新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案的開發與利用探討

摘 要：新《中華人民共和國檔案法》對檔案資源開發利用做出了明確要求。目前，檔案管理部門存在著信息提取難度大、利用程度不高、規范化建設不足、保障能力欠缺等問題。為了適應時代發展要求，應采用文本挖掘技術、數字人文技術和新媒體技術，提高開發利用實效，并在檔案利用方面深化共享體系建設、保障要素供給和提高安全防護能力上下功夫，推動文書檔案管理走向現代化。

關鍵詞：文書檔案；開發；利用

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

引言

新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求加大開放力度，提升檔案服務便利性和覆蓋面。文書檔案作為服務經濟社會發展的主體，做好開發利用工作至關重要。目前，云計算、大數據技術深度融入檔案開發、利用各環節，深刻影響著文書檔案管理模式，檔案管理部門應積極適應形勢變化，推動檔案開發利用邁上新臺階。

一、新《中華人民共和國檔案法》視域下做好文書檔案開發與利用的意義

1.有助于推進檔案治理體系現代化

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要推進檔案治理體系和治理能力現代化。文書檔案具有很強的實用性、現代性和權威性，它是歷史的重要見證和記錄，對于研究社會發展和歷史變遷具有重要意義。通過對文書檔案的研究和利用，可以為社會發展提供參考和啟示，推動現代化國家建設。例如，無論是史料匯編還是資政參考，都有利于從檔案中汲取先進的治理智慧，在社會治理中發揮獨特作用；再如，檔案數據作為社會重要的流動性資源，已經成為數字中國建設的基石，檔案服務能力得到顯著提高。

2.有助于拓展文書檔案的服務功能

隨著信息化建設的推進，檔案服務由被動式轉為個性化、主動式，檔案服務的廣度、深度與溫度得到質的提升，改變了文書檔案工作的社會形象。例如，依托網絡技術，檔案利用實現跨部門、跨區域共享，公眾借助網站、App等就能實現檔案的自主查詢和利用，實現讓數據多跑路、群眾少跑腿。同時，新技術的應用，強化了檔案部門與利用者的溝通，能夠及時了解公眾需求，有利于以需求為導向的資源體系建設。

3.有利于踐行“三個走向”的目標要求

走向現代化是文書檔案管理的使命任務。文書檔案作為數量最多、價值最豐富的史料資源，在資政育人方面具有獨特優勢。近年來，文書檔案的價值得到充分釋放，在服務中心大局上作出了突出貢獻。隨著新技術的不斷涌現，檔案開發利用的前景更加廣闊，如檔案部門圍繞人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題建好檔、管好檔、用好檔，滿足社會各界用檔需求；堅持將服務中心大局作為第一職責，黨委政府重點工作拓展到哪里，檔案工作就跟進服務到哪里，確保提升檔案開發利用與保障推進中心工作同頻共振。這些舉措彰顯為民服務的時代新成色，推動著新時代檔案工作走深走實。

二、新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案開發與利用的現實挑戰

1.基數龐大，信息提取開發難度大

大數據時代，每天都會產生大量的文書檔案資源，具有保管和利用價值的信息也呈幾何倍數增長。雖然極大地豐富了檔案資源體系，但也增加了開發利用的難度。近年來，信息技術提高了檔案利用效率，但是面對日益增長的檔案數據，檔案分級管理和共享水平較為滯后，難以應對需求量的提升。例如，依據《中華人民共和國檔案法》，檔案館應該不斷完善利用規則，創新服務形式，推動檔案開發利用，但是檔案開放鑒定工作需要專業化的人才保障和技術支撐，基層單位短時間內難以應對。

2.保密性強，開發利用程度不高

文書檔案涉及經濟社會發展的方方面面，可能涉及一些敏感信息或機密文件，需要實行保密處理和管理。有些單位基于保密要求，檔案開放性較低，不利于開發利用工作的深度開展。例如，機關文書檔案通常涉及大量的文件和材料，包括公文、備忘錄以及會議記錄等，這些資源對于啟發思維、汲取經驗具有重要作用，且具有較高的時效性，但是有些部門為避免泄密，將檔案全文實行定密處理，難以形成高質量的開發成果。

3.規范化建設不足，數據開發進展緩慢

一是檔案資源建設力度不夠，歸檔不規范、不細致、不及時的問題突出，如常態化資源收集制度缺失，有的檔案隨意丟棄，缺頁、破損現象時有發生，檔案整體性受到破壞，無法發揮應有的功能作用。

