生成式人工智能對秘書職業素養的重塑與現代文秘專業人才培養的升級

摘要：生成式人工智能技術在短時間內嶄露頭角，成為職業教育改革的重要推手，尤其對現代文秘專業的人才培養產生了深遠影響。這種技術是基于大數據和模擬人類深度學習發展而來的，正在重新定義秘書職業的內涵和環境，它不僅對文秘專業的教學理念、評價方式以及學生就業產生了沖擊，也為人才培養的升級帶來了新的契機。基于此，現代文秘專業應從職業素養、技術融入和學生深度學習等方面著手，實現秘書職業素養的重塑，推動專業人才培養的升級，以應對生成式人工智能技術帶來的挑戰。

關鍵詞：生成式人工智能；秘書職業素養；現代文秘專業人才培養

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A 文章編號：1672-4437（2024）03-0027-06

自2017年起，我國緊抓發展機遇期，制定了《新一代人工智能發展規劃》《生成式人工智能服務管理暫行辦法》等政策及解讀文件共計42個①。國家出臺的關于人工智能的政策，對人們充分認識人工智能與職業教育的深度融合具有重要指導意義。以ChatGPT（Chat Generative Pre-trained Transformer）為代表的生成式人工智uilEAtySma5gQpo/AhBSmw==能技術（Generative AI或簡稱GAI）的出現對職業產生了深刻影響，同時也推動著專業人才培養的升級。秘書在日常行政工作中需要借助新技術、新理念，創新處理大量圖文信息，因此，生成式人工智能技術對秘書職業素養的重塑帶來了新的挑戰，也為現代文秘專業人才培養路徑的升級提供了新契機。

一、生成式人工智能對秘書職業的影響及對秘書崗位技能的新要求

（一）生成式人工智能的發展及其主要功能

學界對人工智能的定義大致可分為兩種類型：一種指的是機器表現出的智能，可以“系統正確解釋外部數據，從這些數據中學習，并利用這些知識通過靈活適應實現特定目標和任務的能力”[1]，即強人工智能；一種指的是機器通過模仿人類所表現出的智能，可以達到知識學習、交流感知、操控工具等類似人類的智慧行為狀態，即弱人工智能。前者認為人工智能有知覺、有自我意識；后者則認為人工智能只能是看起來像智能，卻不是真正擁有人類自主意識的智能。上述關于人工智能的兩種定義并非對立，只是表現為人工智能的不同發展階段。其中，以ChatGPT為代表的GAI，正處于弱人工智能到強人工智能的過渡階段。

生成式人工智能是基于對提示數據集的學習、訓練而形成的一種人工智能系統，是對自然語言進行處理的一種大語言模型。以ChatGPT為例，它主要是針對圖文影像等信息的輸入模式與結構進行自主學習，不僅能夠分類或預測數據信息，還能生成與訓練數據相似且有一定創新性的內容[2]。ChatGPT由OpenAI公司在2022年11月30日發布，在短短兩個月之內，便收獲1億用戶，成為2023年軟件下載增量速度最快的應用程序②。緊隨其后，生成式人工智能的大語言模型應用產品如雨后春筍般出現，如微軟的BingChat、谷歌的Bard以及國內百度的文心一言、阿里巴巴的通義千問、科大訊飛的訊飛星火認知大模型等。以上應用軟件的大規模出現，實則源于其具有同樣的技術功能。

1.云量數據的存取能力

以ChatGPT為例，2022年誕生的ChatGPT，至今已進化到4.0版本，其中已知的是ChatGPT3.0所依賴的訓練參數已達1，750億[3]，成為生成式人工智能的主流之一。天量的數據存儲需求，延伸出生成式人工智能的分支——云計算。國內主流的云計算有阿里云、百度云、華為云、騰訊云等，國外有三大云計算：亞馬遜的Amazon Web Services、微軟的Windows Azure操作系統以及谷歌的Google Cloud。大量數據的存儲得以解決，為實現生成式人工智能的功能奠定基礎。與此同時，云存儲技術也使得數據存儲突破物理形式的壁壘，云上數據隨取隨用的便捷，推動生成式人工智能對數據的需求在云計算環境中能夠得到徹底釋放。

