提高事業單位檔案管理信息化水平的合理途徑分析

摘 要：隨著信息技術的迅速發展，事業單位檔案管理信息化已成為提高工作效率、優化服務質量的關鍵途徑。檔案管理信息化的推行，不僅僅是應對時代潮流的需要，還是事業單位管理現代化的標志。基于此，文章將重點探討提高事業單位檔案管理信息化水平的合理途徑，從不同角度展開分析，通過加強信息安全保障、優化檔案檢索系統、建設智能化檔案管理平臺等方面提出具體的措施和建議。

關鍵詞：事業單位；檔案管理信息化；途徑分析；策略研究

中圖分類號：G270.7;D630.1 文獻標識碼：A

隨著信息化時代的到來，數據與信息成為重要的資源和資產，事業單位的檔案管理也迎來了前所未有的挑戰與機遇。傳統的紙質檔案管理方式已經難以滿足當前的工作需求，信息化管理成為提高效率、確保檔案安全的必然選擇。然而，事業單位在推進檔案管理信息化過程中往往會遇到種種困難，如技術設備落后、專業人才缺乏、管理體制不完善等，這些問題嚴重制約了檔案管理信息化水平的提高。為此，要加強技術更新換代，引進先進的檔案管理系統和設備設施，加大對檔案管理人員的培訓力度，提高其信息化管理水平和專業能力。

一、事業單位檔案管理信息化建設現狀

1.工作效率較低

雖然檔案管理信息化建設在一定程度上得到了有效推進，但由于受傳統檔案管理方法影響，很多檔案管理人員仍然習慣傳統的管理模式。在手動錄入的情況下，信息化建設無法得到有效落實，導致數據整合不夠完善，檢索速度緩慢，檔案查詢效率大打折扣。加之一些老員工對信息化操作不熟練，無法確保信息的準確性和時效性，嚴重阻礙了檔案管理的現代化進程。

2.轉變難度大

在推進檔案信息化建設之前，事業單位的檔案記錄及保存方式主要依賴于手工記錄和傳統存儲方式，容易造成信息混亂和不透明。在轉變過程中，不僅要克服技術難題，還要應對人們心中對傳統管理方式的執念。很多基層事業單位投入經費有限，對于他們而言，要在有限的經費下推進檔案信息化建設實屬一項不小的挑戰。

3.重視程度不夠

部分事業單位的領導和管理人員對檔案管理信息化的重要性認識不足，可能將資源和注意力更多地集中在單位的主營業務上，忽視了檔案管理信息化建設的重要性。因此，檔案管理信息化往往難以得到足夠的重視和支持，導致檔案管理工作長期處于被動狀態。另外，信息化系統需要定期維護和更新以保證其正常運行和數據安全。但由于重視程度不夠，事業單位在系統維護和更新方面的投入往往不足，導致系統運行不穩定，甚至出現數據被泄露或丟失的風險。

4.信息化建設缺乏應用

即便一些事業單位已經實現一定程度的信息化建設，其功能應用也往往停留在較為表面的層面。例如，檔案檢索系統只能滿足基本的檢索需求，無法實現高級檢索、數據挖掘等更復雜的功能。由于缺乏足夠的用戶研究和設計考慮，一些信息化系統的用戶界面不夠友好，操作復雜，導致檔案管理人員和普通用戶使用起來不方便，影響了信息化應用的普及和深入。同時，因為應用功能的局限性，許多事業單位在信息化建設方面未能充分發揮其潛力。檔案數字化只停留在簡單的掃描和存儲階段，未實現對檔案信息的全面利用和價值挖掘，不僅影響了檔案管理效率，還限制了檔案資源的價值釋放。

5.信息化管理制度不完善

我國事業單位信息化發展還處于初步發展階段，無論是在理論層面還是技術層面都比較欠缺。在信息化時代的大環境下，事業單位電子檔案管理在實際工作過程中沒有統一、集中的管理方案和計劃，未能有效促進事業單位檔案管理信息化建設的進度。沒有完善的制度和統一的方案，嚴重影響了檔案管理的正確實施。同時，在事業單位檔案管理中，有些工作方法局限于數據的處理和分析，日常工作落實不全，沒有將電子檔案管理納入事業單位的日常管理和決策中，給實際工作帶來了許多問題。

