基層醫療機構檔案管理信息化建設策略研究

摘 要：隨著醫療行業對檔案數據管理需求的增長，基層醫療機構的檔案管理面臨前所未有的挑戰。檔案管理信息化建設不僅是現代醫療管理的必然趨勢，還是提高服務質量的關鍵。高質量的檔案管理可以幫助醫療機構提高工作效率，確保病歷資料安全，減少物理存儲的需求。為提高基層醫療機構檔案管理的效率，本研究探討了基層醫療機構檔案管理信息化建設的重要性，識別了當前信息化建設面臨的問題。研究結果表明，基層醫療機構檔案管理信息化建設不僅提高了管理效率，還增強了檔案的安全性。但是，基層醫療機構普遍面臨資金不足、技術支持不充分、人員培訓不到位等問題。為此，文章提出了一系列創新策略，旨在幫助基層醫療機構克服信息化建設障礙，實現檔案管理工作高質量開展。

關鍵詞：檔案管理；智慧化檔案管理系統；檔案資源；基礎設施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在醫療服務日益數字化背景下，基層醫療機構的檔案管理信息化建設顯得尤為重要。信息化建設不僅能夠提高檔案處理的效率，還能增強數據安全性，使醫療服務更加高效、安全。與城市醫療中心相比，基層醫療機構在資源分配、技術支持和專業培訓方面存在顯著差距，制約著基層醫療機構檔案管理信息化進程。檔案信息化建設不僅要有充分的硬件支持與軟件開發，還要有高效的管理策略和操作規范，以確保信息的準確性與實時性。因此，探索適合基層醫療機構特點的檔案管理信息化建設策略，對提升整個醫療體系的服務質量與檔案管理效率具有重要意義。

一、基層醫療機構檔案特點

基層醫療機構的檔案管理具有獨特的特點，主要體現在檔案的多樣性、敏感性和管理分散性。首先，檔案內容不僅包括患者醫療記錄，如病歷、檢查結果和治療過程，還涉及藥品管理、設備維護和行政文件等。檔案的綜合性質要求管理系統能夠處理、歸檔多種類型的文檔數據；其次，由于涉及患者個人健康信息，檔案具有極高的敏感性，必須嚴格遵守數據保護法規，如HIPAA（健康保險流通與責任法案）等，確保信息安全與隱私保護。基層醫療機構的檔案管理表現出較大的地域與機構之間的差異，不同機構會采用不同的管理系統與存檔方式，分散性造成了信息共享和數據整合的困難。加之基層醫療機構普遍面臨資金、技術支持不足的問題，使檔案管理的信息化進程較為緩慢，亟須通過有效的策略與技術解決方案來提高檔案管理的效率與安全性。

二、基層醫療機構檔案管理信息化建設的重要性

1.有利于提高檔案管理工作效率

信息化建設在基層醫療機構的檔案管理中扮演著重要角色，可以提高基層醫療機構檔案管理工作效率。通過實施電子健康記錄系統（EHRs）與數字化工具，醫療機構能夠實現檔案的快速檢索、更新，從而減少傳統紙質檔案管理所需的物理存儲空間及管理成本。此外，信息化系統支持數據的自動化輸入，可以減少手工錄入錯誤的可能性，提高了數據錄入的準確性。醫務人員可以更快地訪問和共享患者信息，從而在緊急情況下迅速做出醫療決策。同時，信息化還支持實時數據分析，醫療機構可以根據數據反饋調整服務和操作流程，進一步優化資源分配和服務質量。因此，基層醫療機構檔案管理信息化不僅提高了日常操作的效率，還增強了機構整體的服務能力，是提升醫療服務質量和管理水平的關鍵步驟。