2.基于特征的信息處理能力

信息處理流程得以快速實現的前提，是基于信息的特征化的提取。以ChatGPT為例，它處理信息是以最高效的方式，提取給定數據中的屬性與特征，最大化地獲取信息、分類信息，并加速數據轉換，增強模型準確性和改進ChatGPT的信息反饋性能。特征化的信息處理能力，為大規模使用生成式人工智能技術帶來可能，也為涉及信息處理工作的職業帶來了機遇和挑戰。

3.模擬人類的深度學習能力

深度學習是機器學習技術，能使計算機像人類一樣主動思考。計算機在深度學習框架中進行自動分類和特征提取，最終在計算機視覺、圖像分類、語音識別等方面，提高程序的性能。如深度學習有助于自動駕駛汽車區分交通信號，并決定是否行駛；深度學習還有助于社交媒體個性化訂閱、圖像識別、在線文本識別等功能的實現。

除此之外，生成式人工智能的功能還包括人工神經網絡、感知覺、智能預測等。功能的不斷豐富，使人類不僅享受到科技發展的紅利，也會遭受到技術快速發展所帶來的其他影響。

（二）生成式人工智能對秘書職業的影響

生成式人工智能技術的發展，特別是在數據存取、信息處理、深度學習等方面所表現出的能力，已經對人們就業產生不可忽視的影響。如以ChatGPT為例，其給秘書職業帶來的影響如下：

對秘書職業內涵產生影響。數字時代，傳統秘書主要在線下開展工作，以紙質材料傳遞信息，并逐漸向網絡云端遷移，向電子數據轉變。當然，社會上也出現了網絡秘書等新型文秘崗位，產生了“線上+線下”的雙向互動工作模式。生成式人工智能技術賦能秘書工作，針對秘書，除要求其具備“辦文、辦事、辦會”的核心職業能力外，還增加了數字化、網絡化、智能化的新要求。

對秘書職業內容產生影響。楊樹森認為“三辦”是秘書工作的主要內容[4]。孫榮則認為秘書職業的主要內容是輔助領導履行相應職責，并協助領導進行有效決策、計劃、組織、指揮、協調等[5]。雖然輔助管理和決策仍是秘書工作的核心內容，但是生成式人工智能技術對秘書工作內容確有影響，如文字整理和線上會議等秘書工作內容，在一定程度上會被技術代替，熟練使用GAI也就順理成章地成為秘書工作的新內容。

對秘書職業環境產生影響。受制于網絡技術的發展，過去秘書職業環境以線下為主，線上為輔，如今科技支撐讓線上辦公更具優勢。另外，生成式人工智能技術的出現弱化了秘書對辦公軟件使用的依賴性，但同時也要求秘書必須適應生成式人工智能技術環境，形成新的技能。適應新的職業環境，本質上是適應時代變化的需要，從而滿足秘書職業發展的需要。

對秘書職業思維產生影響。生成式人工智能技術具有利用復雜的算法、模型和規則對大規模數據進行集中學習的能力，它可以生成文本、圖片、聲音、視頻和代碼等多種類型的內容，其創作能力已超越了舊軟件的數據處理和分析能力。如此快速、低延時的技術，要求秘書要熟練使用生成式人工智能軟件，高效完成領導交辦的各類任務。與此同時，秘書人員要加強技術服務職業思維，在不忽視人的思考價值之外，足夠重視那些可以提升服務效率與質量的新技術。

（三）生成式人工智能對秘書崗位技能的新要求

生成式人工智能對秘書職業產生的影響，最終反映在對秘書崗位技能新要求的諸多方面。

1.提高存取數據的能力

數據存取是生成式人工智能得以運行的基礎，也是秘書日常工作不可缺少的環節。生成式人工智能的使用模式依賴于人類的提問訓練，訓練的結果會存儲為相關原始數據，成為下次取用的基礎，取用本身也在創造數據。數據的指數性增長，使生成式人工智能在分析樣本方面有了數量優勢。同時，與手動處理數據相較，生成式人工智能在數據篩選上也有了質的飛躍，尤其是在整理數據與反饋結果中，可以顯現出一定的邏輯推理能力。生成式人工智能的運用，為秘書工作中調用或存儲大量信息帶來了便利，也對秘書需要學會運用包括ChatGPT在內的AI工具提出了更高要求。

