被泄露、丟失，具有較大的安全隱患。

2.信息化建設程度不足

大數(shù)據(jù)時代，各類信息技術逐漸發(fā)展成熟，成為文書檔案管理工作中的創(chuàng)新動力。借助信息技術，在文書檔案管理工作中有助簡化復雜的工作流程，包括檔案信息管理、提取等環(huán)節(jié)更加簡便、快捷。大多數(shù)單位對于文書檔案的關注度不足，領導層基于宏觀發(fā)展視角更加關注本單位的經(jīng)營發(fā)展，長期忽視檔案管理信息化建設。并且，由于各單位的文書檔案數(shù)量相對較大，難以在短時間轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文書檔案資源。因此，仍舊將紙質(zhì)文書檔案管理作為工作重點。通過調(diào)查研究，有些單位尚未創(chuàng)建系統(tǒng)化、規(guī)范化的文書檔案信息化管理體系，包括收集、整合、借閱、利用文書檔案等方面，均具有一定的缺陷。

此外，部分單位為控制成本，無法為文書檔案管理信息化工作提供充足的建設資金，沒有創(chuàng)建完整的信息化檔案管理系統(tǒng)。部分單位應用信息技術的時間相對較晚，未能及時針對文書檔案管理人員開展信息技術培訓。單位人力資源十分有限，由于文書檔案管理工作受重視程度不足，難以為其分配復合型創(chuàng)新人才，工作人員能力水平較低，導致無法順利開展文書檔案管理信息化建設。包括各單位領導以及文書檔案管理人員在內(nèi)，信息化意識較為薄弱，對于信息化的了解程度不足。

3.信息化建設不規(guī)范

在文書檔案管理工作中，是否能夠完整、準確、全面地收集整合零散的檔案資源將影響到單位的發(fā)展。盡管部分單位已經(jīng)意識到大數(shù)據(jù)時代的變化，在文書檔案管理工作中對信息技術加以應用，但是由于單位在執(zhí)行信息化文書檔案管理的過程中，在責任劃分、備案以及管理標準等方面均存在著不足，實際上所開展的文書檔案信息化建設并不規(guī)范，包括不合理的歸檔以及常見的后期重復處理等問題，導致文書檔案管理信息化建設效率低下，影響著信息化文書檔案質(zhì)量。一方面，單位的OA系統(tǒng)沒有關聯(lián)文書檔案管理信息化系統(tǒng)，二者之間的傳輸接口不一致，無法順利傳遞文書檔案，延遲歸檔時間或是造成檔案遺漏；另一方面，單位無法及時更新文書檔案管理的軟件，軟件儲存空間不足或是性能下降等均會影響文書檔案的歸檔工作，嚴重者會造成系統(tǒng)癱瘓，增加文書檔案管理的工作量，還可能造成檔案丟失。

二、應用信息技術開展文書檔案管理的優(yōu)勢

1.提高管理效率

大數(shù)據(jù)時代，利用信息技術管理文書檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理方式，可以降低人為失誤可能，提高管理效率。單位的文書檔案較多，檔案管理人員面對較大的工作量，在處理文書檔案的過程中很可能發(fā)生疏忽大意現(xiàn)象，可能會由于細節(jié)性問題引發(fā)嚴重的后果，需要重新整理海量的文書檔案，從而降低文書檔案管理的效率。通過信息技術開展智能化管理，以多種不同形式呈現(xiàn)文書檔案，檔案管理人員也可以選擇擅長或是習慣的方式查閱、管理文書檔案，縮短文書檔案管理時間。大數(shù)據(jù)時代，在文書檔案管理中應用信息化手段也是促使單位整體管理效率提高的關鍵所在。通過全面引進信息技術，促使各部門廣泛應用信息技術開展工作，能夠更好地提高專業(yè)能力水平，全面提升工作質(zhì)量。

2.節(jié)約管理資源

以往面對海量的文書檔案管理需求，需要消耗大量的人力、物力，且由于管理效率較低，往往會導致各單位的工作進度十分緩慢，無法借助于文書檔案為單位發(fā)展動力。對于各單位來講，文書檔案中蘊含著重要的數(shù)據(jù)資源，對于單位發(fā)展具有重要的作用。在文書檔案管理中應用信息技術，可以在同等工作時間內(nèi)節(jié)約管理資源，原本需要多人完成的文書檔案工作，依托于先進的信息技術，可以由一人完成，不僅能節(jié)約人力資源，還能促進單位快速發(fā)展。研究文書檔案的特點，發(fā)現(xiàn)其具有即時性與事務性，通過文書檔案可以充分掌握單位的各項業(yè)務進度情況以及生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)狀等。以科研院所為例，科研文書檔案承載著海量的技術經(jīng)驗數(shù)據(jù)，是一種科學技術信息的載體，為現(xiàn)代科研工作提供了充足的信息參考，為科研院所提供全新的生產(chǎn)動力。

