醫療機構經濟合同管理的實踐與思考

一、前言

醫療機構經濟合同涉及部門較多、專業性較強、種類多樣，主要包括貨物類、服務類和工程類合同，日常管理存在一定的風險隱患。在強調精細化管理、提質增效、高質量發展的形勢下和強化內部控制建設、風險管理、合法合規運營的背景下，醫療機構加強經濟合同全鏈條管理愈發重要。醫療機構需定期分析經濟合同管理過程中存在的問題，針對性制定經濟合同全鏈條管理的改進措施，建立健全經濟合同管理體系，推動經濟合同精細化管理，為促進醫療機構提高運營效率、實現高質量發展提供堅實基礎。本文通過分析當前醫療機構經濟合同管理存在的問題及原因，探討改進措施，為醫療機構加強經濟合同管理提供參考。

二、醫療機構經濟合同管理現狀

醫療機構經濟合同依據收付款性質可分為收款合同和付款合同。在收款合同管理方面，業務部門基本按照《合同管理制度》的要求將合同文本提交審批通過后再行簽訂，非常用合同版本事先征求財務、審計部門意見及咨詢法律顧問意見，按合同約定結算方式在工作結束后出具結算通知書交與委托方確認，會計每月按照工作量及客戶維度確認應收款和收入，出納每月將銀行流水反饋的回款信息發至業務部門專人崗核對，會計根據回款核對情況對相應客戶的應收款做賬務沖減處理。在付款合同管理方面，主管部門按照《經濟審批和采購管理規定》事前做好采購事項的立項工作，采購經辦部門有序組織開展采購工作，合同經手人優先采用政府合同或醫療機構法律顧問審定的示范文本，按照《合同管理制度》的要求提交會審后組織簽訂工作，重大合同或特殊合同需咨詢法律顧問意見，法律顧問審核的書面意見和合同印鑒使用記錄能追溯可查。但是，醫療機構在經濟合同的采購管理、簽訂管理、履約管理、賬務管理和檔案管理等方面仍有待改進之處，需要加強管理。

三、醫療機構經濟合同管理存在的問題

（一）在經濟合同采購管理方面

通過調研和了解，醫療機構在日常經濟合同采購管理方面主要存在以下三個問題：

1.部分采購立項流程無預算審核意見。醫療機構主管部門結合業務需求提出經濟事項立項流程，立項請示中未闡述立項事項及申請資金的年初預算審批情況，流程經審批通過后即組織開展相應的經濟活動。該經濟事項及預算金額是否在年度預算審批范圍內，缺少必要的系統或人為前置管控處理，領導決策缺少預算參考依據，醫療機構整體資金使用計劃易受影響。

2.在招標文件不同位置中設置的付款方式不一致。例如，在同一招標文件的采購需求位置中設置的付款方式是“采購人收到中標人開具的正規合法發票后5日內支付”，在合同文本位置中設置的付款方式是“甲方應當自收到發票后30日內將資金支付到合同約定的乙方賬戶”，存在同一確定事項在招標文件的不同位置中設置不一樣的情況，導致后續擬簽訂的合同付款方式容易存有爭議空間。

3.需求部門對整體采購工作缺乏合理有序的采購計劃。需求部門因缺乏對關鍵采購節點的管理意識，在部門管理工作中未建立明確、可行的年度需求采購計劃，導致采購立項工作啟動時間較晚，采購部門對供應商遴選和確認工作滯后，為確保及時供應，常存在先履約后簽訂合同的情況，采購鏈條存有內控管理缺陷。

（二）在經濟合同簽訂管理方面

通過抽閱合同文本發現，醫療機構在日常經濟合同簽訂管理方面主要存在以下三個問題：

1.合同落款處缺少簽章或無簽訂日期。因合同經辦人、經辦部門未建立合同全過程審查機制，未能對乙方已落款合同內容進行完整性審查，部分雙方已蓋章的經濟合同落款處缺少乙方法定代表人或授權代表簽章，或者無雙方簽訂合同的日期，存在合同要素不完整的情況，偏離了合同“自雙方簽字蓋章之日起生效”的約定。

2.合同文本提交審簽日期存在滯后性。《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）要求采購人應當自中標通知書發出之日起30日內，按照招標文件和中標人投標文件的規定，與中標人簽訂書面合同。有些合同經辦人的時間節點管理意識較薄弱，合同經辦部門缺少對采購合同的動態管理，往往在采購項目招標活動完成后，未能在自中標通知書發出之日起30日內提交合同審簽流程。