二、提高事業單位檔案管理信息化水平的意義

1.減少成本投入，實現高效管理

傳統的紙質檔案管理需要大量的物理空間來存儲檔案文件，隨著檔案數量的增加，所需的存儲空間也會線性增長。此外，紙質檔案容易受到環境因素如濕度、溫度的影響，需要專門的物理環境保存，無疑增加了維護成本。通過信息化管理，檔案以電子形式存儲，大幅度節省了物理空間，并且減少了對環境條件的依賴，從而降低了維護成本，提升了檔案的可訪問性和安全性。與此同時，信息化管理使得檔案資源可以輕松地在網絡上共享，不同部門和單位之間可以實現資源的互聯互通，提高了工作效率和協同性。這種跨區域、跨部門的資源共享，對于促進知識交流、優化決策過程等方面都具有積極作用。

2.檔案整理收集更加高效，實現高密度收集

信息化管理有助于事業單位收集和存儲大量的電子檔案，相較于傳統的紙質檔案而言，電子檔案可節省大量的物理空間。云存儲技術的應用使得數據存儲容量進一步擴大，不受物理空間的限制，意味著事業單位可以實現更高密度的檔案收集和保存，為研究和利用提供更為豐富的資源。通過設置權限管理、數據加密等措施，進一步加強了電子檔案的安全性，有效防范了信息被泄露的風險，檔案管理系統也逐漸實現智能化，能夠自動分類、檢索和更新檔案信息，不僅提高了工作效率，還降低了人為錯誤的可能性。

3.實現高安全性的檔案保障，提升檔案安全性

在信息化時代，個人和組織的隱私保護愈發重要。通過加強檔案安全防護，能有效避免個人隱私和組織機密被泄露，保護個人和組織的合法權益，維護良好的社會信用體系。同時，高安全性的檔案保障能確保檔案資料的真實性、完整性和可靠性，為事業單位的科學管理和決策提供準確的數據支持，對于事業單位的長期發展至關重要。另外，信息化檔案管理系統能夠提供快速檢索、訪問和處理功能，大幅提高了工作效率和服務質量。高安全性的檔案保障也為政府部門的監管提供了有力支持，政府機構可以依托智能化檔案管理系統，更加精準地監測各項政策的執行情況，及時發現問題并采取相應措施，不僅有助于提升政府治理效能，還能增強人民群眾對政府的信任度。

三、提高事業單位檔案管理信息化水平的合理途徑分析

1.提升檔案管理人員整體素質

目前，檔案管理已從傳統的紙質檔案管理轉向數字化、網絡化管理，信息技術的迅猛發展使得數字檔案管理成為當今的主流趨勢。隨著網絡的普及和云計算技術的成熟，檔案的存儲、檢索和分享變得更加便捷、高效。這就要求事業單位檔案信息管理人員要不斷增強自身數字化意識，不僅是掌握數字化工具的使用，還要深入理解數字化檔案管理的原理和方法。此外，由于檔案管理涉及領域較為廣泛，檔案管理人員應具備扎實的檔案管理專業知識，包括檔案學原理、檔案分類編目、檔案保護與修復和檔案數字化處理等。同時，檔案管理人員的培訓要做到系統化、全面化，注重理論與實踐相結合，管理層要為檔案管理人員提供持續的專業培訓和學習機會，使其不斷更新知識和技能。在制訂培訓計劃時，需要考慮檔案管理人員的個性化需求，不同崗位的工作職責各異。例如，在檔案數字化處理方面，技術人員需深入了解數據加密、網絡安全等技術細節；管理人員應專注于團隊協作、項目管理等軟技能的提升。因此，制訂培訓計劃應綜合考慮不同崗位的專業特點，量身定制個性化課程，以確保每位檔案管理人員都能在數字化時代游刃有余，為檔案管理信息化建設貢獻更多力量。在信息技術快速發展的今天，檔案管理面臨著許多新情況、新問題，檔案管理人員必須具備創新思維和解決問題的能力，不斷拓寬視野，積極學習新知識，拓寬專業視野，以適應信息化時代的挑戰。

2.提高信息網絡開發水平

在事業單位檔案管理信息化建設過程中，高效、穩定的檔案管理信息網絡基礎設施是最為關鍵的一環，為此，要加強信息網絡開發水平，建立高速穩定的局域網和互聯網，確保檔案管理系統暢通無阻。應不斷優化網絡架構，提高網絡安全性，防范各類網絡攻擊和數據被泄露的風險，采用云計算技術，實現資源的彈性伸縮，提高數據處理能力，擴充存儲容量，保證檔案信息系統的高可用性和靈活性。在檔案管理軟件系統選擇中，應開發或采購適應性強、操作便捷的檔案管理軟件系統，并確保軟件與硬件設施的兼容性，提升整體系統的穩定性。該系統應該具備檔案的數字化處理、分類、檢索、備份和恢復等功能，以應對不斷增長的檔案數量和多樣化的需求。在此基礎上，加強網絡安全和數據保護，建立完善的權限管理機制，嚴格控制檔案信息的訪問權限，防止未經授權的人員獲取敏感信息。同時，為了提高信息化檔案管理系統的通用性和互操作性，事業單位應推動檔案管理信息化的標準化和規范化工作，參與制定行業標準，促進檔案管理軟件系統、數據格式、交換協議等方面的統一，便于不同系統之間的數據共享和交流。

