大數據時代水利單位檔案可持續管理研究

2024-10-11 00:00:00王增榮

蘭臺內外 2024年28期

摘要：步入大數據時代，為人們的學習、工作、生活提供了極大的便利。水利水電單位的檔案管理工作在大數據環境下也在逐漸發生變化，大數據技術推動檔案管理工作朝著更加現代、智能、科學、便捷的方向邁進，為水利水電單位可持續發展提供了有利的條件。因此，水利行業要利用大數據的有利環境，促進檔案管理工作與時俱進，樹立現代化的管理理念，推進檔案管理的數字化進程，借助數字技術，提升檔案管理的實效和服務水平。文章結合多年實際工作經驗及研究，探討了在大數據背景下水利單位檔案可持續管理的策略。

關鍵詞：大數據時代；水利行業；檔案管理；可持續

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

大數據時代的到來，為人們的學習、工作、生活提供了極大的便利。從水利單位檔案管理工作在大數據環境下發生的巨大變化就可見一斑。2015年，國務院就部署了大數據發展行動綱要，指出要“共同推動形成公共信息資源共享共用和大數據產業健康發展”，加快各個行業檔案信息化建設的速度。如今，大數據技術正在推動水利行業的檔案管理工作朝著更加現代、智能、科學、便捷的方向邁進，為其可持續發展提供了有利的條件。因此，水利水電行業要利用大數據的有利環境，樹立現代化的管理理念，重視檔案數字化建設，促進檔案管理工作與時俱進，建立科學、有效的工作機制，深入挖掘檔案管理的潛在價值，實現檔案的可持續管理，提高檔案管理的水平。

一、水利單位檔案管理現狀

水利事業是我國社會經濟發展重要的行業，對社會生產力的發展以及國家綜合實力的提升都具有重要價值，也是人類文明發展的標志性之一。人們在從事水利工程建設及水利經營活動中，記錄下對國家、社會發展有保存價值的記錄。例如，各種文字、圖標、影像材料等，不僅是了解過去、總結經驗、發展水利事業的寶貴文獻資料，還是我國水利事業發展乃至社會經濟發展重要的組成部分。縱觀我國各地水利事業發展現狀，水利檔案管理工作質量也存在參差不齊的現象，信息技術的應用程度各不相同。大部分水利部門在檔案管理工作中實施統一領導、統一標準、集中和分級相結合的管理模式，在上級部門的監督和指導下有序開展，水利檔案管理工作開展得健康有序。同時，各級水利檔案管理部門也能夠按照相關的檔案管理法律法規、規章制度等開展工作，并結合具體情況制定符合本單位、本部門的相關管理制度和規范，嚴格按照規章制度開展檔案資料的收集、分類整理、編制目錄、保管借閱、提交銷毀等工作，確保檔案信息的完整性，為開展水利工作提供保障。隨著信息時代的到來，檔案管理工作也由原來的紙質轉為紙質電子共存的方式，電子檔案的存儲方式成為目前檔案管理非常重要的形式。雖然這種方式給水利行業檔案管理帶來了便捷和益處，但是由于信息化發展速度較快，檔案信息化發展還面臨著許多挑戰，需要檔案管理部門及相關工作人員深入學習研究，進一步提升水利檔案管理的信息化進程。

二、實現水利檔案信息化可持續管理的必要性

1.水利檔案信息化建設是信息化時代社會發展的必然選擇

探索水利行業檔案信息化建設及發展是信息時代社會發展的重要表現。我國信息化建設的發展要求各個行業共同推動形成公共信息資源共享共用和大數據產業的健康發展，檔案管理領域更要加快信息化建設的速度。隨著移動互聯網的發展、大數據信息技術的普及、智慧終端和云計算等一系列信息技術帶動了各個行業的變革與發展，也深入改變了人們的學習、生產和生活方式。信息技術對當今社會的影響力和應用程度使得人們獲取信息、工作生活都與現代化信息緊密相連，人們對信息化的依賴和使用也達到了空前的高度。運用信息技術，依托互聯網、云計算等平臺開展并推進水利檔案管理信息化建設，已經成為水利行業發展的需要，成為信息時代發展的必然選擇。

2.水利檔案信息化建設是實現水利檔案資源共享的需要

大數據時代，實現水利檔案信息化建設能夠提高檔案管理水平，推動水利行業檔案資源實現信息共享的需求。信息時代的發展，信息資源的共享利用是其重要的標志之一，也是衡量信息化發展水平的重要尺度。目前，我國各個行業檔案管理都在推進信息化建設，從傳統的紙質檔案向數字化檔案轉變，并取得了較大的成果，也是水利事業取得進步和發展的重要標志。相反，檔案信息的數字化和資源共享的發展提高了檔案管理水平，檔案信息檢索查找更加方便快捷，在節約時間的同時，提高了水利檔案信息資源利用的效率，在一定范圍內實現了檔案信息資源充分、準確、快捷共享，有利于我國水利行業了解過去、總結經驗與發展未來，并通過互相借鑒，互通有無，在一定程度上促進水利事業的科學化發展。