2.提高使用生成式人工智能工具的能力

生成式人工智能能夠通過計算機讀取文本或語音數據等人類語言，以更好地理解其中之意。計算機在人類輸入、輸出信息過程中起到了中介作用，通過計算機代碼與人類語言之間的無障礙翻譯，促成了機器與人類之間的智能交流。基于此，文本生成、語音識別等各類軟件得以出現，如科大訊飛的語音識別、百度翻譯等；數字員工也加速進入職場，如招商局集團的“招小影”、萬科的“崔筱盼”、浦發銀行的“小浦”和各大網購平臺的電子客服機器人等。人工智能軟件和數字員工的使用，提升了重復工作任務的自動化處理效率，以至于國際數據公司（IDC）預測，2024年將會有45%的重復工作任務通過使用人工智能提供技術支撐的數字員工，實現工作處理的自動化。數字員工進入職場勢必會給秘書工作帶來沖擊，同時也會提高秘書使用GAI等工具的能力要求。

3.內化深度學習的核心理念

AI領域，深度學習的主體是機器，目的是使機器擁有模仿人類的自主行為能力。建立在學習樣本數據規律的基礎之上，機器才能獲得對圖文聲像等數據的理解和解釋能力，并用以指導其自主行為。深度學習在搜索信息、挖掘數據、機器學習、個性化推薦等眾多領域的應用，既推動了生成式人工智能技術的迭代發展，也對秘書的學習能力提出了新要求。秘書不僅要準確理解機器深度學習的概念，熟悉機器精準完成物體檢測、語音識別、語言翻譯等任務的原理，還要內化深度學習于自身，形成批判性探索和解決問題的思考能力，以適應人工智能時代的工作。

二、基于生成式人工智能技術的應用，現代文秘專業人才培養面臨的挑戰

生成式人工智能技術的發展，使秘書從繁重復雜的工作中解放出來，同時也對秘書實現人的價值提出了更高要求。特別是ChatGPT出現之后，生成式人工智能技術被廣泛應用于職業教育領域，使現代文秘專業人才培養面臨諸多挑戰。

專業人才培養理念受到影響

一是聚焦秘書職業能力的高要求。《高等職業教育專科現代文秘專業教學標準》（下文簡稱《現代文秘專業教學標準》）確定現代文秘專業培養的職業面向是文員、秘書、行政助理等，即以處理日常行政事務為主的文職工作。另外，據國際勞工組織發起“生成式人工智能與就業：對工作數量和質量潛在影響的全球分析”的研究，發現生成式人工智能技術的出現，對文職工作受技術的影響最大，超過四分之三的崗位受到中度以上影響[6]。可見，以文職為職業面向的現代文秘專業，受生成式人工智能技術的影響極大。當然，現有人工智能技術并非完全成熟，不是能夠代替秘書而獨立存在的。因為在人為干預或程序漏洞等仍然存在的情況下，生成式人工智能技術并不穩定，圖文識別失敗或文本生成錯誤也時有發生。因此，現代文秘專業應更加關注秘書思維能力培養，即信息價值判斷能力和輔助決策能力的培養。

二是強化秘書職業素養的高標準。生成式人工智能技術是基于算法、模型、規則生成圖文聲像的技術。它所提供的產品與服務應當遵守法律法規，尊重社會公德、公序良俗。這既是對生成式人工智能技術提供者的要求，也是對技術利用者的約束。因此，它的出現不僅要求秘書要加強技能素養的培育，還要更加重視人文素質培養。同一事務不同秘書處理的效果截然不同，除了知識和能力素養以外，很大程度上與秘書職業素養的高低不同密切相關。