2.有利于提升檔案信息的安全性

信息化建設可以提升基層醫療機構檔案信息的安全性。通過采用先進的數據加密技術與訪問控制系統，電子檔案管理系統能夠確保敏感醫療信息的保密性、完整性。系統設計有多層安全措施，包括用戶身份驗證、角色基礎訪問權限和數據傳輸加密，防止未授權訪問與數據被泄露。信息化還可以支持對數據訪問、操作追蹤記錄，增強審計與監控能力，能夠及時發現并處理任何異常訪問。在數據備份、災難恢復方面，電子檔案系統可以提供自動備份功能，確保在硬件故障或自然災害等情況下數據的快速恢復，保障醫療服務的連續性。因此，基層醫療機構檔案管理信息化不僅可以提升數據保護級別，還能增強整個醫療系統對抗內外部安全威脅的能力。

3.有利于節省檔案管理空間與成本

信息化建設可以促進基層醫療機構檔案管理空間與成本節省。通過將傳統紙質檔案轉換為電子格式，醫療機構能夠減少對物理存儲空間的需求。信息化轉變不僅可以解放大量文件柜和紙質文檔空間，還能減少與紙質檔案管理相關的成本，如打印、復印、郵寄以及物理存儲設施的維護費用。此外，電子檔案系統的引入可以提高數據處理的自動化程度，從而減少對人力資源的依賴，降低人工管理檔案的成本。信息化還支持高效的數據集成、共享，減少數據冗余與重復輸入的問題，降低信息管理的復雜性及成本。因此，基層醫療機構通過實施檔案管理信息化，不僅可以提高工作效率，還能實現成本的有效控制與資源優化配置，從而帶來長遠的經濟利益。

三、基層醫療機構檔案管理信息化建設面臨的問題

1.對檔案信息化建設重視程度不夠

基層醫療機構檔案信息化建設重視程度不夠的問題主要表現在管理層對信息化重要性認識不足與資源配置不當上。具體來說，部分基層機構決策者尚未完全認識到信息化對提升醫療服務質量、工作效率的關鍵作用。因此，在預算分配時優先考慮完善醫療設備與人員培訓，忽視了檔案管理信息系統的建設。此外，由于缺乏專業的信息技術人員，即便投入了初期的建設資金，信息化系統也常因操作復雜、維護困難而未能充分發揮系統功能，甚至出現閑置現象。這種狀況不僅影響著醫療檔案管理的效率，還因系統的不穩定，加大了醫療錯誤的風險，影響患者的服務體驗。

2.檔案資源過于分散，管理體系不完善

在基層醫療機構中檔案資源的過度分散和管理體系的不完善是信息化建設面臨的主要難題。具體表現在，各部門間信息孤島現象嚴重，缺乏數據共享與交流機制。各部門依賴獨立的記錄系統，造成相同的患者信息在不同系統中重復錄入，增加了工作負擔。分散的管理模式使得信息的整合分析變得復雜且耗時，降低了數據的可用性與實時性。管理體系的不完善還表現在缺乏統一的標準流程，無法確保數據質量，難以滿足日益增長的法律法規要求與監管壓力，不僅阻礙了醫療服務效率的提高，還增加了醫療錯誤的風險。

3.基層醫療機構檔案管理缺乏統一的軟件系統

各醫療機構使用軟件平臺異構性強，缺乏互操作性，造成數據整合和資源共享較為困難。醫療機構會自行選擇或開發檔案管理系統，系統在功能、數據格式和操作界面上差異顯著，不僅增加了醫務人員操作的難度，還使信息在不同系統間的遷移、整合成本高昂。由于缺乏統一的軟件系統，造成數據標準不一致，嚴重影響數據的質量，使得在區域性健康信息整合時出現諸多障礙，無法有效支撐決策與政策制定，加劇了技術落后與數據孤島的問題。

4.基層醫療機構檔案管理信息化基礎設施滯后

基層醫療機構檔案管理信息化基礎設施滯后主要表現在硬件設施老舊與網絡系統不穩定。有的基層醫療機構的計算機與存儲設備過時，設備處理能力和存儲容量難以滿足現代醫療信息系統需求。不穩定的網絡連接影響數據的實時訪問和遠程醫療服務的可靠性，限制了電子健康記錄系統與其他在線醫療服務工具的有效使用。網絡不穩定性與帶寬限制也阻礙著云存儲和云計算技術的應用，信息技術作為提高數據管理效率和靈活性的關鍵因素，由于缺乏技術支持服務，雖然部分基層醫療機構更新了硬件設施，但仍然面臨著維護、升級困難，無法保證信息化系統的長期穩定運行。

