新時期加強機關事業單位人事檔案信息化管理的策略探討

摘 要：我國生產力的進步和生產關系的調整，使得信息技術在機關事業單位人事管理中變得愈發重要。因此，急需建立新的機關事業單位人事管理系統。文章指出，為了提高效率，推行人事檔案信息化管理成為推動機關事業單位改革、創新和發展的關鍵。具體探討了新時期機關事業單位人事檔案管理的不足，并提出相應的信息化管理策略，以提高我國機關事業單位人事管理水平。

關鍵詞：機關事業單位；人事檔案管理；信息化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發展，信息化已成為各行各業轉型升級的重要方向。在機關事業單位人事管理中，傳統的人事檔案管理方式已經難以滿足新時代的需求，信息化管理的需求愈發迫切。在新時期，加強機關事業單位人事檔案信息化管理，可以提高我國機關事業單位人事管理水平，為推動機關事業單位改革、創新和發展提供有力支撐。

一、機關事業單位人事檔案管理存在的不足

1.缺乏對檔案管理的重視

在信息化時代，檔案管理對機關事業單位至關重要。但現實中，許多單位對其重視不足，僅視為資料整理保存，導致對信息化管理理解不深，投入不足，影響了檔案管理效率、質量及信息化升級，使單位在信息化建設中困難重重。

2.人事檔案管理方式老舊

在數字化、信息化時代，許多機關事業單位仍采用傳統的紙質檔案管理模式，效率低下，浪費資源，存在檔案丟失、損壞風險，給人事管理帶來不便。紙質檔案易受環境因素影響，如潮濕、火災等，導致檔案損壞或丟失。同時，紙質檔案檢索困難，利用率較低。因此，改革人事檔案管理方式，推行信息化管理勢在必行。

3.檔案管理機制不夠先進

在信息化時代，檔案管理機制的先進性對機關事業單位人事管理至關重要。然而，許多機關事業單位仍面臨檔案管理機制滯后的問題，增加了人事管理的難度和風險。不完善的檔案管理機制可能導致檔案信息被泄露和濫用，給單位帶來重大損失。此外，混亂的檔案管理還可能導致重要檔案信息的丟失或損壞，嚴重影響人事管理的效率和質量。

4.缺乏資金以及技術支持

在機關事業單位，人事檔案信息化管理至關重要。但資金和技術支持的缺乏限制了其發展。

資金短缺是人事檔案信息化面臨的主要挑戰。許多單位經費緊張，無法為信息化提供足夠資金支持，導致硬件、軟件和網絡安全設施無法及時更新，影響管理效率和安全性。技術支持不足也是制約因素。隨著技術發展，信息化管理需引入新技術和方法。但部分單位缺乏專業團隊，難以跟進新技術，導致管理滯后和僵化，無法滿足現代人事管理需求。

資金和技術支持的缺乏限制了人事檔案信息化和人事管理水平的提高，導致人事檔案管理存在不便和漏洞，影響效率和準確性，增加管理成本和風險。

5.相關人員信息化水平低

需要明確的是，信息化管理的推進離不開專業的技術團隊支持，不僅要求相關人員具備扎實的計算機基礎知識，還需要掌握數據處理、系統維護等專業技能。然而，現實情況是，許多機關事業單位的人事檔案管理人員在這方面存在明顯短板。相關人員在面對復雜的信息化系統時，往往感到力不從心，難以應對各種技術難題，不僅影響了信息化管理的效果，還增加了推行過程中的阻力和風險。

人員信息化水平的不足還體現在對信息化管理的理解和應用上。由于缺乏必要的信息化知識和技能，一些管理人員往往難以充分理解和把握信息化管理的核心理念和方法。在實際操作中，管理人員可能只是簡單地將紙質檔案轉化為電子文檔，而沒有真正實現檔案信息的深度整合和利用。這樣的信息化管理，不僅不能發揮其應有的優勢，還可能帶來數據安全隱患和管理效率下降等問題。

6.信息化安全水平較為薄弱

在機關事業單位，人事檔案信息安全的重要性不容忽視。然而，令人遺憾的是，許多單位在信息安全方面的意識相對薄弱，缺乏足夠的安全防范措施，可能導致人事檔案信息面臨被泄露、篡改或非法訪問等風險，給單位帶來不可估量的損失。

由于缺乏足夠的安全意識，一些單位可能忽視了信息安全管理制度的建設和完善，導致檔案信息的存儲、傳輸和處理過程中存在安全隱患，容易被不法分子利用。同時，一些單位在網絡安全防護方面的投入不足，缺乏必要的安全設備和防護措施，使得人事檔案信息的安全性難以得到保障。