教師的教學和評價受到挑戰

一是教學目標和內容受到挑戰。理實結合的教學內容，高素質技術技能人才的培養目標，雖已成為現代文秘專業教學的共識，但由于GAI的出現，很大程度上死記硬背的教學會被有創造力和思考力的教學給替代。《現代文秘專業教學標準》明確現代文秘專業的培養目標是：培養能夠踐行社會主義核心價值觀，德智體美勞全面發展，具有一定的科學文化水平，良好的人文素養、科學素養、職業道德和創新意識的高素質技術技能人才。因此，教師在教學目標的設置上要突出素養本位，而非單純以知識輸出為主的知識本位。教師教學的目標和內容，應盡早從知識本位向素養本位轉變，教學內容選取要以培養學生的邏輯、批判、創造等思維能力為主要目的。

二是教學過程與設計受到挑戰。以往課中提問或實訓是教師“提出—解決—反饋”到學生“接受—解決—反饋”的教學過程，實行的是“教師—學生—教師”的師生互動模式，其間教師用一定時間反饋學生的實訓結果。如今ChatGPT的參與，使得教師教學過程與設計轉變成為“教師—學生—ChatGPT—學生—教師”的人機互動模式，教學過程容易受到ChatGPT得出的創造性答案帶來的沖擊，教學設計也存在著極大的不確定性，這對教師實施教學的控場能力、應變能力要求很高。另外，ChatGPT經常生成漏洞百出的錯誤答案，也對教師進行教學設計具有一定挑戰。

三是教學評價受到挑戰。以往教學評價是針對教學全過程的綜合評價，涵蓋期中檢查、期末考核、作業批改、提問評分等多種評價方式。其中，針對學生的各類書面寫作，如有網絡搜索的痕跡，教師仍可清晰辨認。然而，生成式人工智能具有強大的文本生成能力，它在輔助學生寫作的同時能夠避免文本生成的重復，使得教師難以對學生進行真實的評價，導致教師與學生之間出現信任危機，影響教學評價的客觀公正性和科學適用性。

（三）學生的學習和就業受到沖擊

首先，學生被動的知識接受方式受到沖擊。在人工智能熱潮到來之前，學校教育以學生為中心，教師以知識傳播主體的身份出現，而學生則是接受知識的主體，其接受知識的路徑較為單一，自主學習的效率并不高。與之相較，生成式人工智能具有快速、廉價、全面等處理信息的優勢。如ChatGPT-3的數據覆蓋了1.75萬億個參數，可以隨時隨地取用，能夠自動生成、綜合歸納數據。但想要很好地使用生成式人工智能技術，學生要改變過去被動接受知識的方式，做到真正自主學習。

其次，復雜的知識生產過程受到沖擊。知識生產是人們發明、發現、創造各類思想、觀點、方法、技巧的過程，目的是認識世界、改造世界。知識生產作為更高層次的生產力，它具有信息性、探索性、創造性與非重復性、低可比性和繼承性[7]。知識生產不是簡單學習就能夠形成知識的創造性轉化的，它是一個復雜而艱辛的過程。然而，隨著生成式人工智能技術的出現，人們通過簡單問答的方式，即可參與儲存、整合以及知識創造。如ChatGPT、百度AI伙伴、“谷歌寫作”、微軟“小冰”等生成軟件，能夠自動生成簡單的文章摘要、標題，同時還能進行自然語言對話。這些AI寫作軟件被廣泛運用于代碼編寫、圖文優化、文稿生成等諸多領域，相對緩解了知識生產的難度。

最后，傳統的職業能力要求受到沖擊。不同職業對從業者的職業能力要求不一，以秘書職業為例，《現代文秘專業教學標準》強調，現代文秘專業應著重培養學生的職業能力，使其掌握扎實的公務文書、事務文書、文書與檔案管理等方面的專業知識，從而具備數字時代辦文、辦事、辦會能力，最終能夠勝任文員、秘書、行政助理等工作。ChatGPT等生成式人工智能在自主學習、自然語言交流以及邏輯推理等方面具有強大能力，其可以替代簡單重復的智力勞動，包括一些流程化的腦力勞動，如公文、文案、計劃和總結等方面的寫作業務，這就會給秘書從業者帶來新挑戰。