3.水利檔案信息化建設為科學決策提供可靠的依據

大數據時代，水利檔案信息化建設還為水利工作的科學決策提供可靠的依據。信息資源的準確性、科學性、真實性等能夠直接為領導的決策提供有價值的參考依據。因此，信息資源的質量和數量會影響一個行業科學決策的水平。如果一個行業能夠利用現代的信息采集系統、科學組織整理信息資源、建立健康的大數據環境，通過科學分析比較系統中的數據，就能夠獲得安全有價值的信息數據，了解行業的發展歷史、現狀及未來走向，科學分析行業發展變化的規律，為下一步的決策提供科學、可靠的依據，這就是信息時代帶給行業發展的數據增值紅利，會為資金管理投放、項目評估、建設選擇、生產規模、技術采用和資源預測等提供可靠的參考。

三、水利檔案可持續管理存在的問題

1.實現檔案可持續管理的意識薄弱

水利單位檔案管理工作涉及領域比較多，如人事檔案、事務性檔案，還有專業性較強的工程類檔案。在具體工作中，有些單位和部門的工作方式及工作人員表現出對實現檔案可持續管理的意識比較淡薄。在水利工程類檔案方面更是存在此問題，由于工程的甲方、乙方、監管方、設計方、造價方、驗收方等不可能都配備專業的檔案管理人員，有些兼職的資料管理人員由于不了解檔案的重要性，也沒有熟練掌握現代化的檔案管理技術，不了解檔案管理的相關規定制度，對檔案管理存在科學管理、可持續管理意識薄弱的問題。相關的監督部門也往往會忽視工程檔案的管理監督工作，只重視工程質量等方面的監督，導致很多水利工程檔案存在各種管理問題。

2.檔案管理工作人員專業素質不強

在信息技術飛速發展的今天，檔案管理人員不僅要具備較強的檔案管理專業知識，還應該具有較強的信息技術學習能力，才能夠實現檔案管理工作的穩步和創新開展。但是，部分水利部門的檔案管理人員常為非專業或者兼職人員，缺乏檔案管理專業知識儲備。因此，很難保障檔案管理各階段信息歸檔的及時性、完整性和規范性。此外，還對一些檔案管理制度規定了解不夠深入，執行不夠具體，對一些檔案管理的新技術、新方法掌握得不夠精準，嚴重制約著水利工程檔案管理工作的質量。

3.檔案管理監管力度不夠

首先，水利單位的檔案根據其類別應該由不同的部門和人員檢查和監督，如水利工程檔案應該由各級水利建設部門及檔案行政管理部門為檢查和監督的主體，人事檔案和事務性檔案等應該由相關行政管理部門為檢查和監督的主體。但是，在實際工作中由于領導及工作人員過度關注工程進度和質量，關于檔案類材料往往成為監督管理的真空；其次，一些水利工程檔案由于建立方未能嚴格履行檔案歸檔及簽字流程，對施工相關的材料審查監督力度不夠，不能夠保證檔案資料的完整性和準確性；最后，關于一些人事方面及工作方面的檔案，由于領導及相關人員認為檔案管理工作只是行政工作中的一部分，未將其列入重點工作內容，忽視了對其監督管理的重要性，導致檔案管理工作逐漸被弱化及邊緣化，不利于水利檔案管理的順利開展。

4.檔案管理工作相關制度完善及落實方面存在諸多問題

大數據時代，檔案事業也在不斷發展，但很多部門沿用的還是多年以前的檔案管理制度，針對提高檔案管理信息化水平方面的相關制度和措施還不夠完善，一些檔案管理方面的規章制度在落實過程中也存在參差不齊的現象。此外，針對一些大型的水利工程項目，由于建設周期長，參建單位較多，涉及各個領域，導致水利工程檔案管理工作在某些環節上流于形式，管理弱化，對于這些周期較長的大型工程項目，其檔案管理相關制度措施還需要進一步完善并嚴格落實。

四、水利單位檔案可持續管理的策略探究

1.加強檔案管理智能化頂層設計

要提高檔案管理信息化水平，走可持續發展之路，首先，要統籌考慮檔案管理工作的特點，按照實現檔案事業長遠發展的目標，結合我國目前檔案管理體制、技術水平、人才力量等，制定符合我國各地實際的檔案信息化發展總體規劃，明確其發展目標，通過制定長期、中期、短期發展目標的方式，逐步推進檔案管理智能化開展。同時，制定相關的技術標準、管理標準，規范制約人工智能在檔案管理領域的應用，確保檔案管理工作朝著智能化、科學化、技術化和規范化方向開展。

