新媒體環境下高職院校電子檔案系統安全建設研究

摘 要：現階段，數字技術在諸多行業得到了應用，高職院校檔案管理工作也因此提高了工作水平和質量。目前，使用電子檔案系統能夠在提高檔案管理效率的同時，強化檔案資源的利用實效，積極作用顯著。但在新媒體環境下，電子檔案系統容易受到多種因素影響，存在一些安全隱患，若不能及時解決和優化，會影響檔案利用和檔案管理安全。因此，加強高職院校電子檔案系統安全建設至關重要。

關鍵詞：新媒體環境；高職院校；電子檔案系統；安全建設；具體路徑

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

高職院校檔案管理工作是一項十分煩瑣的工作，在新媒體環境下，運用數字技術對其實施管理能夠大幅度提高工作效率，實現檔案信息的優化配置。但結合實際發現，在高效傳播檔案信息的同時，高職院校電子檔案系統也面臨安全風險。因此，如何使電子檔案系統安全、穩定地運行成為高職院校重點研究的課題。本研究介紹了電子檔案系統安全建設，分析了電子檔案系統存在的安全問題，提出了電子檔案系統安全建設路徑，以期能夠更好地開展高職院校檔案管理工作。

一、新媒體環境下高職院校電子檔案系統研究概述

新媒體環境下高職院校電子檔案系統具備以下基本特征。

1.信息化與數字化管理

在新媒體環境下，高職院校電子檔案系統管理的核心特征是信息化和數字化。這意味著檔案的生成、存儲、管理和利用全過程都在數字化環境中開展，顯著提高了檔案管理的效率，并保證了檔案的準確性。

2.實時性與遠程訪問

電子檔案系統支持實時更新和遠程訪問，教師和學生可以隨時隨地通過網絡訪問所需檔案，打破了傳統檔案管理的時空限制。

3.安全性與隱私保護

面對新媒體環境中復雜的信息安全威脅，高職院校電子檔案系統具備較強的安全性，包括數據加密、訪問控制、備份恢復等措施，并具備保護個人隱私信息的功能。

4.系統集成與信息共享

電子檔案系統與學校的其他信息系統展開了深度集成，實現了數據的無縫對接和共享。電子檔案系統能夠與教學管理系統、人事管理系統等相互關聯和協同工作。通過信息共享，不同部門能夠更加高效合作，提高整體管理水平，如學生的學業成績可以自動同步到檔案系統中。

5.檢索與利用更加便捷

通過先進的檢索技術和友好的用戶界面，電子檔案系統為用戶提供了便捷、高效的檢索和利用體驗。用戶可以通過關鍵詞、時間范圍、分類等快速定位所需檔案信息，并在線閱覽、下載或打印，極大地提高了檔案的利用價值，讓檔案信息能夠更好地為學校的發展服務。例如，教師可以迅速查找過往學生的優秀作品，為教學提供參考。

6.規范管理流程

電子檔案管理系統從檔案的收集、整理、存儲以及利用到銷毀，都有明確的規定和操作流程。

7.技術更新與系統維護

面對新媒體環境下的快速發展趨勢，高職院校電子檔案系統能夠不斷更新和升級，適應新的管理需求和應對潛在的安全威脅。

8.界面簡潔

簡潔明了的界面設計使得用戶能夠快速上手和熟練操作電子檔案系統。簡潔的界面更容易突出主要功能和展示信息，提升用戶體驗。簡潔的界面有助于檔案管理人員減少操作失誤，提高工作效率，讓用戶能夠專注于檔案信息本身而不被界面所困擾。

二、新媒體環境下高職院校電子檔案系統安全建設的意義

電子檔案系統安全建設是高職院校信息化建設的重要組成部分，通過加強電子檔案系統安全建設可以提高高職院校的管理水平，從而為高職院校的教學、科研、管理等提供有力支持。

新媒體環境下的信息傳播速度快、范圍廣，檔案信息的安全性、真實性和完整性面臨著更大的挑戰。因此，加強高職院校的電子檔案系統安全建設，能夠加強數據安全管理和隱私保護。

電子檔案系統存儲著高職院校重要的歷史資料和信息，如教學計劃、科研成果以及人事檔案等，保障檔案信息安全能夠增強學生、家長及社會公眾的信任意識，有助于維護高職院校的聲譽和權益。

加強電子檔案系統安全建設，有助于高職院校高效管理和利用教學資源，提升教學質量，提高管理效率，能夠保證檔案數據的安全，為高職教學研究提供可靠的數據支持，有助于高職院校開展學術研究和教育決策。