四、基層醫療機構檔案管理信息化建設創新策略

1.加大檔案信息化建設宣傳力度，提高基層醫療機構重視程度

首先，通過教育培訓增強醫療機構領導和員工對檔案管理信息化建設的認識。可以通過組織研討會、工作坊以及在線課程來實現，詳細介紹開展信息化建設的優勢，如提高工作效率、保障數據安全和優化資源管理等。還可以利用成功案例來展示信息化實施的實際成效，增強基層醫療機構檔案管理信息化建設信心；其次，可以建立與政府機構、行業領袖、技術提供商的合作網絡，共同推動信息化建設的重要性，提供政策支持與技術援助。政府可以通過提供財政補貼、稅收優惠、技術支持等措施，降低基層醫療機構實施信息化的門檻。技術供應商也應參與到培訓支持服務中，幫助醫療機構克服技術障礙，確保信息化建設順利開展；再次，開展全國性或地區性的信息化建設宣傳活動，通過媒體包括新聞報道、社交媒體和廣告等方式，廣泛傳播基層醫療機構檔案管理信息化的重要性與緊迫性。多元化宣傳活動不僅可以增強公眾對醫療信息化重要性的認識，還能促進基層醫療機構在社會壓力與政策導向下的積極響應。通過這些具體措施，可以提高基層醫療機構對檔案管理信息化建設的重視程度，為信息化的深入推廣奠定堅實的基礎。

2.圍繞基層醫療機構檔案管理特點，健全檔案信息化管理體系

檔案管理體系主要包括檔案的收集與記錄、存儲與保護、訪問與使用、監控與審計幾個關鍵組成部分。首先，為健全基層醫療機構檔案管理體系，應實施電子檔案系統，檔案的收集與記錄應標準化開展，確保所有數據從入口到出口均按照規定格式處理，易于追蹤管理。對于檔案的存儲與保護必須使用安全的數據存儲解決方案，如云存儲服務，可應用物理、數字的安全措施，如防火墻、加密技術，保護檔案免受未授權訪問與數據損失；其次，在訪問與使用方面，應建立基于權限的訪問控制系統，確保只有授權人員才能查看或處理檔案，記錄所有訪問活動以便未來審查。還應開發直觀的用戶界面與查詢工具，提升檔案的可檢索性和實用性，使醫療人員能快速找到所需信息；最后，監控與審計是維護檔案管理系統完整性與合規性的關鍵。通過實施定期的內部檢查和合規性評估來監控檔案管理過程，確保所有操作符合相關法律法規要求和最佳實踐。例如，可以引入自動化工具和信息技術，如數據分析技術、機器學習算法，以識別潛在的錯誤與不規范的操作，及時糾正，優化管理流程。

