大數據背景下 事業單位優化文書檔案管理措施

在大數據背景下，事業單位的文書檔案管理模式要適應信息化和數字化的發展要求，對文書檔案進行集中管理、存儲、備份，避免數據重復和丟失。通過大數據技術，減少紙質檔案的使用和管理成本，并方便檔案的檢索和共享，強化信息安全保護，加強網絡安全措施，完善權限管理機制，防止檔案信息泄露，有效提高文書檔案管理的質量和效率。

一、大數據背景下文書檔案管理的重要意義

在大數據背景下，事業單位可以將紙質文書檔案轉變為電子文書文檔，并建立起統一的電子文檔管理系統，實現文書檔案管理的高效存儲、檢索和共享，避免傳統紙質文書檔案管理工作的繁瑣和低效。

（一）大數據技術為文書檔案管理利用提供技術支持

文書檔案是事業單位的重要資源，通過現代化的信息技術手段，實現文書檔案的智能分類、關鍵信息的提取和自動摘要的生成，可以更好地進行文書檔案的整合和共享，使不同部門和人員可以共享、利用已有的文書檔案信息，避免重復勞動和資源浪費，提高資源利用效率。通過建立大數據模型和算法，實現對文書檔案管理流程的智能預測、預警，可以提前發現潛在問題，及時采取措施進行干預和優化。

（二）大數據技術為文書檔案管理分析提供優化決策

文書檔案管理人員利用大數據技術，對文書檔案中的信息進行挖掘、整合和分析，可以得到更全面、更精確的信息，為部門管理者提供決策所需的依據和參考，提升決策的科學性和精確性。通過對文書檔案的數據進行分析，可以發現存在的問題，找到解決問題的方向，并針對性地進行管理優化，借助大數據和人工智能技術，實現事業單位文書的自動化和智能化管理。

（三）大數據技術為文書檔案管理提供安全保障

文書檔案管理需要強化保密措施，對于涉及國家安全和個人隱私等敏感信息的檔案，要加強保密意識，確保文書檔案的安全性和可控性。同時，嚴禁私自銷毀和泄露檔案。文書檔案管理人員在進行大數據處理和管理文書檔案時，通過引入安全訪問控制、加密存儲等技術手段，可以保護文書檔案的機密性和完整性，防止信息泄露和非法篡改，提高信息安全水平。

二、大數據背景下文書檔案管理存在的問題

現階段文書檔案管理工作已經取得了一定的成績，但一些單位對文書檔案管理的重視程度不高，缺乏足夠的投入和支持，這導致文書檔案管理人員的數量和素質不足，檔案工作的開展受到限制，文書檔案的整理、保存和利用水平較低。

（一）檔案管理的信息化水平相對滯后

雖然一些單位已經開始采用信息化檔案管理，但因單位部門工作繁瑣，且對信息化管理不夠重視，檔案信息化的推進仍然不夠及時、不夠迅速，這導致檔案的存儲、檢索和共享效率低下，影響了文書檔案管理的效能。

（二）檔案管理的法制化和標準化程度有待提高

雖然已經有相關的檔案管理法規和標準，但在實際操作中，一些單位仍存在著防范意識不強、操作不規范的問題，導致檔案在整理、存儲和利用的過程中存在一些不規范行為和隱患。此外，對于涉及單位內部管理、決策和執行等方面的檔案，以及涉及個人隱私的檔案，保密措施不夠嚴密，存在信息泄露和濫用的風險。

（三）長期保存和利用文書檔案仍然面臨一定的挑戰

由于文書檔案數量龐大且增長迅速，如何長期保存和利用文書檔案、確保其安全性仍然是擺在目前的一道難題。很多檔案積累了大量的冗雜信息，沒有及時清理和整理，導致檔案信息混亂和不易查找，檔案利用率低，影響了檔案價值的發揮和知識的共享。