三、基于生成式人工智能技術的應用，現代文秘專業人才培養路徑的升級

科技是把雙刃劍，生成式人工智能技術在培養理念、教學和評價、學習和就業等方面，對現代文秘專業人才培養造成了一定沖擊，這也促使著現代文秘專業在人才培養上要轉變思路。

（一）專注學生職業素養培育，提高教育競爭力

1.積極響應人工智能，賦能教育數字化戰略

《中國教育現代化2035》《教育信息化2.0行動計劃》等政策文件的出臺，反映了國家教育數字化戰略行動的持續推進。抓住GAI帶來的發展契機，是進一步推進教育數字化，推動教育高質量發展，建設教育強國的內在需要。推動以ChatGPT為代表041tR5I+6CB19LmP3ozPqkcnEnmm0J9umULabyjj7Dk=的生成式人工智能技術與專業教育的融合發展，關乎職業教育在育人理念、專業人才培養等方面的全面調整、升級，關乎職業教育在實現教師教學素養提升、學生深度學習等方面的發展需求。職業教育作為響應人工智能賦能教育數字化戰略的關鍵一環，肩負著人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新和國際交流合作的重要職能。因此，高職院校要站在建設教育強國的高度，積極響應人工智能賦能教育數字化的發展戰略，為國家培養高素質技術技能人才。

2.努力培養學生專業核心素養，賦能產業發展需要

生成式人工智能基于穩定規則對已有數據進行再生成，它對現代文秘專業人才培養的職業面向產生了巨大沖擊。區別于人工智能的人類智慧、情感以及創造力，是人類始終處于人機共生關系中主體地位的關鍵素養。因此，面向未來教育教學的核心，即是讓學生深刻了解生成式人工智能技術原理，形成智能機器目前達不到的信息價值判斷能力和邏輯思維能力，提高適應未來不確定性的能力。現代文秘專業要順應公共管理與服務領域的數字化、網絡化、智能化發展新趨勢，專注于學生的數字化改造，以及學生政治素養、人文素養、職業道德和創新意識的培育，以滿足現代服務業、先進制造業、戰略新興產業優化升級的需要。

（二）融入人工智能技術，提高教學創新力

1.促使教師提高對教學本質的認知

數字技術的快速變革及其在教學中的應用，要求教師必須增強對技術價值的認知，深刻反思教學的本質。以ChatGPT對現代文秘專業教師教學的影響為例，教師對技術價值的清晰認知，是把握教學本質的關鍵。一方面，技術賦能教學是生成式人工智能的潛在優勢，如協助現代文秘專業教師進行有效的課程設計，提高學生在辦文模塊學習的效率；另一方面，技術也有弊端，如教師在教學設計、實施以及評價等環節，對生成式人工智能技術的高度依賴，會滯緩教師教學水平的提升，從而引發學生對教師教學水平的質疑。同時，作為網絡原住民，學生長期接觸并習慣于使用ChatGPT，也會對其產生依賴，繼而削弱學生對專業理論知識的掌握程度，特別是秘書寫作相關知識。因此，教師對待技術本身的認知是否全面，影響著其合理使用生成式人工智能技術進行專業教學的進程和效率。現代文秘專業教師需要了解GAI技術的文字生成規則，以應用于文書檔案管理、秘書寫作、文案策劃等課程的教學設計與實施，同時，還要善于把GAI作為教學手段，以專業育人目標為抓手，以行業從業標準為依據，回歸教學本質，重新審視教學。

2.促使教師教學與生成式人工智能技術深度融合

生成式人工智能技術帶來的沖擊，促使教育手段迭代升級，但并未改變教師的育人初心。教師育人的最終指向是怎樣培養人、為誰培養人以及培養什么樣的人。因此，人工智能時代教師應該回歸教學本質，思考如何讓技術服務賦能教學，推動專業教學過程與技術的融合，回歸教學育人的本質。一是要求教師不斷學習利用信息技術，鍛煉辦公軟件的應用、視頻剪輯、圖文編輯等基本功，熟悉并掌握以ChatGPT為代表的生成式人工智能軟件，學著融入教學。二是要求教師結合學生學情、課程特點和教學環節等，選擇適用的技術。如針對已掌握秘書寫作理論知識的學生，引導其掌握人工智能軟件的文本生成規則，以提高文書寫作的效率；針對文案策劃等課程特點，引導學生課前完成文案策劃，課中分組講解，課后復盤。三是要求教師要對學生加強信息安全觀教育。專業教學過程中，教師要擔負起信息安全觀教育的責任，運用秘書工作案例，向學生講清秘書保密原則，使學生在文檔收集、存儲、分析和共享等環節，警惕非法信息來源和信息濫用問題，強化數據安全意識，培養學生良好的信息素養，讓學生能夠科學合理地使用新技術，傳遞正向價值。