二是信息化成果運用不充分。檔案數據開發不到位，人工智能、數據挖掘等新技術尚未完全應用于實踐。例如，人工智能技術可以自主分析利用數據，為用戶精準畫像，提高檔案利用實效。數據挖掘技術有助于分析檔案之間的內在聯系，勾勒新的知識圖譜，推動編研工作開展。目前來看，基層檔案管理部門在新技術應用方面還有較大的提升空間。

4.保障能力欠缺，檔案支撐體系有待加強

一是思想認識有待加強。對檔案價值認識不夠深刻，尚未把握好檔案在國家治理體系和治理能力建設中的地位和作用，開發利用知識和技能有所欠缺，無法滿足工作需要。

二是資金支持力度較弱。檔案專項經費缺乏，編研出版、技術升級等投入力度不足，工作創新空間受限。

三是人員素質不達標。多數檔案人員專業知識不足，培訓機會較少，工作熱情不足，缺乏從事開發利用工作的本領，成為檔案管理部門亟待解決的關鍵問題。

三、新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案開發的策略

1.運用好文本挖掘技術，提煉好檔案時代價值

文本挖掘作為數據挖掘的一種方法，能夠從文書檔案中獲取有價值的信息和知識，探索發現檔案之間的內在聯系和規律，為利用者提供幫助。在應用過程中要明確開發的目的。若以滿足用戶閱讀為目的，該技術能夠根據檔案內容實施分類，自動判斷所屬類別，提高閱讀效率。例如，對檔案內容抽取關鍵詞，通過轉換、分詞和標記等文本預處理，自動判斷檔案所屬單元；若以經驗提煉、歷史人文研究為目的，該技術對檔案文本展開分析、處理、歸納和推理，利用算法來分析提取文本中表達的情感、經驗和啟示。文本挖掘技術應用中需要注意以下幾點。

一是信息檢索模塊設置。系統要建立強大的計算能力，用戶可以定義文本集，從海量文檔中尋找用戶需要的相關文檔。

二是做好數據統計分析。將檔案中包含的信息實施結構化處理，發現檔案潛在的數據模式、內在聯系、規律和發展趨勢，為用戶發掘出有用的知識模式。

2.運用好數字人文技術，展示好檔案時代魅力

數字人文技術是文書檔案數據資源重構的重要方式，有利于知識再現和價值洞察。數字人文中的可視化技術、沉浸式體驗等為檔案開發注入了新活力。

一是加強數據平臺建設。管理部門需要加強軟硬件以及網絡通信技術的支撐，運用區鏈塊技術，將分散的數字檔案上傳，統一接入共享服務網絡系統中，便于開發利用。

二是深化展陳效果提升。數字人文成像技術已廣泛應用于博物館、圖書館等人文機構，要利用好計算機交互式、智能化優勢，將文書檔案與視頻、聲音、動畫等媒體加以組合應用，深度挖掘文書檔案所蘊含的知識、背景和意義，帶給受眾高科技、沉浸式的視覺震撼體驗。

三是做好資政服務工作。文書檔案蘊含著重要的社會治理經驗和做法，對經濟社會發展具有重要作用。管理部門要緊密結合中心大局，推出具有較高參考性、應用性的資政參考，為決策提供有力支撐。例如，圍繞重大工程建設，梳理文書檔案中工程建設的先進經驗和典型做法，為經濟發展貢獻檔案智慧。

3.運用好新媒體技術，傳播好檔案獨特文化

新媒體作為互聯網時代的一種新興融媒渠道，通過網絡媒體和手機媒介為文書檔案文化的傳播提供了多種新的途徑。

一是舉辦主題展覽。圍繞重大節日、關鍵節點，梳理文書檔案的內在脈絡、知識結構，以珍貴檔案史料回溯歷史，以大量文件、圖片再現從單一到多元、從傳統到現代的社會發展之路。例如，有的部門在國際檔案日期間通過珍貴的檔案、豐富的照片以及翔實的記錄，引領觀眾走近歷史深處的檔案世界，了解檔案科學知識，體驗檔案文化魅力，領略歷史底蘊，彰顯文書檔案的育人價值。

二是開發檔案微視頻。微視頻具有傳播速度快、內容啟發性的特點，符合現代人的閱讀習慣。管理部門要以檔案背后的真實故事為依托，將鏡頭照進現實，通過展示大量的文書檔案來講述歷史和檔案故事。例如，在紀念英模人物，活化檔案中的英雄人物事跡，以“檔”為底，增強說服力和感染力。

三是開發文創產品。《中華人民共和國檔案法》明確鼓勵檔案開發利用和促進檔案文創產品傳播。管理部門可將具有重要教育價值、文化價值的檔案變成實物產品，如帆布包、冰箱貼、明信片、書簽等，將檔案融入文化創意設計中，讓文創產品具備藝術性和實用性，適應現代生活需求，展現文書檔案工作的新形象。