（四）對檔案管理工作的重視程度不夠

長久以來，檔案工作在事業單位管理中一直處于邊緣地位，管理者更加重視業務和科研，沒有充分認識到檔案工作的重要性，認為檔案只是簡單地堆放存儲和查詢。同時，管理者對于檔案管理信息化發展的認識不足，對檔案工作的資金和設備投入不到位，使得信息化工作開展比較緩慢。另外一些單位檔案的整理不夠及時準確，給檔案的歸檔工作造成了一定的困難。

（五）檔案管理制度不健全

現階段一些單位普遍存在檔案管理制度不夠完善的現象，通常為了應付相關部門的檢查，在沒有考慮自身實際情況的前提下，隨意制定檔案管理制度，導致檔案職責分工不明確，從而出現標準不清晰、管理不規范、質量下降的情況。

（六）檔案管理人才短缺

由于目前事業單位普遍沒有專職檔案管理人員，檔案通常是由辦公室人員兼管，因工作調動頻繁，致使專業人才嚴重短缺，而且檔案管理人員通常不具備專業的檔案管理知識，無法對單位的檔案進行規范化管理。

三、大數據背景下優化文書檔案管理的有效措施

（一）完善文書檔案管理機制

在大數據時代下，事業單位應高度重視文書檔案管理工作，要明確制定文書檔案管理機制，包括對數據的收集、存儲、清理、整合、傳輸和保護等方面的具體措施和流程，并確保數據的完整性、準確性和安全性。選擇合適的數據存儲解決方案，使用云存儲服務，如云服務器、云數據庫等，以獲得可擴展性、可用性和靈活性的存儲服務。要定期進行數據清理和整合工作，清理掉不必要的數據和冗余數據，保證數據的質量和準確性，建立數據傳輸和共享的監控與審計機制，定期檢查和審計數據傳輸和共享的過程，發現問題及時進行修復和優化，確保數據傳輸和共享的安全和合規性。

（二）加強文書檔案的安全性管理

一是數據加密。對于事業單位文書檔案，可以使用數據加密技術對傳輸的數據進行保護，采用加密算法將文書檔案進行加密，確保傳輸過程中數據不被竊取或篡改；二是建立權限控制機制。只有授權人員才能訪問和操作相關文書檔案數據，通過權限管理系統，可以對不同級別的人員分配不同的權限，確保數據的安全性和保密性；三是強化賬號管理。對于訪問和操作文書檔案數據的賬號，應該進行嚴格的管理，包括強密碼、定期更換密碼、禁止共享賬號等措施，以提高賬號的安全性；四是建立監控和審計機制。定期對數據訪問和操作進行審查和監測，通過審查日志和監控系統，發現異常訪問行為和安全事件，及時采取措施進行處理。

（三）制定定期的數據備份計劃

制定并執行定期的數據備份計劃是文書檔案管理中非常重要的環節，制定并執行定期的數據備份計劃，將數據備份儲存到安全的位置，以防止數據丟失和意外災害。根據單位的實際情況，確定備份數據的頻率，每日備份是比較常見的做法，可根據數據重要性和更新頻率來調整備份頻率。一是明確需要備份的文書檔案數據范圍，包括哪些文件或數據庫需要進行備份，確保全面備份重要的文書檔案數據，以確保沒有遺漏；二是選擇安全可靠的備份存儲位置，確保備份數據的安全性，本地備份可以使用外部存儲設備如硬盤或磁帶，遠程或云備份則應選擇可信賴的服務提供商，確保數據的保密性和完整性；三是定期測試備份數據的可用性和完整性，以確保備份的有效性。同時，進行定期的恢復演練，確保在數據丟失或災害發生時，能夠及時恢復數據，定期評估備份策略的可行性和有效性，及時做出相應的調整，以最大程度地降低數據丟失和災害帶來的風險，保障文書檔案管理工作的順利進行。