3.合同履約起始日早于合同審批和簽訂日期。例如，項目合同約定履行期間是2023年6月1日至2024年5月31日，合同流程審批通過日期是2023年6月27日，合同簽訂日期是2023年6月26日，存在合同履約起始日早于合同簽訂日期且合同簽訂日期早于合同審批通過日期的情況。

（三）在經濟合同履約管理方面

通過對標檢查合同約定條款與合同執行情況，醫療機構在日常經濟合同履約管理方面主要存在以下三個問題：

1.合同結算支付不及時。比如，驗收報告顯示主管科室于2023年2月6日完成工程項目的竣工驗收，但2023年6月13日才提交結算審核流程，提交結算審核流程超過竣工驗收日期4個月，違反了《基本建設財務規則》（財政部令第81號）第二十八條中關于“竣工價款結算一般應當在項目竣工驗收后2個月內完成，大型項目一般不得超過3個月”的規定。

2.支出業務未與經濟合同動態管理相結合。目前，大部分醫療機構尚未建立合同管控支出業務機制，未能做到結合合同履約動態及根據經濟業務發生時間、金額大小、經濟事項性質等提前預測資金使用情況和健全資金使用計劃，財務部門日常僅憑報銷部門遞交的付款流程或報銷單據經核后視資金存量情況出具付款意見，合同付款管理容易出現失衡現象。

3.合同履行缺乏結算動態管理。例如，醫療機構簽訂的是單價合同，合同有效期是2023年1月1日至2023年12月31日，截至2023年12月21日的采購額累計達合同預算總額的142.77%，出現尚未到合同履行截止日但結算總額已超出合同預算總額的情況，主管科室缺乏對合同履行的結算動態管理。

（四）在經濟合同賬務管理方面

通過查閱和分析財務賬套及處理情況，醫療機構在日常經濟合同賬務管理方面主要有以下兩個問題：

1.未及時清欠回籠應收賬款。例如，某醫療機構近三年的財務賬面上均有確認同一客戶的應收賬款借方發生額，但未見貸方發生額，即未見有對該客戶的應收款回款記錄，賬面應收賬款余額達幾百萬元，經分析最長賬齡在3年以上，財務科雖在每年年度終了時有對外發出對賬函，但未對沒回函或回函不符的情況做原因分析，無相應的應收賬款催收管理機制，也未建立健全往來款賬齡分析機制。

2.對記賬憑證審核不夠及時。財務科容易忽略對財務軟件生成的記賬憑證進行審核，比如，在會計年度終了后一個月登錄財務軟件后發現2023年12月的記賬憑證尚未有審核記錄。記賬憑證審核工作是醫療機構財務管理中的重要環節，關系醫療機構財務報表的準確性和合法性，若僅在結賬時進行系統批量性審核，易存在管理漏洞。

（五）在經濟合同檔案管理方面

通過抽閱已完成采購的項目資料發現，醫療機構在經濟合同檔案管理方面主要有以下兩個問題：

1.經濟合同資料歸檔不及時。采購部門未建立健全采購資料歸檔管理機制，對于已完成采購工作的項目資料，采購經辦人未能及時整理采購資料后移交科室檔案管理員，檔案管理員未能按照采購流程順序及時打印歸檔資料目錄，也未能及時整理資料成冊，科室負責人未能把采購資料歸檔工作當成日常管理工作之一，導致經濟合同資料歸檔工作整體存在滯后性。

2.經濟合同歸檔資料不完整。采購部門未建立采購資料歸檔復核機制，存在經濟合同歸檔資料不完整的情況。例如，工程類項目設計服務合同缺少合同會簽資料，如設計立項、報價函、三家比選資料等，隱蔽工程歸檔資料只見有驗收記錄表，未見對施工前后照片的歸檔資料，醫療設備采購合同歸檔資料中未見設備購置申請表及答復、采購預算與計劃的相關記錄。

四、醫療機構經濟合同管理問題的主要原因分析

（一）未實現預算全流程管理

全面預算管理過程包括預算編制、審批、執行、分析、調整、考核與決算環節，管理過程強調全程性、全員性和全面性。目前，部分醫療機構的全面預算管理理念尚停留在概念層面，理解和執行不夠透徹。財務科作為全面預算管理的牽頭組織部門，每年度按照統一時間要求收集有關部門填報的預算表，利用傳統手工Excel表格進行加總，結合醫療機構實際整體調整后呈報審批，日常工作中缺乏對預算執行的動態監控。預算填報、匯總、審批和執行等工作動態未能實現信息化管理，各部門填報的經濟事項不細化，財務科匯總工作容易出錯，經逐級審批通過的預算未能及時反饋給填報部門，各經濟支出部門默認填報的預算項目和金額已得到批準，在業務工作開展過程中結合需求提出經濟事項立項流程，遞交審批通過后即開展相應的經濟活動，此經濟事項及預算金額是否在年度預算審批范圍內，并無相應的系統或人為前置管控，常出現無預算支出或超預算支出現象，全面預算管理易失控[1]。