三、新媒體環境下高職院校電子檔案系統存在的問題

1.電子檔案系統兼容性和擴展性欠佳

電子檔案系統不兼容，只能在特定版本的操作系統上運行，不兼容第三方應用。電子檔案系統不支持分布式部署，系統的模塊化程度低，添加新功能或者修改現有功能需要重構大量代碼，系統不夠靈活。電子檔案系統的兼容性和擴展性欠佳，難以契合不斷變化的檔案管理需求以及技術發展，一旦需要和其他系統對接或升級，便會遇到許多困難，極大地影響檔案管理工作的開展。

2.電子檔案系統抗網絡病毒攻擊能力弱

近些年，隨著科學技術的發展，病毒攻擊的方式發生較大的變化，雖然高職院校的電子檔案系統具備一定的抗攻擊能力，但由于計算機病毒的破壞性大，一旦發生病毒攻擊，容易造成不可估量的損失。結合實際發現，現階段高職院校多外購電子檔案系統，系統由軟件公司開發，安全策略多以身份識別、權限控制和自動備份為主，系統開發商無法提供及時有效的技術支持，難以保證良好的安全防護效果。

3.電子檔案系統的穩定性差

電子檔案系統因為硬件性能不足、軟件算法效率低或者網絡延遲高，導致用戶操作系統響應時間長，處理效率低，影響用戶體驗。電子檔案系統因為管理資源不當、內存不足或者軟件存在缺陷，出現崩潰、卡頓等問題，影響檔案管理人員日常工作的開展。

4.數據安全存在風險

電子檔案系統中存儲了大量信息，包括學生信息、教職工信息、學校科研、學校行政信息等。電子檔案系統缺乏全面的檔案數據管理和監控機制，使得數據的準確性與完整性難以得到保障，重復錄入、錯誤錄入等時有發生，影響檔案質量。高職院校在檔案信息公開利用中未加密保密信息，致使機密信息容易被泄露。在安全管理中，高職院校未有效加強系統安全，致使電子文件在保存中易發生被復制、篡改以及丟失的問題。數據備份機制不健全，一旦發生系統故障容易導致數據失真。

5.電子檔案系統維護成本高，更新不及時

隨著電子檔案系統功能的增加，系統更加復雜，維護難度更大，維護成本更高。高職院校用于維護電子檔案系統的資金少，沒有制訂長遠的計劃，沒有做好預算安排，電子檔案系統更新不及時。

四、新媒體環境下的高職院校電子檔案系統安全建設路徑

1.完善電子檔案系統安全保障體系

建立健全電子檔案系統安全保障體系是確保檔案信息安全的基石，在具體的管理工作中要注重落實四個方面的內容：一是制定完善的電子檔案管理制度；二是實施權限控制和身份認證；三是確保系統物理安全、網絡安全、應用安全和數據安全；四是定期開展系統安全評估和風險分析，以便及時發現并解決安全隱患。此外，高職院校應注重數據安全保護技術的引入，并建立安全性強的防護系統，通過數據備份、數據加密和數據恢復等技術手段，提升電子檔案管理實效，確保數據安全、完整。在具體管理中，要加大物理保護力度，定期更新和維護有關設備設施，并建立保密責任制度和管理機制，加強對電子檔案系統的日常監管。

2.加大電子檔案系統安全防范監測力度

在新媒體環境下，高職院校電子檔案系統面臨諸多安全挑戰，如計算機病毒、網絡攻擊以及數據被泄露等，為確保電子檔案系統的安全，高職院校應加大電子檔案系統安全防范監測力度。實時監測電子檔案系統的安全是預防潛在風險的關鍵，這就要求高職院校應用完善的監測系統，全天候、全方位地監控電子檔案系統，及時發現異常行為或攻擊。系統管理人員要積極運用大數據和人工智能技術分析電子檔案系統的日志信息，及時發現安全事件。與此同時，在日常管理中，系統管理人員要加強網絡安全防護，采用防火墻、入侵檢測系統（IDS）、入侵防御系統（IPS）等構建安全的網絡環境，防止外部攻擊和非法訪問。系統管理人員應定期掃描電子檔案系統的漏洞并開展風險評估，及時發現和修復系統安全隱患，以降低安全風險。另外，系統管理人員要分析監測電子檔案系統的日志記錄、系統運行情況、數據傳輸情況等，以降低安全風險。

3.增強電子檔案系統管理人員的安全意識

許多安全問題的產生與管理人員的專業素養不高有關。因此，提升管理人員的信息安全意識和能力至關重要。高職院校應定期組織安全培訓活動，使系統管理人員充分了解信息安全的重要性，掌握基本的信息安全知識和應急處理能力，從而降低人為因素造成的安全風險。在具體培訓中，高職院校應通過案例分析、模擬演練等形式，使系統管理人員熟悉電子檔案系統的安全風險，掌握防范和應對措施。同時，要使系統管理人員認識數據保護和隱私保護的重要性，使他們能夠遵循相關法規和標準，以保證電子檔案的安全。