2.創新研究可持續發展之路

大數據時代，實現檔案的可持續管理，就要有較強的理論和技術支撐，相關科研部門要在信息平臺建設、硬件設施建設、服務應用等方面大力開發創新，不斷推動人工智能等信息技術在檔案管理中的應用。例如，江蘇省的機器學習算法AI 智能校對系統，將數據和人工智能對接，把檔案目錄及全文都智能化編輯，實現了檔案數據的智能校對；還有福建的人工智能和機器人流程自動化技術，讓機器人實現對紙質檔案和電子文檔的采集和預處理，代替了部分日常的人工管理工作。這些檔案管理的現代化技術都為檔案管理的可持續發展開創了新的道路。

3.加大檔案管理智能化人才培養力度

大數據時代，實現檔案的可持續管理，人才培養至關重要。人才是事業創新的動力和源泉，也是將檔案管理工作推向智能化流程的關鍵因素。因此，各行業、部門要探索檔案智能化管理人才的培養力度，一方面，要從專業院校招聘專業檔案管理人員從事本單位檔案管理工作，讓更多人懂得檔案管理的專業人才從事專業工作；另一方面，在工作期間，要增強檔案管理人員的思想意識，使其充分了解檔案管理工作對水利行業發展的重要性，對崗位上的檔案管理人員開展繼續教育和專業培訓，提高檔案管理人員的理論知識水平、業務操作、智能化應用水平等方面的能力。在人才培養中，還要通過不斷學習先進地區的先進技術與先進經驗等，通過信息交流、技術交流、經驗交流等方式，逐步提升檔案管理人員的素質。同時，還要優化人才的評價、使用和激勵機制等，讓更多優秀的檔案管理人員不僅得到成長，還能夠為檔案事業的可持續發展做出積極的努力。

4.加快檔案智能化管理平臺建設及創新

大數據時代，實現檔案的可持續管理，就要不斷強化人工智能技術在檔案管理工作中的應用力度。一方面，要促進檔案管理工作流程的智能化，在水利行業范圍內實現檔案資源共享，鼓勵科研單位開展檔案人工智能產品的研發并逐步推廣應用；另一方面，水利部門及水利工程建設單位等可以與科研院所、高校合作，深入挖掘人工智能在檔案管理工作中的應用場景，加強溝通學習和交流，利用新的技術改善檔案服務工作，使其為水利事業發展提供保障，為各項事業發展提供更加完善的服務。

綜上所述，在信息時代，水利檔案信息化建設是信息時代社會發展的必然選擇，是實現水利檔案資源共享的需要，為科學決策提供可靠的依據。但是，目前水利行業還存在相關人員檔案管理意識薄弱、工作人員專業素質不強、檔案管理監管力度不夠、檔案管理工作相關制度不完善等諸多問題，需要采取加強檔案管理智能化頂層設計、創新研究可持續發展之路、加快檔案智能化管理平臺建設、加大檔案管理智能化人才培養力度、加快檔案智能化管理平臺建設及創新等措施，促進檔案管理工作與時俱進，深入挖掘檔案管理的潛在價值，實現水利行業檔案事業的可持續發展。

參考文獻：

[1]趙盼，馮洋，李莉.水利工程檔案安全管理系統開發利用探討[J].山東水利，2023（09）：80-81.

[2]劉琳，王啟國.水利檔案規范化管理存在的問題及優化路徑分析[J].蘭臺內外，2023（27）：14-16.

[3]張科.淺析大數據技術下陜西水利信息化建設[J].陜西水利，2023（08）：116-117+120.

[4]李盼妮.水利人事檔案管理信息化建設實踐探究[J].辦公室業務，2023（08）：86-87+124.

[5]林瑩.基于大數據的智能檔案管理系統應用案例分析[J].集成電路應用，2023，40（03）：70-72.

[6]鄭偉良.水利檔案管理助力水利事業健康發展的現實路徑[J].蘭臺內外，2023（06）：60-62.

[7]方莉.水利水電工程檔案信息化建設問題及策略研究[J].黑龍江檔案，2023（01）：128-130.

[8]王靜媛.大數據時代水利企業科技檔案信息化建設管理[J].辦公室業務，2022（18）：114-116.

[9]趙瑾.數字化背景下水利事業單位檔案工作創新初探[J].數字通信世界，2022（09）：173-175.

[10]李慧.大數據時代水利檔案管理創新探索[J].內蒙古水利，2022（05）：76-77.

[11]黎凡.大數據時代水利企業檔案管理發展的機遇和挑戰分析[J].人民珠江，2023，44（S01）：238-240.