（二）未形成合同全鏈條管理

大部分醫療機構均設立了合同管理歸口部門，但基本僅停留在合同用印管理、審核流程管理、蓋章版合同歸檔管理等方面，合同經辦部門、歸口管理部門、財務部門之間沒有形成有效的合同動態執行和溝通機制，單位層面未建立合同管理系統或合同執行情況共享平臺，財務科亦未建立合同收支管理臺賬，合同執行信息不流通或傳遞不及時，支出業務未與經濟合同動態管理相結合，合同執行動態監督不到位，無法形成合理有序的資金使用計劃。財務部門日常憑報銷部門遞交的付款流程或報銷單據經核后視資金存量情況即出具付款意見，存在單位經營和合同違約的潛在風險。醫療機構需要加強經濟合同全鏈條管理，優化合同立項、采購、簽訂、執行和歸檔流程，形成全流程閉環管理。

（三）合同信息化管理水平落后

醫療機構的經濟合同管理普遍尚未進行信息化系統管理，未實現與業務、財務管理系統互聯互通，最多只能從已實現OA系統管理的合同審批流程中導出表單查看合同審批進度及合同的基本信息[2]。在對合同內容進行審批時難以鏈接天眼查、企查查等平臺，無法直接在系統上對比審查對方資信，也未能與招投標管理系統進行鏈接，無法直接對比查看擬簽訂的合同文本是否與公告的招標文件已明確的、投標文件已響應的條款一致。無合同模板庫，日常使用合同文本類型多樣。合同歸口管理部門通過線下聯系法律顧問提供合同審核的咨詢服務，法律顧問支持響應不及時，耗時較長。合同執行關鍵節點缺乏預警提示，如無法預警提示流程中是否已上傳簽訂合同的掃描件、合同落款是否完整、合同履約期是否合理、合同結算與合同歸檔是否已到期。電子合同管理、合同執行數據日常分析利用不足[3]。

（四）未建立合同履行動態管理機制

醫療機構經濟合同管理涉及預算、采購、招投標、資產、會計等多個模塊的業務管理活動，動態監督應貫穿于經濟合同的立項、招投標、簽訂、執行和歸檔的全過程。目前，大部分醫療機構未建立健全合同履行動態管理機制，缺乏對合同執行情況的監督反饋機制。或者，雖然設計了監督環節，但實際操作流于形式，不利于保護醫療機構合法權益和合同管理的優化改進。例如，合同經辦部門未履行主體責任，未對擬簽訂的合同文本進行審核把關，未對收回的已簽訂合同要素的完整性進行復查，未對合同歸檔資料的完整性、準確性進行審查，未建立合同臺賬進行動態管理，常出現合同結算、驗收、歸檔不及時和總體結算金額超出預算金額的情況，無法及時獲知合同履約時限、難以形成合理有序的采購計劃、容易出現斷供情形，從可持續發展角度來看，不利于促進合同的精細化管理、醫療機構的高質量發展。

五、醫療機構經濟合同全鏈條管理的改進措施

以上針對醫療機構經濟合同管理的現狀、突出問題和主要原因展開了重點分析，為有效解決既有突出問題，必須突破現有的慣性工作模式，積極采取針對性改進措施，在保證經濟合同管理效果的同時，提升醫療機構經濟合同全鏈條管理水平。

（一）在經濟合同采購管理方面

醫療機構結合自身實際，可從以下三個方面著手加強對經濟合同的日常采購管理。

1.加強采購預算管控。采購立項是整個采購流程的起始點，采購立項應與預算管理協同，財務部門將逐級審批通過的年度預算反饋給各支出業務經辦部門，相關部門加強立項環節的預算審核，立項請示內容中明確經濟事項及預算金額是否在已批準的年度預算范圍內并上傳附件作為經濟事項立項審核依據，從源頭上控制“無預算支出”或“超預算支出”現象，力求做到醫療機構全面預算管理，有序安排資金使用，減少合同違約風險。

2.加強招標文件流程審核。合同文本是招標文件的一部分，采購主管部門及經手人在制定招標文件時應加強內容審核，確保對同一確定事項在招標文件不同位置中設置的一致性，以避免中標后雙方在簽訂合同時出現爭執。