3.完善檔案管理制度

事業單位需根據國家有關檔案管理的法律法規，結合自身實際情況，制定或修訂一套更加完善、適用的檔案管理規章制度。該制度需涵蓋檔案的收集、整理、保存、利用、安全以及信息化管理等各個方面，確保檔案管理工作有法可依。管理制度的訂立要根據法律法規的要求，充分考慮信息化時代的特點，明確檔案管理的責任部門和具體流程以及檔案的生命周期管理，從信息的產生到最終處置，每個環節都應有明確的規范和標準以及相應的操作指南。此外，簡化和優化檔案管理的工作流程，減少不必要的環節，以便提高檔案管理的效率。通過建立電子檔案管理系統，實現檔案的電子化、數字化管理，不僅方便了檔案的查詢、利用，還能有效避免人為的錯誤和遺漏，提高檔案管理的準確性和安全性。檔案質量評估也應作為一個重要的衡量標準，確保檔案管理制度的可持續性發展。為此，應定期評估檔案質量，檢查檔案管理制度的執行情況，及時發現問題并調整和改進。具體來說，要從以下幾方面入手：第一，建立檔案管理績效考核體系。以量化指標評估檔案管理的效益和質量，為管理者提供決策依據；第二，加強檔案信息的安全保護。采用先進的加密技術和權限管理系統，確保檔案的機密性和完整性，培養檔案管理人員的安全意識，定期開展安全培訓，提高應對突發情況的應變能力；第三，不斷完善系統。加強各部門之間的溝通交流，促進事業單位電子檔案管理的順利開展。

4.提升檔案信息化的安全性

檔案信息化安全性的提升需要建立在全面深入的安全風險評估基礎之上。事業單位應定期展開檔案信息系統的安全風險評估，通過識別潛在的安全威脅和漏洞，分析風險可能造成的影響，從而制定有針對性的安全策略和措施。這一過程不僅要考慮技術層面的問題，還包括人為、物理環境等多方面的因素，確保評估的全面性和準確性。加強技術防護措施是提升檔案信息化安全性的核心，應用先進的加密技術來保護存儲和傳輸中的檔案數據，部署防火墻和入侵檢測系統來防御外部攻擊，利用數據備份和恢復技術來減少數據丟失或損壞的風險。首先，加強對網絡通信的監控與審查，確保檔案信息傳輸過程中的安全性和完整性。建立完善的日志記錄系統，記錄和追蹤各項操作和訪問，及時發現異常行為并處理；其次，加強對系統內部權限的管理和控制，建立嚴格的權限分級制度，確保只有經授權的人員才能訪問敏感檔案信息，防止信息被泄露。同時，定期對系統開展安全漏洞掃描和補丁更新，及時修復可能存在的安全漏洞，提升系統的整體安全性；最后，構建完整的安全體系。在網絡環境下，通過設置專門的服務器來保證文件的數據安全，并采用多層次的安全策略，確保即使一層防御被攻破，也能有其他層面的保護，包括使用多因素身份驗證、定期開展安全培訓與演練、建立緊急響應機制等。只有綜合運用各種技術手段，才能真正做到檔案信息化安全無虞。建立健全信息安全管理體系也是提升檔案信息化安全性的關鍵，事業單位不僅要有一套完善的信息安全政策和程序，還需建立起相應的組織架構和職責分配，確保信息安全工作得到全面貫徹執行。在此過程中，不僅要加強對內部人員的權限管理，還需關注外部威脅。建立健全的信息安全管理體系，需要各部門通力合作，形成一道緊密的防線，只有這樣，檔案信息才能在網絡環境下得到有效保護，確保不受到任何形式的侵害。

四、結束語

總體而言，為了開展事業單位檔案管理信息化建設，需要單位各部門重視檔案管理工作。管理部門要發揮應有的職能，建立健全相關管理制度，檔案管理工作人員也要各司其職，將責任落到實處、落到細處，強化自身責任意識與安全意識，定期對網站殺毒維護，不遺漏任何一個細節，做好本職工作，切實推動檔案管理信息化建設，為事業單位持續穩定發展提供更多助力。

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作者單位：文水縣紀委監委

作者簡介：呼麗君（1983—），男，漢族，山西柳林人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。