二、加強事業單位人事檔案信息化管理策略

1.提高對檔案管理的重視度

隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理正面臨前所未有的機遇與挑戰。對于機關事業單位而言，人事檔案信息化管理的推進不僅關系到組織運行的效率，還是提高治理能力現代化的關鍵所在。因此，提高檔案管理重視度成為擺在面前的迫切任務。

機關事業單位的領導層需要深刻認識到人事檔案信息化管理的重要性和緊迫性。人事檔案是單位人員選拔、任用、考核的重要依據，是事業單位發展的重要信息資源。實現檔案信息化管理，不僅有助于信息的快速查詢、分析和利用，還能夠降低檔案保管成本，提高工作效率。同時，隨著信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理方式已經難以適應時代需求，信息化管理成為必然趨勢。因此，單位領導層應將其納入單位整體發展規劃，確保檔案管理與單位發展同步推進。

此外，增強全體員工的檔案管理意識也是至關重要的。通過宣傳教育、培訓等方式，使員工認識到檔案管理的重要性，增強員工的檔案管理意識。只有全體員工共同參與、共同管理，才能形成檔案管理的良好氛圍，確保人事檔案信息的完整性、準確性和安全性。

2.更新人事檔案管理方式

隨著信息技術的飛速發展，傳統的紙質檔案管理方式已經無法滿足現代機關事業單位對高效、便捷的人事管理需求。在此背景下，積極更新人事檔案管理方式，推行電子檔案管理，已經成為必然的趨勢。

電子檔案管理系統的出現，為人事檔案管理帶來了革命性的變化。

首先，數字化存儲使得檔案的保存更為方便、安全。通過掃描、錄入等方式，紙質檔案可以輕松轉化為電子檔案，存儲在計算機或云端，有效避免了因紙張老化、潮濕等環境因素導致的檔案損壞。

其次，電子檔案管理系統提供了快速檢索和在線查詢功能，極大地提高了檔案管理效率。無論是查找某個員工的個人信息，還是統計某類檔案的數量，都只需要在系統中輸入關鍵詞，即可瞬間完成。這種高效的檢索方式，不僅減少了工作人員的工作量，還大幅提升了檔案管理的準確性。

最后，電子檔案還具有易備份、難篡改等優勢。傳統的紙質檔案備份需要耗費大量的人力、物力，而電子檔案只需復制一份即可。同時，由于電子檔案采用了加密、簽名等技術手段，使得篡改變得非常困難，從而有效保障了檔案的真實性和完整性。

當然，推行電子檔案管理也面臨著一些挑戰，如數據安全問題、員工操作習慣的改變等。但只要不斷探索、創新，相信這些問題都能得到妥善解決。

3.創新和完善檔案管理機制

在信息化和數字化高速發展的時代背景下，創新和完善檔案管理機制對于提高機關事業單位人事檔案管理水平顯得尤為重要，不僅關乎檔案管理的效率和準確性，還是對機關事業單位整體運營和管理能力的一次全面考驗。

首先，建立科學、規范的檔案管理制度是提高檔案管理水平的基礎。機關事業單位應明確界定檔案管理的職責、流程和要求，確保檔案管理的每一個環節都能有條不紊地開展。檔案管理制度的制定應當充分考慮信息化和數字化需求，充分利用現代信息技術手段，推動檔案管理高效化和便捷化開展。

其次，推行檔案管理的績效考核和激勵機制是提升檔案管理人員工作積極性的關鍵。應當建立一套科學、公正的績效考核體系，客觀評價檔案管理人員的工作績效，并根據評價結果給予相應的獎勵，不僅可以激發檔案管理人員的工作熱情和創新精神，還能夠推動檔案管理人員不斷提升自己的專業素養和技能水平。

再次，加強檔案管理與其他業務部門的溝通與協作也是提高檔案管理水平的重要途徑。檔案管理不僅是一個獨立的工作環節，還是與機關事業單位其他業務部門緊密相連的重要部分。因此，應當加強檔案管理部門與其他業務部門的溝通與協作，形成齊抓共管的工作格局，不僅可以確保檔案管理的全面性和準確性，還能夠促進檔案管理與其他業務的深度融合，推動機關事業單位整體運營和管理能力的提高。

最后，隨著信息技術的不斷發展，還應當積極探索將現代科技手段應用于檔案管理的新模式。例如，利用大數據技術挖掘和分析人事檔案數據，為人事決策提供更加精準的數據支持；利用云計算技術實現人事檔案的遠程存儲和共享，提高檔案利用效率；利用人工智能技術實現檔案的自動化分類和整理，減輕檔案管理人員的工作負擔等。