3.建立合理有序的采購需求計劃。經濟事項主管部門應優化年度采購需求計劃和采購工作開展的時間安排，建立合理有序的采購時間節點計劃，盡量在原合同到期日前3個月提請經濟事項的立項流程，在避免出現斷供的同時，可預防出現已過原合同履約期但新一年度的采購工作尚未完成的情況。

（二）在經濟合同簽訂管理方面

合同經辦部門應加強合同規范化和風險管理培訓，結合業務招投標情況，及時組織合同文本的擬定、審批和簽訂工作，避免出現未在中標通知書發出之日起30日內簽訂合同或先履約再補辦合同審批和簽訂手續的情況。合同經手人應加強對合同簽章和日期的審核，確保已簽訂合同要素的完整性。

（三）在經濟合同履行管理方面

醫療機構有關部門協調建立健全合同管控支出業務機制，將資金支出與合同動態管理協同，健全資金支付計劃，把好資金收付關口，確保資金使用安全，避免因未按約定履行合同付款義務可能會帶來的運營管理和違約風險。完善經濟合同臺賬管理及動態跟進項目履行情況，根據項目竣工驗收結果及時組織辦理結算支付手續。健全合同履約的結算清單動態管理，每年對同一項目采購量的上浮率進行評估及適當調整年度采購預算，在合同預算范圍內把控采購總額，嚴格控制結算總額超出預算情況[4]。

（四）在經濟合同賬務處理方面

財務部門應健全賬面應收賬款的核算維度，建立應收賬款賬面確認與相應業務合同之間的對應關系。完善內外部應收賬款對賬機制，落實應收賬款的催收工作。建立健全應收賬款賬齡分析機制，及時梳理排查應收款長期掛賬原因及分類報批處理，有效盤活應收賬款。同時，要完善記賬憑證審核工作機制，及時對記賬憑證的真實性、合法性、準確性、完整性和及時性進行審核，以便做到及時發現和糾正財務問題，確保財務報表的準確性和合規性，盡量降低運營管理風險。

（五）在經濟合同檔案管理方面

采購部門應建立健全經濟合同資料歸檔管理與復核機制，對于已完成采購工作的項目資料，采購經辦人及時整理完整的采購資料后移交科室檔案管理員，檔案管理員按照采購流程順序及時打印資料目錄，按照目錄對采購資料進行排序整理裝訂成冊，科室負責人把采購資料歸檔工作當成日常管理工作項之一，及時審查并簽名確認歸檔資料的準確性和完整性。

（六）在經濟合同信息化管理方面

經濟合同歸口管理部門牽頭建設合同管理信息化系統平臺，實現與業務、財務管理系統互聯互通，能自動鏈接征信平臺供日常查詢審核，建立合同模板庫，開通法律顧問的合同審核權限，設置合同執行關鍵節點的預警提示，通過實現對合同簽訂前、簽訂階段、執行階段、合同歸檔等環節的信息化管理，既能對經濟合同全流程管理的風險點進行有效控制，也能有效提升經濟合同管理工作的效率。

六、結語

醫療機構在日常運營過程中需要加強經濟合同的全鏈條管理，要求牽頭部門做好合同管理理念的宣傳，常態化加強合同規范化和風險管理培訓，細化合同管理分工，加強經濟活動立項管理，閉環管理合同流程，及時規范簽訂合同，動態監測合同條款履行情況，強化經濟合同檔案管理，推動合同信息化系統建設，持續提升經濟合同管理水平，保障醫療機構平穩運行，達到提質增效的同時，規避各類經營管理風險，助力醫療機構實現精細化管理和高質量發展[5]。

引用

[1]王嘉欣.公立醫院全面預算管理面臨的問題及對策探討[J].財會學習，2024（09）：61-63.

[2]陳益民.公立醫院智能化合同管理的研究與思考[J].衛生經濟研究，2022，39（04）：86-89.

[3]王媛媛.建立和完善公立醫院經濟合同管理的優化探析——以A公立醫院為例[J].財訊，2023（24）：31-33.

[4]胡春飛，李文佳，王西雯.基于內部控制的醫院經濟合同管理優化探析——以C公立醫院為例[J].會計之友，2021（24）：85-91.

[5]管芝云，錢巧慧，金劍嶺，等.公立醫院合同管理淺探[J].新會計，2024（01）：36-37.

作者單位：廣州市第十二人民醫院

責任編輯：韓 柏 張娟娟