（四）培養綜合型文書檔案管理人才

檔案管理人員的綜合素質和專業水平對檔案管理的質量起著決定性的作用。可以通過多種方式不斷加強人才隊伍建設。一方面對外招聘專業檔案人才、信息人才，提升人才待遇，為檔案管理隊伍注入新鮮的血液；另一方面，開展在職檔案管理人員的培訓工作，鼓勵檔案管理人員積極參加省、市、區等各級部門舉辦的檔案業務培訓活動，不斷提升檔案管理人員的職業素養和業務能力。組織培訓和提供資源，培養專業的文書檔案管理人才，提高文書檔案管理人員的數據管理能力和技術能力，使其能夠熟練地使用數據管理工具和技術，有效地管理和利用數據資源。

一是制定培訓計劃。根據單位的具體需求，制定培訓計劃和培養方案，確定培訓的內容，包括數據管理原理、數據備份恢復、數據安全和保密、數據分析和利用等方面的知識和技能。

二提供資源支持。為檔案管理提供必要的資源支持，包括培訓材料、工具和技術支持，提供專門的數據管理軟件和工具以及必要的硬件設備和網絡支持，幫助檔案管理人員更好地進行數據管理和分析工作。

三是進行實踐鍛煉。鼓勵檔案工作人員走出去，向做得好的單位部門學習，并結合自己部門實際進行案例分析，讓檔案管理人員在實際工作場景中鍛煉和應用自己的數據管理技能，積累經驗，提高實踐操作能力，減少人為因素對數據安全的威脅，有效保護數據的安全性和隱私性，防止數據泄密和篡改。

四是定期評估和反饋。定期評估檔案管理人員的培訓效果，并進行必要的反饋和指導，通過定期的考核和評估，提高檔案管理人員對數據安全的重視程度和風險意識，幫助他們發現自己的不足并加以改進。

（五）定期評估數據管理策略

定期評估數據管理策略的效果，并根據評估結果加以改進，以確保數據管理策略的適用性和有效性。根據單位的具體需求和目標，確定評估數據管理策略的關鍵指標，如數據備份的完整性和可靠性、數據安全措施的有效性、數據分析和利用的效果等，確保評估指標能夠客觀、量化地衡量數據管理策略的效果。首先，檔案管理人員要收集相關的數據和信息，以評估數據管理策略的效果，包括收集數據備份和恢復的記錄、數據安全事件的統計和分析、數據分析和利用的成果等，確保數據的準確性和完整性，并保證數據的安全和機密；其次，對收集到的數據進行評估分析，了解數據管理策略的優勢和不足，比較實際情況與預期目標的差距，找出問題所在并采取改進措施。同時，根據評估分析的結果，提出相應的改進措施，包括調整數據備份策略、加強數據安全措施、改善數據分析和利用的方法等，確保改進措施與單位的實際情況和需求相符，并進行合理的資源規劃和管理。

（六）不斷強化檔案管理意識

在日常檔案管理工作中，檔案管理人員要大膽探索新的工作思路，創新工作方法，從而提升事業單位的工作質量和專業形象。大數據時代下，文書檔案管理要緊跟時代的步伐。首先要提高對檔案工作重要性的認識，管理者要把檔案管理工作擺放到重要的位置，在年度重點工作安排中要對檔案工作提出要求，要把檔案工作納入崗位目標責任制中，并與獎懲掛鉤，充分調動檔案管理人員的工作積極性。同時要加大對檔案工作的宣傳力度，定期舉辦相關講座，組織檔案管理人員學習管理檔案知識和檔案相關規章制度，讓他們充分認識到檔案管理的重要性，從而不斷提高檔案管理意識。

結語：

綜上所述，在大數據背景下，通過數字化轉型、數據采集與整合、智能化檢索與分析、安全與隱私保護以及學習與優化等措施，可以優化文書檔案管理，提高文書檔案管理效率和準確性，為事業單位高質量發展提供更好的支持。