四、新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案利用路徑分析

1.深化共享體系建設

共享平臺建設在數字政府、智慧城市建設中得到廣泛應用，為文書檔案共享體系建設提供了有益經驗。檔案管理部門要樹立共享理念，運用大數據、云計算、物聯網以及人工智能等新一代信息技術，將文書檔案管理涉及的各個部門和系統連接起來，實現檔案數據共享和業務協同，提高檔案利用的效率和響應能力，更好地服務群眾。

具體來說，一是打造數據中心。建立文書檔案算法模型，搭建基礎能力平臺，打造智慧中樞，為跨領域、跨行業的場景建設提供共享能力支撐，避免檔案信息化項目重復建設，有效支撐檔案利用服務；二是打造專題檔案記錄庫。深入研究館藏檔案文獻和史料內容，按照歷史的脈絡挖掘其中具有重要價值的檔案，做好甄選、分門別類工作，圍繞中心大局，建立專題數據庫和全文檢索庫，規范原文數據格式，為黨委政府提供精準的檔案史料。

例如，有的地方梳理城市建設，匯總利用率和資政價值高的檔案，方便黨委政府利用查詢；三是著力優化便民服務。推行“互聯網+”查檔服務，將檔案查閱利用接入專門的App，開通檔案服務等功能，綜合檔案館可以接入全國檔案查詢利用服務平臺，“線上+線下”為群眾提供便捷、高效的查檔服務，實現“館際共享、跨省查檔、在線出證”的服務轉型。

2.深化保障要素供給

一是優化檔案資源建設體系。深入貫徹新發展理念，定期收集單位和個人形成的各種文字、圖表、聲像以及電子等形態的文書檔案，本著維護歷史真實面貌、全面反映發展歷程，便于社會各方面利用的原則，按照收集齊全、整理規范、編目準確、移交及時的要求依法開展收集。要深入推進“三合一”制度編制，明確編制要求、編制規范、完成時限，有效解決檔案門類摸排不清、檔案分類方案不貼實際、歸檔范圍設置不夠全面、保管期限劃分不夠準確等問題。

二是健全檔案保障體系。加大資金投入力度，發揮檔案專項資金示范帶動作用，以加強檔案數字資源建設為抓手，加大支持保障力度，著力解決檔案利用不平衡、不充分問題。健全人才培養體系，常態化開展專業培訓，健全引進、培養、使用、激勵有效銜接的工作機制，以人才的高素質推動文書檔案管理提質增效。

三是做好分類管理。完善檔案價值鑒定工作機制，按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》規定，鑒定檔案文件，把握好“控”與“放”的關系，拓寬檔案開放空間。

3.提高安全防護能力

一是加強電子檔案全生命周期安全管理。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）、《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70-2018）等標準規范，探索解決電子文件歸檔流程、歸檔元數據方案、歸檔接口等問題，實現電子文件“單套制”歸檔。實現從文書檔案生成、辦理、歸檔與利用管理的全過程管控，保證文件內容的完整性、元數據結構的一致性。

二是構建更為安全的防護網絡。在數字檔案利用過程中要完善檔案信息安全管理制度，核心網絡實行準入機制，所有人員、計算機和USB設備必須經過登記、審核、批準后方能接入。局域網與互聯網和政務網采取物理隔離，數據交流、傳輸均采取移動硬盤等介質，確保“涉密計算機不上網，上網計算機不涉密”。

三是加強區塊鏈技術應用。區塊鏈技術的核心特性在于其去中心化、透明性和安全性。傳統文書檔案利用往往依賴中心化管理記錄，不僅效率低下，還存在一定的安全隱患和泄密風險。檔案部門要深化二者的融合，利用區塊鏈技術的去中心化特點，構建一個去中心的網絡中樞，從根本上提高檔案利用的效率和安全性。

五、結語

文書檔案信息資源開發利用是檔案工作的重要內容和重要一環。管理部門應建立工作機制、做好頂層設計、加強整理與分類工作、完善保護與開發利用體系、建立研究及評價機制，使檔案更好地成為厘清歷史問題的關鍵證據、傳承治理經驗的重要載體和教育人、引導人的最佳素材。在新征程上，檔案部門要提高政治站位，圍繞中心工作和人民群眾需求，將文書檔案開發好、利用好，為現代化國家建設提供更多檔案智慧和方案。

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作者單位：臨沂市社會治安綜合治理服務中心

作者簡介：馬俊月（1983—），女，漢族，山東聊城人，本科，館員，研究方向：機關檔案。