3.奠定信息化發(fā)展基礎

在大數(shù)據(jù)時代，應用信息化手段開展文書檔案管理工作，是利用信息技術更新傳統(tǒng)管理手段的表現(xiàn)形式之一。借助信息技術與管理工作相互融合，有助于單位適應信息化發(fā)展趨勢，獲得良好的信息技術基礎，有助于單位轉(zhuǎn)型升級。考慮到文書檔案管理是各單位的重要工作內(nèi)容，通過創(chuàng)建信息平臺結合技術手段，促使文書檔案管理更加規(guī)范。當文書檔案管理部門向其他部門傳遞文書檔案資源時，也可以借助信息化渠道完成，提高信息傳輸速率，促使各部門廣泛應用信息技術，促進單位整體信息化發(fā)展。在如今競爭激烈的環(huán)境下，各單位廣泛開展文書檔案管理信息化工作，借助大數(shù)據(jù)技術整理海量文書檔案資源，可以從中獲得自身所需的重要信息資源，從某種角度上來講，獲得越多的信息資源，將會顯著提高單位的核心競爭力。受到大數(shù)據(jù)時代的影響，數(shù)據(jù)作為全新的戰(zhàn)略資源，高效利用信息資源，可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)動力，延續(xù)單位發(fā)展的活力。

三、文書檔案管理信息化建設路徑

1.健全信息化管理模式

一方面，為滿足大數(shù)據(jù)時代下文書檔案管理的信息化應用，應健全文書檔案管理模式以及深化落實文書檔案資源挖掘工作。在大數(shù)據(jù)時代，各單位發(fā)展中所生成的各類數(shù)據(jù)，包括生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務項目、人力資源信息等均屬于重要的戰(zhàn)略資源，這些內(nèi)容記載在文書檔案中，是記錄各單位真實工作的重要內(nèi)容，為單位未來的發(fā)展提供科學參考。因此，在信息技術應用下，應當不斷開發(fā)利用文書檔案資源，充分滿足單位的發(fā)展需求。在開發(fā)文書檔案資源時，要求各單位文書檔案管理人員明確開發(fā)目的，并以創(chuàng)建專題的方式，以單位發(fā)展為核心，為后續(xù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源提供便利條件。

另一方面，基于大數(shù)據(jù)時代利用信息技術開展文書檔案管理工作，應當建立規(guī)范化管理機制以及標準的工作流程，確保全體檔案管理人員切實參考標準工作流程開展規(guī)范化文書檔案信息化管理工作。同時，各單位也應當積極組織各部門創(chuàng)建信息化溝通渠道，不僅能搭建暢通的文書檔案傳遞渠道，還能促使各部門積極挖掘自身的文書檔案資源，經(jīng)過部門自行整合之后，以更加規(guī)范的形式傳遞給檔案部門，在一定程度上減少了文書檔案管理部門的工作壓力，并提升了各部門聯(lián)系的緊密度，便于共享文書檔案信息。

2.創(chuàng)建信息化管理平臺

作為文書檔案管理信息化應用的基礎，應當做好完善的基礎設施工作，單位領導應從頂層設計視角加快文書檔案管理信息化建設進程。

一方面，要求各單位加強對信息化建設的重視程度，為文書檔案管理信息化提供充足資源，保障資金投入，能夠應用先進的信息化管理手段，順利推進文書檔案管理信息化建設。應由專人采購先進的信息技術設備設施，包括計算機系統(tǒng)等硬件設備。在采購設備時，應當考慮計算機系統(tǒng)的性能參數(shù)，確保所購入的系統(tǒng)具有良好的兼容性，能夠適應不同類別軟件的加載需求。完成硬件設備設施的采購之后，為保障文書檔案管理信息化應用具有良好的安全保障，還應當專門定制文書檔案管理軟件。可以通過招標采購的方式，與第三方軟件開發(fā)企業(yè)簽訂合同，由軟件開發(fā)企業(yè)根據(jù)文書檔案信息化管理需求以及單位發(fā)展特征，專門定制專屬應用軟件，從而加強文書檔案管理的安全性。通過連接單位內(nèi)網(wǎng)，全面規(guī)避開放互聯(lián)網(wǎng)的信息被泄露風險。經(jīng)過軟件開發(fā)企業(yè)測試文書檔案管理軟件的安全性，認證安全性良好，才可以正式在單位投入使用。