（三）促使學生加強深度學習，提高就業適應力

1.引導學生加強深度學習

一是增強對機器深度學習的認識。深度學習是機器學習領域中的一個新方向，它使機器學習能夠更接近于人工智能[8]。學生想要掌握生成式人工智能技術的使用方法，必須了解機器深度學習的原理。學生掌握機器對大量樣本數據的處理規律，就可以輕松獲得生成圖文聲像的結果。基于此，現代文秘專業學生要學會熟練使用生成式人工智能技術，掌握信息搜索與挖掘、文本處理與翻譯、語音視頻生成等技能，為將來從業后能圓滿完成秘書日常事務打下堅實的基礎。二是增強終身學習的意識。當下知識生成日新月異，技術創造層出不窮，現代文秘專業培養的是服務社會、適應社會變化的工作人員，因此，引導學生加強終身學習是應對未來不確定性的重要路徑。

2.引導學生加強拓展學習

一是學習內容向生成式人工智能方向拓展。即便是文科生也需要懂得一定的編程語言和邏輯思維，以適應未來激烈的就業競爭。二是學習形式向校企合作方向拓展。傳統理論學習的形式不容易讓學生形成解決問題的思維模型，因此，加強校企合作，深化產教融合，是拓展學生學習形式的重要方向。這種學習形式符合理論與實踐相結合的認知規律，能夠引導學生借助實際操作形成處理任務的思維模型，最終將知識轉化成能力。三是學習方法向學思結合方向拓展。堅持合作學習，保持獨立思考的學習方法，使學生既掌握思考的自主權，又保留思維碰撞的機會。

3.引導學生加強批判性學習

秘書職業所需的能力并非單一，不僅僅是ChatGPT所擁有的簡單的文本生成與運用的能力。實際上，生成式人工智能也有不擅長的技能，如價值判斷等思維能力。職場人過分依賴GAI技術，可能會導致各項職業技能蛻化，因此，如要學生在人工智能輔助的工作環境中保持一定的競爭力，必須對學生強化以價值判斷為主的批判性學習，促使學生在處理工作任務時扮演好三種角色，即內容鑒定者、工作任務制定者以及蘇格拉底式的發問者[9]。以學會提問、判斷、選擇指引學生加強批判性學習，全面提升專業能力，提高就業適應力。

綜上所述，以ChatGPT為代表的生成式人工智能技術，已然成為職業教育的熱門話題。短時間內，它已經成為職業教育改革的一個重要推手，對包括現代文秘專業在內的專業人才培養產生深遠影響。一方面，生成式人工智能是基于大量數據存取、信息處理和模擬人類深度學習而發展的，它對秘書職業的內涵、內容、環境以思維皆有影響。另一方面，它對現代文秘專業人才培養的理念、教師教學與評價、學生的學習和就業等方面提出了諸多挑戰。生成式人工智能技術的發展是把雙刃劍，它在對秘書人才培養提出挑戰的同時，也為人才培養升級帶來了新的契機。“GAI+專業”的人才培養升級，歸根結底是專注于提升人的能力，而非依賴機器的生成技術。基于此，培養秘書人才要從職業素養培育、人工智能技術融入和人才的深度學習等方面著力，以便能夠抓住人工智能時代的新機遇，助推現代文秘專業人才培養的升級。

注釋：

①在國務院政策文件庫中，以人工智能為關鍵詞進行搜索發現，早在2017年7月國務院已經發布《關于印發新一代人工智能發展規劃的通知》，此后，國務院及有關部門圍繞人工智能發布相關政策及解讀文件共計42個。

②Krystal Hu在《ChatGPT sets record for fastest-growing user base-analyst note》中表明，ChatGPT在2022年11月30日發布之后的兩個月之內，收獲1億用戶，成為2023年軟件下載量增長速度最快的應用程序。

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