3.打造智慧化檔案管理系統，完善檔案管理信息化建設

為全面推動檔案信息化管理建設，完善檔案管理信息化建設，基層醫療機構應打造統一的智慧化檔案管理系統，實現檔案資料的高效采集、處理和應用。首先，應總體架構設計智慧化檔案管理系統。基層醫療機構可采用B/S（Browser/Server）架構設計，允許用戶通過瀏覽器訪問服務器上托管的應用程序，不僅簡化了終端用戶的操作復雜性，還降低了系統維護、升級的成本。在B/S架構下，系統前端主要負責提供用戶界面與基本的用戶交互，后端服務器則處理業務邏輯、數據處理和存儲任務；其次，在實施B/S架構時，核心功能應采用模塊化設計，將系統分解為獨立功能模塊，如數據采集模塊、智能分析模塊、安全管理模塊、用戶界面模塊。在數據采集模塊，系統將使用OCR技術自動從紙質文檔中提取信息，減少手動輸入與操作失誤。智能分析模塊將應用機器學習算法對收集數據分類、分析，支持病歷數據的自動化處理和智能化查詢功能，如通過癥狀、診斷和治療結果對患者檔案分類搜索。利用大數據技術該模塊可實時監控健康趨勢與疾病暴發，為醫療決策提供科學依據。安全管理模塊是系統設計中的重點，應包含數據加密、多層次訪問控制、持續的安全監控機制，確保患者信息安全性與隱私保護。此模塊將實現對所有用戶活動的記錄與審計，防止未授權訪問和數據被泄露。用戶界面模塊應提供直觀、易用的操作界面，使醫務人員、行政人員能夠輕松管理與查詢檔案，并支持定制化的報告生成和可視化的數據呈現，提高用戶體驗與操作效率；最后，以系統整合API（應用程序編程接口）來支持不同系統之間的數據交換、通信，從而實現各種醫療設備與第三方應用的互操作性。智慧化檔案管理系統不僅能夠提高基層醫療機構的檔案處理能力，還能增強數據分析與決策支持的功能，為提升整體醫療服務質量提供強有力的技術支撐。

4.依據檔案信息化建設內容，加大基礎設施投入

為充分保障檔案管理信息化建設，基層醫療機構需加大基礎設施投入。首先，基層醫療機構要評估現有技術環境，確定缺失或需升級的關鍵基礎設施。具體措施包括更新過時的硬件設備，如服務器、網絡設備、存儲解決方案，以支持高數據吞吐量與大規模信息存儲。例如，可以引入高速互聯網，支持云服務與數據共享，對實時數據訪問和遠程醫療服務尤為重要；其次，基層醫療機構要投資現代化的安全技術，包括防火墻、入侵檢測系統和數據加密技術，確保醫療數據與患者隱私的安全。例如，可以引進人工智能、機器學習等新興技術，優化數據處理流程，提升管理決策質量；再次，基層醫療機構應設置專門的技術支持團隊，負責信息化設備與管理系統的日常維護、操作培訓、故障排查以及技術升級等。例如，技術支持團隊要定期培訓醫療人員與行政人員使用新系統，以提高其使用信息化管理系統的熟練度；最后，與專業的IT供應商合作，實施定制化系統設計，不僅能夠確保系統更好地符合醫療機構的具體需求，還可以利用供應商的專業知識與技術支持，提高信息化建設成功率。通過具體措施，基層醫療機構可以建立完善的信息化基礎設施，為檔案管理高效、安全運營提供支撐。

五、結語

本研究探討了基層醫療機構檔案管理信息化建設的重要性與面臨的挑戰，提出了一系列創新策略。通過加大信息化建設宣傳力度，圍繞醫療機構特點健全管理體系，打造智慧化檔案管理系統以及加大基礎設施投入等策略，能夠提高基層醫療機構的檔案管理效率、安全性及成本效益。實現檔案管理信息化建設目標不僅能夠提升醫療服務質量與響應速度，還能確保患者信息的安全與醫療機構數據的完整性，推動基層醫療機構在現代化醫療環境中的可持續發展，為患者提供更高質量的醫療服務。

參考文獻：

[1]欒淑凌.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路 [J].蘭臺內外，2020（14）：10-12.

[2]韓 凈，刁紅梅. 醫療衛生機構檔案管理信息化建設 [J]. 辦公室業務，2020（05）：74+76.

[3]徐 淳.新時期醫療機構黨建檔案信息化建設的探索與實踐 [J].山東檔案，2019（06）：65-67.

[4]周 琛.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值 [J]. 蘭臺內外，2019（19）：1-2.

[5]陳 旭，孫 寧.地方病防治機構檔案管理與檔案信息化建設研究概況[J].中國地方病防治，2024，39（02）：179-180.

作者單位： 山東省濟寧市泗水縣婦幼保健計劃生育服務中心

作者簡介：孟翔（1966—），男，漢族，甘肅秦安人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。