4.建立電子檔案系統應急管理響應機制

建立電子檔案系統應急管理響應機制是確保發生安全事件時，高職院校系統管理人員能夠迅速、有效處置的關鍵。因此，高職院校應制定詳細的應急預案，明確應急組織架構、應急流程和應急資源配置，并定期開展應急演練，以提高系統管理人員應對實際安全事件的能力。高職院校要建立電子檔案安全事件的監測和預警機制，評估電子檔案系統安全管理的效果，發現問題及時整改。

為保證應急管理的有效性，高職院校需要建立專門的應急管理團隊，包括檔案管理人員、高職院校信息化建設人員及應急人員。應急人員應具備技術、管理和溝通能力，能夠明確安全事件類型，分清事件的優先級，根據事件嚴重程度，采取適當的處理措施。高職院校應制定事件響應過程，包括事件發現、報告、評估、處置、恢復和事后分析階段。在發生事件后，應急管理人員要詳細記錄和分析具體事件，包括事件類型、事件原因、影響范圍、處理過程等，防止類似事件再次發生。

5.加強電子檔案系統安全技術研發與應用

隨著信息技術的不斷發展，新的安全威脅層出不窮。高職院校應積極投入資源，加強電子檔案系統安全技術的研發與應用。一方面，加大數據加密技術的研究力度，不斷優化加密算法，提高加密的強度和效率，確保檔案數據在傳輸和存儲過程中不被非法竊取或篡改。高職院校應積極探索量子加密等前沿技術，為電子檔案系統安全提供更強大的保障；另一方面，高職院校應深入研究人工智能技術在安全領域的應用，如利用機器學習算法智能識別和預警異常行為，提前發現潛在的安全風險。同時，開發智能的安全管理系統，自動化監控和管理電子檔案系統，提高安全管理的效率和準確性。此外，高職院校應注重與專業的安全技術機構和企業開展合作，獲取最新的安全技術資訊和解決方案，及時將先進的技術引入高職院校的電子檔案系統中，并共同開展安全技術研究項目，針對高職院校電子檔案系統的特點和需求，研發專屬的安全技術和產品。建立安全技術交流平臺，促進高職院校之間、高職院校與企業之間在安全技術方面的經驗分享和交流，共同提高電子檔案系統安全水平。高職院校應鼓勵學校的科研團隊參與安全技術研發，培養具有創新能力和實踐能力的安全技術人才，為電子檔案系統安全提供持續的智力支持和技術保障。

6.加強電子檔案系統安全的國際合作與交流

高職院校應積極加強電子檔案系統安全的國際合作與交流，共同應對全球性的安全挑戰。高職院校應積極參與國際電子檔案安全組織和論壇，與世界各國的高職院校及相關機構分享安全管理經驗和技術成果。通過國際合作的項目，共同開展電子檔案系統安全技術的研究和應用，促進技術的創新和發展。加強與國際知名高校的合作交流，互派師生展開學習和研究，培養具有國際視野和專業素養的電子檔案系統安全人才。同時，借鑒國際先進的安全管理理念和方法，學習其他國家和地區在電子檔案系統安全保障體系建設、安全防范監測、應急管理響應等方面的成功經驗，結合自身實際情況，優化和應用這些經驗。建立國際電子檔案系統安全信息共享機制，及時了解國際上最新的安全威脅和應對策略，以便提前做好防范措施。參與國際電子檔案系統安全標準的制定和修訂，提高我國高職院校在國際電子檔案安全領域的話語權和影響力。通過加強國際合作與交流，不斷提高高職院校電子檔案系統的安全水平，為學校的發展和國際交流合作奠定基礎。

五、結語

綜上所述，高職院校電子檔案系統的安全建設對于保護學校的數字資產、維護學生和教職工的隱私權益以及確保教學和管理活動的順利開展至關重要。高職院校應加大資金投入，組建專業團隊，完善電子檔案系統安全保障體系，加大電子檔案系統安全防范監測力度，建立電子檔案系統應急管理響應機制，加強電子檔案系統安全技術研發與應用以及電子檔案系統安全的國際合作與交流。高職院校應加大對電子檔案系統的安全管理力度，實現“動態化”“完善化”“精細化”管理，高質量開展高職院校電子檔案管理工作。

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作者單位：臨沂科技職業學院

作者簡介：郭媛（1983—），女，漢族，山東沂水人，在職研究生，館員，研究方向：檔案管理及檔案AI應用。