4.加大資金投入與技術支持

信息化時代，資金和技術是推動人事檔案信息化管理工作順利開展的兩個重要“輪子”。對于機關事業單位來說，為了確保人事檔案信息化管理的順利實施，必須加大對資金和技術支持的投入力度。

機關事業單位應充分認識到人事檔案信息化管理的重要性，并將其納入單位整體發展規劃。在預算分配上，應給予人事檔案信息化管理足夠的資金支持，確保滿足硬件設備設施的購置、軟件系統開發和維護以及人員培訓等各方面的需求。同時，建立專項資金管理機制，確保資金專款專用，避免發生挪用和浪費現象。

在技術支持方面，機關事業單位應積極引入先進的信息技術和設備設施，如大數據、云計算、人工智能等，為人事檔案信息化管理提供強大的技術支持。通過運用這些先進技術，可以提高人事檔案信息化管理的效率和質量，實現人事檔案的智能化管理和分析。同時，還可以加強與其他機關事業單位以及信息技術企業的合作與交流，共同推動人事檔案信息化管理的創新發展。

5.加強檔案管理人員素養的培養

隨著信息技術的飛速發展，機關事業單位人事檔案信息化管理已成為必然趨勢。為了提高管理效率、確保信息安全以及適應信息化時代的發展需求，加強管理人員素養的培養顯得尤為重要。

首先，定期組織相關人員開展信息化知識和技能的培訓是提升檔案管理人員素養的基礎。培訓內容應涵蓋計算機基礎操作、數據處理技術、電子檔案管理系統等多個方面，確保管理人員具備開展信息化檔案管理的基本能力。此外，培訓形式可以多樣化，如線上課程、實地操作、經驗分享等，以提升培訓效果。

其次，鼓勵檔案管理人員參加行業的專業培訓和學術交流活動，有助于拓寬視野，了解最新的信息化發展趨勢和技術動態。通過與行業內外的專家和同行交流，管理人員可以不斷更新知識，提高技能，為機關事業單位人事檔案信息化管理提供有力支持。

再次，除了專業技能培訓，建立相應的激勵機制也是提升管理人員素養的關鍵。對在信息化檔案管理中表現突出的管理人員給予表彰和獎勵，可以激發其工作熱情和創新能力，形成積極向上的工作氛圍。同時，通過設立獎勵機制，還可以吸引更多優秀人才加入人事檔案信息化管理的隊伍中來。

最后，在加強專業技能培訓的同時，機關事業單位還應注重管理人員的職業道德教育和法律法規培訓。管理人員在處理人事檔案信息時，必須嚴格遵守相關法律法規和保密規定，確保檔案信息的安全性和保密性。通過加強職業道德教育，管理人員應充分認識到人事檔案信息的重要性，樹立高度的責任心和使命感，確保檔案信息的完整、準確和及時更新。

6.提高信息化安全水平

在信息化時代，人事檔案信息化管理面臨著諸多安全風險和挑戰。為了確保人事檔案信息的安全性和保密性，機關事業單位必須建立健全信息化安全保障體系，加強安全管理和防范工作。

首先，建立健全信息安全管理制度是基礎對策。機關事業單位應制定詳細的信息安全管理制度，明確信息安全的目標、原則、責任和要求。同時，加強對信息安全管理制度的宣傳和培訓，確保全體管理人員都能充分認識到信息安全的重要性，并自覺遵守相關規定。

其次，加強信息安全技術的應用和防范工作是關鍵環節。機關事業單位應積極采用先進的加密技術、身份認證技術、入侵檢測技術等手段，全面保護人事檔案信息。同時，加強對信息系統的日常監控和維護，及時發現并處理潛在的安全隱患，確保信息系統的穩定運行和數據安全。

再次，加強與其他機關事業單位、信息技術企業的合作與交流，共同應對信息安全挑戰也是重要途徑。通過分享經驗、交流技術、聯合研發等方式，可以不斷提高機關事業單位在信息安全方面的應對能力和技術水平。

最后，建立健全信息安全應急響應機制是必要保障。機關事業單位應制定詳細的信息安全應急預案，明確應急響應的流程、責任和措施。同時，定期組織應急演練，提高全體管理人員在應對信息安全事件時的反應能力和協同作戰能力，確保在突發情況下能夠及時、有效地應對并控制安全風險。

三、結論

綜上所述，加強機關事業單位人事檔案信息化管理是提高管理水平的關鍵途徑。通過重視檔案管理、更新管理方式、完善管理機制、加大資金投入和技術支持以及提升管理人員素養等一系列策略，能夠推動檔案信息化管理順利開展，為政府改革、創新和發展提供有力支撐。

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作者單位：富源縣檔案館

作者簡介：李達（1984—），男，漢族，云南富源人，本科，館員，研究方向：檔案。