另一方面，需要增強全體檔案管理人員的信息化意識。在單位開展大力宣傳工作，積極宣傳推廣文書檔案管理信息化的優(yōu)勢，加深全體職工對信息化的了解程度。可以通過開展宣傳會議的方式，積極向各部門宣傳推廣信息技術應用，促使其充分掌握文書檔案管理的前沿技術和發(fā)展趨勢，了解信息化管理目標與工作流程，并更好地促進各部門之間溝通互動，確保充分滿足各部門快速對接或共享文書檔案的需求。以科研單位為例，其完成某科研項目之后，可以及時結合文書檔案管理工作開展檔案宣傳周或是信息化管理展示宣傳等活動，向全體單位成員展示文書檔案管理信息化建設成果，促使其加深了解，共同為文書檔案管理信息化建設作出貢獻。

3.升級文書檔案管理軟件

為達到理想的文書檔案信息化管理成效，應當注重文書檔案管理軟件的使用。信息化軟件是支撐文書檔案順利開展信息化工作的基礎，在引進信息化管理軟件的過程中，各單位應當及時校驗軟件的使用性能，要求其能夠充分滿足文書檔案管理的各項功能需求。在實際應用中，應當高度重視軟件檢索功能與實際操作流暢度等方面，確保利用文書檔案管理軟件開展工作時更加準確、便捷。隨著各單位的快速發(fā)展，各項數(shù)據(jù)資源均儲存在文書檔案當中，海量的數(shù)據(jù)信息考驗著軟件的儲存性能，若由于存儲空間不足延誤文書檔案管理的進度，將會直接影響單位的工作進程。因此，各單位在利用信息化管理軟件時，應當注重定期更新優(yōu)化，確保充分滿足文書檔案管理需求。一方面，注重與辦公室自動化系統(tǒng)接口的統(tǒng)一性，在設計軟件時充分參考單位現(xiàn)有的OA系統(tǒng)使用接口；另一方面，注重文書檔案管理軟件的安全性能優(yōu)化升級。由于單位長時間應用軟件管理文書檔案，若不注重安全防護功能，可能會受到不法分子的網(wǎng)絡攻擊，造成文書檔案信息被泄露，給單位造成重大損失。

此外，還應為軟件使用設置更新時間，確保定期檢驗軟件安全性并更新優(yōu)化。例如，可以創(chuàng)建數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術等方式，阻止非法程序惡意訪問。同時，為軟件使用設定差異性的安全等級，科學設計訪問權限，定期使用防火墻與殺毒軟件等檢驗軟件系統(tǒng)漏洞與安全風險，打造安全的使用環(huán)境。受到存儲空間的局限性影響，可以通過租用云端儲存空間的方式，及時備份文書檔案，便于定期清理過期文書檔案，始終預留充足的存儲空間，避免調(diào)取文書檔案時無法獲得相應的內(nèi)容。通過創(chuàng)建大容量云端備份數(shù)據(jù)庫的方式也能夠保障文書檔案的安全。可通過引進安全管理專員的方式，落實文書檔案地方保密制度的管理要求，切實提升檔案管理人員的保密意識，為文書檔案管理軟件創(chuàng)建規(guī)范化保密期限與等級，同時嚴格限制借閱、復印等使用權限，并制定安全保密制度。做好網(wǎng)絡安全建設，包括文書檔案信息化管理中生成的光盤以及移動硬盤等檔案載體，應當妥善加以保管。設計研發(fā)安全管理軟件，為文書檔案管理程序創(chuàng)建專屬安全防護系統(tǒng)，分門別類清晰儲存文書檔案，為文書檔案做好備份管理工作。立足于未來。可基于長遠發(fā)展視角，為文書檔案信息化應用創(chuàng)建專屬智能檔案室，引進先進數(shù)據(jù)技術設備，創(chuàng)建智慧化檔案管理職能系統(tǒng)，進而在檔案管理、環(huán)境監(jiān)控以及消防安全等方面均打造一體化的智能管理效果。

四、結束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代信息技術被廣泛使用，為文書檔案管理水平的提高帶來了全新可能。通過創(chuàng)建信息化管理平臺，搭載專屬管理軟件的方式，可以充分滿足文書檔案管理信息化建設的需求，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，提高了文書檔案資源的使用效率，為單位提供充足的戰(zhàn)略發(fā)展資源。

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作者單位：陜西陜煤韓城礦業(yè)有限公司

作者簡介：賈菡寧（1980—），女，漢族，陜西韓城人，本科，館員，研究方向：企業(yè)檔案。